O cenário negocial e a metodologia dos 7 a´s ®

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Orientações de caráter pragmático e efetivo sobre como interpretar e conduzir uma negociação de alta performance para profissionais de áreas comerciais ou líderes de áreas diversas.

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O cenário negocial e a metodologia dos 7 a´s ®

  1. 1. O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Página 1 de 5 O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Como posso avaliar se sou um Bom Negociador? Como posso melhorar minhas competências como Negociador e aplicá-las efetivamente em meu dia adia? Este Extrato fundamentado em estudos que realizo há mais de 15 anos e em minha vivência prática como Professor Acadêmico, Consultor e Facilitador em mais de 20 anos de atividade pode ajudá-lo a estabelecer critérios mais efetivos no desafio de negociar em sua atividade comercial ou não e de liderança. Inicialmente pergunto-lhe: Você conhece e é capaz de avaliar a si mesmo quanto aos requisitos para ser um Bom Negociador? É sabido que numa negociação, seu sucesso será determinado por suas habilidades interpessoais, aplicação práticas de técnicas e táticas de negociação, somadas ao que chamo de Cenário Negocial, arena dentro da qual se desenvolve a Negociação. Neste texto, assim como em meus treinamentos, costumo apresentar o Cenário Negocial como uma combinação de 4 elementos harmônicos e que se complementam: 1. Confiança: Devemos promover a confiança mútua entre as partes presentes e participantes da Negociação. Devemos agir com ética e transparência, buscando alternativas que em princípio contribuam para todas, ou pelo menos, para a maioria, das partes envolvidas. Devemos nos comprometer pouco e cumprir o prometido; 2. Cooperação: Nosso espírito de iniciativa, assertividade e foco em resultados poderá nos auxiliar a promover um Cenário onde todos saiam da inércia e participem de modo ativo na busca e usufruto de acordos. De nada adiantam idéias mirabolantes se a outra parte não tem recursos para implementa-las e a nossa ajuda poderia ser crucial para o sucesso da empreitada; 3. Conhecimento: Nossos interlocutores, ao negociarem conosco esperam ter do outro lado da mesa alguém capaz de propor soluções efetivamente válidas. Alguém com discernimento e experiência para somar soluções (e não problemas). Todos gostam de saber que estão lidando com pessoas que antes de propor soluções, se debruçaram sobre a sua realidade, expectativas, projetos em andamento e limitações de recursos; 4. Continuidade: Os modelos modernos de relacionamento entre empresas, parcerias entre colegas e projetos multidepartamentais pressupõem a continuidade da parceria. Por isso devemos abandonar soluções casuístas, míopes e egocêntricas. Investir mais tempo na pesquisa de soluções mais adequadas à causa (e não apenas o combate aos efeitos) pode significar mais tempo e paciência, mas o resultado tenderá a ser muito mais perene. Como você pode ver, todos esses aspectos fazem sentido. Todos podem contribuir para o plantio de acordos em solo fértil seja na negociação comercial, seja na interdepartamental ou na solução de conflitos. Na verdade esses 4 C´s, como costumo chamar o Cenário Negocial, são importantíssimos (e às vezes pouco valorizados) fundamentos para o Negociador eficaz, sejam eles vendedores, profissionais de suporte, suprimentos, atendimento ou gestores de áreas internas da empresa que negociam mudanças e estabelecem acordos a todo momento.
  2. 2. O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Página 2 de 5 É importante reforçar que, estabelecido o acordo, você deve lembrar-se sempre que um dos pilares do Cenário Negocial eficaz é a Continuidade (também tratada na Metodologia dos 7 A´s, como “Ampliação”), ou ainda como também costumo dizer: " O acordo só se conclui com uma nova rodada de negociações". Conplementando, observe o princípio Ganha-Ganha. Sua negociação e o relacionamento com a outra parte, devem pressupor uma relação na qual ambos ganham algo: bens, descontos, prestígio, adicionais, prorrogações, etc. Guarde esses 3 princípios da Negociação Ganha-Ganha sempre com você: O Prestígio da outra parte deve ser preservado; A idéia também deve parecer dele; Devemos ajuda-lo na mudança ou implementação do acordo. Devemos ainda ficar atento à lógica de tomada de decisão de seu Interlocutor. Não pense que, apenas porque você adora tabelas, números ou trajar-se de modo social, a outra parte também deveria fazer o mesmo. Respeite e saiba conviver com o estilo pessoal de cada um. Valorize o relacionamento e não apenas a negociação em si! Estes postulados que desenvolvi para o Cenário Negocial são baseados nas teorias do Myers- Briggs Type Indicator e nos estudos de Patrick W. Fraleigh e Susan K. Gilmore, publicados em 1983, e que diferenciam 4 estilos de omcuncação e inter-relacionamento que irão influenciar, ou mesmo determinar, o comportamento de cada um de nós no curso de uma Negociação, apontando