Este documento propõe um manual de procedimentos para a equipe de cadastro de pessoal da prefeitura municipal de Santa Maria no Rio Grande do Sul. O manual tem como objetivo padronizar os processos e melhorar a qualidade dos serviços da equipe, além de servir como base para treinamento de funcionários. O relatório detalha o desenvolvimento do manual, incluindo a identificação e descrição das principais atividades da equipe, os procedimentos passo a passo para cada atividade, e as limitações enfrentadas durante o processo.

1.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS
PARA A EQUIPE DE CADASTRO DE PESSOAL
SMGMA – PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA MARIA/RS
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Autor: Tiago Bartz Schneider
Orientadora: Profª Msc. Márcia Bandeira Landerdahl Maggioni
Santa Maria, 02 de Julho de 2012.

2. Introdução
O trabalho foi desenvolvido na Prefeitura Municipal de Santa Maria/RS,
no Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal, da Secretaria de Município de
Gestão e Modernização Administrativa.
Demonstra a importância de se criar e utilizar manuais como forma
de padronizar procedimentos e melhorar a qualidade dos serviços.
Servindo assim para:
•Informar adequadamente os procedimentos de realização de uma atividade.
•Constituir uma base para treinamento de funcionários.
•Controle gerencial mais eficiente.

3. Problema
Como, então, organizar os processos do Setor da Equipe
de Cadastro de Pessoal da SMGMA da PMSM/RS?
Esta questão deve ser respondida por meio do alcance dos objetivos do
estudo, apresentados no slide a seguir.

4. Objetivos
Objetivo Geral:
Propor um Manual de Procedimentos para a área da Equipe de Cadastro
de Pessoal, na Secretaria de Município de Gestão e Modernização
Administrativa.

5. Objetivos
Objetivos Específicos:
•Identificar, ordenar e descrever as atividades e/ou tarefas de maior
importância realizados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal da
SMGMA.
•Relatar os procedimentos, etapa por etapa, realizados pela Equipe de
Cadastro de Pessoal da SMGMA.
•Propor melhorias e sugestões para a manutenção e continuidade do manual de
procedimentos.

6. Referencial Teórico
• Servidor Público
• Processos, Organização, Sistemas e Métodos
– Rotina
• Manuais administrativos
– Razões, vantagens e desvantagens da adoção de manuais
– Classificação e elaboração dos manuais administrativos
– Distribuição, Atualização e Avaliação
Principais autores utilizados:
ALVAREZ (1990), ARAUJO (2009), CHIAVENATO (2004 e 2007), CRUZ
(2010), DI PIETRO (2012) e OLIVEIRA (2009).

7. Caracterização da Empresa
Prefeitura Municipal de Santa Maria/RS.
Quadro de funcionários da prefeitura:
– 3558 servidores públicos
– 5 estão lotados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal.
Estrutura física da prefeitura: descentralizada.

8. Caracterização da Empresa
Missão da PMSM:
“Prestar serviços públicos de qualidade para os cidadãos e promover o bem estar
de todos.”
Visão da PMSM:
“Ser referência regional na gestão pública e na prestação de serviços públicos.”
Valores da PMSM:
“Comprometimento
Ética e transparência pública
Respeito ao cidadão
Prosperidade
Respeito ao meio ambiente”

9. Caracterização da Empresa
A Prefeitura é o órgão onde se desempenha o Poder Executivo do
Município.
O organograma, atualizado para o ano do estágio, pode ser visto a
seguir, conforme Figura 2 do relatório de estágio:

10. LEGENDA: SMIS: Secretaria de Município de Infraestrutura e Serviços
Figura 2 – Organograma estrutura organizacional básica SMCMU: Secretaria de Município de Controle e Mobilidade
do Poder Executivo do Município de Santa Maria SMGMA: Secretaria de Município de Gestão e Modernização Urbana
Fonte: SANTA MARIA (2012a) Administrativa SEACC: Secretaria Extraordinária de Ação Comunitária e
SMF: Secretaria de Município de Finanças Cidadania
SMS: Secretaria de Município da Saúde SMASCDH: Secretaria de Município de Assistência Social,
SME: Secretaria de Município da Educação Cidadania e Direitos Humanos
SMC: Secretaria de Município da Cultura SMHRF: Secretaria de Município de Habitação e Regularização
SMJELIC: Secretaria de Município da Juventude, Esportes, Lazer, Fundiária
Idoso e Criança SERGC: Secretaria Extraordinária de Relações de Governo e
SMDR: Secretaria de Município de Desenvolvimento Rural Comunicação
SMT: Secretaria de Município de Turismo SEPEPE: Secretaria Extraordinária de Planejamento Estratégico e
SMDEIPE: Secretaria de Município de Desenvolvimento Projetos Especiais
Econômico, Inovação e Projetos Estratégicos SMPA: Secretaria de Município de Proteção Ambiental

11. O Setor da Equipe de Cadastro de
Pessoal da SMGMA
Parte integrante da SMGMA e local onde foi realizado o estágio final de
curso.
As principais atividades:
•Cadastro de informações sobre servidores públicos
•Cadastro de pedidos e alterações de benefícios.
Mais informações:
•É um dos setores mais "ativados”.
•Setor que mais se relaciona com outros.

