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![PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca
Comparação entre Arquivo e Biblioteca
Grande público e pesquisador
Administrador e pesquisador
Público
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Processamento técnico
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Entrada dos
documentos
Instruir, informar
Provar, testamunhar
Objetivo
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Fins da produção
Atividade humana individual ou
coletiva
Máquina administrativa
Produtor
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Fundos; documentos unidos pela
origem
Tipo de conjunto
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Tipo de suporte
BIBLIOTECA
ARQUIVO
VARIÁVEIS](https://image.slidesharecdn.com/tecnicas-de-arquivamento-27116-230622163112-3cb168a9/85/tecnicas-de-arquivamento-27116-pdf-5-320.jpg)
tecnicas-de-arquivamento-27116.pdf
- 2. PARTE I -CONTEXTUALIZAÇÃO ARQUIVO - Significado ARQUIVO - Significado •Raiz Raiz ARCHÉ ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio => fundação, poder, comando, palácio do governo; do governo; •Verbo Verbo ARCHEION ARCHEION => local de guarda, depósito; => local de guarda, depósito; •Substantivo Substantivo ARCHIVES ARCHIVES => documentos originais. => documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998) 1998)
- 3. •Antigüidade Antigüidade CivilizaçãoGrega, aprox. sécs. II ou III a.C; Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C; Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos 444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos" documentos" •Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso restrito do governo (final do século XVIII) restrito do governo (final do século XVIII) •Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas. cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas. ORIGEM
- 4. Gestão documental ? O qu e é Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (BRASIL, 1991).
- 5. PARTE II -FUNDAMENTAÇÃO (BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca Comparação entre Arquivo e Biblioteca Grande público e pesquisador Administrador e pesquisador Público Tombamento; classificação; catalogação: fichários [ou computador] Registro; arranjo; descrição: guias, catálogos, etc. Processamento técnico Compra, doação, permuta de fontes múltiplas Passagem natural [ou compra] de fonte geradora única Entrada dos documentos Instruir, informar Provar, testamunhar Objetivo Culturais; científicos; técnicos; artísticos; educativos Administrativos; jurídicos; funcionais; legais Fins da produção Atividade humana individual ou coletiva Máquina administrativa Produtor Coleção; documentos unidos pelo conteúdo Fundos; documentos unidos pela origem Tipo de conjunto Impressos manuscritos, audiovisuais, múltiplos exemplares Manuscristos impresso, audiovisuais, exemplar único Tipo de suporte BIBLIOTECA ARQUIVO VARIÁVEIS
- 6. PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO 1ºRESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA 1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA 2º TERRITORIALIDADE 2º TERRITORIALIDADE 3º TEORIA DAS 3 IDADES 3º TEORIA DAS 3 IDADES Observa a origem da documentação Observa a origem da documentação Observa a localização geográfica da documentação Observa a localização geográfica da documentação Consiste no Ciclo de vida documental: Consiste no Ciclo de vida documental: •Documentos Correntes Documentos Correntes: consulta freqüente : consulta freqüente •Documentos Intermediários Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando : consulta não freqüente, aguardando eliminação ou recolhimento permanente eliminação ou recolhimento permanente •Documentos Permanentes Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e : possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivo informativo; preservado em definitivo
- 7. C LA SS IF IC A Ç Ã O D O S C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S (PAES, 2002) (PAES, 2002) • QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS Públicos Públicos: Federal / Estadual / Municipal : Federal / Estadual / Municipal Institucionais Institucionais: Institutos educacionais / Entidades : Institutos educacionais / Entidades Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações, Ongs Ongs Comerciais (Privados): Comerciais (Privados): Empresas / Corporações / Empresas / Corporações / Companhias Companhias Familiais ou Pessoais Familiais ou Pessoais
- 8. C LA SS IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta freqüente, produzidos ou recebidos, conservados freqüente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso próximo e de fácil acesso Segunda Idade ou Intermediário: documentos não Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados com freqüência, mas que podem ser consultados com freqüência, mas que podem ser utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm caráter de permanência transitória caráter de permanência transitória Terceira Idade ou Permanente: documentos Terceira Idade ou Permanente: documentos conservados em razão de valor histórico, probatório ou conservados em razão de valor histórico, probatório ou informativo para o passado; têm caráter definitivo informativo para o passado; têm caráter definitivo
