O documento discute a importância de se utilizar indicadores e informações gerenciais para otimizar o processo de matrículas em escolas. É sugerido que as escolas realizem reuniões anuais para projetar metas, vagas e turmas com base em dados históricos sobre matrículas, evasão, taxas de ocupação e outros indicadores. O uso contínuo desses dados pode ajudar a melhorar os resultados das escolas.

2. Aperfeiçoamento
do
processo
de
gestão
das
matrículas
Uso
de
indicadores
e
informações
gerenciais
para
o2mização
das
vagas
e
melhoria
dos
resultados
Psicóloga
Cloá
Steffen

3. Intenção
Ajudar
os
gestores
educacionais
a
entender
a
matrícula
em
uma
escola
como
algo
que
não
acontece
por
acaso,
mas
que
é
conquistado
através
da
determinação
estratégica
e
planejada
de
seus
recursos,
para
a
busca
de
resultados.

4. • Anualmente
as
escolas
perdem
de
10
a
20
%
de
seus
alunos,
o
que
significa
que
será
preciso
conquistar
(captar)
novamente
a
mesma
quanAdade
de
alunos
que
saiu
e
mais
os
formandos
para
garanAr
o
mesmo
nível
de
receita.
• E
conseguir
tamanha
proeza
além
de
ser
caro
será
cada
vez
mais
diEcil
em
função
do
menor
número
de
crianças
que
nascem
versus
a
grande
concorrência.

5. Quais
são
as
metas
de
matrículas
da
sua
escola
para
2015?
• Crescimento
do
número
de
alunos?
• Manutenção
do
número
atual?
• Declínio
do
número
atual
e
consequentemente
ajustes?

6. Qual
a
importância
do
número
de
alunos
no
resultado
da
escola?
Quem
lida
com
o
orçamento
de
uma
escola
parAcular
sabe
a
sensibilidade
que
o
número
de
alunos
tem
sobre
o
resultado.
Escolas
parAculares
são,
sem
exceção,
organizações
muito
alavancadas
operacionalmente.
Isso
significa
que
sua
composição
de
custos
tem
um
peso
muito
maior
dos
elementos
fixos
do
que
dos
variáveis.

7. Custos
• Ganhos
de
alunos,
em
geral,
não
vêm
acompanhados
de
aumento
proporcional
nos
custos.
As
escolas
costumam
preencher
a
ociosidade
de
suas
salas
de
aula.
Esse
é
o
lado
bom
da
história.
• O
lado
ruim
se
manifesta
quando
ocorre
o
inverso.
Quando
as
escolas
perdem
alunos,
têm
grande
dificuldade
em
reduzir
custos.
Muitas
vezes
a
perda
não
ocasiona
redução
do
número
de
salas
–
a
escola
simplesmente
vê
aumentada
a
ociosidade
por
sala.

8. Podemos
projetar
o
número
de
alunos?
Por
uma
contradição
que
foge
à
vontade
das
escolas,
o
indicador
mais
sensível
é
justamente
um
dos
poucos
que
pode
ficar
fora
de
seu
controle
direto.
Uma
escola
pode
fixar
com
precisão
sua
verba
de
publicidade
para
um
ano...
Pode
definir
qual
será
seu
percentual
de
bolsas
e
fazer
com
que
seja
cumprido...
...
será
que
podemos
es2mar
o
número
de
alunos
para
o
próximo
ano?

9. Reunião
sobre
as
matrículas
2015
Projeção
das
vagas
e
turmas
• Quem
vocês
convocariam
para
a
reunião
sobre
o
processo
de
matrículas
da
escola?
JusAficar?
• Que
informações
vocês
levariam
para
esta
reunião
e
que
nos
ajudariam
a
projetar
as
vagas
e
turmas?

