O documento fornece 10 dicas para trabalhar menos e produzir mais: ter uma agenda, dividir o dia em blocos de atividades importantes, emergenciais e circunstanciais, ter um grande objetivo diário, estipular prazos para tarefas, organizar e-mails em pastas, reservar tempo para imprevistos, compartilhar responsabilidades, fazer intervalos, organizar o ambiente de trabalho, e saber dizer não.

1. 10 DICAS PARA VOCÊ TRABALHAR MENOS E PRODUZIR MAIS
1) Tenha uma agenda
Parece simples, mas ter o costume de utilizar uma agenda ou um calendário pode otimizar, e
muito, o seu dia a dia. Seja de papel ou eletrônica, a agenda vai tirar do seu cérebro a
responsabilidade de armazenar todas as atividades que você precisa realizar. “Quando você
anota uma coisa em algum lugar, você se foca na sua tarefa do dia e não no que você tem
que fazer amanhã”, conta Jaqueline.
2) Divida o seu dia em blocos
Por uma semana, anote o tempo que você leva para fazer todas as atividades do seu
trabalho. Depois, divida estas atividades em três blocos: as que realmente são importantes e
trazem resultados, as que são emergenciais, ou seja, atividades que surgiram durante o dia e
precisaram ser resolvidas naquele momento, e as circunstanciais, que são as tarefas que não
trazem resultados muito relevantes, como olhar e-mails, organizar o escritório e atender o
telefone. No final, verifique se não está gastando tempo demais fazendo coisas que não vão
lhe trazer nenhum resultado. Para o especialista Júlio Amorim, da consultoria Great Group, o
ideal é que o profissional gaste, pelo menos, 60% do tempo dela fazendo as atividades do
primeiro grupo, que são as mais relevantes. Em seguida, as atividades emergenciais e, por
último, as circunstanciais.
3) Tenha um grande objetivo para o dia
Ao chegar no escritório, priorize uma grande atividade para dedicar mais tempo, seja um
grande projeto no qual está trabalhando ou a apresentação de uma reunião importante no dia
seguinte. "Não faça uma lista de cinco ou de sete objetivos. Tudo o que você fizer a mais que
o objetivo principal é lucro. O que acontece é que as pessoas colocam várias metas e não
conseguem atingir tudo, depois ficam frustradas", ressalta Burd.
4) Estipule um prazo para todas as tarefas
Toda atividade precisa de um bom planejamento para ser executada de maneira assertiva e
sem tomar mais tempo que o necessário. Desta maneira, a primeira coisa que se deve fazer
antes de começar a trabalhar em cima de uma tarefa é estipular um prazo para que ela
acabe. Quando o profissional inicia uma atividade sem um prazo para terminar ele está mais
suscetível a se dispersar com outras demandas que surgirem durante o processo. Para
Amorim, é imprescindível que o funcionário negocie com o líder o horário ou data de entrega
de um projeto que ele tenha lhe passado, pois sem este limite o profissional corre o risco de
levar mais tempo que o desejado pelo seu chefe.

