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GED
          2010




  Inovação & Criatividade
        Conclusão
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
                                           12
Nossa razão de existir - Agradecimentos




                                    Problemas com a formação
                                      Falta Motivação

 Métodos obsoletos de trabalho
  Inércia Organizacional
     Arquivo o depósito de papéis
       Ausência de integração – Atividade x Informação
                                                         GED 2010
Nossa razão de existir - Agradecimentos




    Excesso de tarefas
                           Luta contra o tempo
                                                 Ferramentas inadequadas


 Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
                         Baixa auto-estima
         Foco na produção em detrimento ao relacionamento
                           com o cliente.
                                                                  GED 2010
Nossa razão de existir - Agradecimentos




    Métodos alternativos
            de                     Trabalho braçal
                                                       Bando de Dados
  Gestão do Conhecimento,
                                                             X
  Informação e Documento.
                                                       Banco de Dados

 Busca da informação comprometendo a produtividade:

    Projetos +              Processos + Produtos + Relacionamentos


                                                                    GED 2010
Nossa razão de existir - Agradecimentos




  Ausência de Integração
       Tecnológica         Tecnologia sem
                           Metodologia fica   Tecnologia distante da
                            comprometida       realidade do usuário




                           Linguagem a ser
                              Decifrada.



                                                               GED 2010
Somos Provedores de Solução!

  Quando gerimos Informações e
         Conhecimento!




                               GED 2010
Gerimos Informações e Conhecimento para...
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!


                                             Vídeo




                                             GED 2010
Gerimos Informações e Conhecimento para...
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!




                Usava-se ficha telefônica.




                                             GED 2010
Gerimos Informações e Conhecimento para...

Para consolidarmos a posição de mercado!




              Vídeo


                                             GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:




     GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
                                                     Painel Prático – Soluções Aplicadas
                                                          do Processo Documental

Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
                                                 Digitalização   Microfilmagem       Guarda

    Processo (BPM) integrado do GED / ECM
                                                                                   Terceirizada

  Gestão Documental – Classificadores.                                                CDI


 Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional


       Levantamento Preliminar de Dados                                              GED 2010
Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:

    Soluções Aplicadas
                              Produtos                                                                               Resultado
  ao Processo Documental

   Gestão Documental –
 Ciclo de Vida Documental

   Gestão Documental
    Classificadores.

 Processo (BPM) integrado
      do GED / ECM

  Diagnóstico + Matriz
 do Projeto Informacional

 Levantamento Preliminar
        de Dados




                                                                                                                                                           Atividade / informação
                                                                                                   Desmaterização

                                                                                                                    Menos Volume
                                                                                                                                   Controle das entradas




                                                                                                                                                                                     Cenário
                                                                                                                                                                                    Métricas
                                         Plano de trabalho



                                                                                GED - Microfilme
                            Work Flow

                                                             Matriz utilidade
                             Relatório
                             Proposta




                                                                                                                                                                                      GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos




      CDI / Diretório
      /Sub diretório    CDI   1 ABR 2009   A1     220
        / Imagem



                                                         GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

Tabela de Temporalidade
                                                           MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
Silva & Silva S.A              CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade



                                  Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho

                                                                  NATUREZA DOCUMENTAL                        TAXONOMIA
      TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
                                                                                                        CVD        INDEX

TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO         PV     TA    CN    FN    AD    FT   H   B    TD      INDEXADOR


ATENDIMENTO       DO SERVIÇO             MÉDICO                                                         11     Nome
                                                                                                        anos   Período
                                                                                                        CC     Setor / Área
 RELATORIO          MENSAL          DE_ATENDIMENTO                                                      02     Nome
                                        _MEDICO                                                         anos   Período
                                                                                                               Setor / Área
NOTA_FISCAL       DE_SERVIÇO             MEDICO                                                         11     Fornecedor
                                                                                                        anos   CNPJ
                                                                                                        CC     Valor
 RELATORIO     DE_EXAMES_DO_PE                                                                          02     Nome
                    RIODO                                                                               anos   Período
                                                                                                               Setor / Área
   EXAME            MÉDICO                                                                              Per    CRM
                                                                                                        man    Empregado
                                                                                                        ente
                                                                                                                    GED
                                                                                                               Período
                                                                                                                              2010
Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
              Solicitação
                                  Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
                                                     Remessa de Documento
                                                   Empréstimo de Documento
             Autorização
                                                     Expurgo de Documento
             Visualização
                                                           Documento

Modulo GED
               Cadastro
                             Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
                                                    Remessa de Documento
                                                  Empréstimo de Documento
              Execução
                                                   Tabela de Temporalidade
                                                    Expurgo de Documento
             Visualizações
                                                    Expurgo de Documento
                Gestão
                                   Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
                                                 Visualização dos Documentos
                                                                                                   GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

   Espécie documental inclusão ou exclusão

             Todo documento pertence a uma espécie documental.
            Toda espécie documental possui campos indexadores.
   O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
                os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
    “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
                           segundo o seguinte modelo:

                  SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
    ITEM                         ESPÉCIE DOCUMENTAL
     ( A)                                  (B)




                                                                         GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Campos Indexadores

 Os campos indexadores se dividem em dois grupos:

                    Universais                                           Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da      Toda Espécie Documental possui campos indexadores
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos          específicos. Como exemplificado abaixo:
indexadores universais:                               Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
      Nome:              [Espécie documental]         CNPJ             [Indexadores específicos]
  Data / Período:                dd/mm/aa             Valor

  Responsável:      [Nome do setor / profissional
                    Silva e Silva S.A]
     Origem:              “Gerador da Espécie
                    Documental”, quando for interno
                     Silva e Silva S.A será o mesmo
                            que responsável.




