tecnicas-de-arquivamento-27116.pdf

PARTE I - CONTEXTUALIZAÇÃO
ARQUIVO - Significado
ARQUIVO - Significado
•Raiz
Raiz ARCHÉ
ARCHÉ => fundação, poder, comando, palácio
=> fundação, poder, comando, palácio
do governo;
do governo;
•Verbo
Verbo ARCHEION
ARCHEION => local de guarda, depósito;
=> local de guarda, depósito;
•Substantivo
Substantivo ARCHIVES
ARCHIVES => documentos originais.
=> documentos originais.
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
(SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE,
1998)
1998)

•Antigüidade
Antigüidade 
 Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;
Civilização Grega, aprox. sécs. II ou III a.C;
Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
Bíblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
444 a.C. "o rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os
documentos"
documentos"
•Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos
Idade Moderna - visão exclusivista de guarda dos
documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
documentos, enquanto instrumentos da administração, para uso
restrito do governo (final do século XVIII)
restrito do governo (final do século XVIII)
•Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos
Século XX, os arquivos abriram-se à administração, aos
cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas.
ORIGEM

Gestão documental
?
O q u e é
Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente (BRASIL,
1991).

PARTE II - FUNDAMENTAÇÃO
(BELLOTO, 1991) Comparação entre Arquivo e Biblioteca
Comparação entre Arquivo e Biblioteca
Grande público e pesquisador
Administrador e pesquisador
Público
Tombamento; classificação;
catalogação: fichários [ou
computador]
Registro; arranjo; descrição: guias,
catálogos, etc.
Processamento técnico
Compra, doação, permuta de fontes
múltiplas
Passagem natural [ou compra] de fonte
geradora única
Entrada dos
documentos
Instruir, informar
Provar, testamunhar
Objetivo
Culturais; científicos; técnicos;
artísticos; educativos
Administrativos; jurídicos; funcionais;
legais
Fins da produção
Atividade humana individual ou
coletiva
Máquina administrativa
Produtor
Coleção; documentos unidos pelo
conteúdo
Fundos; documentos unidos pela
origem
Tipo de conjunto
Impressos manuscritos, audiovisuais,
múltiplos exemplares
Manuscristos impresso, audiovisuais,
exemplar único
Tipo de suporte
BIBLIOTECA
ARQUIVO
VARIÁVEIS

PRÍNCIPIOS DE ARQUIVO
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
1º RESPEITO AOS FUNDOS OU PROVENIÊNCIA
2º TERRITORIALIDADE
2º TERRITORIALIDADE
3º TEORIA DAS 3 IDADES
3º TEORIA DAS 3 IDADES
Observa a origem da documentação
Observa a origem da documentação
Observa a localização geográfica da documentação
Observa a localização geográfica da documentação
Consiste no Ciclo de vida documental:
Consiste no Ciclo de vida documental:
•Documentos Correntes
Documentos Correntes: consulta freqüente
: consulta freqüente
•Documentos Intermediários
Documentos Intermediários: consulta não freqüente, aguardando
: consulta não freqüente, aguardando
eliminação ou recolhimento permanente
eliminação ou recolhimento permanente
•Documentos Permanentes
Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e
: possuem valor probatório, histórico e
informativo; preservado em definitivo
informativo; preservado em definitivo

C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
(PAES, 2002)
(PAES, 2002)
• QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS
QUANTO ÀS ENTIDADES MANTENEDORAS

 Públicos
Públicos: Federal / Estadual / Municipal
: Federal / Estadual / Municipal

 Institucionais
Institucionais: Institutos educacionais / Entidades
: Institutos educacionais / Entidades
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
Religiosas / Sociedades, Associações, Fundações,
Ongs
Ongs

 Comerciais (Privados):
Comerciais (Privados): Empresas / Corporações /
Empresas / Corporações /
Companhias
Companhias

 Familiais ou Pessoais
Familiais ou Pessoais

C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S
C LA S S IF IC A Ç Ã O D O S A R Q U IVO S
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO
2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO

 Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
freqüente, produzidos ou recebidos, conservados
próximo e de fácil acesso
próximo e de fácil acesso

 Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
Segunda Idade ou Intermediário: documentos não
consultados com freqüência, mas que podem ser
consultados com freqüência, mas que podem ser
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
utilizados; não precisam ser conservados próximo; têm
caráter de permanência transitória
caráter de permanência transitória

