Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais

Marta Cecília Castro Antunes

Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de
Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da
Câmara Municipal do Porto

Relatório do Estágio Curricular da LCI 2006/2007

Orientador na FEUP: Prof. Dr. Eurico Carrapatoso
Orientador no Departamento de Arquivos da Câmara do Porto:
Dr. Manuel Luís Real

Faculdade de Letras da Universidade do Porto
Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Licenciatura em Ciência da Informação
Setembro de 2007

Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no
Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto

“ Digitisation is not solely about technology, but more importantly it is about
sucessfully achieving information goals and needs”

TANNER, Simon – From vision to implementation – strategic and management issues for
digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18
February 2000.

ii


Resumo

O presente relatório visa descrever o estágio académico da aluna Marta Antunes, no
Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, no âmbito da
licenciatura em Ciência da Informação da Faculdade de Letras e da Faculdade de Engenharia
da Universidade do Porto.
O estágio teve a duração de 6 meses (Março a Agosto), sendo o tema do projecto a
“Organização do arquivo electrónico e gestão de objectos digitais”. Mais concretamente, os
objectivos foram o estudo da implementação de um projecto de digitalização central (a
Unidade Central Digitalizadora - UCD), à imagem do projecto que foi implementado na
Câmara Municipal de Lisboa, e a definição de um caminho a ser seguido futuramente no que
toca aos esquemas de meta-informação e aos perfis de digitalização.
Para isso analisaram-se vários projectos de digitalização nacionais e internacionais (como
por exemplo, o RODA, a Biblioteca Nacional Digital, o DigitArq, a National Library of
Australia, etc), assim como vários esquemas de meta-informação (como por exemplo NISO
Z39.87, EAD, ISAD (G), etc) , tendo-se no final optado por utlizar como esquema base de
meta-informação o do projecto DigitArq (com algumas alterações).
Finalmente para definir os perfis de digitalização dos documentos que serão alvo de
digitalização utilizou-se a tabela de recomendações do Arquivo do Reino de Valência.

Ao longo deste relatório estes temas serão aprofundados, assim como outros
específicos do projecto da UCD.

iii


Summary

This report has the goal of describing the internship of the student Marta Antunes, in
the Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, in the scope of the
degree in Ciência da Informação of the Universidade de Letras do Porto and the Faculdade de
Engenharia da Universidade do Porto.
The internship had 6 months of duration (from March to August), being the subject of
this project the “Organization of the digital archive and management of digital objects”. More
specifically, the goals were the study of the implementation of a central digitisation project
(the Unidade Central Digitalizadora - UCD), similar to the implemented project on the
Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa, and the definition of a path that should be followed
in terms of metadata and digitisation profiles.
To the accomplishment of the goals, numerous projects of digitisation, nationals and
internationals, were analyzed (RODA, Biblioteca Nacional Digital, DigitArq, National
Library of Australia, etc), as several metadata schemes (NISO Z39.87, EAD, ISAD (G), etc),
being chosen as main metadata scheme, the one that is used in the project DigitArq (with
some changes).
Finally it was use the recommendations table of the Kingdom of Valência’s Archive to
define the profiles of digitisation of the documents to be digitalized.

Along this report, these themes will be developed, as well as other specific to the UCD
project.

iv


Agradecimentos

Quero agradecer antes de mais ao Dr. Real pela orientação ao longo de todo o estágio,
assim como ao Sr.Vítor e ao Sr. Paulo por toda a simpatia e disponibilidade que sempre
tiveram para nós, assim como todos os funcionários da Casa do Infante.
Agradeço também a orientação do Prof. Dr. Eurico Carrapatoso, assim como a da
Prof. Drª Manuela Pinto, que apesar de não ser a minha orientadora, deu um forte contributo
para a prossecução dos objectivos deste estágio.
Finalmente, aproveito para mencionar o companheirismo do meu colega de estágio,
Tiago Silva.

v


Acrónimos e Abreviaturas

AG – Arquivo Geral
AG-IGI – Arquivo Geral - Sector de Incorporação e Gestão de Informação
AG-UcD – Arquivo Geral - Unidade Central de Digitalização
AH – Arquivo Histórico
CMP – Câmara Municipal do Porto
CML – Câmara Municipal de Lisboa
DGARQ – Direcção Geral de Arquivos
DMA – Departamento Municipal de Arquivos
DMC – Direcção Municipal da Cultura
DMSI – Direcção Municipal de Sistemas de Informação
DMSP – Direcção Municipal dos Serviços da Presidência
DMU – Direcção Municipal do Urbanismo
EAD – Encoded Archival Descritption
GISA – Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo
GM – Gabinete do Munícipe
IAN/TT – Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo
METS – Metadata Encoding and Transmission Standard
NISO – National Information Standards Organization
POAP – Programa Operacional da Administração Pública
PREMIS – Preservation Metadata Implementation Strategies
RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos
UCD – Unidade Central de Digitalização

vi


Sumário

1- Introdução........................................................................................................................ 9
1.1- Apresentação do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto
........................................................................................................................................... 9
1.2 - Enquadramento do projecto “Unidade Central Digitalizadora” na Câmara Municipal
do Porto ........................................................................................................................... 11
1.2.1 – Missão .............................................................................................................. 11
1.2.2 - Pressupostos e Objectivos.................................................................................. 12
1.3 – Objectivos do estágio e organização do relatório...................................................... 12

2 – O projecto da Unidade Central Digitalizadora e a importância deste estágio para a
sua prossecução .................................................................................................................. 14
2.1 – Entidades envolvidas no projecto............................................................................. 14
2.2 – Serviços a serem disponibilizados............................................................................ 14
2.3 – Principais dificuldades na prossecução dos objectivos ............................................. 15
2.4 – Financiamento ......................................................................................................... 15
2.5 – Análise Swot ........................................................................................................... 16
2.6 – Contextualização e estrutura do estágio ................................................................... 17
2.6.1 – Planeamento e cronograma do estágio .................................................................. 17
2.6.2 - Obstáculos na realização das tarefas e alterações ao plano de estágio..................... 18

3 - Enquadramento teórico, organizacional e tecnológico ................................................ 20
3.1 - Contexto teórico.................................................................................................... 20
3.1.1 - Análise do problema sob a perspectiva do método quadripolar .......................... 20
3.1.2 - Boas práticas internacionalmente reconhecidas em projectos de digitalização.... 22
3.2 - Contexto internacional e nacional.......................................................................... 23
3.2.1 - Projectos internacionais - O caso da National Library of Australia..................... 23
3.2.2 - Projectos nacionais ............................................................................................ 23
3.2.2.1 - O projecto RODA........................................................................................... 23
3.2.2.2 - A Biblioteca Nacional Digital ........................................................................ 24
3.2.2.3 - O DigitArq .................................................................................................... 26
3.2.2.4 - O caso do arquivo da CML ............................................................................. 26

4 - Identificação de requisitos da Unidade Central Digitalizadora .................................. 28
4.1 - Requisitos físicos ..................................................................................................... 28
4.1.1 – Espaço .............................................................................................................. 28
4.1.2 - Mobiliário e Equipamento ................................................................................. 28
4.2 - Requisitos humanos ................................................................................................. 29
4.3 - Capacidade de processamento da máquina digitalizadora ......................................... 30
4.3.1 – Desempenho ..................................................................................................... 30
4.3.2 – Requisitos......................................................................................................... 30
4.4 - Previsão do número de documentos produzidos por dia............................................ 30

vii


5 - Características Funcionais............................................................................................ 31
5.1 - Tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar ............................................... 31
5.2 - Esquemas de meta-informação ................................................................................. 35
5.2.1 - Tipos de meta-informação aplicáveis e objectivos ............................................. 37
5.2.2 – Correspondência entre a ISAD (G) e a EAD ..................................................... 37
5.2.3 - NISO Z39.87 MIX ............................................................................................ 38
5.2.4 – METS............................................................................................................... 38
5.3 – Armazenamento ...................................................................................................... 39

