Este documento fornece dicas para preparar e conduzir reuniões virtuais de forma eficaz. Sugere clarificar o objetivo da reunião, enviar convites antecipadamente com detalhes de acesso, e preparar apresentações e agendas. Durante a reunião, recomenda manter o foco no objetivo, encorajar participação ativa, e usar técnicas como resumos e cronómetros para manter o envolvimento.

1. ENERGIZE AS SUAS
REUNIÕES
VIRTUAIS

2. •
•
•
•
•
•
•
Copyright © 2012 Dale Carnegie & Associates, Inc. All rights reserved. energize_virtual_meeting_071612
Para saber mais visite www.dalecarnegie.pt
•
•
Clarifique o propósito da reunião (linha de assunto)
Crie uma sala de reunão (link), esclareça que a sala
Envie os convites por email, fornecendo o
link, a duração e detalhes sobre como
aceder
Antecipe e prepara-se para possíveis questões
e resistências
•
está preparada, os slides (diapositivos) estão
preparados, actividades planeadas
• Prepare/distribua/desenvolva em conjunto a
agenda da reunião
Abra a reunião (espaço online) cedo para estar
preparado
ESTRATÉGIAS PARA LIDERAR REUNIÕES
CONSIDERAÇÕES PRÉ-REUNIÕES
Comece com inspiração
Peça a um voluntário para tomar notas e
mantenha-se focado no propósito da reunião
Abrar com o propósito da reunião e o tempo
disponível
pratique as competências de escuta
Designe acções para uma pessoa ou para uma
equipa; assegure a responsabilização clarificando
o que é esperado de cada um e datas limite
Suporte diferentes opiniões e soluções com
evidências
Demonstre respeite pelas opiniões dos outros
e discorde de forma assertiva e utilizando
evidências
• Faça perguntas e mostre apreço por todos os
contributos; expresse as suas ideias em
último lugar
• Faça resumos frequentes da reunião
Liste assuntos importantes que devem
ser discutidos noutra altura
• Inicie e termine a reunião no horário
•
• Evite interromper quem estiver a falar
•
•
•
•
•
DICAS TÉCNICAS
•
•
• Esclareça os assuntos chave e objectivos
• Encoraje um ambiente aberto e informal
• Encoraje a participação de todos
• Discusta apenas um assunto de cada vez e
As regras de execução das reuniões de
negócio mudaram! Online ou virtuais, este
tipo de reuniões estão-se a tornar as
preferidas. As reuniões virtuais reduzem os
custos, poupam tempo, permitem com
facilidade reunir com pessoas
geograficamente dispersas e são
convenientes para todos os participantes.
Mas também nos trazem novos desafios.
Para utilizar com eficácia a tecnologia
virtual temos de desenvolver novas
competências e técnicas de planeamento.
O guia da Dale Carnegie "Energize as suas
reuniões virtuais" fornece todas as
ferramentas para preparar e conduzir
reuniões virtuais.
ENERGIZE AS SUAS
REUNIÕES VIRTUAIS
Aprenda sobre a sua ferramenta de
reuniões online: clique em tudo!
Forneça detalhes técnicos cuidados
aos participantes atempadamento
Prepare documentação digital e partilhe ou envie
antecipamente aos participantes
Escute os sinais de aborrecimento e desatenção
dos participantes; mude a acção
• Inicie e termine a reunião no horário
• Utilize um cronómetro para as actividade
•
Mantenha as pessoas a "utilizarem as
ferramentas" e a contribuirem activamente
Altere o layout da sala virtual; crie movimento
utilizando novos visuais (diapositivos...)
Faça o inesperado;adicione um site de partilha,
uma pergunta, ou uma qualquer actividade
• Encoraje o uso de web cams