 Terceira Idade ou Permanente: documentos
Terceira Idade ou Permanente: documentos
conservados em razão de valor histórico, probatório ou
conservados em razão de valor histórico, probatório ou
informativo para o passado; têm caráter definitivo
informativo para o passado; têm caráter definitivo

A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
3. QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
 Operacionais
Operacionais: documentos cujos processos de
: documentos cujos processos de
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
trabalho ainda não se concluíram (arqs. Correntes)
 Setoriais
Setoriais: atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
: atrelados aos órgãos operacionais (arqs.
Correntes/Intermediários)
Correntes/Intermediários)
 Centrais ou Gerais
Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos
: locais para destinação final dos
documentos correntes/intermediários (arqs.
documentos correntes/intermediários (arqs.
Permanentes)
Permanentes)

A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS
4. QUANTO À NATUREZA DOS DOCUMENTOS

 Especial
Especial: guarda dos documentos segundo o formato
: guarda dos documentos segundo o formato
físico ou suporte
físico ou suporte
 Especializado
Especializado: guarda dos documentos segundo uma
: guarda dos documentos segundo uma
especialidade, independente do formato ou suporte
especialidade, independente do formato ou suporte

C A R A C TE R ÍS TIC A S D O S
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
ARQUIVO SETORIAL ou COMPARTILHADO
É o arquivo onde se acondiciona os documentos
após a fase de maior operação e utilização
É descentralizado: encontra-se próximo
a estação de trabalho com
moderado indice de utilização
Os documentos ficam armazenados em
pastas ou caixas
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

ARQUIVO CENTRAL
• Local onde são armazenados os documentos
procedentes dos Arquivos Operacionais e
Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última
etapa do ciclo de arquivamento
•Acondicionamento: Caixas
•Evita duplicidade de documentos
•Mantém a padronização
•Reúne assuntos correlatos
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
• QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO
QUANTO À EXTENSÃO DA ATUAÇÃO

• Q U A N TO À S
Q U A N TO À S A TIVID A D E S
A TIVID A D E S
• ,
R e c e b e r r e g is t r a r e
c o n t r o la r a t r a m it a ç ã o e a
e x p e d iç ã o d o s d o c u m e n t o s d e
a c o r d o c o m a s n o r m a s e
p r o c e d im e n t o s e s t a b e le c id o s
/
p o g e r e n c ia m e n t o c o r p o r a t iv o
.
d o s d o c u m e n t o s
• O r g a n iz a r e m a n t e r o s
d o c u m e n t o s n o s p a d r õ e s
e s t a b e le c id o s
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
SETORIAL
SETORIAL

- A d m in is t r a r e a t u a liz a r a TTD
- M a n t e r a p a d r o n iz a ç ã o
e s t a b e le c id a
- R e c e b e r a d o c u m e n t a ç ã o
p r o v e n ie n t e d o s A r q u iv o s
o p e r a c io n a is e s e t o r ia is
- P r e s e r v a r a m e m ó r ia d a
e m p r e s a
- /:
P r e p a r a r o s d o c u m e n t o s p
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
• QUANTO ÀS
QUANTO ÀS ATIVIDADES
ATIVIDADES
CENTRAL
CENTRAL

- Atender as pesquisas
- Realizar empréstimos
- Implantar novos procedimentos e tecnologias que
aprimorem o gerenciamento dos documentos
- Orientar e coordenar as tarefas dos Arquivos
Setoriais
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
• QUANTO ÀS
ATIVIDADES
CENTRAL
CENTRAL

- Providenciar requisitos técnicos para a preservação
dos documentos na área de armazenamento, no que
se refere a sua localização, iluminação, climatização
e defesa contra insetos...
- Elaborar e manter os manuais de procedimentos
dos documentos distribuidos nos Arquivos das
Unidades
- Divulgar as atividades do Arquivo
A R Q U IVO S
A R Q U IVO S
• QUANTO ÀS
ATIVIDADES
CENTRAL
CENTRAL