10. O
uso
de
indicadores
na
gestão
do
processo
de
matrículas
e
rematrículas
“Se
você
não
mensura,
você
não
sabe
se
está
indo
para
frente,
para
trás
ou
para
lugar
nenhum”.
Aubrey
Daniels,
1984

11. Informações
e
Indicadores
para
análise
longitudinal
e
prospec2va
das
matrículas
Análise
e
prospecção
Mapa
de
turmas
atualizado*
%
de
captação
de
alunos
novos
(por
ano
e
por
série)
-­‐
Nº
de
alunos
novos*
Número
total
de
matriculados
(por
ano
e
por
série)*
%
de
perda
por
ano
(
Nº
de
evasão
+
cancelamentos
durante
o
ano
e
não
renovação
da
matrícula
no
final)*
%
de
transferências
por
ano/
por
série
%
de
reprovação*
Índice
de
saAsfação
dos
pais,
alunos,
professores
e
funcionários
com
a
escola*
Inadimplência
nas
turmas
(no
ano)
Possíveis
reprovações
nas
turmas
(no
ano)
*Informações
que
necessitam
de
uma
base
de
dados
compara5vos
de
no
mínimo
3
anos
,
na
mesma
data,
no
ano
anterior

12. Informações
e
Indicadores
para
análise
longitudinal
e
prospec2va
das
matrículas
*Informações
que
necessitam
de
uma
base
de
dados
compara5vos
de
no
mínimo
3
anos
,
na
mesma
data,
no
ano
anterior
Análise
e
prospecção
Média
de
alunos
por
turma
(Base
histórica)*
Definição
do
nº
de
vagas
por
nível
de
ensino
Nº
vagas
disponíveis
Taxa
Ocupação
(%)
Taxa
de
ociosidade
por
turmas
%
de
ociosidade
de
acordo
com
a
estrutura
do
colégio

13. E
mais...
Informações
de
mercado
sobre
ofertas
de
bolsas,
Nº
de
alunos
da
cidade
por
nível
de
ensino,
por
escola
Fechamento
ou
abertura
de
colégios,
preços
Diferenciais
da
InsAtuição

14. Evolução
do
número
de
alunos
2009 2010 2011
2012 2013
Ed.
Inf.
1º
a
5º
6º
ao
9º
E.Médio
TOTAL
%
crescimento

15. Aspectos
parametrizadores
do
número
de
alunos
por
sala
A
Lei
de
Diretrizes
e
Bases
da
Educação
(LDB)
não
especifica
o
número
exato
de
alunos
por
turma.
Cada
rede
de
ensino
organiza
as
salas
conforme
a
demanda,
porém
respeitando
o
espaço
Esico
e
capacidade.
Observar:
• Metragem
da
sala
de
aula
(Resolução
SE
Nº
86/2008
no
estabelecimento
do
número
de
alunos
por
sala
de
aula,
deverá
ser
observado
o
índice
de
metragem
de
1,20
m2
por
aluno
em
carteira
individual,
de
acordo
com
o
estabelecido
no
Decreto
Nº
12.342/1978,
correspondendo,
no
mínimo,
a
1,00
m2
por
aluno,
conforme
o
previsto
pela
Resolução
da
Secretaria
da
Saúde
Nº
493/1994

16. Série
2010 2011 2012 2013
Nº
turmas
Nº
alunos Média
Nº
turmas
Nº
alunos Média
Nº
turmas
Nº
alunos Média
Nº
turmas
Nº
alunos Média
Berçário
Nível 1
Nível 2
Nível 3
E.I
1º ANO
2º ANO
3º ANO
4º ANO
5º ANO
6ºANO
7º ANO
8ºANO
E.F
1ª série
2ª série
3ª série
E.M
TOTAL

17. %
de
ociosidade
N
º
de
vagas
ofertadas
Nº
de
vagas
preenchidas
2011
%
2012
%
2013
%
2014
%
2015
%
EDUCAÇÃO
INFANTIL
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
1ª
FASE
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
2ª
FASE
ENSINO
MÉDIO
Total
Meta
:
Diminuir
as
vagas
ociosas
das
turmas
ofertadas
de
.....
para
....
em
2015

18. Nº
de
alunos
captados
por
ano
Fórmula
%
de
captação:
Nº
de
alunos
novos
captados/
total
de
alunos

19. Análise
dos
dados
do
processo
de
matrícula
2013/2014
Nível
de
Ensino
Nº
de
visitantes
Matriculas
novas
efe2vadas
%
de
efe2vação
%
de
não
efe2vação
Mo2vos
de
não
efe2vação
EDUCAÇÃO
INFANTIL
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
1ª
FASE
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
2ª
FASE
ENSINO
MÉDIO
TOTAL