- 9. C LA SS IF IC A Ç Ã O D O S C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S 3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO 3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO Operacionais Operacionais: documentos cujos processos de : documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes) trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes) Setoriais Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs. : atrelados aos órgãos operacionais (arqs. Correntes/Intermediários) Correntes/Intermediários) Centrais ou Gerais Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos : locais para destinação final dos documentos correntes/intermediários (arqs. documentos correntes/intermediários (arqs. Permanentes) Permanentes)
- 10. C LA SS IF IC A Ç Ã O D O S C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S 4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS 4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS Especial Especial: guarda dos documentos segundo o formato : guarda dos documentos segundo o formato físico ou suporte físico ou suporte Especializado Especializado: guarda dos documentos segundo uma : guarda dos documentos segundo uma especialidade, independente do formato ou suporte especialidade, independente do formato ou suporte
- 11. C A RA C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas • QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
- 12. ARQUIVO CENTRAL • Localonde são armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento •Acondicionamento: Caixas •Evita duplicidade de documentos •Mantém a padronização •Reúne assuntos correlatos C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S • QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
- 13. • Q UA N TO À S Q U A N TO À S A TIVID A D E S A TIVID A D E S • , R e c e b e r r e g is t r a r e c o n t r o la r a t r a m it a ç ã o e a e x p e d iç ã o d o s d o c u m e n t o s d e a c o r d o c o m a s n o r m a s e p r o c e d im e n t o s e s t a b e le c id o s / p o g e r e n c ia m e n t o c o r p o r a t iv o . d o s d o c u m e n t o s • O r g a n iz a r e m a n t e r o s d o c u m e n t o s n o s p a d r õ e s e s t a b e le c id o s C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S SETORIAL SETORIAL
- 14. - A dm in is t r a r e a t u a liz a r a TTD - M a n t e r a p a d r o n iz a ç ã o e s t a b e le c id a - R e c e b e r a d o c u m e n t a ç ã o p r o v e n ie n t e d o s A r q u iv o s o p e r a c io n a is e s e t o r ia is - P r e s e r v a r a m e m ó r ia d a e m p r e s a - /: P r e p a r a r o s d o c u m e n t o s p C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S • QUANTO ÀS QUANTO ÀS ATIVIDADES ATIVIDADES CENTRAL CENTRAL
- 15. - Atender aspesquisas - Realizar empréstimos - Implantar novos procedimentos e tecnologias que aprimorem o gerenciamento dos documentos - Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos Setoriais C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S • QUANTO ÀS QUANTO ÀS ATIVIDADES ATIVIDADES CENTRAL CENTRAL
- 16. - Providenciar requisitostécnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insetos... - Elaborar e manter os manuais de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades - Divulgar as atividades do Arquivo C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S A R Q U IVO S A R Q U IVO S • QUANTO ÀS QUANTO ÀS ATIVIDADES ATIVIDADES CENTRAL CENTRAL
- 17. O q ue t o d a O r g a n iz a ç ã o p r o d u z O q u e t o d a O r g a n iz a ç ã o p r o d u z i i n d e p e n d e n t e d e s e u t a m a n h o n d e p e n d e n t e d e s e u t a m a n h o ? o u t ip o d e n e g ó c io ? o u t ip o d e n e g ó c io Conhecimento Informações Documentos – P A R TE III – P A R TE III P R O C E S S A M E N TO D A P R O C E S S A M E N TO D A IN F O R M A Ç Ã O IN F O R M A Ç Ã O A R Q U IVIS TIC A A R Q U IVIS TIC A
- 18. D O CU M E N TO S TÊ M D O C U M E N TO S TÊ M S U A H IS TÓ R IA S U A H IS TÓ R IA Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos em pedras, mármores, marfim, metal... Com a imprensa, o registro passou a ser em papel... Com o avanço tecnológico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books... Todas as pessoas possuem documentos ... é uma questão de memória
- 19. DOCUMENTO NÃO INDEXADO DOCUMENTO FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA DOCUMENTO FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA 01 0203 04 05 08 07 06 DOCUMENTO FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVALFFSS ARQUIVO INATIVO RC - TTD FJF;LADDJL;LV FLJKDDDDGLV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLJJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA DESCARTE Gavetão .processo de trabalho do dia-a-dia .quando executamos nossas atividades Etapas da geração de informações e documentos
- 20. S ITU AÇ Ã O E N C O N TR A D A N A S S ITU A Ç Ã O E N C O N TR A D A N A S E M P R E S A S E M P R E S A S P E LA A U S Ê N C IA D E O R G A N IZ A Ç Ã O P E LA A U S Ê N C IA D E O R G A N IZ A Ç Ã O D O S D O C U M E N TO S D O S D O C U M E N TO S
- 21. PARA QUÊ? GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃODOCUMENTAL planejar e desenvolver atividades, considerando o capital informacional prévio; tomar decisões político-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; atender às necessidades legais e técnicas; evitar a repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos; recuperar a história.
