Administração do tempo

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Administração do tempo

  1. 1. Title slide • Subtitle (Avoid if possible)
  2. 2. Prof. Derson Lopes Atuação:! • Professor Universitário Unasp • Coordenador Núcleo de Voluntariado Unasp • Professor Conteudista SENAC • Consultor • Autor Formação:! • Mestrado em Administração ênfase em Finanças - FECAP (Cursando) • PMP - Project Manager Professional • MBA em Gestão Financeira • Bacharelado em Teologia • Ciências Contábeis • Administração de Empresas Experiência: • 12 anos como Gerente de Projetos e Supervisor Administrativo em Organizações de Terceiro Setor • 5 anos supervisão comercial - Superbom, Bonduelle e Jundiá • Consultoria em micro, pequenas e médias empresas
  3. 3. O que não esperar desse curso… 1. Milagres 2. Resultados Imediatos 3. Mudança sem esforço 4. Caminho Fácil 5. Receita de Bolo
  4. 4. Para se ter sucesso na administração do tempo será preciso: 1.Autodisciplina 2. Nova Mentalidade 3. Uso de Ferramentas 4. Perseverança
  5. 5. COMPROMISSO Seguidos corretamente e de maneira disciplinada, os princípios desse curso promoverão um incremento de 15% a 30% em sua produtividade.
  6. 6. Agenda do Curso: 1. Introdução 2. Conceitos 3. Nova mentalidade 4. Metodologia: Autogerenciamento 5. Ferramentas 6. Compromisso 7. Conclusão
  7. 7. INTRODUÇÃO As pessoas comuns pensam apenas como passar o tempo. Uma pessoa inteligente tenta usar o tempo. Arthur Schopenhauer
  8. 8. Reclamações de todos… • Não tenho tempo… • Que correria…. • Não consigo fazer tudo que preciso… • Preciso de um dia de 30h…
  9. 9. Sentimentos comuns… • Culpa quando não se está trabalhando • Culpa quando não está com a família • Sensação de que sempre algo ficou por fazer • Final do dia, mês e ano com a sensação de que não realizou nada • Incapacidade e improdutividade • Corre, corre e não alcança
  10. 10. Situação Atual Para muitos executivos o maior motivo de estresse é a dificuldade em administrar o próprio tempo. 90% do tempo das pessoas é gasto em emergências.
  11. 11. Situação Atual Idéias perdidas na mente Projetos não executados por falta de tempo
  12. 12. Situação Atual Razão de Divórcios. ! Corrosivos de Relacionamentos: - Impontualidade. - Descumprimento de Compromissos - Falta de Atenção.
  13. 13. Fatos inegáveis… • O tempo é incontrolável • O tempo é relativo • Temos um ciclo no tempo de nascimento, desenvolvimento e morte
  14. 14. MÁ NOTÍCIA Não é possível administrar o tempo
  15. 15. BOA NOTÍCIA É POSSÍVEL ADMINISTRAR O QUE VOCÊ FAZ NO TEMPO
  16. 16. CONCEITOS O tempo é o único capital das pessoas que têm como fortuna apenas a sua inteligência. Honoré de Balzac
  17. 17. CONCEITOS • GTD • Primeiro mais importante • Tríade do Tempo
  18. 18. GTD • Getting Things Done • A Arte de Fazer Acontecer • David Allen
  19. 19. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
  20. 20. Primeiro o mais importante • Urgente X Importante • Planejamento Semanal • Papéis
  21. 21. Tríade do Tempo • Importante, Urgente e Cirscunstancial • Software • Teste
  22. 22. Tríade do Tempo
  23. 23. NOVA MENTALIDADE Ninguém pode voltar no tempo e fazer um novo começo.Mas podemos começar agora e fazer um novo fim ! Bob Marley
  24. 24. Longo Prazo X Curto Prazo • Sociedade Aspirina • Construir o futuro no presente • Determinar o fim • Priorizar aquilo que fortalece nosso futuro
  25. 25. Mentalidade de Longo Prazo • Fazer hoje o que vai determinar o que eu quero no futuro • Abrir mão de coisas boas hoje para ter coisas melhores no futuro • Coordenar as atividades visando a produtividade
  26. 26. Vantagens: • Saber onde está indo • Percepção de alcance • Foco na construção do futuro
  27. 27. Planejamento Longo Prazo • Norteador das atividades • Identificador de Prioridades • Determinado por papéis • Auxiliador de escolhas
  28. 28. Planejamento Estratégico Pessoal! ! ! Visão ! (Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). ! ! Visão:__________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por você continuamente para alcançar sua Visão). ! ! ! Missão:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). ! ! ! Valores:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida, ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) ! ! ! Objetivos:_______________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________!