O q u e t o d a O r g a n iz a ç ã o p r o d u z
O q u e t o d a O r g a n iz a ç ã o p r o d u z
i
i n d e p e n d e n t e d e s e u t a m a n h o
n d e p e n d e n t e d e s e u t a m a n h o
?
o u t ip o d e n e g ó c io ?
o u t ip o d e n e g ó c io
Conhecimento
Informações
Documentos
–
P A R TE III –
P A R TE III
P R O C E S S A M E N TO D A
P R O C E S S A M E N TO D A
IN F O R M A Ç Ã O
IN F O R M A Ç Ã O
A R Q U IVIS TIC A
A R Q U IVIS TIC A

D O C U M E N TO S TÊ M
D O C U M E N TO S TÊ M
S U A H IS TÓ R IA
S U A H IS TÓ R IA
Encontramos o registro de idéias ou acontecimentos
em pedras, mármores, marfim, metal...
Com a imprensa, o registro passou a ser em papel...
Com o avanço tecnológico surgem outros materiais:
fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books...
Todas as pessoas possuem documentos
... é uma questão de memória

DOCUMENTO
NÃO INDEXADO
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
01 02 03 04 05
08
07
06
DOCUMENTO
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
FJFALSFLSDDV
LFJLASFLSSVALFFSS
ARQUIVO INATIVO
RC - TTD
FJF;LADDJL;LV
FLJKDDDDGLV
LFJLASFLSSVV
JLAJFLAFJSSV
FLJJFLFVVSSS
ALFJAFALFFSS
FLJALFJALFSS
DDDDDDDHFAA
DESCARTE
Gavetão
.processo de trabalho do dia-a-dia
.quando executamos nossas atividades
Etapas da geração de informações e documentos

S ITU A Ç Ã O E N C O N TR A D A N A S
S ITU A Ç Ã O E N C O N TR A D A N A S
E M P R E S A S
E M P R E S A S
P E LA A U S Ê N C IA D E O R G A N IZ A Ç Ã O
P E LA A U S Ê N C IA D E O R G A N IZ A Ç Ã O
D O S D O C U M E N TO S
D O S D O C U M E N TO S

PARA QUÊ?
GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DOCUMENTAL
planejar e desenvolver atividades, considerando o
capital informacional prévio;
tomar decisões político-administrativas ou pessoais
baseadas em dados acumulados;
atender às necessidades legais e técnicas;
evitar a repetição completa ou parcial de atividades,
economizando recursos materiais e humanos;
recuperar a história.

GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DOCUMENTAL
racionalização do trabalho
aumento de produtividade;
a recuperação rápida e precisa;
o impedimento do acréscimo indiscriminado do
volume de documentos;
a otimização de seus espaços físicos de trabalho;
Vantagens:

GESTÃO DOCUMENTAL
GESTÃO DOCUMENTAL
Vantagens:
o controle do trâmite de processos desde
sua geração até a sua destinação final;
a facilidade de transferência ou eliminação dos
documentos;
a preservação e conservação dos documentos;
preparo da documentação para a guarda definitiva
ou para a transferência.

A R R U M A Ç Ã O X
A R R U M A Ç Ã O X
O R G A N IZ A Ç Ã O
O R G A N IZ A Ç Ã O
•Arrumação: metodologia individual  não precisa de
Projeto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são
menores
•Organização: metodologia corporativa  necessita de
um Projeto/Plano de ação; as etapas de trabalho são
programadas; os custos imediatos são maiores; os
resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a
perpetuação do sistema de documentação

–
P A R TE IV M É TO D O D E
–
P A R TE IV M É TO D O D E
A R Q U IVA M E N TO D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
M é t o d o s : a lf a b é t ic o
n u m é r ic o
-
a lf a n u m é r ic o
g e o g r á f ic o
a s s u n t o
e p o r c o r e s
m e t o d o lo g ia q u e r e la c io n a c o r e s
à s a t iv id a d e s d e s e n v o lv id a s n o
,
S e t o r p e r m it in d o o g e r e n c ia m e n t o
.
v is u a l d o s d o c u m e n t o s

M É TO D O D E
M É TO D O D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• :
A lf a b é t ic o utilizado p/ nomes de pessoas,
empresas. É um método de acesso direto
• :
N u m é r ic o é um método de acesso indireto
que se baseia em atribuir códigos numéricos aos
documentos
• - :
A lf a n u m é r ic o utiliza a combinação de
números e letras
• :
G e o g r á f ic o utilizado p/ pesquisas por áreas
geográficas
• :
A s s u n t o é o método que indexa o documento
por assunto (problema: interpretação)

