O documento fornece dicas sobre gestão de tempo e produtividade, incluindo a Matriz de Priorização de Eisenhower, o método Getting Things Done (GTD), a técnica Pomodoro e vários truques para melhorar a produtividade no trabalho com e-mails, agenda e gestão mental.

4. “Tempo sempre
será escasso”
Aplicar Bem
Usar de forma
produtiva

6. Aplicar Bem
Usar de forma
produtiva
Matriz de Priorização
GTD – Getting Things Done
Foco – Pomodoro
Dicas e aceleradores

8. 1 2
43
Também conhecido como matriz de Eisenhower.

9. 1 3
42
Nossa cultura
permite que um
assunto urgente
seja prioridade 3?

10. Uma tarefa pode mudar de quadrante:
• Uma atividade não urgente que você não faz se torna urgente (um e-mail sem
responder a 5 dias)
• Mudanças estratégicas podem fazer com que um item perca a importância.
• Alinhe a classificação de uma atividade com seu chefe.
Dificuldade:
• Processo qualitativo (variação de uma pessoa para outra).
• Dificuldade para classificar itens como “não urgente” ou “ não importante”

11. Na prática (urgência):
• Definir a duração da atividade
• Definir o tempo certo de entrega
• Há espaço de negociação para o prazo?
Se forem parecidos, é urgente

12. Na prática (importância):
Dimensões Descrição Resposta
Impacto O que acontece se não fizer? Alto / Médio / Baixo
Detecção Alguém vai perceber se eu não fizer? Alto / Médio / Baixo
Risco
Qual o risco de dar problema se eu não
fizer?
Alto / Médio / Baixo
Pelo menos uma resposta “Alto” ou 2 respostas “Médio” sinalizam que o item é
importante.

13. 1 3
42
10% atividades 20% atividades
50% atividades20% atividades
30% tempo
70% tempo
Não precisa ser preciso, ao incorporar a forma de
pensar, você já começa a trabalhar corretamente

15. • método de gerenciamento de ações desevolvido por David Allen
• pessoa precisa tirar as tarefas de sua mente e registrá-las em algum lugar. Alivio da
memória para focar na execução
• uma única lista de tarefas.
http://gettingthingsdone.com/

16. Capturar todos os seus afazeres:
• Pendencias de reunião
• Pedidos do chefe
• E-mails para responder
• Tarefas de projeto
• Ideias para explorar
Lista única de itens
Definir o que significa “feito”:
• Definir quais as próximas ações para cada item
• Se for preciso mais de uma ação, deixar claro
qual a ordem de execução (projeto)
• Se faltar insumos para executar, incluir ação
para conseguir insumos
Garantir atualização, atendimento
aos prazos e identificar
oportunidades de melhoria
Definir como você vai gerenciar:
• Definir destino: incubadora, lista de
tarefas, lista de projetos, etc
Percorrer as tarefas que podem ser
executadas no momento e
completá-las
Na prática, ocorrem ao mesmo tempo
Foco em lista de
atividades
Fonte: Wise Action

17. Verbos que indicam Projetos:
 Apresentar
 Finalizar
 Solucionar
 Tratar
 Submeter
 Projetar
 Completar
 Garantir
 Atualizar
 Instalar
 Implementar
Verbos que indicam Próximas Ações:
• Ligar ( telefonar )
• Organizar
• Revisar
• Comprar
• Preencher
• Localizar
• Descartar
• Pesquisar ( web )
• Colher
• Imprimir
• Rascunhar
• Enviar ( email )
Exemplo: se você escreveu como uma atividade a ser realizada: "Submeter o formulário para aprovação", é muito provável que você tenha que sub-dividir
essa atividade em outras menores. Por exemplo:
(1) obter uma cópia do formulário,
(2) preencher o formulário,
(3) enviar o formulário para aprovação.

