Oficina de GED ECM BPM 2010 MG 17 e 18 de junho Auditório: Universidade Pitágoras

1. GED
2010
Inovação & Criatividade
Conclusão
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
12

2. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Problemas com a formação
Falta Motivação
Métodos obsoletos de trabalho
Inércia Organizacional
Arquivo o depósito de papéis
Ausência de integração – Atividade x Informação
GED 2010

3. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Excesso de tarefas
Luta contra o tempo
Ferramentas inadequadas
Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)
Baixa auto-estima
Foco na produção em detrimento ao relacionamento
com o cliente.
GED 2010

4. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Métodos alternativos
de Trabalho braçal
Bando de Dados
Gestão do Conhecimento,
X
Informação e Documento.
Banco de Dados
Busca da informação comprometendo a produtividade:
Projetos + Processos + Produtos + Relacionamentos
GED 2010

5. Nossa razão de existir - Agradecimentos
Ausência de Integração
Tecnológica Tecnologia sem
Metodologia fica Tecnologia distante da
comprometida realidade do usuário
Linguagem a ser
Decifrada.
GED 2010

6. Somos Provedores de Solução!
Quando gerimos Informações e
Conhecimento!
GED 2010

7. Gerimos Informações e Conhecimento para...
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!
Vídeo
GED 2010

8. Gerimos Informações e Conhecimento para...
Para acompanharmos a velocidade das mudanças!
Usava-se ficha telefônica.
GED 2010

9. Gerimos Informações e Conhecimento para...
Para consolidarmos a posição de mercado!
Vídeo
GED 2010

10. Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:
GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Painel Prático – Soluções Aplicadas
do Processo Documental
Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental
Digitalização Microfilmagem Guarda
Processo (BPM) integrado do GED / ECM
Terceirizada
Gestão Documental – Classificadores. CDI
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Levantamento Preliminar de Dados GED 2010

11. Fluxo da Informação – Information Flow
Formada por duas camadas informacionais:
Soluções Aplicadas
Produtos Resultado
ao Processo Documental
Gestão Documental –
Ciclo de Vida Documental
Gestão Documental
Classificadores.
Processo (BPM) integrado
do GED / ECM
Diagnóstico + Matriz
do Projeto Informacional
Levantamento Preliminar
de Dados
Atividade / informação
Desmaterização
Menos Volume
Controle das entradas
Cenário
Métricas
Plano de trabalho
GED - Microfilme
Work Flow
Matriz utilidade
Relatório
Proposta
GED 2010

12. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
CDI / Diretório
/Sub diretório CDI 1 ABR 2009 A1 220
/ Imagem
GED 2010

13. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos
Tabela de Temporalidade
MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO
Silva & Silva S.A CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade
Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho
NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA
TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL
CVD INDEX
TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR
ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11 Nome
anos Período
CC Setor / Área
RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO 02 Nome
_MEDICO anos Período
Setor / Área
NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11 Fornecedor
anos CNPJ
CC Valor
RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE 02 Nome
RIODO anos Período
Setor / Área
EXAME MÉDICO Per CRM
man Empregado
ente
GED
Período
2010

14. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED
Modulo GED
Solicitação
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Autorização
Expurgo de Documento
Visualização
Documento
Modulo GED
Cadastro
Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)
Remessa de Documento
Empréstimo de Documento
Execução
Tabela de Temporalidade
Expurgo de Documento
Visualizações
Expurgo de Documento
Gestão
Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)
Visualização dos Documentos
GED 2010

15. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Espécie documental inclusão ou exclusão
Todo documento pertence a uma espécie documental.
Toda espécie documental possui campos indexadores.
O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,
os respectivos campos indexadores da mesma.
O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário
“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,
segundo o seguinte modelo:
SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA
ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL
( A) (B)
GED 2010

16. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Campos Indexadores
Os campos indexadores se dividem em dois grupos:
Universais Específicos
Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Toda Espécie Documental possui campos indexadores
Silva e Silva S.A possui os seguintes campos específicos. Como exemplificado abaixo:
indexadores universais: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.
Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]
Data / Período: dd/mm/aa Valor
Responsável: [Nome do setor / profissional
Silva e Silva S.A]
Origem: “Gerador da Espécie
Documental”, quando for interno
Silva e Silva S.A será o mesmo
que responsável.
GED 2010

17. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Termo de Expurgo
Abertura:
Os documentos relacionados neste documento denominado
“Termo de Expurgo Documental”
estão com o ciclo de vida prescrito.
E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na
“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.
Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.
Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados
novamente para descarte.
DOCUMENTO DATA DE CONFIRMA NOVA DATA JUSTIFICATIVA PARA NOVA
ESPURGO EXPURGO PARA DATA DE EXPURGO
EXPURGO
[nome do __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
documento]
GED 2010

18. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental
Encerramento:
Encerramos o termo de expurgo com assinatura
dos responsáveis:
Nome: Nome:
UNO: UNO
GED 2010

19. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010

20. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010

21. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
GED 2010

22. GED / ECM = Tecnologia & Inovação
Eu sou do tempo que!
Voz sobre IP
Gritar sob uma árvore!
Se eu tive remédio!
Com você será mais fácil!
GED 2010

23. OBRIGADO!
Inté!
Oficina de GED 2010 SP
08 de Outubro de 2010
romoaldo-unilogos@gmx.net Em memória de
rzacarias@unilogos.org.br Rubens Zacarias
rzacariaspn@gmail.com
rzacariatec@hotmail.com Governador Valadares MG
Panorama SP
Skype: romoaldo.zacarias
GED 2010