O documento discute a importância do setor de protocolo na gestão da informação. Apresenta conceitos, exemplos de rotinas, e como o protocolo pode ser uma ferramenta gerencial através de procedimentos como automação, padronização, descentralização e observação de prazos. Finalmente, analisa um setor de protocolo e conclui que investimento em recursos humanos é essencial para a efetividade dos processos informatizados.

1. Carlos Henrique Gonçalves Pinto

2. Roteiro
 Objetivo;
 Conceitos e definições;
 Exemplo de rotina de um setor de protocolo;
 O protocolo como ferramenta gerencial –
procedimentos;
 O sistema de registro e controle da tramitação
das informações arquivísticas;
 Apresentação de um setor de protocolo;
 Reflexões sobre a situação encontrada;
 Conclusão;
 Referências.

3. Objetivo
Esse trabalho visa discutir a importância do
setor de protocolo no contexto da gestão da
informação. Para tanto, apresenta inicialmente
conceitos básicos, relacionados às atividades,
exemplifica uma rotina desenvolvida no setor de
protocolo, os procedimentos no plano de
ferramenta gerencial, e, através de uma visita ao
protocolo de uma organização, discute a aplicação
desses procedimentos.

4. Conceitos e definições
Protocolo
• Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e
movimentação de documentos em curso.
Distribuição
• Movimentação de documentos e processos entre pessoas de
uma mesma unidade, mediante sistema informatizado.
Processo
• É o documento ou o conjunto de documentos que exige um
estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados
por despachos, pareceres técnicos...: assim, o documento é
protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar
tais procedimentos.

5. Conceitos e definições
Protocolo central
• É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos
procedimentos com relação às rotinas de recebimento e
expedição de documentos.
Protocolo setorial
• É a unidade localizada junto aos setores específicos dos órgãos
ou entidades encarregada de dar suporte às atividades de
recebimento e expedição de documentos no âmbito da área ao
qual se vincula: tem a finalidade de descentralizar as atividades do
protocolo central.
Tramitação
• É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna
ou externa , através de sistema próprio.

6. Conceitos e definições
Classificação arquivística
• Selecionar as categorias por assunto e atribuir códigos
as correspondências de acordo com seu conteúdo.
Correspondência
• Comunicação escrita, expedida ou recebida, que circula
dentro da organização.
Expedição
• Remessa de correspondências pelos Correios, malote
ou em mãos.

7. Conceitos e definições
Interna e externa
 Correspondência Oficial e particular
Recebida e expedida

8. Exemplo de rotina de
um setor de protocolo
Recebimento da Distribuição para o
correspondência órgão de destino.
Abertura ,
classificação,
digitalização e
protocolo

9. O protocolo como ferramenta
gerencial - Procedimentos
 É necessário que sejam estabelecidos canais
efetivos que não só transmitam a informação,
mas efetivamente a transfiram, isto é, uma
organização que comunique.
 Controle ou registro dos documentos arquivísticos
que chegam por outros meios (fac-símile, correio
eletrônico) e pelas mãos dos funcionários;
 Automatização do registro e controle da
tramitação.

10. O protocolo como ferramenta
gerencial - Procedimentos
 Padronização no preenchimento dos campos
existentes no formulário, principalmente no
campo referente ao Assunto.
 O uso de correio eletrônico institucional. Há um
melhor controle dos documentos enviados por
esse canal, uma vez que essa ferramenta
permite uma leitura prévia da mensagem.
 Aplicação nos registro documentais armazenados
eletronicamente das ferramentas desenvolvidas
para o universo físico dos documentos.

11. O protocolo como ferramenta
gerencial - Procedimentos
 Descentralização dos instrumentos de controle.
Pelo menos um representante de cada unidade
organizacional possa efetuar o registro das
características do documento;
 Observação dos prazos estabelecidos nos
documentos e processos;
 Adoção da ferramenta follow-up, que permite, por
parte dos funcionários da organização, um
acompanhamento contínuo das ações
desenvolvidas, facilitando o processo de tomada
de decisões.

12. O protocolo como ferramenta
gerencial - Procedimentos
 Na saída de documentos, deve-se manter uma
cópia destes, possibilitando-se, assim, a
recuperação contextualizada das informações
expedidas;
 O instrumento de classificação das informações é
a ferramenta adequada para a integração dos
registros documentais, independente destes
serem recebidos, produzidos e mantidos na
organização, ou expedidos.