- 22. GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL racionalizaçãodo trabalho aumento de produtividade; a recuperação rápida e precisa; o impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos; a otimização de seus espaços físicos de trabalho; Vantagens:
- 23. GESTÃO DOCUMENTAL GESTÃO DOCUMENTAL Vantagens: ocontrole do trâmite de processos desde sua geração até a sua destinação final; a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; a preservação e conservação dos documentos; preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.
- 24. A R RU M A Ç Ã O X A R R U M A Ç Ã O X O R G A N IZ A Ç Ã O O R G A N IZ A Ç Ã O •Arrumação: metodologia individual não precisa de Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores •Organização: metodologia corporativa necessita de um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação
- 25. – P A RTE IV M É TO D O D E – P A R TE IV M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S M é t o d o s : a lf a b é t ic o n u m é r ic o - a lf a n u m é r ic o g e o g r á f ic o a s s u n t o e p o r c o r e s m e t o d o lo g ia q u e r e la c io n a c o r e s à s a t iv id a d e s d e s e n v o lv id a s n o , S e t o r p e r m it in d o o g e r e n c ia m e n t o . v is u a l d o s d o c u m e n t o s
- 26. M É TOD O D E M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • : A lf a b é t ic o utilizado p/ nomes de pessoas, empresas. É um método de acesso direto • : N u m é r ic o é um método de acesso indireto que se baseia em atribuir códigos numéricos aos documentos • - : A lf a n u m é r ic o utiliza a combinação de números e letras • : G e o g r á f ic o utilizado p/ pesquisas por áreas geográficas • : A s s u n t o é o método que indexa o documento por assunto (problema: interpretação)
- 27. M É TOD O D E M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • J o ã o B a r b o s a P e d r o Á lv a r e s C a b r a l , , B a r b o s a J o ã o C a b r a l P e d r o Á lv a r e s • : S o b r e n o m e s ig u a is A n ib a l Te ix e ir a M a r ild a Te ix e ir a , , Te ix e ir a A n ib a l Te ix e ir a M a r ild a • , , ’ , , A r t ig o s e p r e p o s iç õ e s a o d d a u m … Regras de alfabetação
- 28. M É TOD O D E M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • : S o b r e n o m e s c o m g r a u d e p a r e n t e s c o A n t ô n io A lm e id a F ilh o P a u lo R ib e ir o N e t o , A lm e id a F ilh o A n t ô n io R ib e ir o , N e t o P a u lo • : E m p r e s a s E m b r a t e l A C o le g ia l U n iv e r s id a d e F e d e r a l d o M a r a n h ã o ( ) C o le g ia l A E m b r a t e l U n iv e r s id a d e F e d e r a l d o M a r a n h ã o Regras de alfabetação
- 29. M É TOD O D E M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • – D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s p r in c ip a l e le m e n t o a s e r c o n s id e r a d o é a : p r o c e d ê n c ia o u o lo c a l - , N o m e d o e s t a d o c id a d e e c o r r e s p o n d e n t e a s p a s t a s s ã o g u a r d a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a p e la . c id a d e . : C o r r e s p o n d ê n c ia c o m o u t r o s p a ís e s - , p a ís c a p it a l e d o n o m e d o c o r r e s p o n d e n t e a s d e m a is c id a d e s , s e r ã o a lb f a b e t a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a a p ó s a s r e s p e c t iv a s c a p it a is d o s p a ís e s a Regras de alfabetação