M É TO D O D E
M É TO D O D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• J o ã o B a r b o s a P e d r o
Á lv a r e s C a b r a l
, ,
B a r b o s a J o ã o C a b r a l
P e d r o Á lv a r e s
• :
S o b r e n o m e s ig u a is
A n ib a l Te ix e ir a M a r ild a
Te ix e ir a
, ,
Te ix e ir a A n ib a l Te ix e ir a
M a r ild a
• , , ’ , ,
A r t ig o s e p r e p o s iç õ e s a o d d a u m
…
Regras de alfabetação

M É TO D O D E
M É TO D O D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• :
S o b r e n o m e s c o m g r a u d e p a r e n t e s c o
A n t ô n io A lm e id a F ilh o P a u lo
R ib e ir o N e t o
,
A lm e id a F ilh o A n t ô n io R ib e ir o
,
N e t o P a u lo
• :
E m p r e s a s
E m b r a t e l A C o le g ia l U n iv e r s id a d e
F e d e r a l d o M a r a n h ã o
( )
C o le g ia l A E m b r a t e l U n iv e r s id a d e
F e d e r a l d o M a r a n h ã o

M É TO D O D E
M É TO D O D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• –
D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s p r in c ip a l
e le m e n t o a s e r c o n s id e r a d o é a
:
p r o c e d ê n c ia o u o lo c a l
- ,
N o m e d o e s t a d o c id a d e e
c o r r e s p o n d e n t e  a s p a s t a s s ã o
g u a r d a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a p e la
.
c id a d e
. :
C o r r e s p o n d ê n c ia c o m o u t r o s p a ís e s
- ,
p a ís c a p it a l e d o n o m e d o
c o r r e s p o n d e n t e  a s d e m a is c id a d e s
,
s e r ã o a lb f a b e t a d a s e m o r d e m a lf a b é t ic a
a p ó s a s r e s p e c t iv a s c a p it a is d o s p a ís e s a

M É TO D O D E
M É TO D O D E
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• D o c u m e n t o s g e o g r á f ic o s
- ,
N o m e d o e s t a d o c id a d e e
c o r r e s p o n d e n t e
Sobreira, Luísa
Santos, Antônio J.
Rodrigues, Isa
Almeida, José de
Corrêa Gilson
Silva, Alberto
Manaus (capital)
Itacoatiara
Rio de Janeiro (capital)
Campos
São Paulo
Lorena
Amazonas
Amazonas
Rio de Janeiro
Rio de Janeiro
São Paulo
São Paulo
Correspondente
Cidade
Estado
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

M É TO D O S D E
M É TO D O S D E
A R Q U IVA M E N TO D O S
A R Q U IVA M E N TO D O S
D O C U M E N TO S
D O C U M E N TO S
• Correspondência com outros países:
- país, capital e nome do correspondente
Silva, Aurélio
Vadim, Roger
Pereira, José
Albuquerque, Maria
Ferreira, Antônio
Paris (capital)
Lorena
Lisboa (capital)
Coimbra
Porto
França
França
Portugal
Portugal
Portugal
Correspondente
Cidade
País
guias divisórias com notações indicativas dos nomes das cidades

ATIVIDADE
Wadenilson Gonçalves Santos
Zaira Cardoso Nunes
José de Maria de Oliveira
Laine da Silva
Márcio Santos Júnior
Marcelo Cardoso Neto
Ananias Figueiredo
Amanda Figueiredo
Vitória Albuquerque
Vitor Albuquerque
Nomes Pessoais
Companhia Vale do Rio Doce
Visão Turismo
A Três Irmãos
The Library of Congress
Para Sempre Móveis Ltda.
Nomes de Empresas

O R G A N IZ A Ç Ã O D O S
D O C U M E N TO S
1 . o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r o r d e n a d o s
u m a u m
( - /
u t iliz a n d o o m é t o d o a d e q u a d o A lf a
/ .)
N u m C r o n o lo g
2 . :
p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m p a s t a s
,
in t e r c a la d o r a s o u s u s p e n s a s
, -
e n v e lo p e s g u ia s s e p a r a d o r a s o u c a p a
d u r a
3 . .
s ã o p r e s o s c o m g r a m p o s p lá s t ic o s
4 . a id e n t if ic a ç ã o d o a s s u n t o s e r á n o
v is o r d a s p a s t a s s u s p e n s a s
ARQUIVOS OPERACIONAIS E SETORIAIS