6 - Plano de implementação ............................................................................................... 41
6.1 - Implementação da Unidade Central Digitalizadora ................................................... 41
6.2 - Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases de implementação 41

Conclusão ........................................................................................................................... 35

Bibliografia e referências electrónicas............................................................................... 44
Índice de Figuras................................................................................................................ 46
Índice de Tabelas................................................................................................................ 47

ANEXO A: Campos da meta-informação EAD ordenados alfabeticamente ......................... 48
ANEXO B: Campos da meta-informação ISAAR (CPF) ..................................................... 51
ANEXO C: Campos da meta-informação NISO Z39.87 MIX.............................................. 52
ANEXO D: Descrição das áreas do esquema de meta-informação da NISO Z39.87 MIX .... 56
ANEXO E: Campos do METS ............................................................................................ 69
ANEXO F: Número de campos totais dos esquemas de meta-informação ISAD(G), ISAAR
(CPF), EAD, NISO Z39.87 MIX, PREMIS e METS ............................................................ 71
ANEXO G: Esquema de meta-Informação utilizado pelo Arquivo da CML......................... 72
ANEXO H: Esquema de meta-informação proposto para a UCD......................................... 74
ANEXO I: Tipologias de documentos pertencentes ao processo Licenciamento/Autorização
de Obras............................................................................................................................... 86
ANEXO J: Perfis de digitalização dos documentos dos processos de Licenciamento /
Autorização de Obras........................................................................................................... 98
ANEXO L: Tabela de recomendações do Arquivo do Reino de Valência .......................... 104
ANEXO M: Levantamento de actividades do processo de gestão de informação da Unidade
Central de Digitalização ..................................................................................................... 105
ANEXO N: Tabela com os vários formatos de imagens e tipos de compressão .................. 110

viii


1- Introdução

1.1- Apresentação do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara
Municipal do Porto

“O Arquivo Municipal do Porto, é o sistema de informação administrativa da Câmara
Municipal, desde a sua origem até à actualidade, e que tem como objectivo preservar a
memória dos actos da administração, para efeitos de informação ou prova e como garantia de
direitos do município e dos cidadãos (jurídicos, patrimoniais, culturais, etc.).
A gestão do Arquivo Municipal é da responsabilidade do Presidente da Câmara, sendo
esta responsabilidade transferida para o Departamento Municipal de Arquivos, que por sua
vez, está directamente dependente hierarquicamente do Departamento Municipal da Cultura.
O Departamento Municipal de Arquivos é constituído por duas divisões de serviço: a
Divisão do Arquivo Geral e a Divisão do Arquivo Histórico, onde também foi incluído o
núcleo museológico.(ver Fig.1).
A missão deste serviço camarário é promover a organização e o acesso eficiente da
informação produzida ou recebida pelo município no exercício da sua actividade, em razão da
sua natureza administrativa e do respectivo interesse histórico/cultural. Outras funções do
departamento são sistematizar procedimentos de gestão documental e cooperar com outros
serviços na gestão da informação e no atendimento dos munícipes. Compete-lhe, ainda,
organizar a informação e conservar os documentos, assim como garantir o respectivo acesso,
de acordo com as normas arquivísticas oficiais e a legislação em vigor. Finalmente, é
igualmente atribuição do departamento desenvolver iniciativas de extensão cultural e
educativa, no âmbito dos conteúdos decorrentes da sua normal actividade.”1

1
In CMP, Departamento Municipal de Arquivos – Manual da Qualidade, 2006
9


Figura 1: : Estrutura orgânica do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do
Porto

10


1.2 - Enquadramento do projecto “Unidade Central Digitalizadora” na
Câmara Municipal do Porto

A criação da UCD decorre de uma necessidade, já há muito sentida, de reorganizar a
gestão da informação administrativa na CMP.
Não basta possuir boas aplicações informáticas, mas também práticas que
condicionam o seu bom desempenho, tais como: gestão dos conteúdos, estrutura de
meta-informação, controlo da linguagem documental, etc. Na realidade trata-se de
existir formação dos utilizadores direccionada para o bom uso da informação e não
apenas para a manipulação do software.
A implementação das reformas necessárias, em qualquer dos domínios acima
mencionados, deve assentar obrigatoriamente em duas vertentes:
1) Na normalização de procedimentos, de acordo com as orientações de organismos
internacionais especializados;
2) Na desmaterialização dos processos administrativos, através da gestão dos
documentos em ambiente electrónico (matéria que também necessita de uma nova
abordagem, respeitando normas até hoje ignoradas pela CMP e pela maioria das
organizações, de gestão de meta-informação e de preservação digital)
O primeiro aspecto deverá ser formando por um sector de estudos e formação no
Arquivo Geral, que apoiará a prevista Unidade de Gestão Integrada da Informação
(UGIIA) e dinamizará os próprios serviços das direcções municipais, onde seriam
escolhidos pivots para o processo de mudança.
A segunda vertente tem a ver directamente com a criação da unidade central de
digitalização, a qual, por proposta da DMSI, ficará a funcionar no Arquivo Geral.

1.2.1 – Missão
A criação da UCD insere-se no processo de modernização administrativa da CMP e
a sua missão principal será a digitalização, identificação e descrição dos documentos ou
processos relevantes para a actividade administrativa da CMP. Será dada prioridade ao
material considerado essencial para a gestão administrativa da câmara, nomeadamente
os processos de gestão urbanística.
Para isso haverá uma cooperação directa com o Gabinete do Munícipe (GM) e
direcções municipais, principalmente com a Direcção Municipal de Sistemas da
Informação (DMSI), na tarefa de criação de um repositório de imagens digitais
(respeitando os princípios e normas internacionais em termos de gestão de arquivos
electrónicos).
Esta unidade terá de cumprir o escalonamento de prioridades que vierem a ser
definidas por uma unidade de gestão para a informação administrativa, representada
pelos serviços camarários com objectivos estratégicos e competências neste domínio.

11


1.2.2 - Pressupostos e Objectivos
O objectivo da Unidade Central Digitalizadora, será a desmaterialização dos
processos através da digitalização dos documentos, e com isso a simplificação e o
aumento do acesso à informação, feito com maior rapidez e transparência, resultando
numa maior aproximação ao cidadão. Este procedimento terá início com a digitalização
dos documentos originais (mantidos desde logo sob custódia do arquivo), e construção
do processo apenas em ambiente electrónico (sendo reconstruído em papel na íntegra,
apenas em casos de necessidade de prova no exterior). Depois de concluído o processo
deverá ser feita uma formalização em papel do processo completo.

1.3 – Objectivos do estágio e organização do relatório

O presente estágio teve como objectivo estudar a implementação de um projecto
de digitalização, enquadrar a Unidade Central Digitalizadora no funcionamento da
Câmara Municipal do Porto, analisar a parte técnica dos processos relacionados com o
processo de digitalização e propor um modelo funcional técnico para esta unidade. Para
atingir esse propósito foram analisados vários projectos idênticos (em particular o do
Arquivo CML), bem como os esquemas principais de meta-informação utilizados por
eles, visto que a questão da meta-informação é essencial em projectos desta dimensão.
Feita essa análise, outra questão essencial está relacionada com os perfis de
digitalização, visto haverem várias tipologias de documentos a digitalizar, cada qual
com a sua especificidade. Outras tarefas também fizeram parte do plano de estágio,
contudo, apesar de algumas delas não terem sido cumpridas na totalidade, penso que no
geral, os objectivos principais deste estágio foram cumpridos.