- 30. M É TOD O D E M É TO D O D E A R Q U IVA M E N TO D E A R Q U IVA M E N TO D E D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s - , N o m e d o e s t a d o c id a d e e c o r r e s p o n d e n t e Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa Gilson Silva, Alberto Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo Lorena Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo Correspondente Cidade Estado guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
- 31. M É TOD O S D E M É TO D O S D E A R Q U IVA M E N TO D O S A R Q U IVA M E N TO D O S D O C U M E N TO S D O C U M E N TO S • Correspondência com outros países: - país, capital e nome do correspondente Silva, Aurélio Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra Porto França França Portugal Portugal Portugal Correspondente Cidade País guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades
- 32. ATIVIDADE Wadenilson Gonçalves Santos ZairaCardoso Nunes José de Maria de Oliveira Laine da Silva Márcio Santos Júnior Marcelo Cardoso Neto Ananias Figueiredo Amanda Figueiredo Vitória Albuquerque Vitor Albuquerque Nomes Pessoais Companhia Vale do Rio Doce Visão Turismo A Três Irmãos The Library of Congress Para Sempre Móveis Ltda. Nomes de Empresas
- 33. O R GA N IZ A Ç Ã O D O S D O C U M E N TO S 1 . o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r o r d e n a d o s u m a u m ( - / u t iliz a n d o o m é t o d o a d e q u a d o A lf a / .) N u m C r o n o lo g 2 . : p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m p a s t a s , in t e r c a la d o r a s o u s u s p e n s a s , - e n v e lo p e s g u ia s s e p a r a d o r a s o u c a p a d u r a 3 . . s ã o p r e s o s c o m g r a m p o s p lá s t ic o s 4 . a id e n t if ic a ç ã o d o a s s u n t o s e r á n o v is o r d a s p a s t a s s u s p e n s a s ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS
- 34. O R GA N IZ A Ç Ã O D O S D O C U M E N TO S 1. o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r o r d e n a d o s u m a u m 2 . : p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m , p a s t a s in t e r c a la d o r a s p a s t a s , , s u s p e n s a s e n v e lo p e s g u ia s s e p a r a d o r a s o u c a p a s d u r a s 3 . s ã o p r e s o s c o m g r a m p o s . p lá s t ic o s 4 . / p r e e n c h e r o f o r m u lá r io p o c a d a s t r a m e n t o e m s o f t d e g e r e n c ia m e n t o d e d o c u m e n t o s 5 . a c o n d ic io n a r o s d o c u m e n t o s e m ARQUIVO CENTRAL
- 35. ACONDICIONAMENTO Sistema de cores PadrãoPasta Intercaladora Padrão Pasta Suspensa / A r q u iv o s C o r r e n t e s In t e r m e d iá r io s Projeção – tira de inserção
- 36.
- 37. Arquivo Central Padronização doArquivamento EMPRESA 0010 ACONDICIONAMENTO Sistema de cores
- 38. ACONDICIONAMENTO Etiqueta com onome e cor do setor Etiqueta de legenda
- 39.