O R G A N IZ A Ç Ã O D O S
D O C U M E N TO S
1. o s d o c u m e n t o s d e v e m s e r
o r d e n a d o s u m a u m
2 . :
p o d e m s e r a c o n d ic io n a d o s e m
,
p a s t a s in t e r c a la d o r a s p a s t a s
, ,
s u s p e n s a s e n v e lo p e s g u ia s
s e p a r a d o r a s o u c a p a s d u r a s
3 . s ã o p r e s o s c o m g r a m p o s
.
p lá s t ic o s
4 . /
p r e e n c h e r o f o r m u lá r io p o
c a d a s t r a m e n t o e m s o f t
d e g e r e n c ia m e n t o d e d o c u m e n t o s
5 . a c o n d ic io n a r o s d o c u m e n t o s e m
ARQUIVO CENTRAL

ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores
Padrão Pasta Intercaladora
Padrão Pasta Suspensa
/
A r q u iv o s C o r r e n t e s
In t e r m e d iá r io s
Projeção – tira de inserção

ACONDICIONAMENTO
A
AL
Silva
Fichas guias

Arquivo Central
Padronização do Arquivamento
EMPRESA
0010
ACONDICIONAMENTO
Sistema de cores

ACONDICIONAMENTO
Etiqueta com o nome e cor
do setor
Etiqueta de legenda

ACONDICIONAMENTO
Data
Etiqueta com a cor do setor
Etiqueta com a cor do tipo do
documento
Pasta intercaladora com a cor da atividade

–
A R Q U IVA M E N TO
P A D R O N IZ A Ç Ã O

–
P A R TE V C O M O
–
P A R TE V C O M O
O R G A N IZ A R A M A S S A
O R G A N IZ A R A M A S S A
?
D O C U M E N TA L ?
D O C U M E N TA L
1. Diagnóstico
2. Racionalização Levantamento e
Formação da TTD
Aprovação da TTD e
Triagem dos documentos
por Área
por Espécie Documenta
por Temporalidade
por Referência legal
3. Metodologia para Organização dos documentos
4. Informatização

D IA G N Ó S TIC O
D IA G N Ó S TIC O
I n i c i o
P e g u n t a A ç ã o
A ç ã o A ç ã o
P e g u n t a
A ç ã o
1
N ã o
S im
N ã o
S im
I n i c i o
8
2
3
4
5
6
7
G e s t ã o
d o
C o n h e c i m e n t o
Conhecer
Atividade
Cultura
Informação
Documento
Planejament
o
Gestão
Tecnologia
Mídias

O B J E TIVO :
- ,
m a p e a r a v a lia r e d e s c r e v e r o
c e n á r io
- le v a n t a r e a n a lis a r d a d o s r e f e r e n t e
a o s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d e
d o c u m e n t o s p o s s ib ilit a n t o a
e la b o r a ç ã o d o P la n o d e A ç ã o  o
, , , ,
q u e c o m o o n d e q u a n d o q u a n t o
, .
t e m p o q u e m e q u a n t o c u s t a
R E LA TÓ R IO :
 Visa
Visa retratar a situação atual de armazenamento,
retratar a situação atual de armazenamento,
organização e recuperação de informações, analisando
organização e recuperação de informações, analisando
D IA G N Ó S TIC O
D IA G N Ó S TIC O

- t o m a r m e d id a s c o r r e t iv a s d e u m a
s it u a ç ã o c r it ic a
- c o n h e c e r o s p r o b le m a s e a s
/ -
p o s s iv e is m e d id a s p r e s o lv ê lo s
- s o lu c io n a r p r o b le m a s q u e s e
t r a d u z e m e m d e s p e r d ic io s
- c o n h e c e r f a t o r e s q u e f a v o r e c e m e
lim it a m a im p la n t a ç ã o d o
s is t e m a d e g e r e n c ia m e n t o d o s
d o c u m e n t o s
- -
m a x im a r o c u s t o b e n e f ic io d o c a p it a l
D IA G N Ó S TIC
D IA G N Ó S TIC
O
O
PARA QUE SERVE?

