Gerenciar tempo é um dos maiores problemas de produtividade. A apresentação da orientações para definir e orçar tempo de atividades. Apresenta também algumas dicas de como melhor gerenciar, cita algumas das principais doenças sobre gestão de tempo e os principais ladrões de tempo da atualidade

1. Gerenciamento de Tempo
Planejamento e boas práticas na gestão de tempo

3. Gerenciamento de Tempo – Foco
Temos que ter em mente sempre o objetivo
do projeto, e saber que em determinados
momentos, alguns problemas poderão
ocorrer no entanto o foco principal não deve
ser nunca desviado.

4. Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla

5. Gerenciamento de Tempo – Restrição Tripla
Temos que ter clareza ao saber que ao mudar
um ponto da restrição tripla os outros
provavelmente devem ser ajustados.

6. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Definir atividades
• Entradas
• Linha de base, Fatores Ambientais, Processos, Ativos Organizacionais
• Ferramentas
• Decomposição, Ondas Sucessivas, Modelos, Opinião de especialistas
• Saídas
• Lista de atividades, Marcos de entregáveis, Atributos dos entregáveis

7. Gerenciamento de Tempo – Planejar
É considerado como ativo organizacional os
históricos de projetos anteriores,
imprescindíveis para o planejamento de
atividades

8. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Sequenciar atividades
• Entradas
• Definição das atividades, Escopo do projeto
• Ferramentas
• Método de precedência , Caminho Crítico, Determinação de dependência, Modelos de
diagramas,
• Saídas
• Cronograma, Documentação do projeto,

9. Gerenciamento de Tempo – Planejar

10. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Estimar Recursos
• Entradas
• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais,
Ativos da organização
• Ferramentas
• Opinião especializada, Softwares de gestão (Project, EXCEL, Primavera, ...)
• Saídas
• Requisitos, Estrutura analítica, Documentação

11. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Estimar Tempo
• Entradas
• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais,
Ativos da organização
• Ferramentas
• Opinião especializada, Estimativa análoga (baseada na experiência), Estimativa
paramétrica (baseada em estatística), Estimativa PERT, Reservas
• Saídas
• Duração das atividades, documentação do projeto

12. Gerenciamento de Tempo – Planejar
Calculo de estimativa PERT
Tempo = ( Pessimista + 4 * Mais Provável + Otimista ) /
6

13. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Desenvolver cronograma
• Entradas
• Lista de atividades, Atributos da atividades, Calendário dos recursos, Fatores ambientais,
Ativos da organização, Estimativa de duração das atividades
• Ferramentas
• Analise de rede (CPM), Nivelamento de recursos, Método “E-SE”, Simulação de
antecipações e esperas
• Saídas
• Cronograma de execução do projeto, Linha de base, Documentação do projeto

14. Gerenciamento de Tempo – Planejar
CPM – Critical Path Method
Sequencia de atividades, levando em consideração a
regras de precedência que indica o caminho mais longo
de execução das tarefas. Nesse caminho qualquer
atraso reflete diretamente nos entregáveis e no final do
projeto.

15. Gerenciamento de Tempo – Planejar
• Estimar Tempo - Dicas
• Caso não seja o recurso que defina o tempo necessário para concluir uma
tarefa, o mesmo não se sentirá comprometido com o tempo. O Gerente de
projeto não deve determinar o tempo de execução da tarefa.
• Se uma tarefa que leva 2 horas for dimensionada no cronograma com 4 horas
(gordura) a tarefa na realidade levará no mínimo as 4 horas para ser
concluída - Lei de Parkinson.
• Crie cronogramas sem gordura, caso precise de um tempo adicional para
execução do trabalho coloque no final um buffer de tempo utilizado pelo
gerente do projeto.
• Estatisticamente existe uma probabilidade maior de uma tarefa atrasar em
relação a antecipar.

16. Gerenciamento de Tempo – Planejar

17. Gerenciamento de Tempo – Planejar

18. Gerenciamento de Tempo – Controlar
• Ajuste de mudanças
• Reavaliação e realocação de recursos
• Comunicação de mudanças
De nada vale todo esse trabalho se não houver
controle

19. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Multitarefa nociva
• Tempo de SETUP
• Nem toda multitarefa é nociva
• Tem alguém esperando?

20. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Lei de Parkinson
• Se for adicionada gordura ela será utilizada isso é um fato.
• Níveis de segurança em cadeia

21. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Dependência entre tarefas
• Toda tarefa depende de outra

22. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5
• As coisas nem sempre são o que parecem 

23. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Matemática do gerenciamento de projetos onde 2 + 2 = 5

24. Gerenciamento de Tempo – Doenças
• Síndrome do Estudante
• Também chamada de procrastinação

25. Gerenciamento de Tempo – Procrastinação
Procrastinação é o ato de deixar para depois
alguma tarefa que precisa ser realizada no
momento. É o mau habito de deixar para
amanhã o que pode ser feito hoje. Ela pode nos
levar a frustrações pessoais e a insucessos
profissionais, pode inclusive nos levar a ter
sentimentos de culpa, desajustes, depressão e
baixa estima.
http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2012/09/procrastinacao.html

26. Gerenciamento de Tempo – Procrastinação
• Diferente de preguiça e sua origem pode ter como causa.
• Fuga de expectativas negativas;
• Falta de capacitação para a tarefa;
• Medo de comentário e avaliações de terceiros;
• Hostilidade a tarefa ou a pessoa que a solicitou;
• Pessimismo;
• Depressão;
• Perfeccionismo;
• Passividade;
• Necessidade de aceitação;
• Baixa tolerância a frustrações;
• Sentimento de injustiça;
• Busca de recompensa imediata;
• Sobrecarga.

28. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
“O Tempo Perdido não de
encontra nunca mais”
Benjamin Franklin

29. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Interrupções. Indicam que você tem valor, amigos ou detém
informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por
telefone, e-mail ou pessoalmente. Para reduzi-las:
• aprenda a dizer NÃO e seja firme;
• atenda às pessoas em pé; mantenha a porta da sala fechada;
• continue escrevendo enquanto atende alguém;
• filtre telefonemas e e-mails; evite ser receptivo a visitantes inesperados;
• retire ou desloque cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
• use as palavras mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.

30. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Comunicação deficiente. Ocorre quando responsabilidades e
autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há
subordinados em excesso. A posologia consiste em:
• defina com clareza metas e objetivos;
• determine responsabilidades e atribuições;
• utilize linguagem simples, concisa e sem ambiguidades;
• havendo dúvida, pergunte:
• procure fazer certo na primeira vez;
• forneça informações seguras para permitir tomada de decisão consistente e
ação imediata;
• lembre-se de que a regra de ouro chama-se delegar.

31. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Reuniões. Muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram
muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las
produtivas:
• agende as reuniões com antecedência;
• convoque apenas as pessoas diretamente envolvidas com o tema;
• defina a pauta e comunique a todos com antecedência;
• determine horário de início e término;
• mantenha a pauta e busque a objetividade;
• não permita interrupções externas e mantenha celulares desligados;
• promova debates, tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
• registre ata ou memorando com resumo da reunião contendo a assinatura dos
participantes;
• faça reuniões curtas em pé.

32. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Telefone. Imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das
interrupções e, por conseguinte, em uma das fontes mais significativas de
desperdício de tempo. Algumas dicas:
• reserve horários para fazer e receber ligações;
• relacione os telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
• prepare-se para cada uma das ligações munindo-se previamente de informações;
• identifique-se no início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua
voz;
• deixe recados claros e concisos; concentre-se em ouvir a pessoa com quem estiver
falando, evitando desviar a atenção;
• nunca prometa retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar
fazê-lo;
• nada de desculpas ou mentiras:
• use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
• encerre suas conversas com cortesia, porém com objetividade.

33. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Celular. Na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também
atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade.
Sugestões para otimizar seu uso:
• desligue o aparelho quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija
concentração;
• mantenha-o em vibracall para atender urgências;
• utilize o identificador de chamadas para selecionar as ligações que merecem ser
atendidas;
• recolha mensagens na caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em
horários predeterminados;
• grave uma mensagem personalizada no correio de voz;
• considere a possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para
emergências, mas divulgue o número com seletividade;
• evite atendê-lo quando estiver em casa.

34. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• E-mail. Substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando
utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal entendidos
e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:
• instale um serviço antispam;
• baixe suas mensagens no máximo quatro vezes por dia em horários
predefinidos;
• responda de imediato as mensagens recebidas e determine um tempo para
fazê-lo;
• utilize o subject (assunto) para classificar as mensagens;
• organize pastas diversas para arquivamento;
• crie regras de mensagens;
• tenha uma assinatura eletrônica;
• utilize um corretor ortográfico.

35. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• Internet e intranet. São instrumentos importantes para acelerar a
comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes,
pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega.
Além disso:
• avalie de maneira criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como Messenger
e Skype;
• tal qual o telefone e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de
mensagens;
• atenção com os sites navegados em virtude do risco de vírus e spywares (programas
espiões);
• solicite suporte ao responsável pela manutenção da rede caso note alguma
irregularidade;
• seja seletivo ao assinar boletins eletrônicos e não autorize a divulgação de dados
seus ou da sua empresa.

36. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• O incansável Whatsapp
• Segundo pesquisas a tecnologia em geral chega a todas até duas horas diárias
de produtividade de cada colaborador, mesmo os mais disciplinados
• Da mesma forma do celular, e-mail, Skype e Mensseger, comentados
anteriormente, silencie grupos e só verifique as comunicações em tempos pré
estabelecidos

37. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• A pausa para o café
• Os espaços para reuniões informais são fundamentais para conversas mais
rápidas que acabam exigindo menos formalidade que uma sala de reunião e
mais privacidade que o escritório.
• A “Descompressão” não deve se tornar desconcentração e perda de foco

38. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• A falta de baias
• O open space está na moda mas é preciso que o público interno tenha
maturidade suficiente para trabalhar em um ambiente como esse. Essa
formatação pode ser boa para muitas coisas, mas o bate-papo fora de horário
acaba sendo frequente.
• Respeite o colega a seu lado, sua privacidade e sua concentração

39. Gerenciamento de Tempo – Ladrões de
Tempo
• O Home Office
• Não é porque nos Estados Unidos a onda do momento é mandar todo mundo
trabalhar em casa que o modelo vai funcionar com perfeição por aqui. É
preciso observar se há maturidade para administrar o trabalho com o mesmo
cuidado e da mesma forma.
• Se você não puder se concentrar e focar nas suas metas em casa esse modelo
não serve para você.

40. Gerenciamento de Tempo – Sugestão de
Leitura
• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2011/11/regras-do-bom-
gestor-de-projecto.html
• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/06/as-cinco-doencas-
do-gerenciamento-de.html
• http://gestaoeevolucao.blogspot.com.br/2009/10/gestao-de-
tempo.html

42. Marcelo Miranda
• Engenheiro Civil
• MBA em Administração de Sistemas para Internet
• MBA em Gestão de Projetos
• MBA em Finanças, Controladoria e Auditoria
• Mestrando em Computação Aplicada - SAD
• Diretor comercial e projetos da Unigex
• Blog: http://gestaoeevolucao.blogspot.com
• Email : mmiranda@unigex.com.br