O documento discute a importância da gestão da informação e documentos em organizações. Apresenta diagnósticos sobre perda de informação, conhecimento destruído e tecnologia complicada. Defende a adoção de um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e de um Projeto de Manualização Informacional para organizar documentos e definir procedimentos.

1. GED
2010
Camada Pré GED
Gestão Arquivística - Tratamento Documental
Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010

2. Quando o Processo Informacional resulta nisso!
Situação Encontrada – Perda de Informação
GED 2010

3. Diagnosticamos: A Informação que Polui
GED 2010

4. Diagnosticamos: O Conhecimento que destroi
GED 2010

5. Diagnosticamos: A Tecnologia Complica
Quando não há espaço!
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6. Diagnóstico Informacional e Documental
A metodologia de Gestão Informacional de Refletir a:
Estrutura e Cultura Organizacional!
1
Inicio
Atividade 2 5
Planejamento
Pegunta Não Ação
Cultura Sim
Gestão
3 6
Ação
Cenário
Ação
4 7
Ação Pegunta Não
Sim
8
Inicio
Informação
Gestão Tecnologia
Documento do
Conhecimento
Mídias
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7. Diagnóstico Informacional – Mapa de Constatação
Enfoque:
PROJETO DE MANUALIZAÇÃO INFORMACIONAL - PMI.
Constatação: Impacto: Risco:
(X) Ausência ( ) Existência Negativo, por causar os seguintes efeitos: Comprometimento das regras
Comprometimento da eficiência e eficácia de negócio e garantias da
da Instituição na operação e realização das qualidade.
atividades.
Descrição: Ação corretiva:
Procedimento que define as garantias da qualidade (ISO Projeto de Manualização Informacional - PMI:
9000) nos registros documentais. Manual de Política Informacional - MPI.
Manual de Procedimentos Documentais - MPD.
Manual de Modelos Documentais - MMD
Manual de Segurança Informacional - MSI.
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8. Diagnóstico Informacional – Mapa de Constatação
Enfoque:
SISTEMA DE GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS - SGD.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED
Constatação: Impacto: Risco:
(X) Ausência ( ) Existência Negativo, por causar os seguintes efeitos: Comprometimento da
Análise dos seguintes itens: Comprometimento da eficiência e eficácia imagem institucional.
Ferramenta de GED: da Instituição no atendimento ao público. Personalização das ações
Pela característica dos documentos e respectivo conteúdo organizacionais, com forte
informacional, aconselhamos a adoção de recursos dependência da Instituição
tecnológicos de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – com as pessoas.
GED.
Descrição: Ação corretiva:
Procedimento que define o ciclo de classificação dos Projeto de Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED:
documentos para definição do método e procedimento de A solução em GED deve contemplar dois grandes grupos de soluções; o
indexação. primeiro metodológico e organizacional e o segundo tecnológico e de
Volume documental aproximado: segurança informacional, como segue:
200 (duzentos) metros lineares de documentos. Gerenciamento de Documentos (Document Management).
98 % tamanho A4 a ofício. Gerenciamento de Imagens de Documentos (Document Imaging).
Qualidade de imagem: Boa.
Leitura: 200 a 300 DPI.
Formato aconselhável: PDF.
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9. Metodologia de Gestão de Projeto Informacional
Filosofia de trabalho:
Filosofia (do grego Φιλοσοφία: philos
- que ama + sophia - sabedoria, « que
ama a sabedoria ») é a investigação
crítica e racional dos princípios
fundamentais relacionados ao mundo
e ao homem.
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10. O que é o Projeto Informacional
Características do Projeto
 Temporário;
 É único;
 Multifuncional;
 Gerência transitória;
 Equipe/recursos transitórios;
 Sofre de falta de dados/experiência;
 Compete por recursos e atenção gerencial com as
atividades rotineiras – com desvantagem;
 É uma perturbação na organização.
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Copyright 2009, Instituto UniLogos R. Zacarias.
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11. PMI para Informação
Vídeo Tecnologia ou Metodologia
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12. Processo Informacional - Metamorfose
Bando de Informação Banco de Informação
Arquivo
Desorganizado
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13. GED 2010