A coprodução de serviços públicos com as tecnologias de informação, José Maria Pedro

A coprodução de serviços
públicos com as tecnologias
de informação
José Maria Pedro
Inspecção-Geral de Finanças

Nesta sessão serão debatidas algumas questões, tais como:

• O que é a coprodução de serviços públicos?
• Como podemos obter economia de recursos com as tecnologias de
informação?
• Há casos interessantes que ilustrem a redução de custos através da
coprodução de serviços públicos?
• Somos capazes de atenuar as barreiras aos fluxos de dados entre
serviços?
• Haverá novas formas de cooperação entre organismos públicos?
• Estamos preparados para a gestão de valor na Administração Pública?
• Quais são os desafios?

José Maria Pedro http://comunidades.ina.pt/

Quais são os desafios?

3

O grande desafio atual

• A pressão da redução dos orçamentos terá como
consequência a redução de recursos produtivos na
Administração Pública;
• Esta redução trará enormes dificuldades na
manutenção dos níveis de serviço prestados pelos
serviços públicos;
• O desafio é encontrar formas de minimizar esses
efeitos. Cremos que a Coprodução é um dos
caminhos a seguir


O que é a coprodução de serviços
públicos?

5

Definição de Coprodução

• Atividade de criação de valor público que
envolve múltiplas partes em cooperação e
pode ocorrer num vasto leque de sectores

• ALFORD, John; ENGAGING PUBLIC SECTOR CLIENTS –
From Service-Delivery to Co-production, ed. Palgrave
Macmillan, ISBN 978-0-230-22376-9


Participantes na Coprodução

– Sector Público
– Clientes ou Utentes
– Voluntários
– Empresas privadas
– Entidades locais
– Outras entidades

– …na condição de haver motivação suficiente e
alguma vantagem para quem participa

Tipos de coprodução

• Cidadãos assistidos pelos serviços
públicos (chamar os bombeiros);

• Cidadãos prestam assistência aos
serviços públicos (Bombeiros
voluntários)

• Cidadãos e agentes em interação
para um fim (alunos e
professores)


A ideia central é envolver os cidadãos para reduzir custos na AP

Efeitos nos indivíduos,
grupos, empresas

€ inputs outputs outcomes

sociedade
economia eficiência eficácia

Custo eficácia /
Value for Money


Somos capazes de atenuar as
barreiras aos fluxos de dados entre
serviços?

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Coprodução de sistemas de informação
MAI MAM MDN MEE MEC MJ MS MSSS MNE MF PCM
AOT
MAI Se um ministério está isolado dos restantes em
MAM termos de dados e informação, é porque pertence a
AOT outro país!
MDN
MEE O mesmo raciocínio pode ser aplicado aos
MEC organismos, se uma entidade está isolada das
MJ restantes é porque pertence a outro ministério!
MS
MSSS Por esta razão os sistemas de informação têm de ser
MNE pensados de forma a usar dados (matéria prima) de
MF outras entidades para evitar custos redundantes na
PCM recolha e processamento.

Tecnologias de informação e coprodução

• A principal matéria prima da AP é constituída
sobretudo por informação relativa a cidadãos e
empresas (tal como é o barro para a uma fábrica de
cerâmica);
• O interesse das tecnologias de informação vem do
facto da atividade dos organismos públicos depender
muito de dados fiáveis e dos custos elevados da sua
recolha e processamento manual;


Há casos de sucesso de coprodução na AP

• Os casos de sucesso da estratégia de
coprodução na AP podem servir de exemplo
motivador para levar ao desenho de sistemas
de informação facilitadores desta fonte de
vantagens mútuas para os intervenientes
(serviços públicos e cidadãos).


Como podemos obter economia de
recursos com as tecnologias de
informação?

14

Cooperar e eliminar barreiras

• A coprodução de serviços Públicos exige a
eliminação de barreiras aos fluxos de dados
entre serviços e também a criação de novas
formas de cooperação que permitam planear
os sistemas de informação e dar prioridade
aos que têm mais valor (melhor relação
custo/benefício)


Estrutura Orgânica orientada para o cliente

Organismos ou departamentos
isolados e autónomos com
funções quase independentes Processos operacionais
transversais integrados e
orientados para o cliente
Ministro A
Recursos
alinhados e
Diretor-Geral A organizados para A B C Cidadão
um objetivo Empresa

Diretor-Geral C

Diretor-Geral B Serviços de Apoio Comuns


Opções de orientação estratégica dos SI dos serviços públicos

Cidadão e
BD1 A B C Empresa
BD2

BD3
para Estruturar processos e respetivos
Alinhar os sistemas de
informação isolados e sistemas de informação
autónomos para permitir a orientando-os para o cliente para
coprodução e evitar aproveitar o seu envolvimento
redundância de dados e de (veja-se as declarações de IRS
custos de recolha


Como melhorar a interoperabilidade?