20. %
de
efe2vação
da
matrícula
N
º
de
Inscrições/
visitantes/
interessados
Nº
de
alunos
matriculados
2011
%
2012
%
2013
%
2014
%
2015
%
EDUCAÇÃO
INFANTIL
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
1ª
FASE
ENSINO
FUNDAMENTAL
–
2ª
FASE
ENSINO
MÉDIO
Total
Meta:
Aumentar
o
percentual
de
efe2vação
de
matricula
de
.....em
2014
para....em
2015

21. %
de
ociosidade
De
acordo
com
a
projeção
Projeção1
Projeção2
Total
de
vagas
no
colégio
Total
de
vagas
oferecidas
Preenchidas
Total
de
vagas
ociosas
%
de
ociosidade
sobre
o
da
capacidade
de
alunos/turmas

22. Projeção
de
alunos
e
turmas
Estudo
de
caso-­‐
Simulação

23. Número
de
alunos
por
turma
Número
médio
encontrado
nas
escola/RS
Creche/classe
bebê
(0
a
2
anos)
–
até
10
alunos
por
professor
com
assistência
de
auxiliar
Nível
1
(3
anos)
–
até
15
alunos
por
professor
Nível
2
(4
anos)
–
até
20
alunos
por
professor
Nível
3
(5
anos)
–
até
20
alunos
por
professor
1º
ano
Fundamental
–
25
alunos
2ª
ano
Fundamental
–
25-­‐30
alunos
3º
ao
5º
ano
(anos
iniciais)
Ensino
Fundamental
–
30
-­‐35
alunos
6º
ao
9º
ano
(anos
finais)
Ensino
Fundamental
–
35-­‐
40
alunos
1ª
a
3ª
série
Ensino
Médio
–
40-­‐45
alunos
O
que
diz
a
Lei
Complementar
Estadual/SC
nº
170/1998
O
número
de
alunos
por
sala
de
aula
deve
possibilitar
adequada
comunicação
e
aproveitamento,
obedecendo
a
critérios
pedagógicos
e
níveis
de
ensino,
da
seguinte
forma:
a)
na
educação
infanAl,
até
quatro
anos,
máximo
de
15
crianças,
com
atenção
especial
a
menor
número,
nos
dois
primeiros
anos
de
vida.
Até
os
seis
anos,
máximo
de
25
crianças;
b)
no
ensino
fundamental,
máximo
de
30
crianças
até
a
quarta
série
ou
ciclos
iniciais
e
de
35
alunos
nas
demais
séries
ou
ciclos;
c)
no
ensino
médio,
máximo
de
40
alunos.

24. A2vidades
a
serem
implementadas,
sistema2zadas
e
acompanhadas
no
processo
Transferências
+Evasão
/
Rematrículas
• Acompanhamento
da
saAsfação
dos
alunos
desde
o
começo
do
ano;
• Geração
de
relatórios
formais
e
centralizados
sobre
os
moAvos
de
desligamento
dos
alunos;
• Realizar
pesquisas
para
idenAficar
as
causas
que
levam
os
alunos
a
saírem
do
Colégio;
• Fazer
pesquisa
de
saAsfação
periodicamente;
• Acompanhamento
individual
com
as
famílias
indecisas
antes
do
final
de
outubro;
• relatório
diário
ou
semanal
sobre
número
de
rematrículas.
Captação-­‐
Alunos
novos
• Levantamento
diário
ou
semanal
dos
indicadores
do
nº
de
telefonemas,
visitas
e
entrevistas.
• Levantamento
dos
indicadores
de
conversão
de
visita
em
matrícula
.
(%
de
conversão
de
visitas
em
matrícula).
• Acompanhamento
diário
ou
semanal
do
número
de
matrículas
novas.(%
de
matrículas
novas)

