O documento resume um seminário técnico sobre controles internos e o mercado segurador. Apresenta a origem e regulamentação dos controles internos, com destaque para a Circular SUSEP 249/04. Também discute a implantação de um sistema de controles internos nas instituições, incluindo objetivos, atribuições, organograma sugerido e gestão do sistema.

1. Controles Internos e o Mercado Segurador SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004 Singularis Consultores Associados

2. AGENDA Introdução Origem dos Controles Internos Regulação Circular SUSEP 249, de 20 de fevereiro de 2004 Tipos de instituições enquadradas Prazos para implementação Demais normas editadas pela SUSEP

3. AGENDA Implantação de um sistema de Controles Internos Objetivos Atribuições Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos Regulamentação interna da instituição Gestão do sistema de Controles Internos

4. Origem dos Controles Internos

5. Origem dos Controles Internos Necessidade crescente de informações 1949 : 1ª definição/AICPA (Instituto Americano Contadores Públicos): “ O Controle Interno compreende o plano de organização e o conjunto coordenado de métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela administração.” 1958 : AICPA subdivide o sistema de Controles Internos em contábeis (C.I.C.) e administrativos (C.I.A.).

6. Origem dos Controles Internos C.I.C. : “ plano de organização, métodos e procedimentos relacionados ao patrimônio e à fidedignidade dos registros contábeis.” C.I.A. : “ plano de organização, métodos e procedimentos vinculados, à eficiência operacional e à obediência às diretrizes administrativas relacionadas indiretamente com os registros contábeis.”

7. Origem dos Controles Internos Brasil : 1998 : Resolução CMN 2554 “ determina às instituições financeiras, a implantação e a implementação de sistema de Controles Internos voltados para as atividades por elas desempenhadas, seus sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais, devendo estes controles serem efetivos e consistentes com a natureza, complexidade e risco das operações por essas realizadas.”

8. Controles Internos Resolução CMN 2554/98 Circular SUSEP 249/04

9. Importância dos Controles Internos Estrutura de Controles Internos viga mestra para medir o alcance dos objetivos fixados pela organização fonte municiadora de informações necessárias ao processo decisório

10. Regulação

11. Regulação Instituições enquadradas Circular SUSEP 249/2004 Prazo para implementação Demais normas - SUSEP

12. Circular SUSEP 249/04 Objeto implantação e implementação de sistema de Controles Internos para as entidades sob a surpervisão e a regulação da SUSEP

13. Circular SUSEP 249/04 As entidades devem ter Controles Internos para : as atividades desenvolvidas os sistemas de informações financeiras, operacionais e gerenciais o cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis

14. Circular SUSEP 249/04 Responsabilidades objetivas da Diretoria : definir as atividades e o nível de controle para os negócios; estabelecer os mecanismos de controle e seus procedimentos; verficar sistematicamente a adoção e o cumprimento dos procedimentos definidos;

15. Circular SUSEP 249/04 Responsabilidades objetivas da Diretoria : avaliar continuamente os diversos tipos de risco associados às atividades da sociedade ou da entidade; acompanhar e implementar política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente; implantar política de prevenção contra fraudes; e implantar política de susbscrição de riscos.

16. Circular SUSEP 249/04 Responsabilidade subjetiva da Diretoria “ promoção de elevados padrões éticos e de integridade e de cultura organizacional que demonstre e enfatize, a todos os funcionários, a importância dos Controles Internos e o papel de cada um deles no processo.”

17. Circular SUSEP 249/04 Responsabilidade dos Auditores Externos : Relatório sobre a observância do cronograma e outros requisitos estabelecidos pela Circular no. 249/04

18. Tipos de Instituições Enquadradas Entidades Abertas de Previdência Complementar Sociedades Seguradoras Sociedades de Capitalização

19. Prazos para Implementação Até 30/06/2004 - definir: as atividades e o nível de controle para todos os negócios; os objetivos dos mecanismos de controle e seus procedimentos; as responsabilidades dentro da sociedade ou entidade; a segregação das atividades atribuídas aos integrantes da sociedade. ntidade

20. Prazos para Implementação Até 31/12/2004 - definição e disponibilização dos procedimentos pertinentes : verificação sistematica da adoção e do cumprimento dos procedimentos definidos; avaliação contínua dos diversos tipos de riscos associados às atividades; acompanhamento e implementação da política de conformidade de procedimentos, com base na legislação aplicável, revendo-a semestralmente; entidade

21. Prazos para Implementação Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : à política de prevenção contra fraudes; à política de subscrição de riscos; aos meios de monitoramento, de forma a identificar potenciais áreas de conflitos; aos meios de identificação e avaliação dos fatores internos e externos que possam afetar a realização dos objetivos da entidade. entidade

22. Prazos para Implementação Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : ao acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a avaliar se os objetivos estão sendo alcançados, se os limites estabelecidos, as leis e os regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem como assegurar a pronta correção de eventuais desvios; à existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informação mantidos em meio eletrônico ou não .

