- Caso da Empresa - DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA, S.A. Gestão Documental do Arquivo de Obra: proposta de transferência de suporte. -- GED - Gestão Electrónica de Documentos

1. DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA S.A.
Gestão Documental do Arquivo de Obra:
Vila do Conde, julho de 2015
proposta de transferência de suporte
Apresentação do Relatório do Estágio Curricular
Licenciatura em
Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação

2. • Introdução
• Apresentação do local de estagio,
• Análise Critica do Problema,
• Atividades Desenvolvidas
• Arquivo das empresas em geral
• Arquivo da DST
• Sistemas de Documentação e
Inventário
Sumário
• Gestão Eletrónica de Documentos
(GED)
• Vantagens GED
• Procedimento de conversão para
o formato digital
• Formato de ficheiro aconselhado
• Solução de Software GED
• Conclusões

3. O projeto realizado teve como propósito desenvolver uma
proposta de solução à gestão da informação da empresa.
Desta forma, documentos existentes no arquivo, desta
entidade, deverão passar a estar disponibilizados numa plataforma
informática. Todo o processo de conversão, assim como, uma
proposta de solução estão apresentados detalhadamente no
documento deste projeto.
Introdução

4. Realizado nas instalações da empresa Domingos Da Silva Teixeira S.A.
Estrutura do Grupo Domingos Da Silva Teixeira é composto por:
Apresentação do local de estágio
Construção Metálica
Geotecnia e Fundações Especiais
Produção e
Comercialização de Agregados Produção de Betão
Obras Públicas Instalações Especiais Obras em Madeira

5. • Crescimento de informação da empresa DST,
• Tempo de espera para que um documento seja levantado é longo,
• Re-arquivamento,
• Distância de algumas empresas do grupo ao arquivo pode vir a ser
quilómetros,
• Mau tempo degrada um documento, senão protegido.
Análise crítica do problema

6. Gestão Documental do Arquivo de Obra; proposta de transferência de
suporte” vincula-se como objetivo principal do estágio curricular.
O estágio, consistiu na elaboração de um procedimento de transferência
de suporte com segurança em que a informação se torne recuperável
informaticamente e com acesso à informação mais rápido, eliminando
assim a tarefa de re-arquivamento e o aumento do espaço físico no
arquivo.
Análise crítica do problema

7. Atividades desenvolvidas para a resolução
do problema
• Introdução as conceitos GED,
• Pesquisa sobre a temática,
• Analise da empresa e seu grupo,
• Entender o surgimento da documentação,
• Realização de um inventario documental,
• Analisar os autos de entrega e autos de eliminação da DST,
• Analise sobre a legislação portuguesa sobre digitalização e microfilmagem,
• Estudo no formato mais indicado dos ficheiros eletrónicos,
• Prever uma solução GED,
• Analise da Proposta Comercial e ajustes finais.

8. Os arquivos requerem um conjunto de medidas e hábitos que garantem o
controlo dos documentos desde a sua produção ao destino final.
A gestão assume uma intervenção no clico de vida dos documentos desde
a sua produção à eliminação ou arquivação definitiva. Desta forma, a
gestão compreende todas as atividades às idades dos documentos.
Arquivos de empresas em geral
1ª Idade
2ª Idade
3ª Idade
Arquivo Corrente Documentos ativos
Arquivo Intermédio
Documentos
semi-ativos
Arquivo Definitivo Documentos inativos

9. Os documentos têm origem das varias atividades para a
realização/construção de obra.
Arquivo da DST encontra-se dividido em dois tipos de arquivo:
Arquivo da empresa DST
Arquivo Intermédio Arquivo Definitivo

10. Na obra em estudo, a documentação encontra-se na sua 3ª idade, Arquivo
Definitivo e agrupa documentos inativos.
Arquivo da empresa DST
• Perderam valor administrativo,
• Documentos repletos de valor histórico-cultural da empresa,
Manter estes documentos para preservar a memória da empesa e
a sua identidade cultural.

