Referências: FLORES, Daniel. O SEI como SIGAD ou SIGAD de Negócio: Sistema Eletrônico de Informações (MPOG). Palestra. Belo Horizonte - MG. 41 slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado para Palestra no 4º Ciclo de Palestras promovido pela Diretoria de Arquivos Institucionais da UFMG. DIARQ - UFMG. Belo Horizonte - MG. 08 de junho de 2017. Disponível em: <http: />. Acesso em: 08 de junho de 2017. Citação com autor incluído no texto: Flores (2017) Citação com autor não incluído no texto: (FLORES, 2017)

1. O SEI como SIGAD
ou SIGAD de Negócio:
Sistema Eletrônico de
Informações (MPOG)
DIARQ UFMG
Prof. Dr. Daniel Flores
Grupo CNPq UFSM Ged/A
08/06/2017

3. Referências:
FLORES, Daniel. O SEI como SIGAD ou SIGAD de Negócio: Sistema
Eletrônico de Informações (MPOG). Palestra. Belo Horizonte - MG. 41
slides, color, Padrão Slides Google Drive/Docs 4x3. Material elaborado
para Palestra no 4º Ciclo de Palestras promovido pela Diretoria de
Arquivos Institucionais da UFMG. DIARQ - UFMG. Belo Horizonte - MG.
08 de junho de 2017. Disponível em:
<http://documentosdigitais.blogspot.com>. Acesso em: 08 de junho de
2017.
Citação com autor incluído no texto:
Flores (2017)
Citação com autor não incluído no texto:
(FLORES, 2017)
Para citar este material do Grupo CNPq-UFSM
Ged/A - Documentos Arquivísticos Digitais:

4. e-ARQ Brasil
● e-ARQ
○ Especifica os requisitos para um
Sistema Informatizado de Gestão
Arquivística de Documentos
(SIGAD);
○ Gestão, Corrente e Intermediário;
● SIGAD
○ Sistema desenvolvido para
realizar as operações técnicas da
gestão arquivística de
documentos.
GestãoDOC

6. Autoridade e Política Arquivística
De acordo com JARDIM, J. M.:
A introdução do SEI na administração federal é, talvez, um dos maiores
sintomas da falta de autoridade arquivística do Arquivo Nacional. Autoridade
conferida pela Lei 8.159, não reconhecida pelo próprio Executivo Federal.
Incapacidade político-gerencial da instituição de efetivamente ser o órgão
responsável pela gestão de documentos federais. Isso não é um problema
relacionado à competência técnico-científica da equipe, evidentemente, mas às
dificuldades da instituição em realmente exercer a autoridade arquivística que
lhe é conferida pela Lei 8.159. A nota, corretamente, afirma: 'fica claro que os
órgãos e entidades integrantes do SIGA que optarem pela produção de
documentos digitais, precisam implantar um programa de gestão arquivística de
documentos apoiado por sistema informatizado em conformidade com o e-ARQ
Brasil." No entanto, até onde se sabe, não há nem política nem normas do
Arquivo Nacional para que essa recomendação seja seguida. Essa é a questão.

8. Documentos de Discussão:
1) CONSIDERAÇÕES DO ARQUIVO NACIONAL, ÓRGÃO CENTRAL DO
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – SIGA, DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL ACERCA DO SISTEMA
ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei
.pdf>;
2) Publicações da CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do
Conarq - Conselho Nacional de Arquivos,
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/camaras-tecnicas/ctde.html>
3) DE SORDI, Neide Alves Dias. Análise de Conformidade entre o e-Arq
Brasil e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Resumo
Executivo;
4) Publicações do Grupo CNPq UFSM Ged/A.