D IC A S P A R A O
D IC A S P A R A O
D IA G N Ó S TIC O
D IA G N Ó S TIC O
E LA B O R A Ç Ã O :
 E x ig e : , ,
p e r c e p ç ã o b o m s e n s o
, ;
e x p e r iê n c ia t é c n ic a c r ia t iv id a d e
d e v e s e r d e s e n v o lv id o p o r m a is
d e u m a p e s s o a
C o le t a d e d a d o s :
- O b s e r v a ç ã o
- E n t r e v is t a o u q u e s t io n á r io
: ,
s o b r e v o lu m e f o r m a d e
, ,
a r m a z e n a m e n t o o r g a n iz a ç ã o
/ ,
r e c u p e r a ç ã o a c e s s ib ilid a d e

Diagnóstico - Modelo
VOLUME DE DOCUMENTOS
Constatação Perdas
 Volume de documentos gerados ao longo
dos anos versus responsabilidade juridica
de sua guarda.
 Existência de documentos obsoletos e em
duplicidade
 Ausência de instrumento para regular a
guarda e o descarte dos documentos , que
possibilite melhor administração do acervo
 Ausência da TTD gera insegurança no
descarte dos documentos, criando a
sistemática de guarda indevida ou
de expurgos errôneos.
 Na utilização de outros espaços para
guarda de documentos e mobiliário
saturado
 Processo de busca do documento
comprometido.
AÇÃO CORRETIVA:
• Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados
Temporalis
• Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda
vencidos.
• Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa

ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE
Constatação Perdas

Metodologia individualizada e
despadronizada.


Ausência de automação do processo de
recuperação documental


Os Arquivos encontram-se arrumados e
não organizados.




Particularização no processo de
arquivamento gerando dificuldade de
acesso ao documento.


AÇÃO CORRETIVA
√ Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos.
√ Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações.

Diagnóstico - Modelo

PLANO DE AÇÃO-ARQUIVO CENTRAL
ETA PA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
1 Organização do Acervo
do Arquivo Central
Organização dos grupos
documentais
CC
1.1 Elaboração da Tabela
de Temporalidade
Documental
Etapas:
1. Levantamento dos
documentos/análise
documental
2. Emissão da Tabela
3. Aprovação da Tabela
4. Triagem da
documentação
Determinação dos prazos
legais para guarda e
descarte do acervo
documental
Descarte dos documentos
obsoletos
Dar consistência legal ao
arquivamento dos
documentos com
anuência do Cliente
Eliminar as não
conformidades
Através de consultas a
legislação
Eliminar os
documentos obsoletos
CC
CC/
Coamo
PLANO DE AÇÃO - Modelo

PLANO DE AÇÃO
ETAPA ATIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM
2 Padronização
Organização dos
documentos
Padronização e
organização dos
documentos para
formação de um sistema
de recuperação e
armazenamento eficientes
O fornecimento de
informação deverá
atender ao padrão
Através de
implementação de
metodologia
estabelecida
CC
3 Informatização do
acervo
Transcrição da informação
organizada e validada em
mídia eletrônica
Permite a economia de
tempo, espaço, e otimiza
as atividades da empresa
somado ao fator
segurança
Através da
estruturação de
Aplicativo para
cadastramento de
documentos
CC
4 Cadastramento dos
dados
Formação de Base de
Dados para cadastramento
da informação
Para permitir os itens de
validação, indexação,
pesquisa, entre outros
Alimentando e
auditando a Base
implantada
CC
5 Manuais de
procedimentos/Politica
Documental Corporativa
Descrição dos
Procedimentos referentes
aos processos, atividades,
etc do funcionamento do
Arquivo e sua realação com
a Empresa
Manutenção do Sistema
estabelecido
Descrevendo a
metodologia utilizada
para a estruturação do
serviço de
documentação
CC

P O R Q U E IM P LA N TA R U M A
P O LITIC A D E R A C IO N A LIZ A Ç Ã O
?
D E D O C U M E N TO S
ALA DOS
GUARDADORES
OBCECADOS
Fazer cópias para não
perder o controle
ALA DOS
OBCECADOS
DESCARTANTES
Ganhar trofeu por jogar
papel fora

