GESTÃO DE TEMPO DE TRABALHO

1. GESTÃO
DE
TEMPO
OT I M I Z A R A S TA R E FA S D O D I A A D I A

2. VOCÊ REALMENTE SABE COMO USAR SEU TEMPO ?
TESTE
REGISTRE NA “TABELA DE TEMPO” UMA
SEMANA SUA , PODE SER DO
TRABALHO , DA CASA ......
• Na sua Lista existe alguma
destas situações ?
– Decisões sobre assuntos importantes
– Conversas telefônicas que se estedem
demasiadamente
– Períodos de interrupções constantes
– Concentração em assuntos poucos
importantes
– Períodos de “escravidão ao papel”, onde
se manuseiam muitos papéis sem
importância
– Falta de tempo para pensar e planejar,
ficando escravo da rotina
– Períodos de grandes atividades
consertando ou refazendo atividades
anteriores
PARA EFETIVAMENTE AVALIAR A UTILIZAÇÃO DO
TEMPO, E NECESSÁRIO QUESTIONAR O EFETIVO USO DO
MESMO.

4. TRÊS PRINCIPIOS GERENCIAIS CLÁSSICOS
DE ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO
1. Faça uma lista das tarefas que você
precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas
estejam executadas
2. Cuide primeiramente dos assuntos
URGENTES
3. Distribua uniformemente sua carga
de trabalho
MATRIZ DE EISENHOWER
É uma matriz 2×2, onde separamos as
tarefas de acordo com sua importância
no eixo vertical, e de acordo com a sua
urgência no eixo horizontal, nos
fornecendo quatro quadrantes para
organizar nossas tarefas.

6. QUEM É EISENHOWER ?

8. IMPORTANTE
X
URGENTE
•Uma tarefa ou item é considerado urgente
sempre que você possui um prazo para sua
execução.
• Uma tarefa ou item é
considerado importante
se contribui para suas metas ou objetivos pessoais.
– Exemplos :
• Emergências Médicas
• Projeto com prazo de entrega
• Metas que requerem atenção imediata

9. • Exemplo prático :
–Limpar apartamento
–Fazer compra
–Fazer trabalho da faculdade de
E C O M O U S A R ?
Monte uma Lista de
Tarefas
Classifique de acordo
com a Urgência
Classifique de acordo
com a importância
Fazer Compra /
Fazer Trabalho de
Faculdade de Sexta
Limpar
Apartamento /
Responder Email
para Cliente
URGENTE NÃO URGENTE
sexta

11. CLASSIFICAÇÃO DE IMPORTÂNCIA
–Limpar o apartamento : Não é Urgente
, mas é importante
–Fazer compra : É Urgente e não
importante
–Fazer trabalho da faculdade de sexta :
É urgente e é importante
–Responder Email de Cliente: Não é
urgente mas é importante
E C O M O U S A R ?
Monte uma Lista de
Tarefas
Classifique de acordo
com a Urgência
Classifique de acordo
com a importância

13. PORQUE USAR A MATRIZ ?
• Diminui o mal do Século ANSIEDADE
• Organiza sua agenda
• Você se torna mais produtivo
• Você foca no que realmente é
importante
Dicas para começar a usar a Matriz no meu
dia a dia :
• Crie sua matriz no início da sua semana .
• Após definir as prioridades repasse para
sua agenda da semana organizando com
quadro de tempo
• Estabeleça Metas diárias ,semanais,
mensais e anuais
• Programe se em função destas metas
• Controle !!!! O exercício é diário
• Estabeleça data , hora , inicio e fim de
cada atividade se possível

14. EU ME IMPORTO SIM OU NÃO ?

15. TOMADORES DE TEMPO
• Reuniões não planejadas e sem pauta
• Interrupções : Telefone , conversa paralela , rede social...
• Indisciplina quanto suas tarefas
• Emails : CoNTROLE-se
• Mesa desorganizada ou arquivos
• Falta de Planejamento
• Centralização de tarefas
• Execução de serviço do colega , do seu particular em horário comercial
• Incapacidade de dizer NÃO
• Indefinições de prioridades
• Tarefas sem tempo determinado
• Procrastinação : ADIAR , DEIXAR PARA AMANHÃ .....

17. TEMPO , TEMPO .....
• Economizadores de Tempo
– Utilização de uma agenda ou um
calendário de reunião
– Criação de listas de afezeres
– Definição de metas
– Manutenção de suas metas em vista
– Definição de prioridades
– Acompanhamento das prioridades
– Organização das tarefas
– Organização e acesso com rapidez de
informações usadas com frequência
• Erros e Falhas na Administração do
Tempo
– Excesso de tempo em conversação
– Consolidação insuficiente de conclusões
– Sou o dono do meu tempo, ele só
depende de mim
– Nunca vou me tornar escarvo do relógio
– Não ver a diferença entre urgente para
ontem e o importante