- 40. ACONDICIONAMENTO Data Etiqueta com acor do setor Etiqueta com a cor do tipo do documento Pasta intercaladora com a cor da atividade
- 41. – A R QU IVA M E N TO P A D R O N IZ A Ç Ã O
- 42. – A R QU IVA M E N TO P A D R O N IZ A Ç Ã O
- 43. – A R QU IVA M E N TO P A D R O N IZ A Ç Ã O
- 44. – P A RTE V C O M O – P A R TE V C O M O O R G A N IZ A R A M A S S A O R G A N IZ A R A M A S S A ? D O C U M E N TA L ? D O C U M E N TA L 1. Diagnóstico 2. Racionalização Levantamento e Formação da TTD Aprovação da TTD e Triagem dos documentos por Área por Espécie Documenta por Temporalidade por Referência legal 3. Metodologia para Organização dos documentos 4. Informatização
- 45. D IA GN Ó S TIC O D IA G N Ó S TIC O I n i c i o P e g u n t a A ç ã o A ç ã o A ç ã o P e g u n t a A ç ã o 1 N ã o S im N ã o S im I n i c i o 8 2 3 4 5 6 7 G e s t ã o d o C o n h e c i m e n t o Conhecer Atividade Cultura Informação Documento Planejament o Gestão Tecnologia Mídias
- 46. O B JE TIVO : - , m a p e a r a v a lia r e d e s c r e v e r o c e n á r io - le v a n t a r e a n a lis a r d a d o s r e f e r e n t e a o s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d e d o c u m e n t o s p o s s ib ilit a n t o a e la b o r a ç ã o d o P la n o d e A ç ã o o , , , , q u e c o m o o n d e q u a n d o q u a n t o , . t e m p o q u e m e q u a n t o c u s t a R E LA TÓ R IO : Visa Visa retratar a situação atual de armazenamento, retratar a situação atual de armazenamento, organização e recuperação de informações, analisando organização e recuperação de informações, analisando D IA G N Ó S TIC O D IA G N Ó S TIC O
- 47. - t om a r m e d id a s c o r r e t iv a s d e u m a s it u a ç ã o c r it ic a - c o n h e c e r o s p r o b le m a s e a s / - p o s s iv e is m e d id a s p r e s o lv ê lo s - s o lu c io n a r p r o b le m a s q u e s e t r a d u z e m e m d e s p e r d ic io s - c o n h e c e r f a t o r e s q u e f a v o r e c e m e lim it a m a im p la n t a ç ã o d o s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d o s d o c u m e n t o s - - m a x im a r o c u s t o b e n e f ic io d o c a p it a l D IA G N Ó S TIC D IA G N Ó S TIC O O PARA QUE SERVE?
- 48. D IC AS P A R A O D IC A S P A R A O D IA G N Ó S TIC O D IA G N Ó S TIC O E LA B O R A Ç Ã O : E x ig e : , , p e r c e p ç ã o b o m s e n s o , ; e x p e r iê n c ia t é c n ic a c r ia t iv id a d e d e v e s e r d e s e n v o lv id o p o r m a is d e u m a p e s s o a C o le t a d e d a d o s : - O b s e r v a ç ã o - E n t r e v is t a o u q u e s t io n á r io : , s o b r e v o lu m e f o r m a d e , , a r m a z e n a m e n t o o r g a n iz a ç ã o / , r e c u p e r a ç ã o a c e s s ib ilid a d e
- 49. Diagnóstico - Modelo VOLUMEDE DOCUMENTOS Constatação Perdas Volume de documentos gerados ao longo dos anos versus responsabilidade juridica de sua guarda. Existência de documentos obsoletos e em duplicidade Ausência de instrumento para regular a guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administração do acervo Ausência da TTD gera insegurança no descarte dos documentos, criando a sistemática de guarda indevida ou de expurgos errôneos. Na utilização de outros espaços para guarda de documentos e mobiliário saturado Processo de busca do documento comprometido. AÇÃO CORRETIVA: • Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis • Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos. • Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa
- 50. ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE Constatação Perdas Metodologia individualizadae despadronizada. Ausência de automação do processo de recuperação documental Os Arquivos encontram-se arrumados e não organizados. Particularização no processo de arquivamento gerando dificuldade de acesso ao documento. AÇÃO CORRETIVA √ Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos. √ Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações. Diagnóstico - Modelo
- 51. PLANO DE AÇÃO-ARQUIVOCENTRAL ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM 1 Organização do Acervo do Arquivo Central Organização dos grupos documentais CC 1.1 Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental Etapas: 1. Levantamento dos documentos/análise documental 2. Emissão da Tabela 3. Aprovação da Tabela 4. Triagem da documentação Determinação dos prazos legais para guarda e descarte do acervo documental Descarte dos documentos obsoletos Dar consistência legal ao arquivamento dos documentos com anuência do Cliente Eliminar as não conformidades Através de consultas a legislação Eliminar os documentos obsoletos CC CC/ Coamo PLANO DE AÇÃO - Modelo PLANO DE AÇÃO - Modelo