• A melhoria da interoperabilidade resulta da
reengenharia dos processos e sistemas que os
suportam (hardware e software)
• Há um enorme potencial de economia de recursos
na AP à espera de iniciativas de mudança
organizacional assentes em cooperação
• A AMA está a promover normas de
interoperabilidade muito oportunas no contexto
atual


Tipos de Mudança e Redesenho de Processos

ampla

Reestruturar ou Redesenhar
subcontratar processos

Reestruturação Melhoria de
focada processos
ligeira

curto Tempo longo
necessário para
mudar

Fonte: adaptado de “Papel estratégico das Tecnologias de Informação” by Barbara C. McNurlin & Ralph
H. Sprague, JR

Haverá novas formas de cooperação
entre organismos públicos?

20

Onde estamos?

• Podemos obter economias com descontos de
quantidade em hardware e software? Claro
que sim!
• Os fornecedores estão interessados na nossa
estratégia de economia de recursos? Claro
que não!
• É preciso forçar a cooperação em direção à
arquitetura de sistemas de informação.


Administração directa e indirecta do Estado – Pagamentos acumulados aos 20 maiores
fornecedores entre 2005-2008 (milhares de €)
SHM (NIF - 504680617)

UNISYS (NIF - 500272336)

Cil - Centro de Informática (NIF - 500809690)

Prologica (NIF - 501432507)

TrendGlobal (NIF - 506740510)

Opensoft (NIF - 505781999)

NLS - New Link Solutions (NIF - 505248948)

Informática - El Corte Inglês (NIF - 980079659)

Accenture (NIF - 502309440)

ONITelecom (NIF - 504073206)

NovaBase (NIF - 504857312)

SAP (NIF - 504569759)

PT - Comunicações (NIF - 504615947)

HP (NIF - 502407697)

IBM (NIF - 500068801)

Accenture (NIF - 502309444)

Normática (NIF - 501782230)

Datainfor (NIF - 500807574)

CPC'is (NIF - 501267255)

PT Prime (NIF - 502840757)

0 10,000 20,000 30,000 40,000 50,000 60,000 70,000 80,000

Fonte: IGF 2005 2006 2007 2008

A coprodução pode ser conseguida
de forma diferente em cada um dos
quatro níveis de gestão das TIC

23

Enterprise Architecture: Domínios relevantes da Arquitectura de processos da AP
(TOGAF)

Business Application Data Techincal
Architecture Architecture Architecture Architecture
(Negócio) (Aplicações) (Dados) (Tecnologias)


A Arquitectura de Negócio da AP

• A Arquitetura de Negócio da AP está em ebulição o que trará
grandes alterações ao nível das aplicações e do hardware.
Estamos perante uma grande oportunidade para afinar os
processos de negócio à luz das vantagens da tecnologia;

Business Application Data
Techincal
Architecture Architecture Architecture
Architecture
(Negócio) (Aplicações) (Dados)
(Tecnologias)

A Arquitectura de aplicações global da AP

• Tem um nível de interoperabilidade muito baixo, próximo do
conceito de “bairro da lata”, porque cada entidade desenhou
o seu software de forma autónoma e continuará a comprar
consultoria e software de interface entre sistemas se não tiver
alternativa;

Techincal
Architecture
(Tecnologias)


A Arquitectura de Dados

• Tem os mesmos problemas das aplicações com grandes
dificuldades na produção de informação fiável a partir de silos
de dados redundantes, com custos dispensáveis associados à
repetição de recolha, manutenção e de atualização;

Techincal
Architecture
(Tecnologias)


A Arquitectura Técnica da AP

• Foi desenhada numa lógica feudal em resposta às
atribuições de cada entidade, às suas aplicações e
aos respetivos dados, sendo muito difícil aplicar
princípios de racionalidade sem análise e redesenho
de processos;

Techincal
Architecture
(Tecnologias)


A coprodução de serviços públicos
com tecnologias de informação –
Custos Médios na AP
É uma estratégia que pode ser orientada para redução de custos na AP
se for assente em práticas de gestão de valor.