11. Na obra em estudo, a documentação tem de origem diferentes formatos.
Arquivo da empresa DST
Documentos em papel Plantas de Obra Mapas de Obra
Imagens/fotografias Documentos eletrónicos

12. Produção de informação: documentação que surge de uma empresa no
resultado das suas atividades.
A produção de documentos no âmbito das empresas distingue 3
tipologias.
Produção da informação
Formulários Correspondência Relatórios

13. No caso da DST, o armazenamento está previsto nos termos do artigo. 5.º
do Regulamento de Arquivo. (Anexo C.)
Este modelo requer obrigatoriamente o preenchimentos dos seguintes
dados:
Produção da informação
• Identificação do remetente,
• Tipo de suporte do documento,
• Quantidade de documentos,
• Datas extremas,
• Tradição (se original ou cópia),
• Descrição da documentação,
• Prazos de conservação.

14. Entende-se por E.I. a operação qual um organismo se desfaz da
documentação de arquivo.
Aplica-se na documentação em que não reconhecido valor que justifique a
sua conservação no arquivo.
Eliminação de informação
Ato de destruir os documentos de arquivo.

15. No caso da DST, a eliminação está prevista nos termos do artigo. 9.º do
Regulamento de Arquivo. (Anexo D.)
Este modelo requer obrigatoriamente o preenchimentos dos seguintes
dados:
Eliminação de informação
• Data de eliminação de um documento,
• Identificação do serviço de providencia,
• Datas extremas do documento,
• Tipo de suporte,
• Tipo de unidade de instalação onde estava
armazenado o documento,
• Assinaturas dos responsáveis pela
eliminação do documento

16. Devido as necessidades das empresas recuperarem rapidamente a
informação localizada nos seus arquivos. A informática avança nesse
sentido.
Assim surge, o interesse em interligar toda a informação no mesmo
sistema.
Sistemas de Documentação
Melhorias
No processo de ir levantar um
documento.
Tempo de reocupação da
informação num arquivo.

17. Um inventário para Belloto 1 é “uma descrição mais ou menos detalhada
dos elementos que compõe vários elementos do arquivo”.
Inventário
Entendemos assim, que o inventário envolve todo o
arquivo de forma resumida e visa descrever o
conteúdo informativo do documento, as suas séries,
volumes, critérios de classificação e ordenação.
1 BELLOTTO, Heloísa Liberalli – Arquivos Permanentes: tratamento documental. 2.ª ed São Paulo: FGV Editora, 2004. ISBN 8522504741

18. Sistema de gestão eletrónica de documentos
(GED)
Um conjunto de ferramentas tecnologias e processos que se integram
com um software de gestão documental e que permitem a gestão
integrada de documentos digitais.
Conceito de GED para Thiago Oliveira2 baseado em Mundo da
Imagem(1997), o GED “usa tecnologia da computação para digitalizar,
armazenar, localizar e gerir versões eletrónicas dos documentos em
papel”
2 OLIVEIRA, Thiago V. dos Santos – Gestão de Documentos Eletrónicos: a ged como ferramenta de trabalho [Em linha] [Consult. 10 fev. 2015].Disponível em:
URL < http://monografias.ufrn.br:8080/jspui/bitstream/1/161/1/ThiagoVSO_Monografia.pdf >

19. Sistema de gestão eletrónica de documentos
(GED)
Segundo Flavio Silva3 baseado em Ralph Sprague a definição de GED é
oriunda pela definição das palavras “gestão, eletrónica, documento”.
GESTÃO
Criar,
Cuidar,
Organizar,
Salvaguardar,
Disponibilizar
Documentos
ELETRÓNICA
Uso obrigatório das TI
neste processo.
Conjunto de
informações
relacionadas a um
tópico.
DOCUMENTO
3 SILVA, Flávio Luiz D’Oliveira - Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Natureza, Princípios e Aplicações [Em linha] [Consul. 13 mar 2015]. Disponível em:
URL < http://pt.scribd.com/doc/81522882/GED-NaturezaPrincipioAplicao#scribd >

