Um guia para Facilitadores de reuniões - como planejar executar e lidar com os problemas de reuniões

1. O papel de Facilitador Ágil
~Fairus Manfroi~

2. 1. Aquecimento
2. Ágil
3. Facilitação efetiva & ciclo PDCA
a. planejando
b. executando
c. verificando e agindo
4. Atividade de conclusão
Agenda

3. Conhecer e aprender a utilizar
ferramentas e técnicas de facilitação
que ajudam a promover independência,
empoderamento auto-organização e
trabalho colaborativo entre os membros
de um time
Objetivo

4. Collaborative Face Drawing

5. Mindset Ágil

7. Valores do Manifesto Ágil

8. O mindset ágil engloba valores e práticas das
culturas colaborativas, as quais encorajam
decisões baseadas em consenso, times
cross-funcionais, liderança servidora,
autogestão e engajamento.
Construir software utilizando um processo Ágil
pressupõe ser capaz de trabalhar
colaborativamente

9. O time da solução

10. Facilita eventos ou atividades de que o time participa
Apoia o time na correta internalização dos princípios, das práticas
e do processo como um todo
Atua para desenvolver de uma cultura de auto-organização e
colaboração dentro do time
Remove impedimentos, escalando-os quando necessário
Ajuda o time no processo de inspeção e adaptação
Realiza ações que promovem o empoderamento do time por meio
da liderança servidora e de promoção de ambiente seguro
Torna o fluxo de informações constante e visível dentro do time
Protege o time de interferências externas e ruídos
Coach Ágil

12. não tem a função de solucionar os problemas
do time, mas vai oferecer-lhe as ferramentas
que utilizarão para encontrar, elaborar e
construir colaborativamente suas próprias
soluções.
Coach

13. Um ciclo PDCA para facilitação

14. para ajudar o time na sua jornada, a pessoa
facilitadora deve desenvolver suas habilidades
de facilitação, isto é, conhecer técnicas e
ferramentas que promovem a colaboração e a
comunicação efetiva entre os membros do time,
auxiliando-os a alcançarem resultados
espetaculares .

15. Facilitação
É uma habilidade chave, porém uma das mais
difíceis de se dominar devido à mudança de
mindset necessária
http://www.agilecoachinginstitute.com/wp-content/uploads/2015/11/Developing-an-Internal-Agile-Coaching-Capability.pdf
CONDUZIR ⇒ FACILITAR

16. Facilitar é um processo colaborativo...

17. ● Grande parte do trabalho do Facilitador envolve habilidades
relacionadas à facilitação de:
○ cerimônias e reuniões
○ comunicação interpessoal
○ ensino & aprendizagem & trabalho colaborativos
● Em times ágeis, as cerimônias são os momentos em que são
definidas, detalhadas e avaliadas as características do produto, suas
evoluções e necessidades de correção, e também é quando o time
reflete sobre seu modo de trabalho
● Desenvolver colaboração, engajamento, comunicação fluida,
ambiente de confiança e auto-organizável são pressupostos básicos
do trabalho do facilitador
Facilitação de
Cerimônias & Reuniões

18. quando a facilitação é hábil...

19. “WOAH!”

20. mas, se a facilitação é deficiente ...

21. “MEH.”

22. Running A Meeting or Drowning in Chaos?

23. Planejando o
evento/reunião

28. Estabelecendo um objetivo claro
Por que faremos esta reunião?
Que resultados são necessários?
Exemplo:
“O objetivo desta reunião é identificar ações de melhoria a
serem incorporadas no processo de trabalho do time de
modo que a sprint seja bem sucedida.”
VERBO +
OBJETO +
CONTEXTO/CONDIÇÃO

29. “Reunião”

31. Chame para a reunião somente as pessoas certas:
● somente quem efetivamente vai contribuir e decidir
● evite chamar pessoas com papel duplicado, observadores ou “just in
case”
● em times ágeis:
○ reuniões previstas no processo: normalmente, todo o time participa;
○ reunião ad-hoc/não previstas: o time decide quem participa.

32. “Reunião de agência”

33. Comportamentos disfuncionais são formas conscientes ou inconscientes de
demonstrar descontentamento ou desinteresse ou de expressar opinião sobre
algo e podem comprometer os resultados almejados.

34. “Every meeting ever”
Que disfunções existem neste exemplo?

35. O QUE TORNA AS
REUNIÕES
IMPRODUTIVAS?

36. “Reuniões por áudio conferência”
Que disfunções existem neste exemplo?

