O documento explica o que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como ele permite gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar documentos de forma fácil e segura. Também discute as desvantagens dos documentos físicos e como o GED pode ajudar qualquer tipo de empresa a resolver esses problemas, além de fornecer outros benefícios.

1. APRESENTAÇÃO
DO GED?
Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão
eletrônica de documentos (GED), é uma tecnologia que
provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar,
compartilhar e recuperar informações existentes em
documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários
acessarem os documentos de forma ágil e segura,
normalmente via navegador Web por meio de uma
intranet corporativa acessada interna ou externamente,
sendo esta útima forma mais presente nos dias de hoje. A
capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta
indispensável para a Gestão de Conhecimento.
Documentos formam a grande massa de conhecimentos
de uma empresa. O GED permite preservar esse
patrimônio e organizar eletronicamente a documentação,
para assegurar a informação necessária na hora exata,
para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de
documentação.
Desvantagens de documentos em forma
física?
Dificil recuperação
Acesso limitado
Baixa segurança e integridade dos arquivos
Necessidade de muito espaço para alocação
Alto custo de manutenção destas instalações
Alto custo de produção e gerenciamento (pessoal
alocado).
Quem pode ou deve usar?
Qualquer tipo de empresa, pequena, média ou grande,
pode usar o GED, entre elas: escolas; empresas de
advocacia; hospitais; administradoras de condomínios;
empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura;
design e engenharia; assessorias de imprensa e de
comunicação; e consultorias. Nas médias e grandes
empresas, o GED poderá ser aplicado para setores
específicos (RH, Treinamentos, Contabilidade, Marketing,
Informática). Este serviço avalia as necessidades
específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que
possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento
Eletrônico de Documentos.
Vantagens de usar o Taugor GED?
Captura de imagens
Criação de WorkFlows
Criação de formulários
Segurança do acervo
Redução dos custos de área utilizada, de cópias e custo
com pessoal
Controle de localização dos documentos
Proteção contra perda de documentos
Controle de acesso aos documentos
Distribuição
Recuperação
Conservação dos “originais”
Menos recursos de distribuição
Múltipla indexação
Padronização dos formatos, dos processos e da
localização
Acesso à informação por múltiplos usuários
simultaneamente
Preservação e desdruição dos documentos e conteúdos
Melhoria em Gestão do Conhecimento

2. Arquivos originais são digitalizados
Enviados para o servidor
Ambiente típico do GED
São acessados por qualquer
usuário autorizado da rede
12% 20% 26% 42%
Dados
Eletrônicos
Documentos
Digitais
Documentos
Impressos
Na mente dos
funcionários
Dados Relacionados ao GED
Endenda o processo completo da nossa solução.
Por que implantar GED?
Disponibilizar a informação para a tomada de decisão
Atender as demandas fiscais e legais
Preservar a memória da empresa
Ser mais ágil e competitivo
Apoiar em processos de qualidade com ISO 9001
Atender as demandas sociais
Preparação
Os documentos passam por um processo para tornarem-se aptos à digitalização (higienização, retirada
de grampos, etc...) para facilitar o acesso do documento ao scanner.
Taugor GED
Digitalização
Documento físico é colocado no scanner, que o
transforma em documento digital.
Disponibilizando-o para uma consulta posterior, de
forma rápida e objetiva
Indexação
O documento que foi digitalizado ganha uma
identidade por meio de indices e agrupamento em
um sistema lógico, para possibilitar que o acesso a
ele seja rápido e preciso.
Classificação
Por amostragem, as imagens geradas a partir do
processo de digitalização são revisadas para verificar
se estão de acordo com as especificações técnicas
determinadas pelo projeto.
Disponibilização para Web
Os nossos clientes poderão, de forma prática e segura,
cadastrar e consultar seus documentos em tempo real, de
qualquer local a qualquer hora. Além disso nossos clientes
tem a opção de armazenar seus arquivos digitais com total
segurança em nossos servidores WEB ou na sua própria
estrutura de TI.