O documento descreve o funcionamento e uso correto do interfone na portaria. Deve-se comunicar qualquer anormalidade no interfone imediatamente e mantê-lo em perfeitas condições. Ao atender o telefone, cumprimente o cliente educadamente e escute atentamente suas necessidades. Mantenha conversas profissionais e não divulgue informações sem autorização.

1. Interfone
O interfone é depois do porteiro o principal elemento da portaria e sua finalidade é reduzir a distância
entre a portaria/recepção e qualquer outro ponto existente na área que tenha um aparelho instalado e
oferece um contato direto e imediato. Seu funcionamento necessita estar em perfeitas condições e
qualquer anormalidade deve ser comunicada de imediato ao responsável pela manutenção e assim evitar
inconvenientes com o aparelho fora de operação.
Atenção: Atenda ao telefone sempre antes dele tocar pela segunda vez.
Ao atender coloque um sorriso na voz, sem exagero é claro!
Palavras de tratamento pessoal como: “meu bem”, “querido”, não devem jamais ser usadas.

2. Corrija seus vícios de pronúncia e não desligue o telefone na face do cliente, espere o cliente desligar
primeiro;
Evite gracejos, para não se tornar ridículo, evite deixar o cliente esperando na linha e procure deixar seu
ramal sempre desocupado.
O telefone da empresa deve ser usado apenas a serviço, bem como os assuntos ali tratados devem ser de
cunho profissional e não pessoal.
Tenha o mesmo cuidado que em sua casa com o aparelho que lhe foi confiado pela empresa.
Num atendimento, fale Claro e Pausadamente, permitindo que o interlocutor entenda perfeitamente a
mensagem. Ex: Condomínio “Ana Paula”, Fulano, Bom dia!
Chame seu interlocutor sempre pelo nome e Saiba escutar, interessando-se pelo que ouve e estimulando a
troca de opiniões. Isto se chama empatia, muito importante no dia a dia do profissional de recepção e
portaria.
Evite crítica e também elogios persistentes às virtudes de pessoas ausentes. Não divulgue qualquer
informação sobre a empresa, sua pessoa ou funcionário sem a respectiva autorização e desde que o
solicitante esteja plenamente identificado.
Não confie na memória! Anote todos os recados e direcione a pessoa que precisa recebê-lo o mais rápido
possível.
MÓDULO 013