assim o que chamo de Cenário Negocial. São eles: O estilo Facilitador ou Socializador; o Perfeccionista ou Analítico; o Realizador ou Executor e o promotor ou Comunicador. Negociação: A Metodologia dos 7 A´s ® Trata-se de uma metodologia que nos apresenta a Negociação como um processo que se inicia muito antes de sentarmos à mesa para discutirmos posições e buscarmos concessões. Ao tratarmos a Negociação sob uma perspectiva assim ampliada, estaremos elevando de modo significativo nossas chances de sucesso. Essas 7 Etapas, validadas após trabalhos de Consultoria e Treinamento em dezenas de empresas de diversos segmentos de mercado e mais de 3000 profissionais treinados, reflete o estado da arte em práticas de negociação ganha-ganha. O Processo se inicia com a Análise do fato gerador da Negociação. Devemos nessa fase coletar todos os dados sobre o interlocutor, seus pontos de vista, nosso histórico de relacionamento, nossas vantagens e restrições, o tempo disponível, poder mútuo e riscos. Tenho acompanhado diversos processos de Negociação e verifico que muitas vezes o agente chega até seu interlocutor e percebe que sua percepção geralmente não estava correta. Nesse aspecto gostaria de ressaltar as providências que você deve levar em conta ao se preparar para suas Negociações: 1. Pesquise o tema: Evite situações tipo “todo mundo sabia, menos eu...” ao ser interpelado sobre as verdadeiras razões que geraram essa rodada. Vasculhe seus arquivos, converse com os envolvidos, acesse seu correio eletrônico, analise o histórico de relacionamento anterior com seu interlocutor; 2. Conheça a Amplitude das conseqüências: Ás vezes problemas ou impasses que nos parecem impactar apenas os envolvidos diretamente com a negociação podem ter
  3. 3. O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Página 3 de 5 gerado conseqüências e desdobramentos importantes para outras pessoas na empresa dele ou em seus Clientes; 3. Avalie a Extensão da solução: As soluções que você irá propor podem, à primeira vista parecer que serão sacramentadas à própria mesa, mas na verdade podem envolver diversos outros influenciadores e decisores. Isso poderá gerar ciúmes, falta comprometimento ou até boicotes se você não atentar para isso e praticar uma negociação que envolva a todos os interessados de peso. 4. Conheça o Juízo de Valor de cada um dos envolvidos: Você ficará surpreso, atônito e até mesmo poderá ser desmoralizado, se for muito direto ao ponto, sem conhecer e interpretar o juízo de valor da outra parte. Por isso, não simplifique demais as coisas. Avalie com calma e sabedoria o impacto que sua negociação e suas alternativas de solução terão sobre os valores de cada um dos envolvidos. A Etapa seguinte, a Abordagem, caracteriza-se por uma definição clara de como iremos tratar e desenvolver a Negociação. Para termos sucesso na obtenção de um acordo duradouro e satisfatório, devemos ter mente que a nossa Administração do Tempo deverá ser refinada, visto que precisaremos fazer análises, reuniões, pesquisas, entrevistas, etc. ao longo de um período que poderá ser diminuto. Minha experiência profissional me diz que, mesmo em situações nas quais o tempo para melhor abordagem for praticamente inexistente, a etapa anterior deverá considerar isso de modo a prepara-lo melhor para sua negociação. Para sermos mais efetivos na Abordagem, enumero a seguir as 10 variáveis que devem ser consideradas nessa etapa: 1. Quantidade e conteúdo de cada visita ou ligação; 2. Matriz de Decisão e implicações quanto à facilidade de reunir as pessoas chaves, poder de decisão individual ou conjunto, etc; 3. Concorrência: que alternativas de satisfação de suas necessidades poderão surgir diante de uma falha ou atraso nosso; 4. Força da Marca e grau de lealdade à nossa Companhia e à nossa geração de valor; 5. Demanda por Serviços Adicionais que hoje suprimos de modo satisfatório (ou não); 6. Perfil Pessoal dos Líderes: Inovadores, conservadores, apáticos, leigos, etc; 7. Conveniência. Podemos ajuda-lo no processo de negociação ganha-ganha?; 8. Urgência. Para nós e para o interlocutor; 9. Ciclo de Acordos. De quanto em tempo essa negociação deverá se repetir; 10. Crédito do Cliente. Vale a pena apostar numa parceria ou acordo com esse interlocutor? Figura 1. Negociação: A Metodologia dos 7 A´s ® Analisar o Cenário Abordar o Problema Ambientar a Interação Ampliar a relação Coletar e Argumentar Acompanhar os acertos Buscar o Acordo