9. Características de um SIGAD
● Captura, armazenamento, indexação e recuperação de
todos os tipos de documentos arquivísticos e de todos os
componentes digitais do documento arquivístico, como, por
exemplo, um relatório com os anexos em diferentes
arquivos;
● Integração entre documentos digitais e não digitais;
● Gestão dos documentos a partir do plano de classificação;
● Avaliação dos documentos e aplicação da tabela de
temporalidade e destinação para recolhimento e
preservação dos que tenham valor permanente;

10. Características de um SIGAD
● Exportação dos documentos para transferência e
recolhimento;
● Armazenamento seguro para garantir a autenticidade dos
documentos;
● Instrumentos para gestão de estratégias de preservação
dos documentos;
● Implementação de metadados para descrever os contextos
documentais: [a] jurídico-administrativo; [b] de proveniência;
[c] de procedimentos; [d] documental; [e] tecnológico.

11. Questões

12. 1. Qual a importância da gestão de documentos no
desenvolvimento de sistemas informatizados de
gerenciamento de arquivos?
● Importância da gestão documental;
● Resoluções para a gestão e preservação digital.

13. Importância da Gestão de Documentos
Com a difusão dos documentos digitais no final do século,
surgiram novos desafios que dificultaram a manutenção da
autenticidade, a preservação e o acesso de longo prazo desses
documentos.
Nesse momento, a gestão arquivística de documentos
tornou-se mais urgente, pois a comunidade arquivística
internacional indicou que os documentos digitais são ainda mais
dependentes da gestão arquivística de documentos que os não
digitais.
Assim, ao se optar pelo registro das atividades em
documentos digitais é imprescindível a implantação de uma
política e de um programa de gestão de documentos, caso
contrário corre-se o risco de perda da confiabilidade, da
autenticidade e dos próprios documentos.
Documento do AN sobre o SEI.

14. Resoluções do CONARQ para orientar a Gestão e
Preservação de documentos digitais
● Resolução n° 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos
documentos digitais em programas de gestão arquivística de
documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos.
● Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes para a
transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas públicas.
● Resolução n° 25, de 27 de abril de 2007. Dispõe sobre a adoção do
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
● Resolução n° 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe
sobre a inserção dos Metadados na Parte II do
Modelo de Requisitos para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos – e-ARQ Brasil.

15. Algumas Resoluções do CONARQ para Gestão e
Preservação de documentos digitais
● Resolução n° 36, de 19 de dezembro de 2012. Dispõe sobre a
adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio
Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
● Resolução n° 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova Diretrizes
para a Presunção de autenticidade de Documentos Arquivísticos
Digitais.
● Resolução n° 39 (agora 43), de 29 de abril de 2014. Estabelece
diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis
para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos
digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

16. As Resoluções n° 20 e n° 25 do CONARQ indicam que a
gestão de documentos arquivísticos digitais deve ser
realizada com o apoio de um Sistema Informatizado de
Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD), e que esse
sistema deve estar conforme o modelo de requisitos e-ARQ
Brasil.
No âmbito da Administração Pública Federal, a Instrução
Normativa MP/SLTI n° 4, de 11 de setembro de 2014, na
alínea “f”, inciso II, do artigo 12, reforça as orientações do
Conarq ao indicar a observância ao e-ARQ Brasil quando da
aquisição ou do desenvolvimento de solução informatizada
para gestão arquivística de documentos.

17. Além das Resoluções aprovadas pelo Conarq, a Câmara
Técnica de Documentos Eletrônicos do Conarq apresentou
duas Orientações Técnicas com o objetivo de esclarecer
temas relacionados ao e-ARQ Brasil:
● Modelo de entidade e relacionamentos do e-ARQ Brasil, e
● Orientações para contratação de SIGAD e serviços
correlatos.

18. Conforme apontado nessas Orientações Técnicas, com
a implantação de um SIGAD em conformidade com o
e-ARQ Brasil, é possível se obter os seguintes benefícios:
● aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação,
recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos
documentos;
● facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; e
● integrar as áreas de tecnologia da informação, arquivo e
administração.
A produção e o uso dos documentos digitais reafirmam a
necessidade e a importância da gestão documental.

