O documento apresenta uma solução de Gestão Arquivística de Documentos usando o software Alfresco. Apresenta a empresa Infused Solutions, especializada em soluções de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo, e parceira da Alfresco. Resume os principais conceitos e funcionalidades de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) e como o Alfresco pode implementá-lo.

1. Gestão Arquivística de Documentos
usando Alfresco
Paula Ferreira Cavalcanti
Gerente de Negócios
Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br

2. Infused Solutions
A Infused Solutions é uma empresa de consultoria em
tecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de
Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management).
Consultores especialistas em:
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos
• Gerenciamento de Conteúdo Web
•Records Management
• Portal
• Colaboração
Parceiro Gold da Alfresco
Atuando nos Estados Unidos e Brasil

3. Alfresco
● Fundada em 2005
● 115+ funcionários e crescendo
● Foco em ECM com visão open source comercial
● Equipe de gerenciamento experiente
● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum
● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects
● Forte momento no mercado
● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia
● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade

4. Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010
• 28 e 29 de Setembro – São Paulo
ECM Show (ecmshow.com.br)
• Gerenciando Projetos usando
Webinars Alfresco - Outubro
Livro em • Alfresco 3 – Guia Prático para
Usuários, Administradores e
Português Programadores

5. O que é um documento arquivístico?
É um documento produzido e/ou recebido por
uma pessoa física ou jurídica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o
suporte, e dotado de organicidade.
Documento Arquivístico Digital
• Produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional
Documento Arquivístivo Convencional
• Produzido, tramitado e armazenado em formato não
digital

6. Conceitos Importantes
e-ARQ
• Especificação de requisitos que estabelece um conjunto de
condições a serem cumpridas pela organização produtora/receptora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo próprios
documentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,
assim como seu acesso.
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística
de Documentos
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software em particular, um
determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.

7. GED x SIGAD
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada,
enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou
seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do
SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo
de vida dos documento.
GED SIGAD

8. Requisitos arquivísticos SIGAD
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico
como uma unidade complexa
Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos
Integração entre documentos digitais e convencionais
Foco na manutenção da autenticidade dos documentos
Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos
Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação
Gestão de preservação de documentos

9. Instalando o Site de Records Management

10. Criando o Site de Records Management

11. Controle de Acesso
Para ter acesso ao Console de
Gerenciamento do RM é preciso estar
no Grupo de RM Admin

12. Perfis do RM

13. Console Admin RM

14. Plano de Classificação
Plano de
Classificação
Séries Financeiro RH
Categorias Governança Gerenciamento de
Despesas de Capital Saúde e Segurança
Financeira Performance
Plano de
Políticas e Controle Acidentes e
Procedimentos
Desenvolvimento
Orçamentário Investigações
Individual
Relatórios Políticas e Avaliações dos
Pastas Financeiros Procedimentos Funcionários
Inspeções e Revisões

15. Painel do Site de RM

16. Criando o Plano de Classificação - Série

17. Criando o Plano de Classificação - Categoria

18. Criando o Plano de Classificação – Pasta

19. Tabela de Temporalidade
A tabela de temporalidade é adicionada no nível da Categoria.

20. Tabela de Temporalidade

21. Incluindo os passos para Descarte

22. Finalizando a Tabela de Temporalidade

23. Tabela Temporalidade – Outro exemplo
Corte após o Final do Ano Financeiro
ou Após Final da Auditoria
Transferir após 1 mês
Evento
Período de Tempo

24. Adicionar um novo evento

25. Adicionar um novo evento

26. Adicionar novo local para Transferência

27. Usando o novo Evento

28. Utilizando os novos locais de transferência

29. Arquivar um Documento Eletrônico

30. Arquivar Documento Não Eletrônico

31. Declarando como Registro

32. Visualizando o Registro

33. Desfazer o Declarar como Registro

34. Movendo um documento para o Site de RM

35. Criando um relacionamento entre Registros

36. Auditoria

37. Auditoria – Por Registro

38. Auditoria – Relatório

39. Auditoria – Relatório
Atualização de Metadados
Logins e Falhas no Login
Registros Arquivado
Registro Declarados

40. Perguntas e Respostas

41. Links Úteis
•Twitter: http://www.twitter.com/infusedbr
• Blog: ECMBrasil http://ecmbrasil.blogspot.com
•Infused Solutions: http://www.infusedsolutions.com.br (11)3957-1328
•Treinamento Oficial Alfresco:
http://www.infusedsolutions.com.br/pt/calendario.html
•Alfresco 3.2 Download: http://www.alfresco.com/try
•Alfresco em 1 hora: http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoemumaHora
•Alfresco Share:
http://webinars.alfresco.com/forms/AlfrescoShareinPortuguese
•Alfresco 3.2: http://bit.ly/bcVbjX
•Fórum : http://forums.alfresco.com/br e http://forums.alfresco.com/pt

42. Obrigada por sua participação
Paula Ferreira Cavalcanti
Gerente de Negócios
Brasil e América Latina
Telefone: 55 (11) 3957-1328
Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br