  4. 4. O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Página 4 de 5 Depois de toda a nossa preparação para uma Negociação que eu costumo chamar de Negociação de Alta Performance, podemos chegar frente a frente com nosso interlocutor verdadeiramente preparados. Nesse momento, tendo em mão todo o subsídio oferecido pelas duas etapas anteriores, podemos praticar a Ambientação. Nessa importantíssima (e muitas vezes menosprezada) etapa, deveremos sinalizar para nossos interlocutores um ambiente de simpatia, cooperação e amistosidade. Essa preocupação é extremamente válida, pois permitirá que a outra parte se abra com você, expondo posteriormente no curso da negociação, alguns componentes de foro íntimo que de outra forma ele(a) dificilmente exporia. Devemos, sempre que possível, evitar uma abordagem direta do assunto, inclusive quando sobre ele reside alguma polêmica ou impasse anterior. Também nesse caso, é vital uma Abordagem adequada, que poderia sugerir por exemplo, trazer um especialista ou mais pessoas ou um movimento com criatividade e algo inesperado, para “desarmar” seu interlocutor ou desviar o curso da negociação. A Argumentação compreende a defesa de nossos pontos de vista; uma retomada das conversas anteriores, para sabermos onde paramos; comentários sobre os compromissos de cada parte para essa nova reunião ou entrevista e a apresentação e entrega daquilo que cabia a nós. Pode ainda se caracterizar por uma intensa e dinâmica troca de argumentos, com concessões, reflexões, réplicas, e por que não dizer, acusações e defesas. A boa prática de Argumentação diz que nós, hábeis negociadores, devemos conduzir e não nos deixarmos conduzir. Por isso, sou extremamente favorável à adoção de Roteiros de Argumentação que, dentre as várias vantagens, posso enumerar algumas: Evitar impasses; Ampliar nossa persuasão; Maximizar resultados; Maior proveito do tempo; Evitar re-trabalho. Apenas como exemplo didático, cito a seguir um modelo genérico, sobre o qual você, hábil negociador, poderá construir sua própria linha de Argumentação: 1. Descontrair; 2. Explicar os objetivos; 3. Verificar se o momento é conveniente; 4. Retomar os fatos; 5. Obter dados relevantes; 6. Apresentar alternativas de solução; 7. Superar as objeções; 8. Obter um acordo; 9. Definir próximos passos, prazos e responsabilidades; 8. Concluir amistosamente. Outra metodologia, também desenvolvida por mim e de grande sucesso, é a Técnica dos Apitos®. Para conhecê-la melhor, temos um capítulo que trata da Argumentação Estruturada. O objetivo primeiro (mais não único, nem final, como veremos a seguir) pode então ser alcançado: a construção de um Acordo. William Ury, renomado professor de Harvard , conferencista e consultor especializado em Negociação estabelece 3 pilares de sustentação para um Acordo Ganha-Ganha, aquele no qual ambos saem com percepções de terem sidos vitoriosos.São eles: 1. A idéia, solução ou negócio fechado, deve parecer dele, também; 2. O prestígio de seu interlocutor deve ser preservado; 3. Você deve evidenciar que irá ajuda-lo na adoção da solução acordada.
  5. 5. O Cenário Negocial e a Metodologia dos 7 A´s ® Página 5 de 5 O cumprimento desses requisitos muitas vezes exige de nós uma grande dose de disciplina, habilidades interpessoais, eficiência na administração do tempo e um “estoque” de concessões que deverá ir sendo utilizado de modo gradativo, pois cada interlocutor individualmente, poderá querer ganhar sua fatia no bolo do acordo final. Estabelecido o Acordo, que mais esperar de uma Negociação? Pois é, esse raciocínio simplista é que leva muitos negociadores a minimizarem a importância ou até menosprezarem o Acompanhamento. Clientes exigentes, detalhistas, com estilo interpessoal dito Parental (ou Pai) segundo a Análise Transacional, ou mesmo aqueles que visivelmente não se apegam a detalhes e preferem “confiar na palavra” são dois exemplos bem comuns e extremos que utilizo para ilustrar a importância do Acompanhamento após uma rodada de Negociação. É nesta etapa que devem ser monitoradas as ações previamente acordadas. Devemos periodicamente manter contato com o interlocutor para nos certificarmos de que estamos caminhando para a correção do problema anterior e sua prevenção daqui para frente ou caminhando para a efetivação do negócio nas bases previamente acertadas. E concluindo, o ciclo da Metodologia dos 7 A´s tem como próximo passo a Ampliação do acordo. Agora em novas bases e com um Cenário Negocial muito mais efetivo, podemos desenvolver novas formas de geração de valor com a outra parte. Podemos ampliar os termos do acordo, envolver novas áreas no escopo dos trabalhos, ou podemos ainda perseguir novos desafios aos quais antes não nos aventurávamos. A Ampliação é parte de um processo e chegamos a ele graças às nossas habilidades e competências como Negociadores. Não devemos jamais nos furtar a esse novo horizonte nas relações com as pessoas ou empresas com as quais negociamos. Devemos ousar, criar e experimentar de modo mais efetivo, como autênticos Negociadores de Alta Performance. E o ciclo da Metodologia dos 7 A´s ® se renova... Figura 2. Negociação: Mapas de Competências e Processo de Melhorias Contínuas Autor: Ernesto Costa Santos Elaborado entre 1992 e 2012. Publicado em Setembro de 2013 Bibliografia de Referência: Como Chegar ao Sim, 2005: Roger Fisher, Bruce Patton, William Ury Communication at Work, 1993: Susan Gilmore, Patrick W. Fraleigh Effective Negotiating: Strategies for Successful Negotiating, 1999: Chester L. Karrass

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