Este relatório reflecte as várias etapas deste estágio ao longo de 6 capítulos, os quais
também englobam as tarefas presentes no plano de estágio. Assim, o primeiro
capítulo, é uma apresentação da instituição de estágio assim como do projecto UCD.
No segundo capítulo faz-se uma descrição mais pormenorizada do projecto UCD,
tal como por exemplo os serviços que disponibilizará, as principais dificuldades que um
projecto desta dimensão enfrenta, e no final deste capítulo são planificadas as tarefas
deste estágio assim como as principais dificuldades na sua prossecução.
O terceiro capítulo está relacionado com o enquadramento deste estágio num nível
teórico, onde para além de mencionar a relação com o método quadripolar, exponho
algumas recomendações da National Library of Australia. No final deste capítulo é feita
a contextualização do projecto UCD tanto a nível nacional como internacional.
O quarto capítulo é dedicado à identificação de requisitos da UCD (físicos e
humanos), bem como à capacidade de processamento da máquina digitalizadora.
No quinto capítulo são abordadas as características funcionais deste projecto, tal
como a tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar, as actividades do processo

12


de gestão de informação da UCD, os esquemas de meta-informação e ainda questões
relacionadas com o armazenamento.
O sexto e último capítulo está relacionado com o plano de implementação da UCD,
como por exemplo a fase de testes e dos perfis de digitalização.

13


2 – O projecto da Unidade Central Digitalizadora e a importância
deste estágio para a sua prossecução

2.1 – Entidades envolvidas no projecto

O projecto da UCD envolve várias direcções e departamentos, como é o caso da
Direcção Municipal dos Serviços da Presidência (DMSP), do Gabinete do Munícipe
(GM), da Direcção Municipal do Urbanismo (DMU), da Direcção Municipal da Cultura
(DMC), do Departamento Municipal de Arquivos (DMA), e das divisões de Arquivo
Geral (AG) e Arquivo Histórico (AH). Daqui resulta uma espécie de equipa, que vai
trabalhando alguns aspectos inerentes ao funcionamento da UCD, aspectos esses físicos
(como é o caso da questão das obras na sala onde ficará situada a UCD), teóricos
(esquemas de meta-informação, perfis de digitalização,...), técnicos (questões relativas
aos servidores,...) e administrativos/organizacionais (nº de trabalhadores ligados à UCD,
regime de contrato, horário de funcionamento,...). Esta é sem dúvida uma grandes
vantagens deste projecto, que é o facto de ter a adesão de várias entidades dentro da
CMP, pois convém não esquecer que este será um projecto transversal a toda a
organização.

2.2 – Serviços a serem disponibilizados

Este projecto foi idealizado para servir de repositório comum de imagens,
sobretudo nesta primeira fase. Imagens de processos de licenciamento de obras, visto
serem os documentos mais requisitados. (Ver Fig.2)
Inicialmente está previsto que o utente faça a consulta das imagens digitalizadas no
edifício do Palácio dos Correios, numa sala própria para o efeito, através de uma
interface proporcionada pelo software DOC IN-Porto ou pelo GISA (matéria ainda em
desenvolvimento pois é necessário ter em conta a questão da interoperabilidade das
aplicações e do controlo de acessos).
Após a consulta e caso o munícipe deseje uma cópia física de alguma das
imagens que consultou, deverá proceder à sua encomenda e ao devido pagamento.

14


Figura 2: Tipologias de documentos mais requisitados pelos munícipes da CMP

Futuramente, deveria equacionar-se a hipótese do munícipe fazer esta consulta
das imagens digitais remotamente, a partir de casa até, podendo também fazer o
pagamento da digitalização através da internet, e conforme a opção do munícipe, as
cópias seriam enviadas para a sua morada, através de um serviço como os CTT por
exemplo. Claro que esta situação levantaria outros problemas, como é o caso da cópia
ilegal das imagens, do próprio pagamento do munícipe... mas para isso poderiam
explorar-se soluções como marca de água na própria imagem, o registo obrigatório do
munícipe para poder ter acesso ao repositório, entre outras.

2.3 – Principais dificuldades na prossecução dos objectivos

Um projecto com estas dimensões levanta sempre alguns problemas, aos quais
deverá ser dedicada alguma reflexão, para que mais tarde não apresentem uma
dimensão e consequências maiores. Sendo assim, deverá existir uma reflexão cuidada
sobre questões como o armazenamento, migração, numeração, assinatura digital, etc. A
Unidade Central de Digitalização só poderá entrar em funcionamento quando estiverem
disponíveis os seguintes meios: SIURB, instalações (de gestão, processamento e
depósito), equipamento operacional e meios humanos compatíveis. Também deverá ser
prestada atenção à elevada quantidade de meta-informação que é necessário introduzir
nas descrição de cada processo, quase folha a folha, a fim de ser possível identificar, de
que partes é constituído e recuperar o documento pretendido.

2.4 – Financiamento

Como a UCD é um serviço completamente novo, exigirá um investimento inicial
considerável. A sua manutenção e exploração são também exigentes, mas os benefícios
previsíveis justificam largamente o esforço a realizar.

15


Foi já adquirido o equipamento básico de digitalização, no valor aproximado de
250.000!. Há mais equipamento a adquirir, sem o qual o serviço não funcionará
(computadores, impressora/fotocopiadora, plotter, máquina de dobragem, etc.) Quanto
aos recursos humanos, grande parte pode exercer a sua actividade sem vínculo, a
recibos verdes.
Eventualmente poderá recorrer-se a financiamentos de programas específicos do
governo, tais como o Programa Operacional da Administração Pública (POAP)2, por
exemplo, programa este que actualmente apoia o projecto RODA. Porém esta é ainda
uma questão em aberto.

2.5 – Análise Swot

Oportunidades Ameaças
(Ambiente Externo) (Ambiente Externo)

- Projecto classificado como priodade política - Inexperiência da Administração Pública na gestão de
pela tutela arquivos digitais
- Melhor atendimento ao munícipe - Dificuldades que possam surgir no desenvolvimento das
- Modernização da CMP aplicações informáticas de gestão
- Melhoria da qualidade na gestão - Atraso da obra para as novas instalações
Forças
- Melhor preservação dos originais - Incertezas quanto às necessidades previstas de
(Ambiente - Facilitação do acesso à informação equipamento e recursos humanos
- Fornecer um acesso rápido e remoto aos - Falta de coordenação entre serviços de distintas
Interno)
materiais Direcções Municipais
- Organizaçã do arquivo electronico da CMP, em - Necessidade de sincronizar as datas de entrada em
moldes apropriados produção do GISA, DOC IN PORTO, SIURB
- Desenvolvimento da unidade de gestão - Desconhecimento de como será a resposta da Mind às
integrada da informação administrativa na CMP exigências relacionadas com a gestão de meta-
informação

- Política nacional de desburocratização da - Falha de consumíveis e dificuldades no serviço de
administração pública (por ex: SIMPLEX) manutenção dos equipamentos

- Projecto pioneiro na CML, com resultados - Má utilização, não das ferramentas, mas de quem as usa
Fraquezas importantes na gestão dos processos urbanos
- Demora na implementação do sistema, devido à
(Ambiente
- Projectos pioneros na área do arquivo diversidade e quantidade de meios exigidos, assim como à
Interno) electrónico e gestão de meta-informação, como dificuldade de definir ou avaliar certos requisitos
por exemplo o DigitArq e o Roda
- Dificuldades que possam surgir, na prática, quanto ao
- Politicas de literacia tecnológica dos cidadãos sincronismo relativo entre as digitalizações e a introdução
por parte do governo de meta-informação (por eventual desequilíbrio dos meios
disponíveis)

2
http://www.poap.pt

16


2.6 – Contextualização e estrutura do estágio
Neste sub-capítulo serão apresentadas as principais tarefas deste estágio, como
pode ser visto de seguida.

