O documento discute a automatização da entrada de informações fiscais de documentos recebidos por fornecedores nos sistemas de gestão de empresas. Atualmente, esse processo é majoritariamente manual e sujeito a erros. A automatização pode agilizar o processo, reduzir erros e liberar funcionários para atividades de maior valor.

1. G2KA SUPPLY B2B
Integração de informações fiscais de entrada com
Sistemas de Gestão

2. Como está a gestão de
documentos fiscais eletrônicos
de entrada em sua empresa?
Você é responsável pela área fiscal, contábil ou de TI de sua empresa?
Como é feita a entrada de informações de notas que a empresa recebe de
fornecedores no Sistema de Gestão?
O volume de documentos fiscais eletrônicos recebidos pela empresa por seus
fornecedores é alto?
O processo de entrada das informações desses documentos no ERP toma muito
tempo dos profissionais?
Já identificou o que poderia melhorar neste processo?
Já imaginou ter toda a entrada de informações no ERP automatizadas?

3. Por que automatizar a entrada
de informações fiscais no
sistema de gestão?
Muito tempo é gasto em processos manuais de digitação de informações no ERP;
Processos manuais estão sujeitos a erros;
Os erros causados por um processo de digitação podem resultar em autuações e
multas por parte do Fisco;
As pessoas devem ser responsáveis por atividades gerenciais e alocadas em
atividades que agregam valor à empresa.

4. PROBLEMAS
ENFRENTADOS
PELAS EMPRESAS

5. Automatização parcial dos
processos operacionais
Muitas empresas realizam a entrada das informações de seus documentos fiscais
eletrônicos no ERP manualmente, digitando um a um os dados das notas que
recebem;
Outro meio utilizado é o de importação, que permite apenas automatização de
parte do processo;
A maioria das informações dos documentos são calculadas e lançadas
separadamente no ERP;
A cada nova importação todas as informações da nota, ou as regras para
importação precisam ser informadas.

6. Longo tempo empregado no
processo de digitação das
informações no ERP
Demora na digitação de informações dos documentos fiscais eletrônicos no ERP,
principalmente quando o volume é alto;
Repetição dos parâmetros de importação já que o sistema não guarda histórico de
operações;
Conferência detalhada das informações da nota com as informações de
importação na tentativa de evitar erros.

7. Probabilidade de erros na
digitação manual das
informações de entrada
Informações erradas podem gerar um efeito cascata nos processos internos;
Problemas no controle de estoque devido a entrada errada das quantidades dos
produtos adquiridos;
Erro nos fechamentos contábeis devido a entrada errada de valores e alíquotas
das notas e conhecimentos eletrônicos;
Lançamentos de valores e quantidades em centros de custos errados;
Digitação da Natureza de Operação errada;
Falhas na amarração da nota de compra com a ordem de compra / pedido.

8. Falta de aderência com outras
soluções
Muitas soluções de recepção de documentos não são capazes de exportar as
informações para o ERP;
Gestão de documentos fiscais eletrônicos não é o foco dos Sistemas de Gestão ou
de Transporte, por isso, por mais que façam a entrada de informação são limitados
e não reduzem muito o número de atividades operacionais.

9.  Leitura das informações dos documentos fiscais
eletrônicos (NF-e, NFS-e e CT-e);
 De/Para inteligente, que permite o auto-
preenchimento de campos com base histórica;
 Manutenção de informações e exportação
automática para o ERP.

10. BENEFÍCIOS

11. Agilidade e dinamismo nos
processos
Automatização da entrada das informações dos documentos fiscais eletrônicos no
ERP;
Eliminação de processos manuais como digitação de todos os itens da nota no
sistema;
Preenchimento automático de vários campos do documento fiscal eletrônico;
De/Para inteligente, capaz de se comunicar com as informações do ERP ou criar
suas próprias regras com base nos últimos lançamentos.

12. Segurança e organização das
informações
Aumento da confiança nos dados informados ao ERP;
Redução da possibilidade de erros, já que as informações são preenchidas
automaticamente;
Criação de parâmetros de conversão para o ERP mais fáceis com o sistema de
consulta ao histórico das operações;
Interface fácil e intuitiva que permite encontrar os documentos com rapidez.

13. Integração com
Sistemas de Gestão
Integração com qualquer sistema de recepção de documentos fiscais eletrônicos -
G2KA e-DOC ou outros;
Integração flexível as características do ERP utilizado pela empresa.

14. FLUXO DE PROCESSOS

15. Fluxo de Processos

16. Clientes

17. “O processo de lançamento de uma nota
fiscal demorava até 20 minutos e caiu para
apenas 2. Também eliminamos o atraso na
entrada das informações em nosso ERP, agora
todo nosso processo é feito de forma
automatizada”.
Renato Luiz Fontoura, Desenvolvimento de Softwares
O Grupo Paranatrator é especialista em
vendas e manutenção de máquinas
agrícolas. É formado por várias
empresas e parceiro de muitas marcas
mundiais. Ao automatizar o processo
de recepção, validação e
armazenamento dos documentos
fiscais, a Paranatrator obteve uma
economia de 95% no tempo de seu
processo operacional.

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