20. Sistema de gestão eletrónica de documentos
(GED)
Ferramentas que podem ser utilizadas em GED.
Baldam4 destaca 7 tecnologias mais utilizadas, sendo:
Document Managemet EDMS Image Inabble ERM/COLD
Form Processing Workflow
Document
Imaging
4 BALDAM, Roquemar – GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos. 2.ª ed. São Paulo: Editora Érica Ltda,2004.
208p. Revisada e atualizada. ISBN 8571949093

21. Sistema de gestão eletrónica de documentos
(GED)
Document Imaging
Tecnologia responsável pela
conversão do papel para o digital.
O documento é digitalizado num
scanner e indexado de forma a ter
uma melhor organização e um tempo
rápido de acesso à informação
No caso deste estágio selecionou-se a
tecnologia Document imaging.
Visa a conversão de documentos
físicos para digital através de
processos de digitalização.
Tipo de tecnologia GED mais utilizado
na industria nesta temática.

22. Sistema de gestão eletrónica de documentos
(GED)
VANTÁGENS:
• Múltiplo acesso aos documentos,
• Redução de espaço físico,
• Segurança no acesso,
• A informação não se destrói como à do papel,
• Elimina tarefa de re-arquivamento…
DESVANTÁGENS:
• Requer forte investimento por parte da
empresa,
• É necessário guardar os documentos
originais. Não aplicável, na microfilmagem.
• Requer software forte em segurança,
geralmente são os mais caros.

23. Conhecimento:
Conhecer a documentação da empresa,
Conhecer a organização dos documentos físicos da empresa
Criação de um inventario. Por exemplo, folha de recolha de
dados.
Preparação: Deve-se reparar as folhas danificadas,
Remover:
Procedimento de conversão para o
formato digital
Agrafos Clipers Encadernações Desmontar
Capas

24. Digitalização:
É a operação de introduzir a documentação
num scanner e realizar a devida digitalização.
Procedimento de conversão para o
formato digital
Inspeção: Operação de verificar a qualidade
da documentação digitalizada. Se
inapropriada/ilegível deve-se repetir o
processo de digitalização.

25. Indexação:
Deverá seguir os termos padronizados de acordo com a folha
“Controlo Documental” (Anexo E).
Cabe à entidade externa definir um n.º de termos daquilo que
acham necessário para que o documentos sejam devidamente
recuperados.
A indexação deverá ser realizada de modo semelhante à
organização dos documentos em papel.
Os documentos apenas são recuperáveis após a passagem
dum processo de indexação.
A indexação requer forte investimento pela empresa.
Procedimento de conversão para o
formato digital
O.C.R.Reconhecimento
Automático
de Caracteres

26. Armazenamento: Local onde é armazenado (guardado) a informação
digital.
Habitualmente as imagens digitalizadas poder ser transferidas para:
Procedimento de conversão para o
formato digital
Discos Óticos Discos Magnéticos

27. O formato que mais vantagens apontou na implementação do software
GED foi o PDF.
Formato dos ficheiros de documentos
eletrónicos
• Integra a representação de texto com imagens,
• Permite que o texto seja pesquisável,
• Alto nível de compressão,
• Multi-páginas,
• Requer pouco espaço físico,
• Auto ajustes de impressão,
• Criptografar documentos,
• Tratamento homogéneo ao uso de cores.
• …

28. Foi selecionada como obra de estudo a “Empreitada Troço Miranda do
Corvo Serpins do Ramal da Lousã .
• Composta por 178 capas de documentos.
• Documentos encontravam-se em bom estado de conservação
• Folhas a cores , preto e branco, informatizadas e manuscritas.
• Formatos A4, A2 e A6.
Análise da Informação existente no
aquivo