2.6.1 – Planeamento e cronograma do estágio

Este estágio incidiu sobre a realização de 5 tarefas:
1ª Identificação de requisitos
• Serviços a disponibilizar
• Funcionamento
o Tipologia dos documentos a digitalizar
o Meta-informação aplicável
o Capacidade de processamento da máquina digitalizadora
o Número de operadores
o Espaço
o Nº de documentos produzidos por dia

2ª Modelo conceptual
• Conceptualização do modelo a implementar
o Unidade central, unidade de retaguarda, unidades periféricas,
o Entidades que vão estar ligadas ao projecto,
o Fluxos de Informação,
o Protocolos
o Registos
• Fases de operacionalização do sistema
o Implementação da UCD: alargamento sustentado do âmbito da intervenção
• Análise SWOT do modelo conceptual

3ª Características funcionais
• Modelo de funcionamento
o Fluxograma das digitalizações e da meta-informação
• Funcionalidades genéricas do equipamento

17


• Armazenamento

4ª Solução técnica
• Ambiente de trabalho
• Servidor web
• Servidores operacionais
• Servidor de dados
• Esquema de integração

5ª Plano de implementação
• Fases e duração da implementação de cada fase
• Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases de implementação

Estas tarefas encontram-se planificadas durante 6 meses no cronograma abaixo
apresentado:

Tabela 1: Cronograma do plano de estágio

2.6.2 - Obstáculos na realização das tarefas e alterações ao plano de
estágio

Este estágio deu-se início numa fase embrionária do projecto da UCD, daí que
certas tarefas acabaram por demorar mais tempo a serem realizadas, pois dependiam de
informações de entidades externas (de outros departamentos da CMP e do Arquivo da
CML), e por vezes, as informações existentes eram incompletas.
Neste contexto, apesar de estar prevista a realização da tarefa 4 e de alguns
pontos integrantes de outras tarefas, tais como o estudo do esquema de meta-informação

18


METS por exemplo, estes acabaram por não se concretizar (ou concretizaram-se apenas
parcialmente), devido à necessidade de realizar novas tarefas que não estavam previstas,
como foi o caso da elaboração dos perfis de digitalização e da definição de um esquema
pormenorizado de meta-informação.
Contudo estas alterações foram acontecendo depois da validação deste plano de
estágio, daí que já não tenha sido feita nenhuma alteração no mesmo.

.

19


3 - Enquadramento teórico, organizacional e tecnológico

3.1 - Contexto teórico
3.1.1 - Análise do problema sob a perspectiva do método quadripolar
Tendo em conta que muito do trabalho que se realizou neste estágio foi trabalho
de investigação, optei por basear o estudo de projectos de digitalização no método
quadripolar, que sem dúvida me ajudou a organizar as ideias e os conhecimentos que fui
adquirindo, à medida que avançava no estudo que fui fazendo.
Este método constitui-se como um dispositivo de investigação complexo3,
formado por 4 pólos:
1) O pólo epistemológico, onde se delimita o alvo de investigação;
2) O pólo teórico, onde se formulam hipóteses e teorias para posteriormente
serem verificadas;
3) O pólo técnico, onde tal como o nome indica, o investigador entra em
contacto com a realidade objectivada. Neste pólo destacam-se 3 operações:
a. Observação
b. Experimentação
c. Análise / Avaliação retrospectiva e prospectiva
4) O pólo morfológico, onde se organizam e apresentam os dados.

Figura 3: Método Quadripolar

3
SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das "Ciências" Documentais à Ciência da Informação : ensaio
epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Edições Afrontamento, 2002. (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 4

20


O problema principal em causa e que foi o alvo da investigação, foi a definição
de um esquema de meta informação que fosse concordante com as características deste
projecto de digitalização (pólo epistemológico).
Neste contexto, optou-se por estudar alguns projectos de digitalização nacionais
e os seus esquemas de meta-informação (pólo teórico). Inicialmente, o projecto da
Biblioteca Nacional Digital foi excluído do estudo sobre os esquemas de meta-
informação, devido à falta de informação sobre o mesmo, e assim, resolveu-se analisar
os projectos RODA e da CML, por proximidade com o projecto em questão. Contudo,
após verificação dos esquemas de meta-informação de ambos os projectos, aconteceu
uma situação de extremos, pois no caso do primeiro, o esquema era bastante complexo,
e no caso da CML, o esquema era incompleto (ver anexo G).
Assim, a partir dos esquemas que estes projectos utilizavam, partiu-se para uma
análise pormenorizada dos principais esquemas de meta-informação como por exemplo,
a ISAD (G), a ISAAR (cpf) (ver anexo B), a NISO Z39.87 MIX (ver anexos C e D) ,
entre outros. Porém, também neste caso o estudo acabou por ser abandonado pela
complexidade destes esquemas e pela dificuldade na tradução de alguns termos técnicos
e na escolha de quais os campos que o projecto da UCD deveria adoptar para o seu
esquema.
Finalmente, já na fase final do estágio, realizou-se uma análise no projecto do
DigitArq, que de todos os projectos é o que apresenta um esquema de meta-informação
simples e coeso, para além de que disponibiliza toda a informação necessária na página
do Arquivo Distrital do Porto4 (pólo técnico). Por estes motivos foi o esquema base
eleito para o projecto da UCD, contudo para o tornar mais completo, foram incluídos
campos de meta-informação descritiva (ISAD G) (pólo morfológico). (Ver anexo H)

4
http://www.adporto.org

21


3.1.2 - Boas práticas internacionalmente reconhecidas em projectos de
digitalização

Ao estudar alguns dos projectos de digitalização nacionais e internacionais, pude
recolher algumas boas práticas recomendadas pelos próprios.
A National Library of Australia5 por exempl, faz algumas recomendações gerais
para o manuseio dos materiais originais como pode ser lido de seguida:
• Lavar as mãos regularmente, e garantir que estejam sempre limpas;
• Utilizar luvas de algodão quando for apropriado para carregar a maior parte dos itens
(de modo a proteger os materiais das gorduras e sujidade das mãos), mas há que ter em
atenção que também podem dificultar tarefas simples como por exemplo virar uma
página;
• Ter sempre bastante espaço para acomodar o material com que se trabalha;
• Transportar os materiais sempre que possível dentro de pastas ou num trolley
apropriado;
• Não molhar os dedos para manusear material original;
• Garantir que todos os itens são transportados na sua totalidade;
• Os materiais danificados devem ser transportados dentro de bolsas de Mylar (polyester),
ou pastas.
• Evitar tocar directamente na superfície do material;
• Nunca utilizar o material original como suporte para escrever;
• Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e pinturas);
• Não deve haver comida nem bebida perto dos itens da colecção (e deve-se sempre lavar
as mãos depois de comer);
• Remover clips e pins cuidadosamente;
• Substituir os clips e pins por clips de plástico:
• Se for necessário marcar uma página, utilizar um pedaço de papel branco e não post-its:
• Evitar a tentação de reparar itens danificados, e nunca usar fita cola para reparar, pois
com o tempo acaba por descolorar e danificar o papel;
• Limpar sempre os scanners antes das digitalizações.

5
http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html

22


3.2 - Contexto internacional e nacional

3.2.1 - Projectos internacionais - O caso da National Library of Australia6

Sem dúvida que um dos projectos de digitalização internacional mais bem
sucedido é o da National Library of Australia. O objectivo deste projecto é guardar,
coleccionar e tornar acessível (directamente ou através de parcerias com outras
bibliotecas) recursos relativos à população australiana e não só. No total recolheu mais
de 5 milhões de recursos que vão desde microfilmes, livros, mapas, música, publicações
online, fotografias, etc. A recolha dos recursos é feita sobretudo através dos depósitos
legais, da compra, de trocas ou doações.
Este projecto construiu o seu próprio esquema de meta-informação com base
em esquemas de outros projectos, tais como o Reference Model for an Open Archival
Information System (OAIS) Draft Recommendation for Space Data System Standards,
o NEDLIB Project, o Library of Congress-CNRI Experiment Project, The Making of
America II Project; the CEDARS Project e o the National Archives of Australia’s
Record keeping Metadata Standard. Um ponto de partida fundamental para a construção
do esquema de meta-informação foi o esquema proposto pelo Research Libraries Group
(RLG) PRESERV Working Group on Preservation Uses of Metadata.
Deste modo a National Library of Australia contribui para a vitalidade e para a
herança cultural da Austrália.