18. Mais importante:
• Etapa de coleta é essencial:
• Lista única.
• Ter tudo na lista.
• Etapa de processamento / organização é essencial:
• Deixar claro qual é o To Do
• Pronto para ação
• Texto objetivo
• Ter sub-listas se necessário
Problema: a técnica não
se preocupa muito com
durações e prazos
Sugestão: estabelecer
prazos na etapa de
organização.
Percepção: se você rodar
muito bem o modelo, vai
começar a criar ações
com durações muito
parecidas

20. Técnica desenvolvida e registrada por Francesco Cirillo.
http://pomodorotechnique.com
• Pomodoro significa “tomate” em italiano.
• Pomodoro é um timer de cozinha, para controlar
o tempo de cozimento de alimentos.
Normalmente, a contagem regressiva máxima é
de 25 minutos
Tecnica consiste em:
• dividir o dia produtivo em intervalos de 25 minutos (1 pomodoro).
• Planejar as atividades em quantidade de pomodoros.
• Usar intervalos de descanso:
• 5 minutos entre cada pomodoro
• 20 minutos após 4 pomodoros
Foco em duração
e esforço

21. Executar
atividades
Selecionar
atividade
Ligar o
pomodoro
Fazer
intervalos
Planejar
atividades
Gerar lista
de tarefas
Priorizar
tarefas
Planejar
atividades
em
pomodoros
O modelo exige
dizer “não” a
interrupções
http://tomato-timer.com/

23. Mente
1. Regra do 80/20: preste atenção à regra do 80/20, ou seja, quais são os 20% de trabalho que
renderão 80% de resultados?
2. Foque nas coisas importantes, e suprima as urgências
3. Decida qual será o resultado antes mesmo de começar. Visualize o produto final.
4. Faça um caderno para anotar ideias geniais que você tem e com as quais não pode trabalhar no
momento
5. Aprenda a ignorar. Não é preciso ter uma resposta para tudo
6. Não perca tempo: faça um mau rascunho. Afinal, você não vai poder editar uma página em
branco. Além disso, o simples fato de começar faz as coisas acontecerem.
7. Melhor feito do que perfeito
8. Trate seu tempo como se ele fosse dinheiro

24. Agenda
1. Controle simultaneamente sua lista de tarefas e a agenda de reuniões. Se o dia está tomado de
reuniões, como você vai focar na lista de tarefas?
2. Use os 10 primeiros minutos do dia para planejar suas atividades
3. Faça as coisas mais fáceis primeiro. Há especialistas que recomendam o contrário. Escolha.
4. Priorize apenas 3 coisas por dia
5. Defina a prioridade número 1 do dia
6. Evite fazer reuniões quando elas não forem sobre algum assunto realmente decisivo
7. Ao organizar reuniões, faça uma pauta bem definida, divulgue e atenha-se a ela.
8. Agende reuniões de 55 minutos, não de 1 hora.
9. Desafie-se a fazer reuniões em 30 minutos.
10. A maior parte do meu tempo está sendo investido em minhas metas?
11. Planeje somente 80% do seu tempo. 20% é gordura para atrasos e interrupções.

25. Truques
1. COMECE.
2. Quem veio primeiro: o ovo ou a galinha? Evite a questão ovo-galinha e comece a tarefa antes
mesmo de se sentir preparado
3. Esclareça suas dúvidas com seu chefe. Se não for possível, assuma que você está com a razão
quando estiver em dúvida. Decisivo é produtivo.
4. Se você não pode escrever algo, grave-o (telefone)
5. Organize sua mesa e gavetas pelo menos uma vez por semana

26. E-mail
1. Leia e responda e-mails somente 3 vezes por dia, durante 20 minutos.
2. Se você não consegue entender sobre o que um e-mail se trata, não responda
3. Use a mídia correta. E-mail não substitui reuniões, telefone ou contato pessoal
4. Não atenda a chamadas ou mensagens instantâneas a não ser em casos de emergência (e
emergências são raras). Use o “do not distube”.
6. Desative seus alertas de e-mail, exceto para e-mails do seu chefe
https://support.office.com/pt-br/article/Ativar-ou-desativar-Alertas-da-%C3%81rea-de-Trabalho-a83fe224-3109-4de0-a1ab-c33fd103a422?ui=pt-BR&rs=pt-BR&ad=BR
7. Crie regras para junk mail.
https://support.office.com/pt-br/article/Gerenciar-mensagens-usando-regras-80cc1f28-533d-4879-a8cc-ef83e9af0495
7. Use atalhos de teclado para economizar tempo ao usar o PC
https://support.office.com/pt-br/article/Automatizar-tarefas-comuns-ou-repetitivas-a9caf57e-0eb0-4b48-9141-a9904da0aaf9

27. http://timemanagementninja.com/
http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do-tempo
www.christianbarbosa.com.br
www.calldaniel.com.br
http://www.wiseaction.pt/
http://gettingthingsdone.com/
http://pomodorotechnique.com