  29. 29. Metas Crucialmente Importantes (Determine 3 metas crucialmente importantes para alcançar seus objetivos. Atenção: Só podem ser 3 metas, elas devem ser relacionadas com os objetivos como um todo, mensuráveis, ou seja, ter um número específico a ser alcançado e devem ser estipuladas para serem alcançadas ainda nesse ano. Devem ser descritas de maneira clara e em apenas uma frase curta. Exemplo: Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013.)! ! Meta 1:_______________________________________________________________! ! Meta 2:_______________________________________________________________! ! Meta 3:_______________________________________________________________! ! ! Estratégias (Para cada meta estabelecida determinar uma estratégia para que ela seja alcançada. Ex. Para a meta Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013 - Estratégia Cortar os gastos com Restaurantes, Revistas e Passeis supérfluos.)! ! ! Estratégia 1:_____________________________________________________________! ! Estratégia 2:_____________________________________________________________! ! Estratégia 3:_____________________________________________________________! Pareto: 80/20
  30. 30. Planejamento Longo Prazo • Valorizar as tarefas realmente importantes • Identificar os papéis • Dar prioridade as “Pedras Grandes"
  31. 31. ATIVIDADE
  32. 32. Disciplina Uma vez estabelecido o caminho a ser percorrido e as metas a serem alcançadas, todos os esforços precisam ser monitorados de maneira disciplinada para que não sejam fracassados
  33. 33. AUTOGERENCIAMENTO Com tino e método alguns conseguirão em cinco horas o mesmo trabalho que outros em dez. Ellen White
  34. 34. Controle Você é um escravo do tempo ou o tempo é seu escravo?
  35. 35. Controle Controlar o que você faz no tempo é assumir o comando da sua vida
  36. 36. PASSOS DE IMPLANTAÇÃO DO AUTOGERENCIAMENTO
  37. 37. Executivo Eficaz 1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não produtivas Peter Drucker
  38. 38. Fase 1 - Preparo Fase 1 - 3 semanas Fase 2 - 2 semanas Fase 3 - 2 semanas
  39. 39. Fase 1 - Preparo Planejamento Estratégico Pessoal! ! ! Visão ! (Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). 1 - Elaborar Planejamento Estratégico Pessoal ! ! Visão:__________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por você continuamente para alcançar sua Visão). ! ! ! Missão:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). ! ! ! Valores:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida, ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) ! ! ! Objetivos:_______________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________!
  40. 40. Fase 1 - Preparo 2 - Administrar os "ladrões do tempo”
  41. 41. LADRÕES DO TEMPO Quem mata o tempo não é assassino mas sim um suicida. Millôr Fernandes
  42. 42. Televisão • Filmes • Novelas • Telejornais • Esportes • Reality Shows
  43. 43. Internet • Redes Sociais • Notícias • Futilidades • Emails
  44. 44. Emergências • Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
  45. 45. Emergências • Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
  46. 46. Uso Racional • Você não precisa abandonar totalmente • Planeje o tempo a ser dedicado a cada um • Compare o percentual de tempo dedicado • Analise a real relevância e aproveitamento
  47. 47. Fase 1 - Preparo 3 - Descarte
  48. 48. Desorganização • Tempo de procura • Retrabalho • Falta em Compromissos • Impontualidade • Tempo com coisas inúteis
  49. 49. Processo de Descarte • Papéis • Livros • Revistas • Roupas • Móveis • Equipamentos • Etc.