- Redução da massa documental
- Racionalizar custos (reduzir custos)
- Melhor armazenamento (espaço fisico +
mobiliário)
- Melhor organização, permite a informatização
- Possibilita pesquisa rápida
- Evita extravio de documentos
- Garanti a preservação dos documentos de valor
- Aproveitamento dos recursos humanos,
tecnológicos, etc.
P O R Q U E IM P LA N TA R U M A
P O LITIC A D E R A C IO N A LIZ A Ç Ã O
?
D E D O C U M E N TO S

É um instrumento que define critérios de seleção
de documentos para fins de armazenamento
disciplinado, visando o aproveitamento racional
de todas as potencialidades que um acervo
arquivístico apresenta, enquanto fonte de
informações administrativas, gerenciais ou
históricas que compõem a trajetória da
Organização.
PARTE VI - TABELA DE
TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
O QUE É?

–
TTD E LA B O R A Ç Ã O
–
1. Passo: Coleta de Informações
Preencher a “Ficha de Análise Documental”:
- registrar informações sobre cada documento
- referenciar os prazos legais ou de validade
 Detalhar as informações sobre cada documento
através:
- entrevistas e levantamento do acervo documental

–
–
2. Passo: Consolidação das Informações
 O Documento é analisado nos aspectos legais,
fiscais, tributários etc;
 Registrado na “Ficha de Análise Temporal”;
 Formação da TTD (digitada para apreciação e
validação)

–
–
3. Passo: Aprovação
Apresentação do primeiro formato da TTD;
 Reunião para discussão e aprovação por área;
 Reunião para homologação com assinatura pelo
Gerente, pelo Diretor...
Guardar uma cópia assinada.

–
–
4. Passo: Formatação final
 Registro em formato de tabela ou informatizado dos
Documentos Gerados nas diversas áreas da empresa:
- Pessoal, Contábil, Administrativa etc.
 Descrição / Definição dos Documentos:
- Por empresa/instituição, se for pessoa jurídica;
- Por setor/departamento;
- Por tipo, etc.
 Referência da Legislação:
- Tributária, fiscal, trabalhista etc.

-
-
5. e 6. Passos: Manualização e Treinamento
Estabelecer Procedimentos para:
 Utilização (Usuário):
- Consulta, Descarte, Segurança etc;
 Atualização da TTD (Equipe multidisciplinar):
- Manutenção;
- Formatação

-
TTD A p lic a ç ã o
-
TTD A p lic a ç ã o
A TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL age sobre o acervo
documental evitando seu
crescimento desordenado e
principalmente
ERROS NO DESCARTE

-
TTD U F M A
-
TTD U F M A
Universidade Federal do Maranhão
Resolução nº 05/90- CA
O Reitor da Universidade Federal do Maranhão, na qualidade de
PRESIDENTE DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO, no uso de suas
atribuições estatutárias.
Considerando o que consta do Processo nº 004692/90 e o que decidiu este
Conselho em sessão realizada no dia 24 de agosto de 1990;
RESOLVE:
Aprovar a Tabela de Temporalidade dos documentos da Universidade
Federal do Maranhão, constante do Anexo da presente Resolução e que dela
faz parte integrante.
Dê-se ciência. Publique-se. Cumpra-se.
São Luís, 23 de outubro de 1990.
Prof. JERÔNIMO PINHEIRO
Presidente
Aprova a Tabela de Temporalidade dos
documentos da Universidade Federal do
Maranhão.

-
TTD U F P B
-
TTD U F P B
UNIVERSIDADE FEDERAL DA PARAÍBA
COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DA UFPB
Aprovada pela Resolução 08/2001, de 01.08.2001, do Conselho
Universitário – CONSUNI da UFPB, e reformulada para adequar-se à
resolução 14/2001, de 24.10.2001, do Conselho Nacional de Arquivos -
CONARQ/Arquivo Nacional.
•A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim para
complementar a das Atividades-Meio demandou um processo lento, de
1998 a 2000.
•Aprovada pelo Arquivo Nacional e pelo Conselho Universitário da
UFPB.

