O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em  Organização e Sistema e Métodos,  Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ...
Introdução
Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Inf...
Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em...
Métodos alternativos de  Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Busca da informação comprometendo a produtividade...
Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica  comprometida Tecnologia distante da  realidade do usuá...
Levantamento  & Diagnóstico
Gerimos Informações e Conhecimento para...  Entrevista Questionário Documentos Organizacionais
Análise Integrada de Processos com Informação  Hardware + Software + Peopleware
Projeto Informacional
Gestão de Projeto - PMI
Processo Informacional
“ Uma série de passos repetíveis  adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.” BPM - Processos vs E...
Empresa = Coleção de Processos
Redesenho do Processo Informacional
Gestão de Acervo
Matriz Classificação do Documental TERMOS SINONIMOS CONCEITOS TAXONOMIA RELAÇÕES  AXIOMAS TEXTO TEMA TÍTULO THESAURUS VOCÁ...
Legal Atualização Validação Responsabilidade TMS Mídia &  Suporte Matriz Temporal TTL TVD TVD TRD TRD TAD Matriz de Utilid...
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer:  <ul><li>Verificação de processos na justiça; </li></ul><ul><li>Verif...
Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gestão ...
Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! Gestão Documental – Fim da Duplicidade
Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm  duplicidade Contempla: Diversas  fases  do ciclo vital da informação. Múlt...
Alguns Produtos Entregues
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220
Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN Á LISE ...
Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicita ç ão Cadastramentos  (Esp é cie Documental  –  Campo ...
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento p...
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Os campos indexadores se dividem em dois grupos: <ul><ul...
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste docume...
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramos o termo de expurgo com assinatura  dos respon...
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : [email_address] [email_address] www.arquivar.co...
OBRIGADO! [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias Em memória de Rubens Za...
Próximos SlideShares
Carregando em…5
×

Ged ecm aliado na melhoria de processos

1.958 visualizações

Publicada em

GED / ECM integrado ao Processo / BPM e Projeto

Publicada em: Educação, Tecnologia, Negócios
0 comentários
0 gostaram
Estatísticas
Notas
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Sem downloads
Visualizações
Visualizações totais
1.958
No SlideShare
0
A partir de incorporações
0
Número de incorporações
8
Ações
Compartilhamentos
0
Downloads
70
Comentários
0
Gostaram
0
Incorporações 0
Nenhuma incorporação