  50. 50. Processo de Descarte 1. Está em condições de uso? 2. Vou usar novamente no médio prazo? 3. Posso encontrar facilmente? 4. Pode ser vendido? 5. Pode ser doado?
  51. 51. Processo de Descarte 1. Coloque todas os objetos semelhantes juntos no mesmo lugar 2. Análise quais deles você usou no último ano 3. Verifique a importância emocional de cada um 4. Verifique a “REAL" necessidade futura 5. Descarte os inúteis 6. Armazene de maneira organizada e classificada os objetos retidos
  52. 52. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
  53. 53. Descarte Mental 1. Colocar todos os planos e projetos por escrito 2. Análise de cada um 3. Descarte dos inúteis 4. Fichas para as idéias que serão mantidas
  54. 54. Fase 1 - Preparo 4 - Organização
  55. 55. Organização • Pastas • Arquivos • Backup • Classificação • 5'S
  56. 56. Fase 2 - Implantação Fase 1 - 3 semanas Fase 2 - 2 semanas Fase 3 - 2 semanas
  57. 57. Fase 2 - Implantação 1 - Estrutura de Organização
  58. 58. Caixas ou Pastas - Doc • INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
  59. 59. Agenda/APP/Planilha - Info • INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
  60. 60. Fase 2 - Implantação 2 - Inbox
  61. 61. Inbox • Tudo deve ser escrito • Toda informação recebida vai para a página • "INBOX" Todos os documentos recebidos vão para a caixa “INBOX"
  62. 62. Fase 3 - Prática 1- Planejamento Semanal e Diário
  63. 63. Executivo Eficaz 1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não produtivas Peter Drucker
  64. 64. Planejamento • 1h por semana em um dia específico • 20 min por dia em um momento específico • Inserir os compromissos relativos aos papéis específicos e prioridades • Analisar e classificar os itens “Inbox" • Preencher a distribuição do tempo e analisar percentual de cada item
  65. 65. Definição de Prioridades 1. Prefira o futuro ao presente 2. Concentre-se nas oportunidades 3. Escolha sua direção e não a mais popular 4. Estabeleça um alvo elevado Peter Drucker
  66. 66. Tríade do Tempo Pareto: 80/20
  67. 67. ATIVIDADE
  68. 68. Fase 3 - Prática 2 - Fluxograma de Ação - GTD
  69. 69. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
  70. 70. Fase 3 - Prática 3 - Otimização do tempo
  71. 71. Otimização • Agrupamento por contextos(Telefone, Computador, etc.) • Aproveitamento dos tempos de espera • Utilização de recursos digitais e tecnológicos
  72. 72. Fase 4 - Avaliação Acompanhamento Constante
  73. 73. Avaliação • Verifique seu desempenho • Acompanhe seu percentual de distribuição do tempo • Busque feedback das pessoas de seu relacionamento
  74. 74. FERRAMENTAS Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito ! Pitágoras
  75. 75. Agenda
  76. 76. Aplicativos Doit.im US$ 20.00/ano
  77. 77. Neotríad
  78. 78. OmniFocus US$ 40.00 + Assinatura
  79. 79. O tempo rende muito quando é bem aproveitado. Johann Goethe COMPROMISSO
  80. 80. CONCLUSÃO A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo. Philip Chesterfield
  81. 81. Conclusão • Tempo é vida • Usar bem o tempo é viver bem • Tempo para Deus ! Ele fez tudo apropriado a seu tempo. Também pôs no coração do homem o anseio pela eternidade; mesmo assim este não consegue compreender inteiramente o que Deus fez. Eclesiastes 3:11

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