Controlo interno PME

PSZ Breakfast
9.ª edição
www.psz.pt

A relevância do controlo
interno nas PME
Rui Bertuzi da Silva
bertuzi@gmail.com
8 de setembro de 2015

É possível gerir sem controlar?
"A relevância do controlo interno nas PME"

Introdução
• O controlo começa:
– No início da empresa;
– Aumenta com o crescimento;
– Estagna com a maturidade;
– Diminui e……
• Surge o perigo de caminharmos para situações desagradáveis.

Introdução
• É comum associar-se o controlo a:
– Punição;
– Acontecimentos passados;
– Cumprimento da Legislação.

Introdução
• Mas deve ser associado a:
– Prevenção;
– Acontecimentos presentes e futuros;
– Apoiar a gestão e cumprimento da legislação.

Conceito de Controlo Interno
“o controlo interno compreende um plano de organização e
coordenação de todos os métodos e medidas adotadas num
negócio a fim de garantir a salvaguarda de ativos, verificar a
adequação e confiabilidade dos dados contabilísticos,
promover a eficiência operacional e encorajar a adesão às
políticas estabelecidas pela gestão”
Definição datada de 1934 pelo AICPA (The American Institute
of CPAs)

• Conceito muito ligado à auditoria;
• Quando implementado pode prevenir ou diminuir a
ocorrência de erros;
• É um conceito muito ligado à deteção de erros e
fraudes;
• Pode conduzir ao aumento da fiabilidade da
informação financeira.

• Alguns organismos que se preocupam com a
temática do controlo interno:
– Ordem dos Revisores Oficiais de Contas;
– COSO - The Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission ;
– ISACA - The Institute of Internal Auditors Research
Foundation's Systems Auditability and Control

Conceito Controlo Interno
• Componentes do Controlo Interno
Ambiente de Controlo
Avaliação do Risco
Procedimentos de Controlo
Informação e Comunicação
Monitorização

Modelo COSO

Modelo COSO
• Conceito de Controlo Interno segundo o COSO
“Controlo interno é um processo dirigido pela
gestão/administração e outros profissionais da entidade, e
desenvolvido para proporcionar segurança razoável com
respeito à realização dos objetivos relacionados com as
operações, divulgação e conformidade.”;
• Subjacente a esta definição estão alguns conceitos
fundamentais.

Modelo COSO
• O Controlo Interno é:
– Conduzido para atingir objetivos em uma ou mais categorias
(operacional, divulgação e conformidade);
– Um processo que consiste em tarefas e atividades contínuas
(um meio para um fim, não um fim em si mesmo);
– Realizado por pessoas – não se trata simplesmente de um
manual de políticas e procedimentos, sistemas e formulários,
mas diz respeito a pessoas e às ações que elas tomam em cada
nível da organização para realizar o controlo interno.

Modelo COSO
– Capaz de proporcionar segurança razoável - mas
não absoluta, para a estrutura de
gestão/administração de uma entidade;
– Adaptável à estrutura da entidade – flexível na
aplicação para toda a entidade ou para uma
subsidiária, divisão, unidade operacional ou
processo de negócio em particular.

Importância do Sistema de
Controlo Interno
• Um sistema de controlo interno é importante porque
tende a garantir:
– Salvaguardar os ativos;
– Garantir:
• a legalidade e a regularidade das operações;
• que todas as operações foram corretamente autorizadas,
liquidadas, ordenadas, pagas e registadas.

Controlo Interno
• Assegurar a oportunidade, a confiança e a
integridade das informações de gestão;
• Promover a economia e a eficiência das operações
ou atividades da empresa;
• Assegurar que os resultados correspondem aos
objetivos definidos.

Controlo Interno - Princípios
• Os princípios básicos de um sistema de controlo
interno são:
– Segregação de funções;
– Controlo das operações;
– Definição de autoridade e de responsabilidade;
– Pessoal qualificado, competente e responsável; e
– Registo metódico dos factos.

Implementação do controlo
interno Limitações
• O controlo interno não pode, por si só, assegurar o
alcance dos objetivos gerais previamente definidos;
• Mas, um sistema de controlo interno adequado
permite uma segurança razoável na prevenção,
limitação e deteção de erros e irregularidades;
• Por muito completo que seja o sistema de controlo
interno, não pode garantir a integridade e correção
de todos os registos contabilísticos.

• Segregação de funções: pode evitar mas, não é
garantia de que possa existir alguma cumplicidade
entre funcionários. Este problema da segregação de
funções nem sempre é possível ser implementado
principalmente em pequenas entidades;
• Utilização dos poderes de autorização de forma
abusiva ou arbitrária.

• A degradação das competências dos recursos
humanos, por razões internas e externas, mesmo
que exista cuidado na sua seleção e na formação;
• No que respeita à direção da organização esta pode
por vezes tentar contornar o sistema de controlo
interno, ou até devido a falta de motivação não o
melhore ou não o implemente.

• O controlo interno nem sempre prevê
situações pouco usuais;
• Deve ter-se sempre em conta a relação
custo/benefício na implementação de
determinado procedimento de controlo
interno.

interno Fatores de Risco
Riscos de Envolvente Riscos Operacionais

• Riscos de Envolvente
– Sujeitas à legalidade;
– Pressuposto da continuidade;
– Objetivo: obtenção de lucros.

• Riscos Operacionais
– Sujeitas a práticas contabilísticas de acordo com a sua
atividade e dimensão;
– Contabilidade de custos não totalmente implementada ou
inexistente;
– Fornecem/produzem bens ou prestam serviços sujeitos a
concorrência;
– Dependem do seu rendimento para obterem financiamento.

Ciclos de controlo interno
• Meios Financeiros Líquidos
• Compras
• Dívidas a pagar
• Inventários
• Ativos Fixos Tangíveis
• Recursos Humanos
• Vendas
• Dívidas a receber

Principais fatores de risco e erros ou omissões
– Movimentos de tesouraria omissos;
– Falta/excesso de disponibilidades;
– Controlo de fundos de maneio e de caixa inadequado;
– Informação sobre recebimentos, pagamentos e saldos de
tesouraria não identificados.
Meios Financeiros Líquidos

– Custos mal classificados, não reconhecidos ou registados
por valores incorretos;
– Excesso de compras de stock que se poderão tornar
inutilizáveis ou obsoletas (prazo de validade);
– Compras de existências e contratação de serviços, não
autorizados.
Compras e dívidas a pagar

– Instalações de armazenagem inadequadas;
– Receção e despacho não controlados física e
qualitativamente;
– Abate de produtos efetuado através de
procedimentos inadequados.
Inventários

– Adições e vendas de ativos fixos tangíveis não
registadas ou registadas por valores errados;
– Alterações na atividade que provoquem
desvalorização dos ativos;
– Atribuição de vida útil inadequada ao bem.
Ativos Fixos Tangíveis

– Controlo de assiduidade inadequado;
– Controlo e autorização de trabalho suplementar inadequado;
– Introdução das alterações mensais (faltas, horas extra,
remunerações não regulares) de forma errada no programa
informático de processamento das remunerações.
Recursos Humanos

– Informação insuficiente ou incorreta sobre os clientes;
– Ajustamentos à faturação não aprovados;
– Gestão inadequada de saldos de clientes.
Vendas e dívidas a receber

Muito obrigado pela vossa atenção.
Rui Bertuzi da Silva
bertuzi@gmail.com
8 de setembro de 2015

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