13. O sistema de registro e controle da
tramitação das informações
arquivísticas
Movimentação com
Inclusão registro obrigatório Desburocratização
descentralizada no do recebedor do do processo de
Sistema. documento durante tramitação.
sua tramitação.
Definição de um
Descentralização da responsável pelo
Definição de tempo
responsabilidade controle gerencial da
para a solução de
pelo funcionamento documentação
problemas.
do sistema. recebida pela
unidade.
Impressão de
Realização de Impressão de
etiquetas com
consulta por meio de relatório sobre fases
código de barras
qualquer ponto da d movimentação no
para identificação do
rede local. sistema.
documento.

16.  Automatização das  Não se verificou para os
atividades; documentos eletrônicos o
 Padronização no mesmo tratamento
preenchimento das dispensado aos
informações; documentos em suporte
 Uso de email institucional; físico;
 Descentralização dos  O principal problema
instrumentos de controle; encontrado na instituição
não está relacionado
 Observação dos prazos; diretamente à gestão
 Adoção dos critérios de documental, mas interfere
classificação arquivística; sobremaneira no
 Uso de ferramentas que andamento das rotinas
permitem o acesso à desenvolvidas naquele
descrição do documento, setor de protocolo. É a sua
como a digitalização. equipe.

25. A equipe do protocolo
 Formada por 13 pessoas, sendo:
 2 servidores, 5 funcionários terceirizados, 3
estagiários, 3 anistiados.
 Formação:
 Nível superior completo: 3
 Nível superior (cursando): 3
 Qualificação
 O responsável pelo setor participa de
treinamentos, workshops,etc. O seu substituto
está há dois anos no protocolo e fez alguns
treinamentos, mas a maior parte do seu
aprendizado se deu de forma empírica.

26. A equipe do protocolo
 Quantidade reduzida de servidores. Não
há interesse em se trabalhar nesse setor.
O próprio entrevistado (que substitui o
chefe do setor) informou que continua no
SGP porque recebe uma gratificação.
 Alta rotatividade. Não só dos estagiários,
mas dos prestadores de serviço.
 Insatisfação por parte dos terceirizados:
excesso de trabalho, falta de
reconhecimento, tratamento diferenciado.

27. A equipe do protocolo
 Os cursos são oferecidos apenas para os
servidores.
 Não há uma política de motivação dentro do
MCT, apenas ações isoladas. O chefe do setor
tenta motivar a equipe.
 Os anistiados apresentam dificuldade de
assimilação, principalmente com as atividades
que requerem conhecimentos informáticos.

28. Conclusão
Atualmente, a informática é uma realidade dentro
das organizações, com o setor de protocolo não é
diferente. Os processos informatizados permitem
maior controle e agilidade no tratamento e
disponibilidade da informação, objetivo essencial de
qualquer instituição.
Entretanto, a tecnologia só será efetiva se os
gestores das organizações entenderem que
investimento em recursos humanos é tão (ou mais)
importante quanto investimento tecnológico. Diante
desse cenário, faz-se necessária a qualificação e
motivação de seus funcionários. E mais, deve-se
buscar a conscientização desses funcionários no
sentido de que cada um deles se identifique como
peça fundamental no processo de disponibilização da
informação.

29. Referências
 CUNHA, Murilo B. da, CAVALCANTI, Cordélia R. de O. Dicionário
de Biblioteconomia e Arquivologia. Brasília: Briquet de Lemos,
2008, p.300.
 SOUSA, Renato T. B., e SERRA , Lamberto R. “O sistema de
registro e controle da tramitação das informações arquivísticas:
possibilidade de construção de um instrumento gerencial.” In:
Boletim de Arquivos do MCT. Brasília, 2010. pp. 19- 32.
 Portaria normativa n° 05, de 19.12.2002. Disponível em <
http://www.sad.ufba.br/portaria_protocolo.pdf>. Acesso em 14 nov.
2011.
 Portaria SEXEC/MCT n° 24/2009, de 30.11.2009. Disponível em
http://www.mct.gov.br/index.php/content/view/314739.html>.
Acesso em 15 nov. 2011.