3.2.2 - Projectos nacionais

3.2.2.1 - O projecto RODA7

O objectivo deste projecto é promover e concretizar o estudo de uma solução, o
RODA, de modo a que futuramente leve o IAN/TT (actualmente DGARQ), a ir de
encontro aos propósitos do eGoverno. Para isso foram definidos requisitos funcionais
para um arquivo digital; um modelo conceptual, lógico e um modelo de dados de um
arquivo digital; uma estrutura de meta-informação e de requisitos técnicos,
desenvolveu-se um protótipo de um arquivo digital, etc. Tudo isto ao longo de 3 fases:
Planeamento e análise, prototipagem e teste e disseminação.
Este repositório utiliza vários esquemas de meta-informação, tal como o EAD
(Encoded Archival Description – meta-informação descritiva), o PREMIS
(PREservation Metadata Implementation Strategies), a NISO Z39.87 (meta-informação
técnica) e o METS (meta-informação estrutural).

6
http://www.nla.gov.au
7
http://roda.iantt.pt/pt

23


Figura 4: Esquemas de meta-informação do projecto RODA

3.2.2.2 - A Biblioteca Nacional Digital 8

Este projecto lançado pela Biblioteca Nacional, tem como objectivo cumprir as
suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder
fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores.
Até ao momento este foi o projecto que melhor detalhou as tecnologias que
utiliza, tal como se pode ver no quadro que se segue:

8
http://bnd.bn.pt

24


ARCO CAPA CONTENTE KIWI LUSTRE MANGAS METS OCR PAPAIA SECO
Armazenamento Criação Editor de Conteúdos Indexação de Armazenamento Manipulação e Metadata Reconhecimento Processament Permite
e Computação Automática de Estruturados Palavras em Distribuído, Gestão de Encoding and Óptico de Caracteres o de Páginas encadear um
em Rede para Ficheiros PDF Imagens Escalável e de Metadados Transmission Digitalizadas conjunto de
Definição Bibliotecas de Imagens Alto Desempenho Descritivos Standard conversões
Digitais entre formatos
de imagem
- Fiabilidade - Criação de - Declaração da - Segmentação -Escalabilidade - codificação - Normalizar
- Facilidade de cópias de um estrutura de uma das palavras e de meta- os nomes dos
utilização documento em obra digitalizada caracteres das -Desempenho informação ficheiros de
- Baixo Custo PDF, a partir - Organização de imagens descritiva, imagens de
- Interopera das suas colecções de obras -Indexação em - Baixo Custo administrativa páginas
bilidade imagens - Criação de série de e estrutural digitalizadas
- definir um múltiplos índices de qualquer -Capacidade de - Declarar a
tamanho visualização número de Integração estrutura
máximo para os - Exportação de uma palavras sequencial da
Caracterís ficheiros PDF obra para um formato -Validação - Fiabilidade obra
ticas/ - alterar alguns XML manual ou digitalizada
atributos das - Importação de automática de - Facilidade de associando as
Funções imagens descrições de obras ocorrências Utilização imagens aos
- reconhece em XML -Exportação dos capítulos a que
formatos JPEG - Geração de cópias índices em pertencem
e TIFF em XHTML ou PDF linguagem XML - associar
opcionalmente
a cada
imagem
palavras-
chave

Tabela 2: Lista de aplicações utilizadas pela Biblioteca Nacional Digital e as suas características/funções

25


3.2.2.3 - O DigitArq 9

O DigitArq é um projecto do Arquivo Distrital do Porto, com o objectivo de
servir de base para a construção de um arquivo digital. Apesar de no início se
considerarem vários esquemas de meta-informação para este projecto, no final optou-se
por utilizar os esquemas de informação da Library of Congress, da NISO e do
CEDARS.
O esquema de meta-informação proposto para o projecto da UCD tem como
base o esquema do DigitArq como se poderá ver no anexo H.

3.2.2.4 - O caso do arquivo da CML10

De todos estes projectos de digitalização nacionais, o projecto do Arquivo da
Câmara Municipal de Lisboa é a referência para o projecto da Unidade Central de
Digitalização, pois são ambos projectos camarários com os mesmo objectivos e
características.
Os objectivos do projecto de digitalização do Arquivo da Câmara Municipal de
Lisboa, são facilitar o acesso à informação e melhorar a preservação dos originais.
Também em Lisboa foram escolhidos os processos de obra para aplicação do projecto,
pois estes documentos são requisitados diariamente (o que aumenta a rapidez da sua
degradação). Apesar de na generalidade se seguirem os procedimentos que são
utilizados em Lisboa, no caso da meta-informação seguir-se-à outro rumo, como poderá
ser observado adiante.

9
http://www.adporto.org/
10
http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/default.asp?s=12151

26


Figura 5: Resumo de alguns projectos nacionais de digitalização/gestão de objectos digitais

27


4 - Identificação de requisitos da Unidade Central
Digitalizadora

4.1 - Requisitos físicos

4.1.1 – Espaço

A Unidade Central de Digitalização ficará localizada no piso 0, no Palácio dos
Correios, numa área de cerca de 100m2, em instalações do Arquivo Geral, e na
proximidade do Gabinete do Munícipe. Ela terá ligações internas a outras zonas de
serviço e de depósito do Arquivo Geral. Além disso, a UCD fica justaposta ao Serviço
de Expediente do GM, com o qual se relacionará directamente, através de um corredor
intermédio.

4.1.2 - Mobiliário e Equipamento

O mobiliário deverá ser considerado, desde logo, no projecto de arquitectura.
Algum equipamento já está adquirido, mas é indispensável acrescentar um número
representativo de computadores – dadas a composição e funções diversificadas da
equipa de processamento e gestão da informação e, ainda, a necessidade de criar meios
de acesso aos munícipes na sala de consulta do arquivo, além de diversa maquinaria de
cópia, dobragem de papel, pequenos restauros, etc. Algum deste equipamento,
notadamente o de cópia, poderá ser obtido em regime de aluguer.

Lista de aquisições:
• Digitalizadoras, no curto prazo (3)
1 planetária para grandes formatos
2 planetárias para formatos reduzidos
• Ploter
• Fotocopiadora/Impressora
• Máquina de dobragem de papel
• Computadores (20)
(excluídos os acoplados às digitalizadoras)
1 para o coordenador
2 para o registo de entradas e saídas

28


10 para descrição e indexação de processos
3 para gestão da informação
4 para consulta externa
• Mesas/secretárias
4 compridas (4x3 postos de trabalho com espaço suficiente) com 4 blocos
de gavetas autónomos
6 mesas – secretária com bloco de gavetas autónomo
2 compridas (sala leitura)
1 larga e comprida (pequenos restauros)
• Cadeiras (25)
• Estantes
• Armários/vestiários
• Pequenos restauros (equipamento mínimo)

4.2 - Requisitos humanos

Nas tarefas da UCD é de realçar a parte descritiva dos processos e a elaboração
do respectivo índice, quase folha a folha, para ser possível identificar rapidamente as
imagens requeridas. Antes da digitalização, haverá também lugar à preparação física
dos processos, na qual se incluem a verificação da ordem dos documentos, sua
numeração e frequentes restauros de danos, no papel, que dificultem a digitalização.
É de referir que para alguns postos de trabalho – se houver disponibilidade em
assistentes administrativos, auxiliares administrativos ou auxiliares de serviços gerais
devidamente capacitados – se poderá encarar a hipótese de recorrer a mobilidade
interna, a partir de outros serviços camarários ou do quadro de excedentários da
administração pública.
Para os trabalhos de coordenação, assim como de recolha e gestão da
informação, é indispensável recorrer a pessoal especializado na área de arquivo ou
ciência da informação.
Algumas actividades, como as digitalizações, as cópias, a dobragem de papel e,
eventualmente, a elaboração de índices, podem ser exercidas em regime de tarefa, até
com possível vantagem.

