Alfresco Day Warsaw 2016: Advancing the Flow of Digital Business
Gestao arquivistica de documentos usando alfresco infused solutions
1. Gestão Arquivística de Documentos
usando Alfresco
Paula Ferreira Cavalcanti
Gerente de Negócios
Telefone: 55 (11) 3957-1328 Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br
2. Infused Solutions
A Infused Solutions é uma empresa de consultoria em
tecnologia especializada em soluções de Gerenciamento de
Conteúdo Corporativo (Enterprise Content Management).
Consultores especialistas em:
• Gerenciamento Eletrônico de Documentos
• Gerenciamento de Conteúdo Web
•Records Management
• Portal
• Colaboração
Parceiro Gold da Alfresco
Atuando nos Estados Unidos e Brasil
3. Alfresco
● Fundada em 2005
● 115+ funcionários e crescendo
● Foco em ECM com visão open source comercial
● Equipe de gerenciamento experiente
● John Newton, CTO & Co-fundador – Fundador da Documentum
● John Powell, CEO & Co-fundador - COO da Business Objects
● Forte momento no mercado
● 800+ clientes -- bancos, governo, mídia
● 1.6+ milhões downloads, 100,000 membros da comunidade
4. Eventos Infused/Alfresco no Brasil em 2010
• 28 e 29 de Setembro – São Paulo
ECM Show (ecmshow.com.br)
• Gerenciando Projetos usando
Webinars Alfresco - Outubro
Livro em • Alfresco 3 – Guia Prático para
Usuários, Administradores e
Português Programadores
5. O que é um documento arquivístico?
É um documento produzido e/ou recebido por
uma pessoa física ou jurídica, no decorrer
das suas atividades, qualquer que seja o
suporte, e dotado de organicidade.
Documento Arquivístico Digital
• Produzido, tramitado e armazenado por sistema
computacional
Documento Arquivístivo Convencional
• Produzido, tramitado e armazenado em formato não
digital
6. Conceitos Importantes
e-ARQ
• Especificação de requisitos que estabelece um conjunto de
condições a serem cumpridas pela organização produtora/receptora
de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelo próprios
documentos a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade,
assim como seu acesso.
SIGAD – Sistema Informatizado de Gestão Arquivística
de Documentos
• Conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do
sistema de gestão arquivística de documentos, processado por
computador. Pode compreender um software em particular, um
determinado número de softwares integrados, adquiridos ou
desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses.
7. GED x SIGAD
Um GED trata os documentos de maneira compartimentada,
enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou
seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as
atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do
SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo
de vida dos documento.
GED SIGAD
8. Requisitos arquivísticos SIGAD
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de documentos arquivísticos
Captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico
como uma unidade complexa
Gestão de documentos a partir do Plano de Classificação para manter a relação orgânica entre os documentos.
Implementação de metadados associados aos documentos para descrever os contextos desses mesmo documentos
Integração entre documentos digitais e convencionais
Foco na manutenção da autenticidade dos documentos
Avaliação e seleção de documentos para recolhimento e preservação daqueles considerados de valor permanente
Aplicação de tabela de temporalidade e destinação de documentos
Transferência e o recolhimento dos documentos por meio de uma função de exportação
Gestão de preservação de documentos
14. Plano de Classificação
Plano de
Classificação
Séries Financeiro RH
Categorias Governança Gerenciamento de
Despesas de Capital Saúde e Segurança
Financeira Performance
Plano de
Políticas e Controle Acidentes e
Procedimentos
Desenvolvimento
Orçamentário Investigações
Individual
Relatórios Políticas e Avaliações dos
Pastas Financeiros Procedimentos Funcionários
Inspeções e Revisões
42. Obrigada por sua participação
Paula Ferreira Cavalcanti
Gerente de Negócios
Brasil e América Latina
Telefone: 55 (11) 3957-1328
Email: pcavalcanti@infusedsolutions.com.br