19. 2. O que é o Sistema Eletrônico de Informações – SEI?
É uma solução de processo eletrônico, desenvolvida
pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4),
que foi escolhida para uso na administração pública
federal no contexto do Processo Eletrônico Nacional –
PEN.

20. Suas características
O SEI foi selecionado porque otimiza os processos de
trabalho, com o fim do documento em suporte papel.
Como consequência, tem-se a redução do custo com
transporte, papel, impressora, toner e outros materiais de
expediente e, principalmente, a redução de espaço físico
de depósitos e arquivos. Uma das mais revolucionárias das
funcionalidades do SEI é a possibilidade de controles
estatísticos para a gestão de prazos e produtividade.

21. 3. A adoção do Sistema Eletrônico de Informações –
SEI é obrigatória para os órgãos e entidades da
administração pública federal?
A adoção do SEI na administração pública federal
não é obrigatória, mas a iniciativa do Processo
Eletrônico Nacional – PEN tem incentivado fortemente
a adoção do SEI pelos órgãos e entidades que não
possuem sistemas de processo eletrônico.
Os órgãos e entidades que já tenham uma solução
de processo eletrônico adequada às suas peculiaridades
e que estejam em conformidade com o e-ARQ Brasil
deverão mantê-la.

22. 4. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI é um
software público?
O SEI não é um software livre, nem um software
público.
Ele está sendo considerado um software de governo,
compartilhado com o setor público, de forma gratuita e
colaborativa, mediante acordo de cooperação com o
TRF4, criador e proprietário do SEI.

23. 5. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI pode ser
considerado um SIGAD? De acordo com o portal do
PEN:
“O SEI é uma ferramenta que permite a produção, edição,
assinatura e trâmite de documentos dentro do próprio
sistema. Proporciona a virtualização de processos e
documentos, permitindo a atuação simultânea de várias
unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo
processo, reduzindo o tempo de realização das atividades.”
“O SEI pode ser considerado um SIGAD ou módulo de
um SIGAD, a depender do ambiente e das integrações
existentes no ambiente de cada órgão ou entidade.”
Não MESMO, enquanto não estiver de
acordo com o e-ARQ Brasil, e PROCEDER
o ARQUIVAMENTO, que é dever de um
SIGAD.

24. 5. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI pode ser
considerado um SIGAD? De acordo com o portal do
PEN:
“Ainda não foi realizada análise sistemática da
aderência do SEI ao disposto no e-ARQ Brasil e no
MoReq-Jus.
Essa é uma atividade que pode ser realizada
colaborativamente pelos órgãos e entidades que
compõem a rede SEI. Assim como o SEI pode ser
evoluído gradativamente para incorporar os requisitos
que se fizerem necessários.”

25. “Nível de aderência”, de acordo com De Sordi
● a análise dos requisitos possibilitou a conclusão de que, do
ponto de vista da Arquitetura de Informação e outros
requisitos tecnológicos, o SEI apresenta nível de
aderência ao e-Arq de 63%, já sendo considerado nível
Avançado, conforme item 3, Quadro 6 – Índice de Aderência
do SEI.
● Cabe ressaltar que não foram computados os requisitos
sobre segurança da informação, ambiente de instalação
do SEI, entre outros que não são propriamente do sistema,
indicados na planilha correspondente pelo número 4. No
entanto, esses requisitos são importantes e devem ser
garantidos com uma política de segurança e preservação
digital adequada.
Na metodologia da autora temos resultados
diferentes.

