O documento descreve o G2KA e-Paper, uma solução de gestão de documentos que digitaliza documentos não eletrônicos por meio de reconhecimento óptico de caracteres, extrai as informações e as integra aos sistemas de gestão das empresas. A solução automatiza processos, organiza as informações de forma segura e integrada, e agiliza fluxos por meio da digitalização e pré-processamento de documentos.

1. G2KA e-Paper
A verdadeira solução para os documentos não
eletrônicos de sua empresa

2. Como está a gestão de
documentos em sua empresa?
Você costuma receber muitos documentos em papel?
Recebe muitos arquivos em imagem, que não são eletrônicos?
Como costuma utilizar as informações contidas nesses documentos?
Passa por dificuldades para encontrar algumas informações quando precisa com
urgência?
Precisa fazer a digitação desses documentos para serem tratados pelo ERP?
Já perdeu algum tipo de arquivo importante?
Já imaginou editar, guardar, buscar informações dos documentos que sua empresa
recebe sem a necessidade de digitá-los um a um?

3. PROBLEMAS
ENFRENTADOS
PELAS EMPRESAS

4. Excesso de papeis guardados na empresa ocupam um espaço desnecessário;
Documentos digitalizados são salvos sem qualquer tipo de padrão nos
computadores;
Perda de arquivos importantes ocorrem por falta de um processo de guarda;
Informações extraídas através de digitação não são confiáveis;
Há riscos de gerar relatórios, controles, cobranças ou pagamentos com
informações erradas.
Desorganização e
processos inseguros

5. Os profissionais enfrentam dificuldades e perdem tempo na busca de informação
em documentos em papel ou imagem;
Digitar um a um os documentos que são recebidos em papel toma um tempo
desnecessário;
Muitas informações importantes acabam não sendo controladas por falta de uma
integração mais prática com o sistema de gestão.
Perda de tempo e
falta de controle

6.  É a solução para os documentos em papel ou
imagem que as empresas recebem;
 Faz o reconhecimento de caracteres de arquivos em
imagem (JPG, PDF, PNG, TIFF);
 Monta padrões de documentos que podem ser lidos
pelo ERP e enviados por e-mail.

7. BENEFÍCIOS

8. Agilidade e dinamismo nos
processos
Elimina a necessidade de digitação das informações dos documentos não eletrônicos;
Prepara arquivos que podem ser lidos e utilizados pelo ERP, ou outros sistemas;
Possibilita que os arquivos sejam enviados por e-mail diretamente do G2KA e-Paper;
Permite agilidade no acesso e manutenção das informações;
Os layouts dos documentos podem ser customizados de acordo com a necessidade da
empresa: notas fiscais, conhecimentos de transporte, contratos, recibos, boletos,
entre outros;
Reduz o tempo gasto na atividade de entrada de informações no computador.

9. Segurança e organização das
informações
Reduz a necessidade de arquivar alguns documentos em papel;
As informações dos documentos ficam armazenadas digitalmente de forma
organizada;
Redução de erros de digitação e processamento de informações erradas;
Os dados dos documentos ficam mais acessíveis, podendo ser encontrados
quando necessário;
Armazenamento centralizado e uso de Banco de Dados seguro para guarda dos
arquivos.

10. Integração com
Sistemas
Atende o formato de exportação dos documentos para o ERP ou outro software
utilizado pela empresa, via XML ou TXT;
Possibilidade de integração de saída via chamada URL para o sistema de gestão.

11. Interface do sistema
O G2KA e-Paper foi inspirado em sistemas que prezam pela facilidade de uso e design
intuitivo. Tudo para que o usuário possa entender melhor a ferramenta que usa e
ganhar agilidade em seu dia-a-dia:
O Drag and Drop, ou Arrasta e Solta traz mais liberdade para as ações no sistema;
Os ícones e cores auxiliam na localização e compreensão das funcionalidades;
Campos de busca tornam as informações mais acessíveis;
A pré-visualização dos documentos permite a avaliação sem a necessidade de
abri-lo;
Filtros facilitam a seleção e visualização de documentos por categorias.

12. Tela Inicial

13. Novo Documento

14. Visualização de Documentos

15. FUNCIONALIDADES

16. Monitoramento e
reconhecimento ótico de
caracteres
Monitora vários diretórios e caixas de e-mail simultaneamente para identificação
de imagens - JPG, PDF, PNG, TIFF, etc;
Faz o reconhecimento ótico de caracteres desses documentos - OCR;
Permite a configuração de layouts de documentos de acordo com a demanda da
empresa: nota fiscal de produto ou serviço, conhecimento de transporte, recibo,
boleto, contrato, entre outros;

17. Manutenção e consultas
de informações
Após a leitura automática via sistema OCR permite a manutenção das informações
destes documentos;
Destaca áreas de reconhecimento suspeitas para facilitar a identificação e
manutenção;
Possibilita a pesquisa de documentos e informações através de filtros;
Possibilita o reprocessamento do reconhecimento ótico de caracteres para um
documento que ainda não tenha sido revisado.

18. Saída e guarda dos
documentos
É possível configurar o envio dos documentos revisados para destinatários de e-
mail diretamente do G2KA e-Paper;
Permite exportar os dados para o ERP ou outros sistemas, sem qualquer
necessidade de digitação;
É possível escolher o formato ideal de arquivo a ser enviado, configurando
preferências padrões por destino;
Efetua a guarda dos documentos em imagem e dos dados identificados em Banco
de Dados seguro.

19. FLUXO DE PROCESSOS

20. Fluxo de Processos

21. Matriz - Blumenau (SC)
(47) 3035-7882
comercial@g2ka.com.br
www.g2ka.com.br
Unidade - São Paulo (SP)
(11) 2506-0701
comercial@g2ka-sp.com.br