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Administração do tempo
- 1. Title slide • Subtitle (Avoid if possible)
- 2. Prof. Derson Lopes Atuação:! • Professor Universitário Unasp • Coordenador Núcleo de Voluntariado Unasp • Professor Conteudista SENAC • Consultor • Autor Formação:! • Mestrado em Administração ênfase em Finanças - FECAP (Cursando) • PMP - Project Manager Professional • MBA em Gestão Financeira • Bacharelado em Teologia • Ciências Contábeis • Administração de Empresas Experiência: • 12 anos como Gerente de Projetos e Supervisor Administrativo em Organizações de Terceiro Setor • 5 anos supervisão comercial - Superbom, Bonduelle e Jundiá • Consultoria em micro, pequenas e médias empresas
- 3. O que não esperar desse curso… 1. Milagres 2. Resultados Imediatos 3. Mudança sem esforço 4. Caminho Fácil 5. Receita de Bolo
- 4. Para se ter sucesso na administração do tempo será preciso: 1.Autodisciplina 2. Nova Mentalidade 3. Uso de Ferramentas 4. Perseverança
- 5. COMPROMISSO Seguidos corretamente e de maneira disciplinada, os princípios desse curso promoverão um incremento de 15% a 30% em sua produtividade.
- 6. Agenda do Curso: 1. Introdução 2. Conceitos 3. Nova mentalidade 4. Metodologia: Autogerenciamento 5. Ferramentas 6. Compromisso 7. Conclusão
- 7. INTRODUÇÃO As pessoas comuns pensam apenas como passar o tempo. Uma pessoa inteligente tenta usar o tempo. Arthur Schopenhauer
- 8. Reclamações de todos… • Não tenho tempo… • Que correria…. • Não consigo fazer tudo que preciso… • Preciso de um dia de 30h…
- 9. Sentimentos comuns… • Culpa quando não se está trabalhando • Culpa quando não está com a família • Sensação de que sempre algo ficou por fazer • Final do dia, mês e ano com a sensação de que não realizou nada • Incapacidade e improdutividade • Corre, corre e não alcança
- 11. Situação Atual Para muitos executivos o maior motivo de estresse é a dificuldade em administrar o próprio tempo. 90% do tempo das pessoas é gasto em emergências.
- 12. Situação Atual Idéias perdidas na mente Projetos não executados por falta de tempo
- 13. Situação Atual Razão de Divórcios. ! Corrosivos de Relacionamentos: - Impontualidade. - Descumprimento de Compromissos - Falta de Atenção.
- 14. Fatos inegáveis… • O tempo é incontrolável • O tempo é relativo • Temos um ciclo no tempo de nascimento, desenvolvimento e morte
- 16. MÁ NOTÍCIA Não é possível administrar o tempo
- 17. BOA NOTÍCIA É POSSÍVEL ADMINISTRAR O QUE VOCÊ FAZ NO TEMPO
- 18. CONCEITOS O tempo é o único capital das pessoas que têm como fortuna apenas a sua inteligência. Honoré de Balzac
- 19. CONCEITOS • GTD • Primeiro mais importante • Tríade do Tempo
- 20. GTD • Getting Things Done • A Arte de Fazer Acontecer • David Allen
- 21. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
- 23. Primeiro o mais importante • Urgente X Importante • Planejamento Semanal • Papéis
- 25. Tríade do Tempo • Importante, Urgente e Cirscunstancial • Software • Teste
- 26. Tríade do Tempo
- 28. NOVA MENTALIDADE Ninguém pode voltar no tempo e fazer um novo começo.Mas podemos começar agora e fazer um novo fim ! Bob Marley
- 29. Longo Prazo X Curto Prazo • Sociedade Aspirina • Construir o futuro no presente • Determinar o fim • Priorizar aquilo que fortalece nosso futuro
- 30. Mentalidade de Longo Prazo • Fazer hoje o que vai determinar o que eu quero no futuro • Abrir mão de coisas boas hoje para ter coisas melhores no futuro • Coordenar as atividades visando a produtividade
- 31. Vantagens: • Saber onde está indo • Percepção de alcance • Foco na construção do futuro
- 33. Planejamento Longo Prazo • Norteador das atividades • Identificador de Prioridades • Determinado por papéis • Auxiliador de escolhas
- 34. Planejamento Estratégico Pessoal! ! ! Visão ! (Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). ! ! Visão:__________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por você continuamente para alcançar sua Visão). ! ! ! Missão:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). ! ! ! Valores:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida, ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) ! ! ! Objetivos:_______________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________!
- 35. Metas Crucialmente Importantes (Determine 3 metas crucialmente importantes para alcançar seus objetivos. Atenção: Só podem ser 3 metas, elas devem ser relacionadas com os objetivos como um todo, mensuráveis, ou seja, ter um número específico a ser alcançado e devem ser estipuladas para serem alcançadas ainda nesse ano. Devem ser descritas de maneira clara e em apenas uma frase curta. Exemplo: Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013.)! ! Meta 1:_______________________________________________________________! ! Meta 2:_______________________________________________________________! ! Meta 3:_______________________________________________________________! ! ! Estratégias (Para cada meta estabelecida determinar uma estratégia para que ela seja alcançada. Ex. Para a meta Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013 - Estratégia Cortar os gastos com Restaurantes, Revistas e Passeis supérfluos.)! ! ! Estratégia 1:_____________________________________________________________! ! Estratégia 2:_____________________________________________________________! ! Estratégia 3:_____________________________________________________________! Pareto: 80/20
- 36. Planejamento Longo Prazo • Valorizar as tarefas realmente importantes • Identificar os papéis • Dar prioridade as “Pedras Grandes"
- 38. ATIVIDADE
- 39. Disciplina Uma vez estabelecido o caminho a ser percorrido e as metas a serem alcançadas, todos os esforços precisam ser monitorados de maneira disciplinada para que não sejam fracassados
- 40. AUTOGERENCIAMENTO Com tino e método alguns conseguirão em cinco horas o mesmo trabalho que outros em dez. Ellen White
- 41. Controle Você é um escravo do tempo ou o tempo é seu escravo?