                                                                                                   GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

  Termo de Expurgo
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[nome        do    __/__/__   ( ) Sim ( ) Não    __/__/__
documento]


                                                                               GED 2010
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental


                         Encerramento:
         Encerramos o termo de expurgo com assinatura
         dos responsáveis:



 Nome:                            Nome:
 UNO:                             UNO




                                                            GED 2010
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GED / ECM = Tecnologia & Inovação
Eu sou do tempo que!

Voz sobre IP
Gritar sob uma árvore!

    Se eu tive remédio!


       Com você será mais fácil!



                                   GED 2010
OBRIGADO!
       Inté!
Oficina de GED 2010 SP
08 de Outubro de 2010




               romoaldo-unilogos@gmx.net    Em memória de
                rzacarias@unilogos.org.br   Rubens Zacarias
                  rzacariaspn@gmail.com
                 rzacariatec@hotmail.com    Governador Valadares MG
                                                 Panorama SP
                 Skype: romoaldo.zacarias
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Oficina de GED ECM BPM MG Conclusão

  • 1. GED 2010 Inovação & Criatividade Conclusão Instrutor: Romoaldo Zacarias Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010 12
  • 2. Nossa razão de existir - Agradecimentos Problemas com a formação Falta Motivação Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação GED 2010
  • 3. Nossa razão de existir - Agradecimentos Excesso de tarefas Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente. GED 2010
  • 4. Nossa razão de existir - Agradecimentos Métodos alternativos de Trabalho braçal Bando de Dados Gestão do Conhecimento, X Informação e Documento. Banco de Dados Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos GED 2010
  • 5. Nossa razão de existir - Agradecimentos Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica Tecnologia distante da comprometida realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada. GED 2010
  • 6. Somos Provedores de Solução! Quando gerimos Informações e Conhecimento! GED 2010
  • 7. Gerimos Informações e Conhecimento para... Para acompanharmos a velocidade das mudanças! Vídeo GED 2010
  • 8. Gerimos Informações e Conhecimento para... Para acompanharmos a velocidade das mudanças! Usava-se ficha telefônica. GED 2010
  • 9. Gerimos Informações e Conhecimento para... Para consolidarmos a posição de mercado! Vídeo GED 2010
  • 10. Fluxo da Informação – Information Flow Formada por duas camadas informacionais: GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos Painel Prático – Soluções Aplicadas do Processo Documental Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Digitalização Microfilmagem Guarda Processo (BPM) integrado do GED / ECM Terceirizada Gestão Documental – Classificadores. CDI Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional Levantamento Preliminar de Dados GED 2010
  • 11. Fluxo da Informação – Information Flow Formada por duas camadas informacionais: Soluções Aplicadas Produtos Resultado ao Processo Documental Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental Gestão Documental Classificadores. Processo (BPM) integrado do GED / ECM Diagnóstico + Matriz do Projeto Informacional Levantamento Preliminar de Dados Atividade / informação Desmaterização Menos Volume Controle das entradas Cenário Métricas Plano de trabalho GED - Microfilme Work Flow Matriz utilidade Relatório Proposta GED 2010
  • 12. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220 / Imagem GED 2010
  • 13. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL CVD INDEX TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome anos Período CC Setor / Área RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome _MEDICO anos Período Setor / Área NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor anos CNPJ CC Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome RIODO anos Período Setor / Área EXAME MÉDICO Per CRM man Empregado ente GED Período 2010
  • 14. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicitação Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Autorização Expurgo de Documento Visualização Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários) Remessa de Documento Empréstimo de Documento Execução Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualizações Expurgo de Documento Gestão Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualização dos Documentos GED 2010
  • 15. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B) GED 2010
  • 16. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Campos Indexadores Os campos indexadores se dividem em dois grupos: Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo: indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável. GED 2010
  • 17. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Abertura: Os documentos relacionados neste documento denominado “Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO EXPURGO [nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__ documento] GED 2010
  • 18. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramento: Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Nome: Nome: UNO: UNO GED 2010
  • 19. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
  • 20. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
  • 21. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI GED 2010
  • 22. GED / ECM = Tecnologia & Inovação Eu sou do tempo que! Voz sobre IP Gritar sob uma árvore! Se eu tive remédio! Com você será mais fácil! GED 2010
  • 23. OBRIGADO! Inté! Oficina de GED 2010 SP 08 de Outubro de 2010 romoaldo-unilogos@gmx.net Em memória de rzacarias@unilogos.org.br Rubens Zacarias rzacariaspn@gmail.com rzacariatec@hotmail.com Governador Valadares MG Panorama SP Skype: romoaldo.zacarias GED 2010