Este documento fornece dicas para gerenciamento de tempo em eventos, incluindo: 1) fazer reuniões eficientes com agenda e atas claras; 2) realizar visitas técnicas no horário do evento para avaliar fluxos e ajustes; 3) ter staff informado da agenda e com fácil acesso a cronogramas.

1. Dicas para gerenciamento de tempo em eventos
www.dicaevento.com

2. “Não tenhamos pressa, mas não
percamos tempo.”
José Saramago

3. Introdução
Como profissionais de eventos, precisamos ter cuidado para não cairmos
na armadilha alertada por José Saramago e manter total domínio dos
“ponteiros do relógio” na organização dos eventos.
A seguir, listamos algumas idéis e dicas para ajudar você a aperfeiçoar o
gerenciamento de tempo no seu evento.
Você pode aprender mais lendo o artigo completo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo

4. Reuniões Eficientes
Para que reuniões sejam eficientes, determine dia e horário fixo (assim todos já se
programam), tópicos à serem discutidos e o tempo de duração.
Atas são fundamentais para que fique claro quais as obrigações dos envolvidos e o
prazo das mesmas, além de servir como overview para quem não estava presente.
Uma boa idéia é seguir o Painel do Facilitador de Reuniões, que adaptamos do
Meeting Facilitator Canvas, que você pode baixar no Kit Dica Evento de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em Eventos

5. Painel do Facilitador de Reuniões
(adaptado e traduzido Meeting
Facilitator Canvas, criado por Mike
Sutton / Amaze Meet).

6. Visitas Técnicas
Visitas técnicas devem ser realizadas no mesmo horário que acontecerá o evento,
assim estaremos o mais próximo da realidade do que pode ser o evento.
Com isso descobrimos: fluxo de pessoas, trânsito, ruídos, visão do local, luminosidade,
horário de funcionamento, escalas de funcionários e outras informações, e podemos
minimizar ou adaptar certas situações.

7. O staff e a agenda do evento
O Staff deve ser capaz de informar a agenda do evento com facilidade, ou estando
ciente de toda a agenda ou acessando, facilmente, os horários, seja tendo o programa
em mão, um cronograma de ações e comunicação rápida e fácil comos responsáveis
das áreas que podem confirmar esses dados durante o evento.

8. Cronograma
Um cronograma de ações – identificado por muitos como tempos e movimentos ou
plano operacional – é indispensável: é o passo a passo das ações que ocorrem no
evento com os horários.
O responsável por este documento cria o rascunho, que será discutido, revisado e
finalizado na reunião pré-evento. Quando a versão final estiver pronta, deve ser
enviada, sempre com data, para todos os envolvido.

9. Cronograma
Tenho o costume de fazer o rascunho final no local do evento, assim simulo
efetivamente o passo a passo e situações do evento e podemos perceber qualquer
fator que impacte horários das ações.
Exemplo: saber o quão distante é do vestiário até o local das salas do evento

10. Cronograma
No Kit de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em
Eventos tem um exemplo de
cronograma em excel.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
cronograma.

11. Roteiro
Utilizamos a palavra roteiro, costumeiramente, somente para ações especificas ou
centrais.
Existem profissionais envolvidos com o todo do evento e precisam ter o guideline
geral, já outros, precisam de detalhamento de tarefas ou ações especifícasm e o
roteiro deve ter texto e os mínimos detalhes que acontecem nesta ação ou tarefa.
Um tópico importante também é que certas informações não ficam “abertas” a todos,
para não estragar fator surpresa ou segurança como, por exemplo, a presença de
celebridades. Portanto nem todos tem acesso ao roteiro.

12. Roteiro
Você encontra um exemplo de
roteiro Kit de Introdução à
Gerenciamento de Tempo em
Eventos.
E no artigo em http://j.
mp/DicasGerencieTempo dou
outras dicas para organizar seu
roteiro de forma eficiente.

13. “O tempo dura bastante para aqueles que
sabem aproveitá-lo.”
Leonardo da Vinci

14. Confira mais dicas de gerenciamento de tempo em
http://j.mp/DicasGerencieTempo
Baixe o Kit de Gerenciamento de Tempo em eventos em http:
//j.mp/KitGerenciamentoTempo
Criado por Líbia Macedo
www.dicaevento.com
contato@dicaevento.com.br