C
I
P
Transferência
Recolhimento
R
e
c
o
l
h
i
m
e
n
t
o
Arranjo /
Descrição Processo de
Classificação
(aplicação da
TTD)
Controle:
-Entrada;
-Saída;
-Eliminação
AVAL
AVAL
• Fase Corrente / Intermediária 
Gestão de Documentos
•Fase Permanente  Manutenção e
Guarda de Documentos
Entendendo o Ciclo de Vida Documental

-
P A R TE VII P R O G R A M A S
P A R A G E R E N C IA M E N TO D E
D O C U M E N TO S
• c a d a s t a r
d o c u m e n t o s
a r m a z e n a d o s n o s
A r q u iv o s
• g e r e n c ia r
in f o r m a ç õ e s d e
t e x t o e d e im a g e n s
• , ,
c r ia r e d it a r d is t r ib u ir
,
in f o r m a ç õ e s v ia r e d e
d is c o m a g n é t ic o o u C d
•a t u a liz a r e c o m p a r t ilh a r
in f o r m a ç õ e s
•d e s e n v o lv e r p e s q u is a
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
A ESCOLHA DA FERRAMENTA
O software deve possibilitar:

P R O G R A M A S P A R A
G E R E N C IA M E N TO D E
D O C U M E N TO S
É um conjunto de procedimentos e operações técnicas
característicos do sistema de gestão de documentos
arquivísticos processado eletronicamente e aplicável em
ambientes eletrônicos digitais ou em ambientes híbridos,
isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo
tempo.
O que é um sistema eletrônico
de gestão de documentos?

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS – GED
DOCUMENTOS – GED
–
O s is t e m a d e G E D n ã o é s ó
.
g e r e n c ia m e n t o d e a r q u iv o s E le
im p le m e n t a c a t e g o r iz a ç ã o d e
,
d o c u m e n t o s t a b e la s d e
,
t e m p o r a lid a d e a ç õ e s d e
O GED é a somatória
das tecnologias e
produtos que objetivam
gerenciar informações -
em forma de voz, texto
ou imagem de maneira
eletrônica.

GED não é só escanear, através da
D ig it a liz a ç ã o
D ig it a liz a ç ã o
Consiste
Consiste :
:
1. Preparação dos documentos
1. Preparação dos documentos
2. Indexação
2. Indexação
3. Digitalização
3. Digitalização
4. Exportação das imagens e índices
4. Exportação das imagens e índices
GERENCIAMENTO
GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
- GED
- GED

G E D X G D E
G E D X G D E
AUTOMATIZADO
MANUAL
Arquivos Eletrônicos
(somente documentos em
meio eletrônico)
Todos os
suportes,
inclusive papel
Gestão Eletrônica de Arquivos
Gestão
Tradicional de
Arquivo
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Gestão de
Documentos
Eletrônicos
GED – Gestão
Eletrônica de
Documentos
(IDEAL)

-
P A R TE VIII N O R M A S E
-
P A R TE VIII N O R M A S E
LE G IS LA Ç Ã O
LE G IS LA Ç Ã O
A R Q U IVÍS TIC A
A R Q U IVÍS TIC A
• ( )
IS A D G – Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística
Serve para elaboração dos isntrumentos de pesquisa
• ( )
IS A A R C P F – Norma Internacional de
Controle de Autoridade para Corporações,
Pessoas e Famílias
N O R M A
S
Serve para elaboração das entrada (cabeçalhos) das
descrições dos isntrumentos de pesquisa

NORMAS E LEGISLAÇÃO
NORMAS E LEGISLAÇÃO
ARQUIVÍSTICA
ARQUIVÍSTICA
LE G IS LA Ç Ã O
• LEI 8.159/1991
• DECRETO 4.553/2000
•LEI 8.264/2005
Âmbito Federal
Âmbito Estadual
 Estes documentos regulam as disposições
sobre arquivo nas esferas federal e estadual

C O N C LU S Ã O
C O N C LU S Ã O
 Reduzir desperdícios, custos de armazenamento e
custos correlatos (de 30 a 40%)
 Reduzir custo de homem/hora na busca da
informação/documento
 Melhorar a imagem das instituição junto aos seus
clientes internos e externos
 Incentivar a participação dos geradores de
informações na busca de melhorias
 Melhorar o ambiente físico e condições de
trabalho.
Q u a l o r e s u lt a d o d o u s o d a
Q u a l o r e s u lt a d o d o u s o d a
?
G e s t ã o d e D o c u m e n t o s ?
G e s t ã o d e D o c u m e n t o s

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