26. ● Em relação à análise dos requisitos denominados do Negócio,
que são o conjunto de funcionalidades relacionadas à Gestão
Documental, o SEI apresenta nível de aderência ao e-Arq de
41%, considerado nível Intermediário, conforme a metodologia
proposta (Item 3, Quadro 6 – Índice de Aderência do SEI);
● para análise da planilha de requisitos do Negócio, foram
excluídos os requisitos relativos ao item 1.5 - Volumes:
abertura, encerramento e metadados uma vez que a dinâmica
de trabalho do SEI não utiliza o conceito de volumes. No
entanto, são requisitos do e-Arq que, se computados, iriam
prejudicar a avaliação do SEI desse conjunto de requisitos;
“Nível de aderência”, de acordo com De Sordi

27. Avaliação do SEI (AN) com base nos requisitos de
funcionalidade estabelecidos no e-ARQ Brasil.
Seção do e-ARQ Brasil
Total de
requisitos
Requisitos
atendidos
Requisitos
NÃO
atendidos
NÃO foi
possível
avaliar
1 - Organização dos documentos
arquivísticos
65 29% 57% 14%
2 - Tramitação e fluxo de
trabalho
26 58% 19% 23%
3 - Captura 37 41% 54% 5%
4 - Avaliação e destinação 47 17% 79% 4%
5 - Pesquisa, localização e
apresentação de documentos
41 44% 54% 2%
6 - Segurança 98 32% 5% 63%
7 - Armazenamento 20 0% 15% 85%

28. Avaliação do SEI (AN) com base nos requisitos de
funcionalidade estabelecidos no e-ARQ Brasil.
Seção do e-ARQ Brasil
Total de
requisitos
Requisitos
atendidos
Requisitos
NÃO
atendidos
NÃO foi
possível
avaliar
8 - Preservação 18 0% 67% 33%
9 - Funções administrativas e
técnicas
3 67% 33% 0%
10 - Conformidade com a
legislação e regulamentações
3 33% 33% 34%
11 - Usabilidade 25 56% 16% 28%
12 - Interoperabilidade 3 33% 33% 34%
13 - Disponibilidade 1 0% 0% 100%
14 - Desempenho e escalabilidade 5 60% 40% 0%

30. 6. O que é o Processo Eletrônico Nacional – PEN?
São objetivos do PEN:
“I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação
governamental e promover a adequação entre meios, ações,
impactos e resultados;
II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização
dos processos administrativos com segurança, transparência e
economicidade;
III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da
tecnologia da informação e da comunicação; e
IV - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas.”

31. Para reflexão e discussão (Doc. AN):
A presente análise expôs de forma sumária o cumprimento
do SEI quanto aos requisitos de gestão documental, conforme
estabelecido pelo e-ARQ Brasil. Sem esgotar a continuidade da
verificação, pelo momento consideramos que:
1) A presente versão do SEI não atende satisfatoriamente aos
requisitos necessários para apoiar as atividades de gestão
arquivística dos documentos por ele produzidos e mantidos;
2) O SEI necessita funcionar como um SIGAD ou atuar
conjuntamente com um SIGAD específico, a fim de que se
possa realizar o controle do ciclo vital por meio de
procedimentos de gestão arquivística de documentos.

32. 3) Para que o SEI possa atuar como um SIGAD são
necessários que se procedam diversos ajustes, sendo
prioritário:
○ controle dos documentos avulsos;
○ autuação dos processos, somente quando necessário;
○ captura dos documentos arquivísticos e arquivamento;
○ apoio para as atividades de avaliação e destinação;
○ apoio para as atividades de monitoramento com vistas à
preservação digital.
Para reflexão e discussão:

33. 4) O órgão ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro
sistema informatizado para a produção de documentos
digitais, já deve ter implantado uma política e um programa
de gestão de documentos.
5) O órgão ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro
sistema informatizado para a produção de documentos
digitais, precisa prever uma política de preservação digital
para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos
(com o RDC-Arq).
Para reflexão e discussão:

34. Fechando
O SEI é um sistema de negócio (Processo Eletrônico),
como um sistema de matrícula, ou controle de Diário de
Classes (como na UFSM), ou Sistema Hospitalar, que já
contemplaram requisitos do e-ARQ Brasil, porém o SEI ainda
sequer contemplou os requisitos e-ARQ só para este
SISTEMA DE NEGÓCIO, imagina para ser um SIGAD
TOTAL, então necessita estar interconectado à um SIGAD
ou agir como TAL, e a um RDC-Arq.
SEI e outros sistemas de Negócio (SIGAD) + RDC-Arq