Nenhuma nota no slide

Ged ecm aliado na melhoria de processos

  1. 1. O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos como aliado na melhoria contínua de processos.
  2. 2. Bacharel em Ciências Contábeis, Analista em Organização e Sistema e Métodos, Especialista em BPM (Processos), GED, CRM, ERP, Bacharelando em Ciências Jurídicas – Direito, Especialista em Gestão do Conhecimento e Informação e Documento com formação em instituições como Fundação Álvares Penteado – SP e FGV – RJ e FAESA - ES. Prêmios: Profissional do Ano 1998 CENADEM, Best Choice Lótus / IBM – Brasil 1998, 1999, 2000 e 2001 e Finalista do Best Choice 2002 – Orlando USA – Categoria Knowledged Management. Principal Projeto 2008 / 2009 Gestão Documental da Fiat Services – Divisão Grupo Fiat. [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias
  3. 3. Introdução
  4. 4. Métodos obsoletos de trabalho Inércia Organizacional Arquivo o depósito de papéis Ausência de integração – Atividade x Informação Falta Motivação Problemas com a formação Nossa razão de existir - Agradecimentos
  5. 5. Excesso de tarefas Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade) Baixa auto-estima Foco na produção em detrimento ao relacionamento com o cliente. Luta contra o tempo Ferramentas inadequadas Nossa razão de existir - Agradecimentos
  6. 6. Métodos alternativos de Gestão do Conhecimento, Informação e Documento. Busca da informação comprometendo a produtividade: Projetos Trabalho braçal Bando de Dados X Banco de Dados Processos Produtos Relacionamentos Nossa razão de existir - Agradecimentos + + +
  7. 7. Ausência de Integração Tecnológica Tecnologia sem Metodologia fica comprometida Tecnologia distante da realidade do usuário Linguagem a ser Decifrada. Nossa razão de existir - Agradecimentos
  8. 8. Levantamento & Diagnóstico
  9. 9. Gerimos Informações e Conhecimento para... Entrevista Questionário Documentos Organizacionais
  10. 10. Análise Integrada de Processos com Informação Hardware + Software + Peopleware
  11. 11. Projeto Informacional
  12. 12. Gestão de Projeto - PMI
  13. 13. Processo Informacional
  14. 14. “ Uma série de passos repetíveis adotados por uma organização para produzir um resultado desejável.” BPM - Processos vs Eventos de Negócio
  15. 15. Empresa = Coleção de Processos
  16. 16. Redesenho do Processo Informacional
  17. 17. Gestão de Acervo
  18. 18. Matriz Classificação do Documental TERMOS SINONIMOS CONCEITOS TAXONOMIA RELAÇÕES AXIOMAS TEXTO TEMA TÍTULO THESAURUS VOCÁBULARIO CONTROLADO ESPÉCIE DOCUMENTO CATEGORIA INFORMAÇÃO CONHECIMENTO
  19. 19. Legal Atualização Validação Responsabilidade TMS Mídia & Suporte Matriz Temporal TTL TVD TVD TRD TRD TAD Matriz de Utilidade Documental Tecnologia + Metodologia
  20. 20. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  21. 21. Fontes – Jurisprudência, sumulas etc. Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  22. 22. Para elaborar e aplicar a TTD, não podemos esquecer: <ul><li>Verificação de processos na justiça; </li></ul><ul><li>Verificação junto a Entidades de Classe e Regulamentação: </li></ul><ul><ul><li>CRM – Medicina; CREA – Engenharia, CRC – Contabilidade etc; </li></ul></ul><ul><ul><li>ANVISA – Medicamento, Anatel – Telefonia, Aneel – Energia etc; </li></ul></ul><ul><ul><li>Bancen – Instituições Financeiras. </li></ul></ul><ul><ul><li>Educação – Órgãos Educacionais, Municipais etc. </li></ul></ul><ul><ul><li>Empresas de capital estrangeiro </li></ul></ul>Construindo a Matriz de Utilidade Documental - MUD
  23. 23. Tratamento integral do fluxo informacional – Do inicio ao fim Acervo Ativo = Atividades Acervo Passivo = Arquivo E Gestão Documental – Ciclo de Tratamento Documental
  24. 24. Quando automatizamos ou legalizamos a bagunça temos como resultado o caos! Gestão Documental – Fim da Duplicidade
  25. 25. Bando de Dados Banco de Dados 1 m linear 40 cm duplicidade Contempla: Diversas fases do ciclo vital da informação. Múltiplas operações da cadeia arquivística. GED sem Organização é Ilusão! Gestão Documental – Resultado - Estruturação do Acervo
  26. 26. Alguns Produtos Entregues
  27. 27. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos CDI / Diretório /Sub diretório / Imagem CDI 1 ABR 2009 A1 220
  28. 28. Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos Tabela de Temporalidade Silva & Silva S.A MATRIZ DE AN Á LISE DO ACERVO CLASSIFICA Ç ÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabul á rio controlado - Thesaurus - Temporalidade Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA CVD INDEX TIPO / ESP É CIE DOCUMENTAL / VOCABUL Á RIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR ATENDIMENTO DO SERVI Ç O M É DICO 11 anos CC Nome Per í odo Setor / Á rea RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO_MEDICO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea NOTA_FISCAL DE_SERVI Ç O MEDICO 11 anos CC Fornecedor CNPJ Valor RELATORIO DE_EXAMES_DO_PERIODO 02 anos Nome Per í odo Setor / Á rea EXAME M É DICO Permanente CRM Empregado Per í odo
  29. 29. Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED Modulo GED Solicita ç ão Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Autoriza ç ão Expurgo de Documento Visualiza ç ão Documento Modulo GED Cadastro Cadastramentos (Esp é cie Documental – Campo de Indexa ç ão - Usu á rios) Remessa de Documento Empr é stimo de Documento Execu ç ão Tabela de Temporalidade Expurgo de Documento Visualiza ç ões Expurgo de Documento Gestão Localiza ç ão F í sica do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa) Visualiza ç ão dos Documentos
  30. 30. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Espécie documental inclusão ou exclusão Todo documento pertence a uma espécie documental. Toda espécie documental possui campos indexadores. O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e, os respectivos campos indexadores da mesma. O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário “ Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”, segundo o seguinte modelo: FICHA DE CADASTRO DE ACERVO - FCA ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL ( A) (B)
  31. 31. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Os campos indexadores se dividem em dois grupos: <ul><ul><ul><ul><li>Indexadores </li></ul></ul></ul></ul>Universais Específicos Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da Silva e Silva S.A possui os seguintes campos indexadores universais: Toda Espécie Documental possui campos indexadores específicos. Como exemplificado abaixo: Exemplo de espécie documental: Nota fiscal. Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos] Data / Período: dd/mm/aa Valor Responsável: [Nome do setor / profissional Silva e Silva S.A] Origem: “ Gerador da Espécie Documental”, quando for interno Silva e Silva S.A será o mesmo que responsável.
  32. 32. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Termo de Expurgo Os documentos relacionados neste documento denominado “ Termo de Expurgo Documental” estão com o ciclo de vida prescrito. E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na “ Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A. Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte. Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados novamente para descarte. Termo de abertura: DOCUMENTO DATA DE ESPURGO CONFIRMA EXPURGO NOVA DATA PARA EXPURGO JUSTIFICATIVA PARA NOVA DATA DE EXPURGO [nome do documento] __/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__
  33. 33. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental Encerramos o termo de expurgo com assinatura dos responsáveis: Termo de encerramento: Nome: UNO: Nome: UNO
  34. 34. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  35. 35. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  36. 36. Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI
  37. 37. ORGANIZAÇÃO PATROCíNIO DIVULGUE O EVENTO JUNTO A SUA EMPRESA INFORMAÇÕES : [email_address] [email_address] www.arquivar.com.br www.unilogos.org.br
  38. 38. OBRIGADO! [email_address] [email_address] [email_address] [email_address] Skype: romoaldo.zacarias Em memória de Rubens Zacarias

×