Este documento discute as etapas de planejamento de recursos para organizar eventos. Ele descreve as fases gerais do processo de planejamento: concepção, pré-evento, realização e pós-evento. Também discute a importância de definir objetivos claros usando critérios SMART, analisar recursos internos e fatores externos, desenvolver estratégias para atingir os objetivos, e avaliar o desempenho do evento após sua conclusão.

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PLANEAMENTO_RECURSOS_ORGANIZAÇÃO
_EVENTOS] 4 JANEIRO 2010
Reflexão
Neste módulo analisámos, em profundidade, as noções de planeamento de organização
de um evento. As fases do processo de programação de um evento, em linhas gerais, são
essenciais para o início da construção da planificação dos recursos a serem utilizados:
Concepção; Pré-evento; Realização e Pós-eventos. Foram dados alguns exemplos de
eventos nacionais e internacionais, visando a recolha de elementos necessários para a
sua realização.
Assim sendo, nesta verificação é necessário DEFINIR OBJECTIVOS, quantificá-los e
qualificá-los segundo o critério SMART: Specific; Measurable; Agreeble;Ralist;Time
Specif. É preciso também ANALISAR os ambientes internos – recursos físicos, financeiros
e humanos, a relação com os fornecedores, a capacidade de gestão do organizador, o
acesso ás tecnologias de informação, os recursos financeiros, entre outros elementos. E
ambientes externos – factores políticos, factores económicos (o desemprego, taxas de
juro), factores tecnológicos (equipamentos), e factores sócio-culturais (estilos de vida e
etnias), em que ocorrerá o evento.
Os organizadores dos eventos deverão ter em conta, depois destas análises, qual será as
ESTRATÉGIAS a implementar, de forma a atingir os objectivos escolhidos e
OPERACIONALIZÁ-LOS – identificando os planos como – humanos, financeiros e
técnicos e tecnológicos.
Finalmente os organizadores procederam a uma AVALIAÇÃO do evento, fazendo as suas
conclusões sobre o desempenho, eficácia e eficiência – SWOT.
Assim sendo, o planeamento dos recursos para a organização de um evento rege-se
muito por a definição dos valores a atingir, no meu parecer, visando todas as fases de
modo pormenorizado e calendarizado. Em primeiro lugar constrói-se uma máscara que
aborde os temas acima referidos, entrelaçando os factores de PROMOÇÃO (maximizar o
número de participantes, a sponsorização, o número de expositores, e obtenção de apoio
governamental); OPERACIONALIZAR AS ESTRATÉGIAS DE
MARKETING,CONTROLAR E ELABORAR AS RESERVAS HOTELEIRAS; ORGANIZAR

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_EVENTOS] 4 JANEIRO 2010
UM COMITÉ, ELABORAR ORÇAMENTOS (orçamento, cash flow e controlo orçamento,
quantificar as vendas, as compras os recursos humanos, a rentabilidade). Um Gestor e
Organizador de Eventos também deverão obter conhecimentos contabilísticos, de forma,
a entender as nomenclaturas dos orçamentos: RECEITAS, DESPESAS, CUSTOS FIXOS
(Aluguer de Instalações, pessoal, Impressão de materiais, Promoção, Comunicações,
Equipamentos, Decoração, Programa Social, Custos Administrativos e contingentes) e
CUSTOS VARIÁVEIS (delegados, acompanhantes e exposição), pois a gestão é o apoio
fundamental de coordenação para o sucesso de um evento.
Para que um Gestor de eventos seja um bom profissional, na minha opinião é sublime
que pratique alguns códigos de conduta: quer pessoais, quer profissionais.