12. O Setor da Equipe de Cadastro de
Pessoal da SMGMA
Atividades realizadas:
•Anterior ao início do projeto: apresentação.
•Os primeiros passos realizados: obter informações.
•Foi, então, necessário montar uma estrutura básica do manual
(requerimentos), o que pode ser observado no Quadro 4 do relatório e no slide
a seguir:

13. O Setor da Equipe de Cadastro de
Pessoal da SMGMA
Atividades realizadas:
1. Abono Permanência 1. Licença de Qualificação Profissional
2. Adicional de Tempo de Serviço (LQP)
3. Alteração de Carga Horária 2. Licença de Serviços Estudante (LSE)
4. Alteração de Nome 3. Perfil Profissiográfico Previdenciário
5. Averbação de Licença Prêmio (LP) para (PPP)
Tempo de Serviço 4. Perícia CLT (Regime Celetista)
6. Averbação de LP para Vantagens 5. Periculosidade
7. Averbação de Tempo de Serviço 6. Prêmio Assiduidade (CLT)
Privado 7. Reconhecimento de União Estável
8. Averbação de Tempo de Serviço 8. Regime Especial de Trabalho (RET)
Público 9. Regime Suplementar de Trabalho
9. Dependência econômica (RST) (Concessão/Revogação)
10. Difícil Acesso para Professor 10. Remoção de Servidor
11. Exoneração 11. Revisão de Classes
12. Férias Coletivas 12. Revisão de Triênio
13. Férias Regulamentares 13. Salário Família
14. Gratificação Plantonista 14. Substituição de Cargo em Comissão
15. Gratificação de Responsabilidade (CC)
Técnica 15. Substituição de Função Gratificada
16. Insalubridade (FG)
17. Interrupção de Gratificação Plantonista 16. Troca de Nível
18. Licença de Interesse Particular (LIP) 17. Troca de Subpadrão
19. Licença Prêmio (LP) 18. Unidocência
Quadro 4 – Requerimentos

14. O Setor da Equipe de Cadastro de
Pessoal da SMGMA
Atividades realizadas:
•Os procedimentos foram descritos através de entrevistas e observação.
•As entrevistas foram semi-estruturadas pois a pergunta (pergunta aberta)
inicial feira era: “O que a equipe de cadastro faz quando recebe esse
requerimento?”.
•Existiram intervenções (anexos, lançamentos, encaminhamento). Surgindo
dúvidas eram solicitadas mais informações.

15. O Setor da Equipe de Cadastro de
Pessoal da SMGMA
Atividades realizadas:
•Posterior ao recolhimento de dados e a digitação de todos os procedimentos:
– Foram impressas duas prévias do manual para revisão e ajustes.
•Após correções, a versão final continha capa, apresentação, leis a serem
observadas, sumário e descrição de requerimentos. A distribuição foi feita
de forma impressa 1 (um) manual e de forma digital, arquivo na pasta em
rede do setor.
•O manual pode ser visto no Apêndice do relatório.

16. Limitações e dificuldades
encontradas
• Informações restritas aos funcionários que trabalhavam no setor.
• Alocar tempo dos funcionários para descrever passo-a-passo os
procedimentos.
• Expectativa 4 horas diárias para fazer as entrevistas; real 2 horas diárias.
• Não ter livre acesso a um computador, pois era necessário login de usuário
e senha, tornando assim o trabalho sempre dependente de outras pessoas.
• As atualizações das versões do sistema interromperam a atividade de
descrição dos processos que utilizavam o sistema GP para lançamentos.

17. Limitações e dificuldades
encontradas
• Problemas com o Pacote Office. O computador cedido para trabalho
tinha uma versão trial do Pacote Office 2007 que expirou durante o
tempo de estágio.
• Mais uma vez, o trabalho foi interrompido no dia 30/03 para
instalação de totens, que são colunas com tomadas, internet e
energia elétrica.
• Pouco tempo do estágio final de curso, 270hs, também foi uma
limitação.
• A demora excessiva por parte dos funcionários para realizar a
revisão e a entrega dos modelos que compõem o manual finalizam
as limitações e dificuldades encontradas.

18. Considerações finais e sugestões
• O objetivo do relatório de estágio: propor uma manual de procedimentos
para o setor da Equipe de Cadastro de Pessoal.
• Os meios utilizados foram pesquisas bibliográficas, documentais e de
campo.
• No levantamento bibliográfico foram apresentadas as definições de
servidor público, das áreas de processos, OSM e manuais administrativos.
• A pesquisa de campo forneceu dados, por meio de entrevistas e
observações, que possibilitaram criar o manual e atingir os objetivos
específicos.
• Também, foi atingido o objetivo principal.

19. Considerações finais e sugestões
Sugestões:
•Descrição dos processos e criação de manuais para os outros setores e outras
Secretarias.
•Ressaltar que seria bom contratar ou deixar uma pessoa responsável pela
criação e manutenção dos manuais em cada Secretaria.
• Outra importante sugestão é a criação de aba FAQ ou aba Manual dentro
do sistema GP, para facilitar o acesso ao manual e posterior atualização.
– Essa alteração pode ser feita pelo CPD, localizado no 7º (sétimo) andar, onde
existem profissionais que desenvolvem e fazem a manutenção dos sistemas
informatizados da Prefeitura.

20.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO
PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS
PARA A EQUIPE DE CADASTRO DE PESSOAL
SMGMA – PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA MARIA/RS
RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Autor: Tiago Bartz Schneider
Orientadora: Profª Msc. Márcia Bandeira Landerdahl Maggioni
Santa Maria, 02 de Julho de 2012.