23. Prazos para implementação Até 31/12/2004 - verificação dos procedimentos pertinentes : à existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o correspondente nível de atuação, o acesso às informações consideradas relevantes para o desempenho de suas tarefas e responsabilidades; à definição dos níveis hierárquicos e das respectivas responsabilidades em relação ao conteúdo das informações. entidade

24. Demais Normas editadas pela SUSEP Minuta de Circular SUSEP que estabelece procedimentos mínimos para a elaboração de relatório sobre a adequação dos CI e descumprimento de dispositivos legais e regulamentares produzidos quando da auditoria das entidades.

25. Implantação de Sistema de Controles Internos Objetivos da implementação Atribuições durante a implantação Sugestão de organograma para sistema de Controles Internos Regulamentação interna da instituição Gestão do sistema de Controles Internos entidade

26. Implantação de SCI - objetivos Proteção dos Ativos obtenção de informação adequada promoção da eficiência operacional estimular obediência e respeito às políticas da administração SCI

27. Implantação de SCI Proteção de ativos – Medidas: segregação de funções; determinação de funções e responsabilidades; rotação de funcionários; carta de fiança; manutenção de contas de controle; seguro; legislação; diminuição de erros e desperdícios; contagens físicas independentes; limites de alçada progressivos.

28. Implantação de SCI Obtenção de informação adequada - Medidas: documentação confiável; conciliação; análise; plano de contas; tempo hábil; equipamento eletrônico.

29. Implantação de SCI Promoção da eficiência – critérios/identificadores : seleção de pessoal; treinamento; plano de carreira; relatórios de desempenho; relatórios de horas trabalhadas; tempos e métodos; custo-padrão; manuais internos; instruções formais.

30. Implantação de SCI Estimular a obediência e o respeito às políticas da administração - Medidas : supervisão; sistema de revisão e aprovação; auditoria interna.

31. SCI e sistema de processamento eletrônico de dados Avaliação - Medidas : sistemas em desenvolvimento; softwares de apoio; custo e produtividade do ambiente de informática; sistemas em produção; planos de contingência; segurança da informação; extração e análise de dados; software de controle de acesso; redes de computadores; telecomunicações.

32. Atribuições durante a implantação

33. Implantação de SCI - Atribuições Diretoria Diretor responsável Auditoria Interna Auditoria Externa

34. SCI - Atribuições Responsabilidade pela implantação dos Controles Internos : Diretoria da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar Art. 2 o – Circular SUSEP 249/04

35. SCI - Atribuições Responsabilidade pelos Controles Internos : Diretor da Sociedade Seguradora/Sociedade de Capitalização ou Entidade Aberta de Previdência Complementar, indicado em assembléia geral, reunião do conselho de administração ou reunião do conselho deliberativo que se seguir à publicação da Circular SUSEP Art. 9 o – Circular SUSEP 249/04

36. SCI - Atribuições Auditoria Interna : acompanhamento sistemático das atividades relacionadas com o sistema de Controles Internos unidade especifica da própria sociedade ou entidade integrante do mesmo conglomerado financeiro ; ou auditoria independente, desde que não seja aquela responsável pela auditoria das demonstrações financeiras; subordinada ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria da sociedade ou entidade.

37. SCI - Atribuições Auditoria Interna - relatórios : periodicidade mínima de 6 meses, devem ser submetidos ao conselho de administração ou, na falta deste, à diretoria, bem como à auditoria externa, seus registros devem ser mantidos à disposição da SUSEP pelo prazo de 5 anos. Devem conter: I - as conclusões dos exames efetuados; II - as recomendações a respeito de eventuais deficiências, com o estabelecimento do respectivo cronograma de saneamento; III - a manifestação dos responsáveis pela áreas onde foram, anteriormente, verificadas as deficiências e indicação das medidas efetivamente adotadas para saná-las.

38. SCI - Atribuições Auditores Externos : Menção específica em seu relatório sobre a observância, pelas entidades, do cronograma da implantação dos controles internos; Auditoria das demonstrações financeiras das entidades.

39. Sugestão de organograma para um sistema de Controles internos

40. SCI - Organograma Conselho de Administração Diretor Geral Diretoria Auditoria Interna Diretor de Controles Internos Comitê de Controles Internos

41. MCI – Manual de Controles Internos (divisão por áreas/departamentos e atribuição de responsabilidade)

42. Regulação interna da instituição

43. Gestão do sistema de Controles Internos

44. Controles Internos Relação Custo x Benefício (Instituição tem que ponderar) valor do risco ou da perda potencial custo do controle respectivo

45. Controles Internos e o Mercado Segurador Elizabeth Garbayo (egarbayo@superig.com.br) Armando Martins (armandojr@openlink.com.br) Luiz Felipe Lins (felipe@prolink.com.br) Singularis Consultores Associados Tel : (021) 9768 0263 / 9969 7007 / 9222 4711 SEMINÁRIO TÉCNICO FUNENSEG Rio de Janeiro, 16 de setembro de 2004