29


4.3 - Capacidade de processamento da máquina digitalizadora

A máquina digitalizadora foi adquirida à empresa MIND11, e após entrar em
contacto com a própria, consegui obter alguns dados relativos ao seu desempenho e
requisitos:

4.3.1 – Desempenho
• Resolução: 200 dpi
• Velocidade: 5 segundos a digitalizar (e sempre a cores)
• Manuseio de Papel: espessura máxima de 2mm

4.3.2 – Requisitos
• 3 servidores dual core 3GHz cada e com 3 GB de ram (cada)
• Sistema Operativo: Windows XP Pro

4.4 - Previsão do número de documentos produzidos por dia

Para se ter uma noção do volume de trabalho que espera esta nova unidade, fez-
se uma comparação com o Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa, que nos 7 meses
iniciais do projecto digitalizou 160.000 imagens. Ao fim do primeiro ano, tinham
transitado 9.000 processos urbanísticos, seleccionando-se para digitalização apenas as
partes mais significativas de cada um. Por sua vez, a ploter e a impressora consumiram
15 Km de rolo de papel, gerando, em contrapartida uma considerável receita para a
câmara. A taxa de repetibilidade dos pedidos foi de 20%, percentagem que tem vindo a
aumentar, reduzindo consideravelmente o esforço de requisições ao arquivo a
multiplicação de fotocópias para o mesmo processo. O grande benefício foi sentido,
nomeadamente, na gestão do IMI – (Imposto Municipal sobre Imóveis).
A CMP terá provavelmente um quarto do movimento da de Lisboa. Contudo,
DMU/DMSI/GM não estão a pensar apenas na reprodução dos processos requisitados
ao arquivo. O projecto que está a ser concebido diz respeito à desmaterialização integral
dos processos, desde que os documentos originais chegam ao Gabinete do Munícipe.

11
http://www.mind.pt/

30


5 - Características Funcionais

5.1 - Tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar

Para haver uma noção de quais as tipologias de documentos que seriam alvo de
digitalização dentro dos processos Licenciamento/Autorização de Obras, foi pedido à
DMU que elaborasse uma listagem dos mesmos. Nessa listagem, a DMU incluiu alguns
campos para além do tipo de documento como por exemplo: digitalização, nº folhas e
data de produção. Essa lista foi enquadrada numa tabela de recolha de dados, com o
objectivo de definir os perfis de digitalização. Nesta tabela acrescentaram-se campos
como por exemplo, Cor / PB, Material de Suporte, Formato / Dimensões e Texto /
Imagem.
Como se pensa em fazer uma digitalização retrospectiva, foi pedido ao Arquivo
Geral e à própria Casa do Infante que preenchessem a tabela, analisando processos de
Licenciamento/Autorização de Obras antigos. Por sua vez, também foi necessário
preencher a tabela com dados dos processos de Licenciamento/Autorização actuais, para
o que foi necessário o deslocamento à DMU para recolher os dados necessários.
Podemos ver nas páginas seguintes um excerto da tabela das tipologias de
documentos para digitalização, já devidamente preenchida pelas 3 entidades (a tabela
completa poderá ser consultada no anexo I):

31


Material
Data de Cor Formato / Texto / Entidade Número do
Tipologias Documentais de Digitalização Nº folhas
produção / PB Dimensões Imagem proveniente documento
Suporte
Elementos de informação urbana
Relatório de informação urbanística; 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 1
Planta de localização e enquadramento 2003 Cor Papel A4 Imagem UCD 1 DMU 2
Extractos da planta de ordenamento; 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 4 DMU 3
Planta topográfica testemunho à escala 1/1000, que não
pode ser alterada; 2003 Cor Papel A4 Imagem UCD 1 DMU 4
Planta topográfica 2003 Cor Poliester A4 Imagem UCD 1 DMU 5
Mapa de medições 2003 PB Papel A4 Texto UCD 3 DMU 6
Ficha estatística 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1 DMU 7
Fotografias 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 4 DMU 8
Documentos comprovativos da qualidade de titular
Certidão da Conservatória do Registo Predial 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 9
Certidão da Conservatória do Registo Comercial 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 10
Autorização da assembleia de condóminos 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1-200 DMU 11
Termo de responsabilidade 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 12
Prova de inscrição do técnico 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 13
Memória descritiva e justificativa 2003 PB Papel A4 Texto UCD 5 DMU 14
Calendarização da execução da obra. 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 15
Estimativa do custo total da obra 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1 DMU 16
Projecto de arquitectura, contendo todas as peças
desenhadas 2003 Cor Papel 60cm x 92cm Imagem UCD 15 DMU 17
Pareceres das entidades externas ao município 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 8 DMU 18

Projectos de especialidades
a) Projecto de estabilidade
a1) Termo de responsabilidade; 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 19
a2) Prova da inscrição válida do técnico em associação
profissional; 2004 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 20

Tabela 3: Tipologias de documentos pertencentes ao processo Licenciamento/Autorização de Obras

32


Outra questão importante é definir o fluxograma das digitalizações, fluxograma
esse que está ainda em desenvolvimento pelo DMA, com apoio da equipa da Porto
Digital (na qual se incluem duas licenciadas em Ciência da Informação, a Marta
Brandão e a Marta Costa), e demais entidades envolvidas, assim como o levantamento
de actividades do processo de gestão de informação.
É então apresentado de seguida o fluxograma das digitalizações (o
levantamento das actividades poderá ser consultado no anexo M):

Pistas de Responsabilidade (swimlanes)
• (DMSP ->) Gabinete do Munícipe
• Arquivo Geral
o Sector de Incorporação e Gestão de Informação (AG-IGI)
o Unidade de Digitalização (AG-UcD)
o Repositório
• Direcção Municipal de Urbanismo
• Entidades Externas (Entidades Reguladoras; Requerente; etc...)
• Direcção Municipal dos Serviços da Presidência

Nota: Ainda está prevista a inclusão nas pistas de responsabilidade, do Arquivo
Histórico (AH) com o sectores: Arquivos e colecções, Documentos Especiais, Conservação
e Restauro.

33


Figura 6: Fluxograma das digitalizações da UCD

34


5.2 - Esquemas de meta-informação

Tendo em conta a futura interoperabilidade da UCD com o Gisa e com o Gescor,
é necessário definir um conjunto de meta-informação geral que se aplique a todos os
documentos. A partir deste documento matriz, será necessário completar os campos de
recolha de meta-informação através do recurso a outras normas.
Tal como já foi mencionado, foram estudados vários tipos e esquemas de meta-
informação, contudo no final, optou-se por utilizar como base, o esquema de meta-
informação já utilizado pelo DigitArq (que engloba meta-informação da Library of
Congress, do Cedars e da NISO Z39.87 – 2002). A este esquema foi adicionado o
esquema de meta-informação da ISAD (G).
O esquema de meta-informação proposto para a UCD (que é apresentado de
seguida), está sistematizado numa tabela com os seguintes campos:
• Nome do elemento
• Tipo (texto, data, alfanumérico,...)
• Exemplo
• Obrigação (elemento obrigatório, obrigatório se aplicável ou opcional)
• Repetível (elemento pode ser repetido ou não)
• Recolha ( recolha automática, manual, ou ambas)
• Nível de aplicação (aplica-se ao objecto digital, apenas à imagem, ou a ambos)
• Esquema e tipo de meta-informação (qual o esquema de meta-informação
original a que aquele elemento pertence – NISO, ISAD (G),... e qual o tipo de
meta-informação – técnica, descritiva, preservação, estrutural)
• Descrição
• Processos / Actividades (este campo deverá ser preenchido quando se fizer a
digitalização de um processo, para ver em que actividade é que determinado
elemento de meta-informação é recolhido)
Nesta tabela constam também alguns elemento sublinhados a cor amarela, pois
inicialmente são elementos que não serão utilizados, pois referem-se a entidades
externas, visto Arquivo Distrital do Porto recebe documentação externa, o que para já
não irá acontecer na UCD, tendo em conta que só digitalizará documentação produzida
pelos departamentos da CMP. (A tabela completa poderá ser analisada no anexo H)