- 52. PLANO DE AÇÃO ETAPAATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM 2 Padronização Organização dos documentos Padronização e organização dos documentos para formação de um sistema de recuperação e armazenamento eficientes O fornecimento de informação deverá atender ao padrão Através de implementação de metodologia estabelecida CC 3 Informatização do acervo Transcrição da informação organizada e validada em mídia eletrônica Permite a economia de tempo, espaço, e otimiza as atividades da empresa somado ao fator segurança Através da estruturação de Aplicativo para cadastramento de documentos CC 4 Cadastramento dos dados Formação de Base de Dados para cadastramento da informação Para permitir os itens de validação, indexação, pesquisa, entre outros Alimentando e auditando a Base implantada CC 5 Manuais de procedimentos/Politica Documental Corporativa Descrição dos Procedimentos referentes aos processos, atividades, etc do funcionamento do Arquivo e sua realação com a Empresa Manutenção do Sistema estabelecido Descrevendo a metodologia utilizada para a estruturação do serviço de documentação CC PLANO DE AÇÃO - Modelo PLANO DE AÇÃO - Modelo
- 53. P O RQ U E IM P LA N TA R U M A P O LITIC A D E R A C IO N A LIZ A Ç Ã O ? D E D O C U M E N TO S ALA DOS GUARDADORES OBCECADOS Fazer cópias para não perder o controle ALA DOS OBCECADOS DESCARTANTES Ganhar trofeu por jogar papel fora
- 54. - Redução damassa documental - Racionalizar custos (reduzir custos) - Melhor armazenamento (espaço fisico + mobiliário) - Melhor organização, permite a informatização - Possibilita pesquisa rápida - Evita extravio de documentos - Garanti a preservação dos documentos de valor - Aproveitamento dos recursos humanos, tecnológicos, etc. P O R Q U E IM P LA N TA R U M A P O LITIC A D E R A C IO N A LIZ A Ç Ã O ? D E D O C U M E N TO S
- 55. É um instrumentoque define critérios de seleção de documentos para fins de armazenamento disciplinado, visando o aproveitamento racional de todas as potencialidades que um acervo arquivístico apresenta, enquanto fonte de informações administrativas, gerenciais ou históricas que compõem a trajetória da Organização. PARTE VI - TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL O QUE É?
- 56. – TTD E LAB O R A Ç Ã O – TTD E LA B O R A Ç Ã O 1. Passo: Coleta de Informações Preencher a “Ficha de Análise Documental”: - registrar informações sobre cada documento - referenciar os prazos legais ou de validade Detalhar as informações sobre cada documento através: - entrevistas e levantamento do acervo documental
- 57. – TTD E LAB O R A Ç Ã O – TTD E LA B O R A Ç Ã O 2. Passo: Consolidação das Informações O Documento é analisado nos aspectos legais, fiscais, tributários etc; Registrado na “Ficha de Análise Temporal”; Formação da TTD (digitada para apreciação e validação)
- 58. – TTD E LAB O R A Ç Ã O – TTD E LA B O R A Ç Ã O 3. Passo: Aprovação Apresentação do primeiro formato da TTD; Reunião para discussão e aprovação por área; Reunião para homologação com assinatura pelo Gerente, pelo Diretor... Guardar uma cópia assinada.
- 59. – TTD E LAB O R A Ç Ã O – TTD E LA B O R A Ç Ã O 4. Passo: Formatação final Registro em formato de tabela ou informatizado dos Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa: - Pessoal, Contábil, Administrativa etc. Descrição / Definição dos Documentos: - Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica; - Por setor/departamento; - Por tipo, etc. Referência da Legislação: - Tributária, fiscal, trabalhista etc.
- 60. - TTD E LAB O R A Ç Ã O - TTD E LA B O R A Ç Ã O 5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento Estabelecer Procedimentos para: Utilização (Usuário): - Consulta, Descarte, Segurança etc; Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar): - Manutenção; - Formatação
- 61. - TTD A plic a ç ã o - TTD A p lic a ç ã o A TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL age sobre o acervo documental evitando seu crescimento desordenado e principalmente ERROS NO DESCARTE
- 62. - TTD U FM A - TTD U F M A Universidade Federal do Maranhão Resolução nº 05/90- CA O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas atribuições estatutárias. Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990; RESOLVE: Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela faz parte integrante. Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se. São Luís, 23 de outubro de 1990. Prof. JERÔNIMO PINHEIRO Presidente Aprova a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade Federal do Maranhão.