- 42. Controle Controlar o que você faz no tempo é assumir o comando da sua vida
- 44. Executivo Eficaz 1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não produtivas Peter Drucker
- 45. Fase 1 - Preparo Fase 1 - 3 semanas Fase 2 - 2 semanas Fase 3 - 2 semanas
- 46. Fase 1 - Preparo Planejamento Estratégico Pessoal! ! ! Visão ! (Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). 1 - Elaborar Planejamento Estratégico Pessoal ! ! Visão:__________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por você continuamente para alcançar sua Visão). ! ! ! Missão:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________ ! ! Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). ! ! ! Valores:_________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida, ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) ! ! ! Objetivos:_______________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________! ! ________________________________________________________________________!
- 47. Fase 1 - Preparo 2 - Administrar os "ladrões do tempo”
- 48. LADRÕES DO TEMPO Quem mata o tempo não é assassino mas sim um suicida. Millôr Fernandes
- 51. Emergências • Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
- 53. Emergências • Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone
- 54. Uso Racional • Você não precisa abandonar totalmente • Planeje o tempo a ser dedicado a cada um • Compare o percentual de tempo dedicado • Analise a real relevância e aproveitamento
- 55. Fase 1 - Preparo 3 - Descarte
- 56. Desorganização • Tempo de procura • Retrabalho • Falta em Compromissos • Impontualidade • Tempo com coisas inúteis
- 59. Processo de Descarte 1. Está em condições de uso? 2. Vou usar novamente no médio prazo? 3. Posso encontrar facilmente? 4. Pode ser vendido? 5. Pode ser doado?
- 60. Processo de Descarte 1. Coloque todas os objetos semelhantes juntos no mesmo lugar 2. Análise quais deles você usou no último ano 3. Verifique a importância emocional de cada um 4. Verifique a “REAL" necessidade futura 5. Descarte os inúteis 6. Armazene de maneira organizada e classificada os objetos retidos
- 61. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
- 64. Descarte Mental 1. Colocar todos os planos e projetos por escrito 2. Análise de cada um 3. Descarte dos inúteis 4. Fichas para as idéias que serão mantidas
- 65. Fase 1 - Preparo 4 - Organização
- 67. Fase 2 - Implantação Fase 1 - 3 semanas Fase 2 - 2 semanas Fase 3 - 2 semanas
- 68. Fase 2 - Implantação 1 - Estrutura de Organização
- 69. Caixas ou Pastas - Doc • INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
- 70. Agenda/APP/Planilha - Info • INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO
- 71. Fase 2 - Implantação 2 - Inbox
- 72. Inbox • Tudo deve ser escrito • Toda informação recebida vai para a página • "INBOX" Todos os documentos recebidos vão para a caixa “INBOX"
- 73. Fase 3 - Prática 1- Planejamento Semanal e Diário
- 74. Executivo Eficaz 1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não produtivas Peter Drucker
- 76. Planejamento • 1h por semana em um dia específico • 20 min por dia em um momento específico • Inserir os compromissos relativos aos papéis específicos e prioridades • Analisar e classificar os itens “Inbox" • Preencher a distribuição do tempo e analisar percentual de cada item
- 77. Definição de Prioridades 1. Prefira o futuro ao presente 2. Concentre-se nas oportunidades 3. Escolha sua direção e não a mais popular 4. Estabeleça um alvo elevado Peter Drucker
- 78. Tríade do Tempo Pareto: 80/20
- 79. ATIVIDADE
- 81. Fase 3 - Prática 2 - Fluxograma de Ação - GTD
- 82. GTD 1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação
- 85. Fase 3 - Prática 3 - Otimização do tempo
- 86. Otimização • Agrupamento por contextos(Telefone, Computador, etc.) • Aproveitamento dos tempos de espera • Utilização de recursos digitais e tecnológicos
- 87. Fase 4 - Avaliação Acompanhamento Constante
- 88. Avaliação • Verifique seu desempenho • Acompanhe seu percentual de distribuição do tempo • Busque feedback das pessoas de seu relacionamento
- 89. FERRAMENTAS Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito ! Pitágoras
- 90. Agenda
- 93. Neotríad
- 97. O tempo rende muito quando é bem aproveitado. Johann Goethe COMPROMISSO
- 98. CONCLUSÃO A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo. Philip Chesterfield
- 99. Conclusão • Tempo é vida • Usar bem o tempo é viver bem • Tempo para Deus ! Ele fez tudo apropriado a seu tempo. Também pôs no coração do homem o anseio pela eternidade; mesmo assim este não consegue compreender inteiramente o que Deus fez. Eclesiastes 3:11