Gerenciamento eletrônico de documentos a.k.a GED

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Trabalho de graduação sobre gerenciamento eletrônico de documentos.

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Gerenciamento eletrônico de documentos a.k.a GED

  1. 1. Gerenciamento Eletrônico de documentos • 3.1. Agenda (tópicos da apresentação) • 3.2. Introdução (Conceitos Iniciais) • 3.3. Características gerais da solução apresentada, como funciona, características... • 3.4. Relação com a GI • 3.5. Conclusão • 3.6. Referências • 3.7. Questões sobre o assunto apresentado
  2. 2. 3.2. Introdução
  3. 3. 3.2. Introdução • Para Avedon (2002, p. 11), o Gerenciamento Eletrônico de Documentos, neste contexto, é Uma configuração de equipamentos, software e, normalmente, de recursos de telecomunicação baseada em computador e automatizada que armazena e gerencia imagens (e seus índices) que podem ser lidas por máquinas e processadas por computador para sua recuperação.
  4. 4. 3.2. Introdução • para o CENADEM (2009). Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.
  5. 5. 3.2. Introdução
  6. 6. 3.2.1 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009) • Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center, EUA, em setembro de 2001. • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede. • Absoluto controle no processo de negócio. • Alta velocidade e precisão na localização de documentos. • Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento. • Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.
  7. 7. 3.2.2 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009) • Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais. • Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. • Grande melhoria no processo de tomada de decisões. • Aproveitamento de espaço físico. • Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos. • Evitar extravio ou falsificação de documentos. • Integração com outros sistemas e tecnologias.
  8. 8. 3.2.3 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009) • Aproveitamento da base de informática já instalada na sua empresa. • Mais agilidade nas transações entre empresas. • Maior velocidade na implementação de mudanças nos processos. • Exigência da alta competitividade. • Melhor atendimento ao cliente. O GED proporciona respostas precisas e instantâneas. • Obtenção de vantagem competitiva sustentável. • Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos, com redução de despesas e permitindo que funcionários trabalhem a partir de casa. • Única solução para cumprir prazos de recursos em processos, como no caso de multas de trânsito.
  9. 9. 3.2.4 Algumas vantagens do gerenciamento, expostas no site do CENADEM (2009) •Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP e CRM.
  10. 10. 3.3. Características gerais da solução apresentada
  11. 11. 3.4. Relação com a GI • Permite aplicar efetivamente a gestão da informação uma vez que não é possível impedir que o usuário cometa erros sem o uso de uma ferramenta que proteja o usuário de si mesmo. • O GED fornece um caminho a ser seguido e nesse caminho são aplicadas as politicas de segurança. • Fornece ferramentas efetivas para os gestores medirem a produtividade dos funcionários.
  12. 12. 3.5.1 Conclusão • O gerenciamento agrega valor ao serviço, funções e atividades, que, neste caso, estão relacionadas à informação. E, como bem se sabe, a informação hoje tem o valor agregado no contexto histórico, institucional e pessoal, por isso os arquivos públicos ou empresariais estão buscando meios de gerir, guardar preservar e disponibilizar esta massa documental da melhor maneira.
  13. 13. 3.5.2 Conclusão • O sistema agilizou o acesso à documentação, facilitando em muito as atividades do setor. Antes o funcionário fazia o pedido da documentação contida no Arquivo Central e, através do malote, alguém se deslocava ate o setor pegava o documento, levava ate a PRDHS, para assim poder atender a necessidade informacional dos usuários. Isso muitas vezes demorava um dia, ou mais, poucas vezes algumas horas, com o sistema o acesso é imediato, mediante a disposição da velocidade de acesso da rede, que as vezes fica lenta. Mas mesmo assim é mais rápido que o sistema de acesso anterior ao documento em formato papel.
  14. 14. 3.5.3 Conclusão • Verificou-se que o atendimento ao usuário ficou mais rápido. O sistema permite a visualização do documento disponível na base, e se necessário imprimir uma cópia. Isso acarretou alguns benefícios, o primeiro é a questão da durabilidade da documentação em formato papel, que não é mais, manuseado constantemente, e o principal é, a questão da ampliação do acesso documental, à diversos usuários ao mesmo tempo, atendendo ao objetivo do GED, que é agilizar o acesso a documentação.
  15. 15. 3.6. Referências • Trabalho de concluso de curso-Juliana Fachin http://pt.slideshare.net/julianafachin/ged- gerenciamento-eletrnico-de-documentos- 5200299 Videos do Youtube.com http://www.youtube.com/watch?v=nyFrxmWY4 DE http://www.youtube.com/watch?v=lZ0pE2jd04u
  16. 16. 3.7 Questões sobre o assunto apresentado • O GED é uma Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP e CRM? Justifique a sua resposta. • É possível implementar Gestão da informação sem o uso de GED? Justifique a sua resposta.
  17. 17. Wagner s. santos • wagnerconserta@gmail.com • (65)8468-1756

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