- 63. - TTD U FP B - TTD U F P B UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ/Arquivo Nacional. •A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de 1998 a 2000. •Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da UFPB.
- 64. C I P Transferência Recolhimento R e c o l h i m e n t o Arranjo / Descrição Processode Classificação (aplicação da TTD) Controle: -Entrada; -Saída; -Eliminação AVAL AVAL • Fase Corrente / Intermediária Gestão de Documentos •Fase Permanente Manutenção e Guarda de Documentos Entendendo o Ciclo de Vida Documental
- 65. - P A RTE VII P R O G R A M A S P A R A G E R E N C IA M E N TO D E D O C U M E N TO S • c a d a s t a r d o c u m e n t o s a r m a z e n a d o s n o s A r q u iv o s • g e r e n c ia r in f o r m a ç õ e s d e t e x t o e d e im a g e n s • , , c r ia r e d it a r d is t r ib u ir , in f o r m a ç õ e s v ia r e d e d is c o m a g n é t ic o o u C d •a t u a liz a r e c o m p a r t ilh a r in f o r m a ç õ e s •d e s e n v o lv e r p e s q u is a A ESCOLHA DA FERRAMENTA A ESCOLHA DA FERRAMENTA O software deve possibilitar:
- 66. P R OG R A M A S P A R A G E R E N C IA M E N TO D E D O C U M E N TO S É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo. O que é um sistema eletrônico de gestão de documentos?
- 67. GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE GERENCIAMENTOELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED DOCUMENTOS – GED – O s is t e m a d e G E D n ã o é s ó . g e r e n c ia m e n t o d e a r q u iv o s E le im p le m e n t a c a t e g o r iz a ç ã o d e , d o c u m e n t o s t a b e la s d e , t e m p o r a lid a d e a ç õ e s d e O GED é a somatória das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informações - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrônica.
- 68. GED não ésó escanear, através da D ig it a liz a ç ã o D ig it a liz a ç ã o Consiste Consiste : : 1. Preparação dos documentos 1. Preparação dos documentos 2. Indexação 2. Indexação 3. Digitalização 3. Digitalização 4. Exportação das imagens e índices 4. Exportação das imagens e índices GERENCIAMENTO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - GED - GED
- 69. G E DX G D E G E D X G D E AUTOMATIZADO MANUAL Arquivos Eletrônicos (somente documentos em meio eletrônico) Todos os suportes, inclusive papel Gestão Eletrônica de Arquivos Gestão Tradicional de Arquivo GESTÃO DE DOCUMENTOS Gestão de Documentos Eletrônicos GED – Gestão Eletrônica de Documentos (IDEAL)
- 70. - P A RTE VIII N O R M A S E - P A R TE VIII N O R M A S E LE G IS LA Ç Ã O LE G IS LA Ç Ã O A R Q U IVÍS TIC A A R Q U IVÍS TIC A • ( ) IS A D G – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa • ( ) IS A A R C P F – Norma Internacional de Controle de Autoridade para Corporações, Pessoas e Famílias N O R M A S Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das descrições dos isntrumentos de pesquisa
- 71. NORMAS E LEGISLAÇÃO NORMASE LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA ARQUIVÍSTICA LE G IS LA Ç Ã O • LEI 8.159/1991 • DECRETO 4.553/2000 •LEI 8.264/2005 Âmbito Federal Âmbito Estadual Estes documentos regulam as disposições sobre arquivo nas esferas federal e estadual
- 72. C O NC LU S Ã O C O N C LU S Ã O Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e custos correlatos (de 30 a 40%) Reduzir custo de homem/hora na busca da informação/documento Melhorar a imagem das instituição junto aos seus clientes internos e externos Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho. Q u a l o r e s u lt a d o d o u s o d a Q u a l o r e s u lt a d o d o u s o d a ? G e s t ã o d e D o c u m e n t o s ? G e s t ã o d e D o c u m e n t o s