35. ● Não permitir a DOSSIELIZAÇÃO que o SEI preconiza, em que
cada tipo documental simples, como memorando, solicitação de
marcação de férias, etc., virem PROCESSO;
● Incluir a Classificação;
● Incluir a Avaliação de Documentos, inclusive permitindo
temporalidade enquanto vigente, até determinado evento, etc.;
● Interoperar o SEI (1ª e 2ª idades somente), para que arquive e
recolha os Documentos num Repositório Arquivístico Digital, no
RDC-Arq (Ou Archivematica ou RODA, ou outros) de acordo
com a Resolução n° 43 do CONARQ;
● Obrigatoriedade de uma política e um programa de gestão de
documentos.
Alertas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

36. ● O SEI tem que ARQUIVAR Digitalmente via Pacote OAIS
BagIT em um RDC-Arq;
● O SEI não pode implementar o PCD com a Classificação da
Res. 14 do CONARQ para outras esferas, Estadual, Municipal,
já que seus PCDs são distintos;
● O Documento que foi digitalizado não pode ser eliminado,
sob pena de perdermos a possibilidade de uma análise forense,
a Diplomática Forense;
● As Comissões e Comitês de Implantação do SEI, não podem
prescindir de Arquivistas, a competência da Lei 6.546 é clara;
● A definição de quais documentos estão classificados em grau
de sigilo, é de competência da Comissão CPAD-S.
Alertas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

37. No Ciclo de Vida Completo:
Ambientes e Plataformas
SIGAD: SL ou não, SIE, SEI, SIDOC,
SIGAD-Aer; etc.
Plataforma de Preservação /
Arquivo Permanente:
Archivematica, RODA...
Plataforma de Acesso:
ICA-AtoM, DSpace,
Archivist Toolkit
Cenários de uso de RDC-Arq em conjunto
com o SIGAD (Nota Técnica nº 03/2015 do
Conarq):
Adaptação do Grupo CNPq UFSM Ged/A
ARQUIVO PERMANENTE
CORRENTE e INTERMEDIÁRIO

38. Na idade permanente:
Os documentos digitais
em idade permanente
têm que ser
mantidos e preservados
por um RDC-Arq, de
maneira a apoiar o
tratamento técnico
adequado, incluindo
arranjo, descrição e
acesso, para assegurar
a manutenção da
autenticidade e da
relação orgânica desses
documentos.
Nota Técnica nº 03/2015 do Conarq 38
Cenários de uso de RDC-Arq
em conjunto com o SIGAD

39. SIGAD
ICA-AtoM
RDC-Arq/Archivematica
Cadeia de Custódia e de Preservação de
Documentos Digitais seguindo o Modelo OAIS
Adaptação para Pesquisas do Grupo CNPq UFSM Ged/A

40. Referências
1) CONSIDERAÇÕES DO ARQUIVO NACIONAL, ÓRGÃO CENTRAL DO
SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO – SIGA, DA
ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL ACERCA DO SISTEMA
ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes/analise_sei.
pdf>;
2) Publicações da CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do
Conarq - Conselho Nacional de Arquivos,
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/camaras-tecnicas/ctde.html>;
3) Publicações do Grupo de Pesquisa CNPq UFSM Ged/A
<http://documentosdigitais.blogspot.com>
4) DE SORDI, Neide Alves Dias. Análise de Conformidade entre o e-Arq
Brasil e o Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Resumo
Executivo.

41. Obrigado
Prof. Dr. Daniel Flores
danielflores@ufsm.br
Líder dos Grupos de Pesquisa CNPq - UFSM: Ged/A e
Patrimônio Documental Arquivístico;
Membro da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE-CONARQ;
http://documentosdigitais.blogspot.com
http://facebook.com/dfloresbr