29. Resultado da quantificação por tamanho dos documentos:
• Folhas A4 total: 70 52 documentos (5%)
• Folhas A3 total: 2 368 documentos (10%)
• Folhas A2 total: 1 051 documentos (70%)
• Folhas A5 total: 3 503 documentos
• Folhas recortadas: 1 450 documentos
Análise da Informação existente no
aquivo
VALORES APROXIMADOS

30. Inventariação foi realizada numa folha de recolha de dados.
E é composta pelos seguintes campos:
Análise da Informação existente no
aquivo
ID Pasta
Designação
Conteúdo
Dimensão
Outros Sup.
Conservação
Quantidade
Clipers/Agrafos
Obs.

31. Solução de Software GED

32. Archeevo versão Standard
• Gestão integrada de arquivos intermédios e definitivos,
• Gere toda a gestão do ciclo de vida dos documentos,
• Reconhece a documentação ultrapassada do tempo de retenção,
• Descrição Arquivística é alterável os níveis de descrição,
• Descrição Arquivística é alterável os campos de descrição,
• Descrição Arquivística é alterável o sistema de codificação,
• Compatível com todas as versões Windows,
• Estabelece em 3 normas internacionais: ISAD, EAD, OAI-PMH,
• Migração de dados para a intranet da DST
• …
Solução de Software GED

33. • Segurança contra invasão por terceiros
• Segurança contra eliminação involuntária de dados
• Segurança contra modificações involuntárias de dados
• Suporte para permissões ao nível do registo de descrição
Proposta de Solução
Archeevo - Segurança

34. Solução de Software GED
Software Archeevo Versão Standard
CARATERÍSTICAS:
Nº de utilizadores Sem limite
Descrição arquivística Sim
Gestão de objetos digitais Sim
Conservação e restauro Sim
Arquivo intermédio Sim
Administração e configuração Sim
Interoperabilidade (OAI-PMH) Sim
Catálogo em-linha (Frontoffice) Sim
Incidentes de suporte gratuitos/ano Sem limite
Relatórios adicionais gratuitos/ano 5

35. Solução de Software GED
SERVIÇOS:
Licença 3.900 €
Instalação e configuração + Adaptação de identidade gráfica 1.170 €
Curso de formação ao pessoal da DST sobre o software (não é desejado) -
Manutenção e suporte c/ assistência remota (1 ano) 1.300 €
Digitalização de documentação. 8.500 €
Migração de dados para a intranet. Gratuito pois passa a ser feito pelos
funcionários da DST.
0 €

36. Solução de Software GED
Processo de Digitalização
8.500€
TOTAL
14.870€
Software Archeevo
6.370€
Manutenção e suporte (1 ano)
Processo de Digitalização
8.500€
TOTAL
13.570€
Software Archeevo
5.070€
Sem manutenção e suporte
Em suma, esta aplicação é bastante completa, engloba um vasto
conjunto de requisitos e normas imprescindíveis para este tipo de
programa.

37. Verifica-se que o método mais adequado para gestão de documentos
eletrónicos é através da GED. Uma ferramenta de apoio à gestão
documental que garante maior segurança, preservação, e um acesso mais
rápido à informação.
A GED torna-se mais complexa pelo facto de ser um procedimento que
requer alto investimento.
O documento que antes levaria horas, ou dias com a GED o tempo leva
pouco mais de 1 minuto. Todavia, torna-se bem evidente as TI como
condição obrigatória neste projeto.
A realização deste estágio foi sem dúvida importante para a minha
formação, tanto pessoal como a nível profissional com pessoal.
Aqui pude aplicar conhecimentos adquiridos nestes três anos de
aprendizagem na Licenciatura Ciências e Tecnologias da Documentação e
Informação na ESEIG.
Conclusão

38. DOMINGOS DA SILVA TEIXEIRA S.A.
Gestão Documental do Arquivo de Obra:
Vila do Conde, julho de 2015
proposta de transferência de suporte