Gastos Médios em TIC por Funcionário (Postos de Trabalho = 566.329)

Despesa Média Despesa TIC
Anual TIC por Funcionário
(2005-2007) (em €)

Comunicações 200.652.668,58 354,30

Hardware 122.549.173,00 216,39

Software 97.508.332,76 172,18

Material de informática
407.191,02 0,72
- Locação financeira

Locação de material de
11.281.377,32 19,92
informática

Total 432.398.742,69 763,51
Fonte: IGF

Indicadores de referência para as TIC na AP
(recursos humanos e financiamento)

Percentagem de • 1,6% a 4,3%
trabalhadores de TIC • Média AP: 1,99%

Orçamento TIC por • 63€ a 3662€
trabalhador • Média AP: €561

Percentagem do orçamento • 0,8% a 18,6%
de TIC por Ministério • Média AP: 3,6%

Fonte: IGF

Podemos poupar recursos com as
TIC na AP?

32

Três níveis de utilização das TIC
(experiência IGF)

Nível Tipo Custos relativos de
evolutivo Pessoal
administrativo
(por memória)
2 Dados em BD integradas alimentadas 0
por WEB, processos optimizados,
workflow electrónico
1 Dados em documentos Office, PDF, 1
muito eMail
0 Informação em suporte papel, 2
processamento manual total

Os burocratas preferem o nível 0, mas aceitam qualquer outro desde que possa
descer facilmente ao papel (nível 0)!


Há casos interessantes que ilustrem
a redução de custos através da
coprodução de serviços públicos?

34

Declarações de IRS em coprodução

Em suporte de Custos MFAP Custos do
Descrição papel Contribuinte
4.282.962 4.282.962 4.282.962
Número total de declarações submetidas em 2011
60 60
Tempo estimado para comprar o impresso (minutos) 0
Tempo estimado para preencher o impresso 60 60
(minutos) 0
120 120
Tempo estimado para entregar o impresso (minutos) 0
Tempo estimado de validação manual de dados 10 10 0
necessário, em minutos, por declaração
Tempo estimado de registo de dados necessário, em 10 10 0
minutos, por declaração
Tempo estimado de processamento manual, em 10 10 0
minutos, por declaração
270 30 240
Tempo total necessário, em minutos, por declaração
€ 7,00 € 7,00 € 7,00
Preço/hora estimado em mão de obra
Custos estimados de mão de obra necessária para € 134.913.303 € 14.990.367 € 119.922.936
receber e validar todas as declarações de IRS em 2011

Retiramos deste exemplo várias conclusões:

• Os custos anuais com este processo são quase 135 milhões de euros se for
executado manualmente;
• As TIC, em coprodução, permitem poupar à economia com este processo
quase 135 milhões de euros;
• A redução anual de custos no MF é de 11% dos 135 milhões de euros,
cerca de 15 milhões de euros;
• No primeiro ano o MF teve de investir em meios tecnológicos, mas
recuperou o investimento no ano seguinte;
• A redução anual de custos para os contribuintes é de 89% dos 135 milhões
de euros. Não está tão visível por estar diluída em mais de 4 milhões de
contribuintes, mas existe;
• A coprodução deste serviço interessa a ambas as partes;
• A gestão de valor que inclui o planeamento das TIC é indispensável para
saber onde devemos investir os recursos financeiros.


Gestão de User/Password AP em coprodução

Descrição Valor
Número total de potenciais utilizadores = População 10.555.853

Número de user/passwords actual nos impostos 8.230.730
Portes de correio de envio de uma password em envelope 0,53 €
seguro (tipo multibanco, não normalizado e não prioritário)
Custo do envelope com preparação 1,00 €
Custo da criação e envio de user/password para o número total 16.150.455,09 €
de utilizadores registados nos sistemas da DGITA
ministérios que têm relacionamento direto aos cidadãos (MF, 6
MSSS, MS, MJ, MEC, MAI)
Custos para criar um user/password em cada um dos 11 96.902.730,54 €
ministérios
Potencial de poupança com servidores da AP integrados 80.752.275,45 €