25. Sugestão
de
ações
1. Estabelecer
um
fluxograma
(etapas,
pessoas,
fluxo,
registros,
reuniões
de
acompanhamento,
etc)
2. Programar
agenda
e
pessoas
suficiente
para
a
o
processo
matrícula
3. Programar
um
horário
mais
estendido
para
o
atendimento
4. Fazer
treinamento
da
equipe
de
matrícula
para
o
atendimento
e
fluxo
do
processo
5. Antecipar
a
análise
das
bolsas
de
estudos
e
definir
os
critérios
de
distribuição
de
acordo
com
a
projeção
das
turmas
e
orçamento
6.
Estabelecer
prazo
para
dar
retorno
aos
pais
7. Aperfeiçoar
o
monitoramento
e
registro
do
processo

26. Anexos

27. Organização
do
processo
1. Custos
da
escola
para
o
próximo
ano;
2. Quais
áreas
da
escola
em
que
é
preciso
cortar
custos
e/ou
invesAr
oAmizando
os
recursos;
3. Aumento
dos
salários
dos
professores?
previsão
de
aumento
da
folha
e
inserção
de
novos
projetos
pedagógicos
que
gerem
custos;
4. Índice
de
inflação;
5. Aumento
que
terá
que
ser
praAcado
nas
mensalidades
de
2015;
6. Nº
de
bolsas
ou
descontos
que
será
praAcado
em
2015;
7. Campanha
de
matrícula
de
2015
para
ser
lançada
em
agosto;
8. Novo
contrato
de
prestação
de
serviço;
9. Circular
que
divulgará
o
início
e
os
procedimentos
de
matrícula
de
2015
e
os
novos
valores
das
anuidades;

28. Aperfeiçoar
o
monitoramento
e
registro
do
processo
• Fazer
a
sistemaAzação
da
estaysAca
de
captação
passo
a
passo
é
muito
importante
para
que
possa
ter
noção
de
onde
invesAr.
O
invesAmento
deve
incidir
no
local
onde
reside
o
problema.
• Se
a
escola
esAver
atraindo
poucas
visitas,
o
invesAmento
deve
ser
na
comunicação
externa.
Nessa
hora,
um
bom
assessor
de
comunicação,
de
preferência
especializado
em
escolas,
pode
fazer
a
diferença.
• Se,
por
outro
lado,
a
escola
atrai
muitas
visitas,
mas
converte
poucas
em
matrículas,
o
invesAmento
deve
ser
sobre
o
tratamento
(atendimento)
oferecido
ao
pai
visitante.
Nem
sempre
a
linguagem
uAlizada
é
a
mais
adequada,
mesmo
que
o
conteúdo
esteja
correto.
• Nesse
momento,
pesquisas
rápidas
com
famílias
que
visitaram
a
escola
e
não
ficaram
podem
ser
fonte
de
ricas
informações
sobre
como
aprimorar
o
atendimento.

29. Recomendações
• Criar
uma
área
de
gestão
de
matrícula
ou
reordenar
áreas
já
existentes
que
atuam
no
processo
para
viabilizar
a
implementação
do
gerenciamento
de
matrícula
através
da
integração
de
programas,
políAcas,
práAcas
e
planejamento
na
busca
de
uma
melhor
combinação
de
alunos
matriculados.
• Envolver
a
gestão
intermediária,
professores
e
colaboradores
como
agentes
de
fidelização
e
captação
para
que
assumam
maiores
responsabilidades
para
maximizar
o
número
de
alunos
matriculados
na
Escola.
• Criação,
monitoramento
e
análise
de
indicadores
de
desempenho
das
ações
do
processo
de
matricula.

30. Cuide
bem
das
pessoas!
• Elas
são
e
serão
importantes,
o
grande
diferencial,
principalmente
na
Educação,
que
é
um
serviço,
um
bem
não
tangível.
• Serviços
precisam
ser
executados
um
dia
após
o
outro
e
sua
qualidade
dependerá
sempre
do
alinhamento,
mo2vação,
humor
e
competência
de
toda
a
equipe.
• Serviços
estão
ancorados
nas
pessoas
da
escola
[direção,
corpo
docente
e
funcionários],
elas
são
a
parte
mais
visível
daquilo
que
a
insAtuição
está
efeAvamente
oferecendo
para
os
alunos
e
suas
famílias.
30