O documento discute problemas com processos e métodos de trabalho obsoletos em organizações e propõe o Gerenciamento Eletrônico de Documentos como uma ferramenta para melhorar a gestão da informação e documentos, promovendo a integração tecnológica e a otimização de processos.

1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de
Documentos como aliado na melhoria
contínua de processos.

2. Introdução

3. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Problemas com a formação
Falta Motivação
Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação

4. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Excesso de tarefas
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento
com o cliente.

5. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Métodos alternativos
de Trabalho braçal
Bando de Dados
Gestão do Conhecimento,
X
Informação e Documento.
Banco de Dados
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos

6. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Ausência de Integração
Tecnológica Tecnologia sem
Metodologia fica Tecnologia distante da
comprometida realidade do usuário
Linguagem a ser
Decifrada.

7. Levantamento
&
Diagnóstico

8. Gerimos Informações e Conhecimento para...
Entrevista
Questionário
Documentos
Organizacionais

9. Análise Integrada de Processos com Informação
Hardware + Software + Peopleware

10. Projeto Informacional

11. Gestão de Projeto - PMI

12. Processo
Informacional

13. BPM - Processos vs Eventos de Negócio
“Uma série de passos repetíveis
adotados por uma organização para
produzir um resultado desejável.”

14. Empresa = Coleção de Processos

15. Redesenho do Processo Informacional

16. Gestão de Acervo

17. Matriz Classificação do Documental
VOCÁBULARIO CATEGORIA
CONTROLADO
ESPÉCIE
THESAURUS
TÍTULO
TEMA
TEXTO AXIOMAS
RELAÇÕES
TAXONOMIA
CONCEITOS
DOCUMENTO
INFORMAÇÃO SINONIMOS
CONHECIMENTO
TERMOS

18. Matriz Temporal
Mídia &
Suporte
TTL Legal
Atualização
TAD
TMS
Responsabilidade
Validação
TVD TRD
Matriz de Utilidade Documental
Tecnologia + Metodologia

19. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

20. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.

21. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
 CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
 ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
 Bancen – Instituições Financeiras.
 Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
 Empresas de capital estrangeiro

22. Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim
Acervo Ativo
=
Atividades
E
Acervo Passivo
=
Arquivo

23. Gestão Documental – Fim da Duplicidade
ORIGINAL ORIGINAL
COMERCIAL CLIENTE
ORIGINAL
FINANCEIRO CÓPIA
JURÍDICO
CONTABILIDADE CÓPIA
CÓPIA DIRETORIA AUDITORIA CÓPIA
ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos
como resultado o caos!
23

24. Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
Bando de Dados Banco de Dados
1 m linear
40 cm
duplicidade
Contempla:
Diversas fases do ciclo vital da informação.
Múltiplas operações da cadeia arquivística.
GED sem Organização é Ilusão!

25. Alguns
Produtos Entregues

26. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220
/ Imagem

27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome
anos Período
CC Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome
_MEDICO anos Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor
anos CNPJ
CC Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome
RIODO anos Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per CRM
man Empregado
ente Período

28. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos

29. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)

30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Indexadores
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo:
indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.

31. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Termo de abertura:
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA
ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO
EXPURGO
[nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
documento]

32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de encerramento:
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Nome: Nome:
UNO: UNO

33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

36. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA
INFORMAÇÕES :
todeska@planetarium.com.br
todeskabadke@gmail.com
www.arquivar.com.br
www.unilogos.org.br

37. OBRIGADO!
romoaldo-unilogos@gmx.net
rzacarias@unilogos.org.br
rzacariaspn@gmail.com
rzacariatec@hotmail.com
Skype: romoaldo.zacarias
Em memória de
Rubens Zacarias