A grande maioria das empresas de processo produtivo já estão emitindo a Nota Fiscal eletrônica. Nos municípios, a prestação de serviços também vem sendo acobertada pela emissão da NFS-e e este ano inicia a obrigatoriedade das transportadoras na emissão do CT-e. Conheça mais sobre a G2KA nas apresentações ou entre em contato: Telefone: (47) 3035-7882 E-mail: comercial@g2ka.com.br

1. Dicas de como armazenar uma NF-e recebida
A grande maioria das empresas de processo produtivo já estão emitindo a Nota Fiscal eletrônica. Nos
municípios, a prestação de serviços também vem sendo acobertada pela emissão da NFS-e e este ano
inicia a obrigatoriedade das transportadoras na emissão do CT-e.
A emissão de Documentos Fiscais eletrônicos é algo que já está no dia-a-dia das empresas, mas
muitas ainda não procedem com o correto recebimento dos arquivos enviados por fornecedores,
prestadores de serviços e transportadores. Assim como os arquivos emitidos, os recebidos precisam
ser armazenados durante o período de 5 (cinco) anos.
Talvez sua empresa ainda não tenha um processo de recepção, validação e armazenamento de
Documentos Fiscais eletrônicos, mas saiba que esse é um processo exigido pelo Fisco e passível de
multas. Seguem algumas dicas de como proceder para evitar transtornos e prejuízos financeiros:
1) Crie uma conta de e-mail exclusiva para receber somente os Documentos Fiscais eletrônicos
(NF-e, NFS-e e CT-e);
2) Atualize seu cadastro junto aos seus fornecedores, prestadores de serviços e transportadores
e divulgue seu endereço de e-mail;
3) Negocie com eles para que encaminhem o arquivo XML sempre que houver uma transação
de venda, transporte ou prestação de serviços;
4) Caso não encaminhem os documentos por e-mail, solicite então que disponibilizem os
arquivos em algum site, assim você poderá fazer o download dos arquivos;
5) Ao receber um arquivo, verifique se o mesmo está válido. Essa verificação pode ser feita no
Portal da NF-e, Portal do CT-e e no Portal da Prefeitura de seu município;
6) Armazene de forma segura todos os arquivos recebidos;
7) Antes de aceitar a entrada de uma mercadoria, utilize o DANFE para conferir se o fornecedor
encaminhou o arquivo XML. Só aceite mercadorias em que o fornecedor disponibilizou o
arquivo;
8) Lance todos os Documentos Fiscais eletrônicos em seu sistema de gestão, eles possuem
informações essenciais para a geração do SPED; e
9) Encaminhe todos os arquivos XML recebidos para sua contabilidade.
Implementar, na íntegra, um processo de gestão de Documentos Fiscais eletrônicos é algo que vai
muito além disso, mas esses são cuidados mais básicos que sua empresa precisa ter e podem ser
feitos de forma manual.

2. O cenário ideal é aquele onde você utiliza processos bem definidos e softwares especialistas,
podendo assim automatizar todos os tópicos acima descritos e contribuir com a melhoria de muitos
outros.
Se sua empresa ainda não conseguiu implantar uma Gestão de e-Docs, comece pelo processo básico.
A recepção, validação e armazenamento de todos os documentos fiscais eletrônicos recebidos são
obrigações fiscais e empresas que não fizerem poderão sofrer multas que podem chegar a 150% do
valor do imposto devido.
Autor: Maicon Klug, diretor da G2KA Sistemas, empresa especialista no desenvolvimento de soluções
para Gestão de Documentos Fiscais eletrônicos (NF-e, NFS-e e CT-e).