Legenda:
• Obrigação –> O = Obrigatório / Op = Opcional / OA = Obrigatório se aplicável
• Repetível -> S = Sim / N = Não
• Recolha -> A = Automática / M = Manual / A/M = Automática e/ou Manual
• Nível de aplicação -> OD = Objecto Digital / I = Imagem

35


Esquema e
Processos /
Nível de tipo de
Nome Tipo Exemplo Obrigação Repetível Recolha Descrição Actividades
aplicação Meta-
*
Informação
Texto: caixa
1 - Categoria de Por defeito: "Acesso sem Informação sobre a acessibilidade
de escolha de Op N A/M OD LC
acesso restrições" ou não ao OD do documento
valores
2 - Mensagem de Mensagem de informação sobre o
Texto _ OA N A/M OD LC
acesso elemento anterior.
Data de alteração de estado de
acesso. Aplicável apenas no caso
3 - Data de alteração
Data “2008-01-01” OA S M OD LC do acesso ser restrito, indicando-
de estado de acesso
se então a data prevista de
libertação do documento.
Direitos de autor da imagem e não
do objecto fonte. Existência de
copyright. Esta informação deve
4 - Direitos de autor Texto _ Op N A OD LC
ser relacionada com o elemento 1.
Pode haver restrições de cópia
mas não de consulta.

Tabela 4: Esquema de meta-informação para a UCD

36


5.2.1 - Tipos de meta-informação aplicáveis e objectivos

Existem vários tipos de meta-informação, cada qual com os seus
objectivos. Sendo assim, existem quatro grandes tipologias de meta-informação:

Descritiva Descreve e identifica os objectos / Ex: ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF)
Preservação Garante autenticidade dos objectos (proveniência e acções sobre ele)
/ Ex: PREMIS
Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema / Ex: NISO Z39.87
Estrutural Organiza objectos complexos (livros – capítulos – secções – páginas)
/ Ex: METS
Tabela 5: Tipos de meta-informação

5.2.2 – Correspondência entre a ISAD (G) e a EAD

Decorrente da análise da norma EAD, apresento de seguida a correspondência
entre a norma ISAD (G) e os campos da EAD. Eventualmente, quando entrar em vigor
o GISA, a UCD passará a utlizar os campos da EAD, aos invés dos da ISAD (G).

Secção Campo (ISAD G) Correspondência elemento (EAD)
<eadid> c/Countrycode e Mainagencycode attributes <unitid> c/Countrycode e
3.1.1 Código(s) de referência Repositorycode attributes
3.1.2 Título <unittitle>
3.1.3 Data (s) <unitdate>
3.1.4 Nível de descrição <archdesc> and <c> LEVEL attribute
3.1.5 Dimensão e Suporte <physdesc> and subelements <extent>, <dimensions>, <genreform>, <physfacet>
3.2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) <origination>
3.2.2 História administrativa/Biografia <bioghist>
3.2.3 História arquivística <custodhist>
3.2.4 Procedência <acqinfo>
3.3.1 Âmbito e conteúdo <scopecontent>
3.3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade <appraisal>
3.3.3 Incorporações <accruals>
3.3.4 Sistema de organização <arrangement>
3.4.1 Condições de acesso <acessrestrict>
3.4.2 Condições de reprodução <userestrict>
3.4.3 Idioma <langmaterial>
3.4.4 Características físicas e requisitos técnicos <phystech>
3.4.5 Instrumentos de Pesquisa <otherfindaid>
3.5.1 Existência e localização dos originais <originalsloc>
3.5.2 Existência e localização de cópias <altformavail>
3.5.3 Unidades de descrição relacionadas <relatedmaterial><separatedmaterial>
3.5.4 Nota sobre publicação <bibliography>
3.6.1 Notas <odd><note>
3.7.1 Nota do Arquivista <processinfo>
3.7.2 Regras ou convenções <descrules>
3.7.3 Data (s) da (s) descrição (ões) <processinfo><p><date>

Tabela 6: Correspondência entre os campos da norma ISAD (G) e da EAD

37


5.2.3 - NISO Z39.87 MIX

Este esquema de meta-informação téncnica permite trocar e interpretar imagens
digitais, pois facilita a interoperabilidade entre sistemas, serviços e software, bem como
a gestão das mesmas a longo termo.12
Esta norma é constituída por 5 áreas:
A área 6 consiste em informação acerca do objecto digital e a área 7 em informação
acerca da imagem. Na área 8 os campos estão relacionados com meta-informação
acerca da captura da imagem, enquanto que na área 9 os campos estão relacionados com
meta-informação sobre a avaliação da imagem. Finalmente a área 10 consiste no registo
de alterações
Como inicialmente estava prevista a sua utilização no esquema de meta-
informação da UCD, fiz uma tradução da norma, visto ainda não existir informação em
português (no anexo C e D poderão ser consultadas uma tabela com todos os campos
da NISO esquemarizados, assim como uma descrição campo a campo).

5.2.4 – METS

Metadata Encoding & Transmition Standard (METS) é uma norma para
codificar meta-informação descritiva, administrativa e estrutural sobre objectos
guardados num repositório digital.
Como não houve tempo para uma análise mais pormenorizada, pode ser visto no
anexo E uma listagem dos campos do METS.
Um documento METS consiste em sete secções principais: 13

1. Cabeçalho METS – Contém meta-informação descrevendo o documento
METS em si, incluindo informação como o criador, editor, etc...
2. Meta-informação Descritiva – Aponta para metadados descritivos externos ao
documento METS (por exemplo, um registo MARC num OPAC ou um registo
EAD mantido num servidor Web), ou conter metadados descritivos embebidos,
ou ambos. Múltiplas instâncias de metadados descritivos, tanto internas como
externas, podem ser incluídos na secção de metadados descritivos.
3. Meta-informação Administrativa – Oferece informação sobre como os
ficheiros foram criados e armazenados, direitos de propriedade intelectual,
metadados sobre o objecto original a partir do qual o objecto digital foi

12
http://www.niso.org/standards/standard_detail.cfm?std_id=731
13
FARIA, Luís e CASTRO, Rui – relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/
Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006

38


derivado, e informação sobre a proveniência dos ficheiros que compõem o
objecto digital (isto é, relações de ficheiros originais/derivados, e informação de
migração/transformação). Tal como os metadados descritivos, os metadados
administrativos podem ser tanto externos ao documento METS, ou codificados
internamente.
4. Secção de Ficheiros – Lista todos os ficheiros que contêm as versões
electrónicas do objecto digital. Elementos <file> podem ser agrupados em
elementos <fileGrp>, para permitir a subdivisão de ficheiros por versão do
objecto.
5. Mapa Estrutural -O Mapa Estrutural é o coração do documento METS. Ele
esboça uma estrutura hierárquica para o objecto da biblioteca digital e liga os
elementos dessa estrutura a ficheiros com conteúdos e metadados referentes a
cada elemento.
6. Ligações Estruturais -A secção de Ligações Estruturais do METS permite aos
criadores METS registar a existência de hiperligações entre nós na hierarquia
esboçada no Mapa Estrutural. Esta secção tem um valor particular na utilização
do METS para arquivar sites.
7. Comportamento -Uma secção de comportamento pode ser usada para associar
comportamentos executáveis com o conteúdo no objecto METS. Cada
comportamento numa secção de comportamento tem um elemento de definição
de interface que representa uma definição abstracta do conjunto de
comportamentos representado por uma secção de comportamento particular.
Cada comportamento também tem um elemento de mecanismo que identifica
um módulo de código executável que implementa e executa os comportamentos
definidos de forma abstracta perla definição de interface.