% redução = economia potencial 83%


Retiramos deste exemplo várias conclusões:

• Os custos com este processo repetido por cada um de seis ministérios
(MF, MSSS, MS, MJ, MEC, MAI) são quase 97 milhões de euros;
• Os custos globais podem ser muito superiores, se os outros ministérios,
além dos seis considerados, também emitirem user/password para os
mesmos cidadãos ou se existirem várias listas de user/password por
ministério;
• As TIC, em coprodução entre serviços, permitem poupar à AP com este
processo 80 milhões de euros, isto é 83% dos 97 milhões de euros;
• No primeiro ano o MF teve de investir em meios tecnológicos, mas a AP
pode recuperar o investimento nos anos seguintes. Neste momento o
user/password dos beneficiários da ADSE é o mesmo das declarações
eletrónicas;
• A coprodução deste serviço interessa a todas as partes envolvidas;


Temos know-how e procedimentos
para a Gestão de Valor nas TIC na
AP?
Onde estamos neste momento?

39

Poupança com as TIC?

• A poupança com as TIC na Administração
Pública (AP) só é viável se os responsáveis dos
serviços públicos praticarem uma gestão dos
recursos tecnológicos baseada em critérios de
gestão de valor, gestão de portfólio de
projetos e gestão de investimentos


Val IT

Derivado do COBIT
Aplicado pela IGF a 50 entidades da AP

41

Gestão de TI

• Uma estrutura de relacionamento e processos para
dirigir e controlar a empresa/organismo a fim de
alcançar os seus objetivos pela adição de valor, ao
mesmo tempo que equilibra riscos versus retorno
sobre TI e seus processos.


Conceitos

Portefólio

Programa

Projecto


Componentes Val IT

Gestão do Valor

Gestão de Gestão de
Portefólio de Investimentos
Projetos em TIC

Estamos preparados para a gestão
de valor na Administração Pública?

45

Gestão de Valor nas 50 entidades da AP que gastam mais em TIC

Qualidade global média da gestão de TIC na Adm Pública

Gestão de Investimento (IM)

Gestão de Portfolio de Projectos (PM)

Gestão de Valor (VG)

0.0 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0
Nível de maturidade


Maturidade de gestão por Ministério

Ministério das Finanças

Presidência do Conselho de Ministros

Ministério dos Negócios Estrangeiros

Ministério da Solidariedade e da Segurança Social

Ministério da Saúde

Ministério da Justiça

Ministério da Educação e Ciência

Ministério da Economia e do Emprego

Ministério da Defesa Nacional

Ministério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do
Ordenamento do Território

Ministério da Administração Interna

0.00 0.50 1.00 1.50 2.00 2.50 3.00 3.50 4.00 4.50 5.00

Qualidade de Gestão das TIC
Fonte: IGF

Conclusão A

• As grandes preocupações atuais de poupança
exigem medidas que impulsionem o
aproveitamento do grande potencial das TIC
para a economia de recursos e aumento de
benefícios para os utilizadores dos serviços
públicos.


Conclusão B

• As TIC poderão ter um papel determinante no
aproveitamento dos ganhos da coprodução de
serviços públicos porque os dados e
informação são a principal matéria prima na
AP.


Conclusão C

• A coprodução é uma estratégia orientada
para redução de custos e para a gestão
de valor com vantagens para todas as
partes envolvidas.


Conclusão D

• A Coprodução de serviços públicos exige a
eliminação de barreiras aos fluxos de dados
entre serviços e também a criação de novas
formas de cooperação que permitam planear
os sistemas de informação.


Conclusão E

• O know-how e os procedimentos de Gestão
de Valor nas TIC da AP não são famosos
atualmente.
• Há um grande caminho a percorrer.
• A gestão de valor que inclui o planeamento
das TIC é indispensável para saber onde
devemos investir os recursos financeiros.


Conclusão F

• A poupança com as TIC na Administração
Pública (AP) só é viável se os responsáveis dos
serviços públicos praticarem uma gestão dos
recursos tecnológicos baseada em critérios de
gestão de valor, gestão de portfólio de
projetos e gestão de investimentos.


Conclusão G

• É urgente desenvolver competências de
gestão de sistemas de informação nos
dirigentes da AP envolvidos em projetos de
TIC tornando-os sensíveis à gestão de valor.


Muito obrigado pela atenção.

Alguém quer colocar questões?

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