2. 5) Organize o seu e-mail em pastas
Em alguns casos, o profissional recebe dezenas e até centenas de e-mails durante um único
dia de trabalho, facilitando a dispersão e a perda de tempo com uma atividade que, a
princípio, parece simples. Segundo Daniel Burd, o recomendável é que a pessoa crie quatro
pastas em seu sistema de e-mails, para melhorar o uso da ferramenta.
Pasta 1 (Aguardando resposta) - Coloque nesta pasta os e-mails que você mandou para
alguém e ainda está aguardando o retorno. Pelo menos uma vez por semana entre nesta
pasta e exclua os e-mail que você já obteve resposta.
Pasta 2 (Ações não urgentes) - Nesta pasta, deixe os e-mails que você pretende responder,
mas que não são tão urgentes, como um documento que você precisa ler ou uma demanda
que pode ser respondida na próxima semana.
Pasta 3 (Arquivo) - Deixe nesta pasta os e-mails que não demandam nenhuma ação, que já
foram respondidos e que você deseja guardar apenas para uma futura pesquisa e referência.
Pasta 4 (Caixa de Entrada) - Nesta pasta, a mais importante, você deve deixar apenas os e-
mails que precisam ser respondidos à curto prazo.
6) Reserve um tempo do dia para o imprevisto
Antes de criar o hábito de organizar o tempo que dedicará do seu dia de trabalho para cada
atividade, lembre-se que nem tudo está sob o seu controle e que imprevistos acontecem.
Uma reunião pode demorar mais do que o agendado anteriormente, uma negociação com um
cliente pode ser mais trabalhosa do que o imaginado ou, simplesmente, uma queda de
energia pode interromper o seu trabalho por alguns minutos. Segundo o especialista em
produtividade e administração de tempo Christian Barbosa, o ideal é que o profissional
reserve de duas a três horas do dia para as atividades não planejadas. “Dessa forma, você
terá um dia com atividades importantes e, quando eventuais urgências aparecem, entrarão
em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho. Quanto
mais você se planejar, menos urgências você terá e as situações fora da programação serão
menos frequentes”, diz ele.
7) Compartilhe as responsabilidades
Alguns profissionais têm dificuldade de atender a tantos pedidos de seus líderes por
dependerem da ação de terceiros para concluírem suas tarefas. Quando estas pessoas se
atrasam, o profissional acaba passando horas a mais no escritório para conseguir entregar
tudo no tempo estipulado pelo seu chefe. Para evitar que isto aconteça, o diálogo é a melhor
solução. Além de deixar claro para as outras pessoas qual é o seu próprio prazo, crie, em
conjunto com elas, um limite para que cada uma entregue o que precisa a tempo de você

3. finalizar o projeto. Dessa forma, todos estarão comprometidos e você não se sobrecarrega
minutos antes da entrega.
8) Reserve um tempo para não fazer nada
Isso mesmo. Para obter uma melhor produtividade dentro do ambiente profissional não é
preciso ficar horas seguidas em frente ao computador, atendendo o telefone e respondendo
e-mails. Pelo contrário, quando fazemos isso, forçamos o nosso cérebro a trabalhar
intensamente e o nosso raciocínio começa a ficar confuso. De acordo com Jaqueline, o tempo
ocioso colabora para uma melhor concentração do profissional quando ele sentar e voltar a
trabalhar. Faça intervalos de dez minutos a cada hora para conversar com colegas, comer
alguma coisa e descansar.
9) Organize o seu ambiente de trabalho
Segundo Christian Barbosa, “ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade”. Isto
não significa que o profissional precisa ser metódico e compulsivo por uma mesa ou gaveta
organizada. Na verdade, se mesmo não reservando um espaço específico para cada tipo de
documento você consegue encontrar o que precisa sem perder tempo, ótimo. O problema se
cria quando o ambiente está tão desorganizado que a pessoa gasta mais de meia hora
vasculhando o escritório para encontrar uma pasta. No entanto, Barbosa lembra que não é
preciso organizar tudo em um dia, pois provavelmente você irá se cansar e desistirá. Reserve
um tempo de cada dia para organizar as gavetas, depois em outro dia para organizar as
pastas e assim por diante.
10) Saiba dizer não
Sabe aquele pedido que o seu chefe faz para ser entregue daqui meia hora e que você sabe
que levará pelo menos duas horas? Pois então, é esse o momento em que você precisa
admitir que não conseguirá concluir a tarefa no tempo estipulado e que precisará de mais
tempo ou de ajuda. Sem deixar isso claro para o seu líder, ele entenderá que você concorda
em entregar o que lhe foi pedido no prazo que ele lhe passou. Desta maneira, ou você vai
fazer um trabalho ruim, ou vai ultrapassar o prazo e deixar que seu chefe interprete o seu
atraso de uma maneira equivocada. "Você precisa admitir que o tempo é limitado e que a sua
capacidade é limitada. A chave do sucesso não é você fazer mais coisas do que consegue. As
pessoas têm dificuldade de admitir que não conseguem. Essa é a maior barreira para
conseguir produzir mais em menos tempo”, aponta Jaqueline Weigel.
Jaqueline Weigel, sócia-fundadora da Weigel Coaching.
Daniel Burd, da Call Daniel.
Júlio Amorim, sócio-fundador do Great Group.