5.3 – Armazenamento

No documento Technical Guidelines for Digital Cultural Content Creation
Programmes14 também podem ser encontradas várias recomendações para projectos de
digitalização. Neste caso resolvi extrair algumas recomendações sobre o
armazenamento do conteúdo digital:
Diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software
e hardware para acesso, e por isso esta é uma questão a que se deve prestar bastante
atenção, pois existem várias ameaças a estes dispositivos. As principais são a deteoração
física e a evolução tecnológica que pode tornar estes dispositivos obsoletos.

Os recursos gerados durante o projecto de digitalização serão tipicamente armazenados
no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis.
Os tipos de armazenamento portátil mais usados são a fita magnética e os discos ópticos

14
http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/documents/techguid1_0.pdf

39


(CD-R e DVD). Os dispositivos de armazenamento portátil devem ser de boa qualidade,
e comprados a marcas de confiança. Os dispositivos devem ser armazenados de acordo
com as instruções dos fornecedores.

Os projectos devem considerar criar cópias dos seus recursos digitais – registos de
meta-informação como de objectos digitalizados - em dois tipos de armazenamento.
Pelo menos uma cópia deve ser guardada numa localização diferente da original para
garantir que está a salvo em caso de algum desastre. Todas as transferências para
dispositivos portáteis devem ter um registo. Os dispositivos devem ser “refrescados”
(copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) de x em x tempo. Também esta
actividade de “refrescamento” deve ser registada.

40


6 - Plano de implementação

6.1 - Implementação da Unidade Central Digitalizadora

Inicialmente a UCD trabalhará apenas com documentos do departamento do
Urbanismo pois são os mais requisitados, e por conseguinte, sujeitos a um maior
desgaste. Será uma espécie de teste à própria UCD, e a partir daí, será aplicada a todos
os departamentos da CMP.
A grande prioridade será a gestão de processos de licenciamento urbanístico,
embora se preveja alargar progressivamente o serviço a outras áreas.

6.2 - Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases
de implementação

Apesar de não estar previsto um período de realização de testes de digitalização
na UCD, esta fase é vital, pois apesar de ter sido realizada uma tabela de perfis de
digitalização, é necessário testá-los, e compará-los com outros projectos.
Para este efeito, foi elaborada uma tabela de perfis de digitalização (ver anexo
J), com base na listagem de tipologias de documentos fornecida pela DMU. Nesta
tabela separaram-se antes de mais os documentos a preto e branco dos de cor, depois
foram agregados por material de suporte, depois disso por formato / dimensões, e
finalmente pelo campo texto / imagem.
Para chegar aos perfis finais foi analisada uma tabela do Arquivo do Reino de
Valência (ver anexo L), presente no caderno de boas práticas elaborado pelo meu colega
de estágio Tiago Silva. Essa análise permitiu definir com clareza os perfis de
digitalização, esquematizados na tabela apresentada de seguida, que apresenta também
(a título de comparação) o cenário do Arquivo da CML, isto é, os valores que são
utilizados por esta entidade.
Há que chamar a atenção mais uma vez para a necessidade de serem realizados
testes com estes valores obtidos, principalmente naqueles documentos que não têm
como material de suporte o papel (mas sim poliéster, vegetal, papel fotográfico), visto
que têm outras especificidades.
Outra questão que também necessitará de testes, é relativa aos formatos de
imagem, isto é, os Masters, os Jpegs e os Thumbnails. Isto porque o tamanho das
imagens tem impacto na apresentação dos resultados de pesquisa e também afecta a
velocidade a que as páginas são descarregadas nos browsers15.

15
http://www.nla.gov.au/digital/delivery.html

41


Perfis Escalas de
Resolução / Formato Descrição Cenário 1 (AML)
Digitalização cinzento/ cor
Cinzento a 8
P1 200 dpi / TIFF sem compressão Documentos de texto a preto e branco, em suporte papel, A4 Não capturam imagens a P&B
bits
P2 250 dpi / TIFF sem compressão Cor a 24 bits Mapas, projectos e pergaminhos (formatos A4) A4: 145 dpi's /JPEG / RGB 8 bits

300 dpi / a captura geral em
JPEG e a malha quadriculada Grandes formatos: 200 dpi's / JPEG/
P3 Cor a 24 bits Mapas, projectos e pergaminhos (formatos A3 ou superior)
em formato A4 em TIFF sem RGB 8bits
compressão

P4 250 dpi / TIFF sem compressão Cor a 24 bits Texto Impresso e/ou Imagem, em papel A4, a cor e/ou preto e branco ( A4: 145 dpi's /JPEG / RGB 8 bits

Cinzento a 8
P5 300 dpi / TIFF sem compressão Texto, e texto e imagem p/b, A3 Não capturam imagens a P&B
bits

Tabela 7: Resumo dos perfis de digitalização

42


Conclusão

A implementação de um projecto de digitalização transversal numa entidade
como uma câmara municipal, é sem dúvida um processo complexo e moroso. Penso que
com este estágio foram feito avanços significativos, sobretudo na área da meta-
informação e do perfis de digitalização, contudo ainda deverão ser feitos mais estudos e
testes nestas áreas, visto serem dois pilares de um projecto deste género. E os riscos de
um projecto desta enverdura são grandes, daí que não se deva menosprezar nenhuma
etapa.
Reforço mais uma vez, a necessidade de se fazerem testes aos perfis de
digitalização, sobretudo aos documentos em suporte vegetal, papel fotográfico,
poliéster, tela e ozalid. É também necessário definir 3 formatos de imagem, o master
(que à partida será captado com as características definidas nos perfis e que servirá de
base para os outros formatos), a cópia para visualização, e o thumbnail.
Quanto à meta-informação, o esquema proposto engloba a meta-informação
téncnica, descritiva e de preservação, devendo futuramente estudar-se a implementação
da meta-informação estrutural (METS).
Tendo em conta o trabalho que realizei ao longo deste estágio e com base nas
condições existentes, penso ter cumprido os objectivos principais deste estágio, que sem
dúvida foi uma experiência enriquecedora, permitindo-me ter contacto com a realidade
profissional da área, e aprofundar o meu conhecimento em certas matérias que sem
dúvida poderão vir a ser muito úteis futuramente.

Gostaria de relembrar que ao longo deste estágio também foi feita uma página
pessoal, onde poderá ser feito o download deste relatório em versão electrónica
(http://paginas.fe.up.pt/~ci03030/).

43


Bibliografia e referências electrónicas

• CMP, Departamento de Arquivos – Manual da Qualidade, 2006

• FARIA, Luís e CASTRO, Rui – relatório da primeira fase RODA: Instituto dos
Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006

• FASCHIN, Odília – Fundamentos de Metodologia. São Paulo: Atlas, 1993

• ISAÍAS, Pedro – Bibliotecas Digitais. Lisboa: Universidade Aberta, 1999

• RAMOS, Adelaide; et al. - Automação de Bibliotecas e Centros de
Documentação: o processo de avaliação e selecção de softwares – Brasília: Ci.
Inf., v.28, n.3, p. 241-256., set/dez. 1999

• REAL, Manuel – Documento justificativo e descritivo da UCD (draft). Porto,
2007

• RHYNO, Art – Using Open Source Systems for digital libraries. London:
Libraries Unlimited, 2004

• SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das "Ciências"
Documentais à Ciência da Informação : ensaio epistemológico para um novo
modelo curricular. Porto: Edições Afrontamento, 2002. (Biblioteca das Ciências
do Homem. Plural; 4)

• TANNER, Simon – From vision to implementation – strategic and management
issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International
Seminar, 13 to 18 February 2000.
(http://heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf)

• WITTEN, Ian H. – How to build a digital library. Amsterdam: Morgan
Kaufmann Publishers, 2003

44

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