Oficina de GED ECM BPM 2010 MG 17 e 18 de junho Belo Horizonte - Minas Gerais Local: Universidade Pitágoras Assunto: Temporalidade / Prazo Prescricional do Documento

1. GED
2010
Camada Pré GED
Gestão Arquivística - Tratamento Documental
Ciclo de Vida Documental
Classificação e Temporalidade
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010

2. Matriz de Classificação Documental
Tipo ou Espécie
Documental
é analisada
a exaustão
quanto a função
no processo.
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3. Matriz de Classificação Documental
Segundo a Estrutura Organizacional:
Administrativo – Técnico – Produção
– Normativo
- Mercadológico - Histórico
Segundo o Workflow:
Segundo o Formato:
Estruturado – Não estruturado
Analógico - Digital
Segundo a Indexação:
Gênero - Espécie Segundo o Fluxo de Armazenamento:
Corrente – Intermediário – Permanente
Operacional – Setorial – Inativo
Ativo - Inativo
Segundo a Funcionalidade:
Comunicação - Registro
Segundo a Atualização:
Segundo a Escala Organizacional: Hardware - Software
Operacional – Tático - Estratégico
Segundo a Legislação:
Legal - Validação
Segundo o Atendimento:
Venda - Pós venda
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4. Matriz de Classificação Documental
Histórico Estratégico
Fotográfico
Documentos Pessoais
Legal
Operacional
Digital Auditoria
Lixo
Engenharia / Técnico GED 2010

5. Matriz Temporal
HW &
SW
TTL Legal
Atualização
TAD
TMS
Responsabilidade
Validação
TVD TRD
Matriz de Utilidade Documental
Tecnologia + Metodologia GED 2010

6. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
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7. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc.
GED 2010

8. Tabela de Temporalidade - Aplicação
Para elaborar e aplicar a Temporalidade Documental,
não podemos esquecer:
Verificação de processos na justiça;
Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação:
 CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc;
 ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc;
 Bancen – Instituições Financeiras.
 Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc.
 Empresas de capital estrangeiro
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9. Tabela de Temporalidade - Aplicação
A TABELA DE UTILIDADE DOCUMENTAL Age
sobre o acervo documental evitando seu
crescimento desordenado e principalmente
ERROS NO DESCARTE
Observação: quando do prazo para descarte,
retornar a área produtora da informação para
verificar se os documentos podem ser eliminados
e colher assinatura para descarte.
CONSULTAR A ASSESSORIA JURIDICA
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10. Gestão Documental – Fim da Duplicidade
ORIGINAL ORIGINAL
COMERCIAL CLIENTE
ORIGINAL
FINANCEIRO CÓPIA
JURÍDICO
CONTABILIDADE CÓPIA
CÓPIA DIRETORIA AUDITORIA CÓPIA
ACERVO REGISTRADO EM MÉDIA 6 (SEIS) VEZES
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça
temos GED 2010
como resultado o caos!

11. Tabela de Temporalidade - Expurgo
Vídeo Borboleta!
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Área de Descarte = Porta da Esperança!

12. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
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13. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220
/ Imagem
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14. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome
anos Período
CC Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome
_MEDICO anos Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor
anos CNPJ
CC Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome
RIODO anos Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per CRM
man Empregado
ente
GED
Período
2010

15. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
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16. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
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17. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Campos Indexadores
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo:
indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
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18. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Abertura:
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA
ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO
EXPURGO
[nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
documento]
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19. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Encerramento:
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Nome: Nome:
UNO: UNO
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20. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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21. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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22. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
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23. Fluxo da Informação – Information Flow = Solution Flow
Formada por duas camadas informacionais:
Soluções Aplicadas
Produtos Resultado
ao Processo Documental
Gestão Documental –
Ciclo de Vida Documental
Gestão Documental
Classificadores.
Processo (BPM) integrado
do GED / ECM
Diagnóstico + Matriz
do Projeto Informacional
Levantamento Preliminar
de Dados
Atividade / informação
Desmaterização
Menos Volume
Controle das entradas
Cenário
Métricas
Plano de trabalho
GED - Microfilme
Work Flow
Matriz utilidade
Relatório
Proposta
GED 2010

24. Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Painel Prático – Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
Digitalização Microfilmagem Guarda
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
Terceirizada
Gestão Documental – Classificadores. CDI
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Levantamento Preliminar de Dados GED 2010

25. GED 2010