37. Dinâmicas de engajamento (quebra
gelo, energizers, atividades em grupos etc).
Perguntas abertas e direcionadas
(“O que você acha disso?”, “Na sua opinião, qual é a
melhor forma de __?”, …) .
Comunicação não violenta(“Interessante
seu ponto de vista, vamos ver se alguém mais tem
algo a acrescentar?”, “Vocês já pensaram em algo
ligado a __?”, “Já falamos de A, B e C. Alguma nova
sugestão para lidar com isso?”, ...).
Escuta ativa (“Você pode explicar melhor
porque acha isso importante?”, “Parece que o que
você está dizendo é __, certo?”).
Cartazes, flipcharts, desenhos,
diagramas, fluxos, etc aumentam o
entendimento das atividades, das ideias, das decisões
e contornam a ambiguidade.
Técnicas para lidar com os
comportamentos disfuncionais
Working agreements negociados com os
participantes.
Para usar as ferramentas abaixo, é importante
incluí-las antes no working agreements:
● Timebox para controle dos tempos das
discussões ou da fala de cada um;
● Cartão amarelo para encurtar
discussões intermináveis (após o timebox
estipulado);
● Token para que somente uma pessoa fale
por vez;
● Hands up! para pedir a palavra;
● Parking Lot para assuntos que não
cabem no tema da reunião, mas que são
importantes (Sugira: “Interessante o ponto de
vista, mas o que acham de colocar no parking
lot?”);
● estratégia de metadecisão (como
chegar ao consenso??).

39. Agenda é essencial para
reuniões efetivas

40. ao planejar a reunião,
utilizar como guia o 5w2h

41. exemplo de agenda

42. Organize o ambiente para facilitar colaboração e engajamento
(recursos visuais, distribuição de mesas e cadeiras,
materiais de trabalho, etc)

44. A atenção cai significativamente após 45
minutos de reunião.
Programe paradas a cada 30/45 minutos para
reuniões com mais de 1 hora.
Para reuniões com 1 dia ou mais, organizar o
evento como se fossem várias pequenas
reuniões, cada qual com seus objetivos, plano
de condução, resultados esperados, plano de
ação etc.
prepare-se
elabore uma agenda detalhada
documente
faça anotações e atribua tarefas
acompanhe
envie as atas e acompanhe a execução das
tarefas atribuídas
como ter reuniões curtas?
Reuniões bem conduzidas alcançam resultados em tempo
reduzido e otimizam seu custo-benefício.
Tempo
Retenção de
atenção
0-15 min 91%
15-30 min 84%
30-45 min 73%
45+ min 64%

45. Em times ágeis, as cerimônias são time-boxed

47. Tudo está preparado?
Organize um checklist.

48. Executando

50. Mandamentos do Facilitador
- respeitar horários de início e término;
- enviar lembrete aos convidados com
agenda e horários (um dia antes);
- abordar somente tópicos
programados - “parking lot” para
novas ideias e itens
- pedir que participantes se
prepararem previamente
- reservar tempo para feedback.
Mandamentos do Participante
- revisar a agenda previamente
- chegar 5 minutos antes
- preparar-se e esclarecer dúvidas
com antecedência
- enviar informes dos itens da
agenda via email, previamente
- participar ativamente

51. litadores devem gerir o tempo como os árbitros de futebol
forma visível e interativa de agenda durante a reunião ajuda a
engajar o grupo no controle dos tempos

52. Outro tipo de agenda que destaca os objetivos (marcos) e que
permite acompanhar o progresso dos trabalhos e horários

53. Dinâmica: reunião diária ágil

55. ● Não permitir celulares e laptops
○ se alguém quiser usar o celular, peça
que o faça do lado de fora
● Lembrar as regras da reunião:
○ na agenda enviada aos convidados
○ ao iniciar a reunião, aprovar com os
participantes as regras de trabalho
● Prever intervalo para checar os celulares e
emails

56. Estabeleça ou negocie com o time
as regras de trabalho e deixe-as visíveis no ambiente

57. Disponha de um recurso para autodiagnóstico do grupo e que
pode ser acessado por todos a qualquer momento

60. Como ser um participante ativo no grupo?
(dicas do jardim de infância)

61. “Comunicação não violenta”
&
“Empatia”

63. Como ser um ouvinte ativo?

64. Melhorando suas habilidades de escuta ativa

65. Escuta ativa

67. Ferramentas de parking lot

69. Assim que cada tópico da agenda é concluído e uma decisão é tomada,
revise-a com o grupo.
Sendo necessárias ações, um plano de ações deve ser elaborado.

70. 5W2H para cada ação do plano de ações

71. Quando não se consegue uma decisão unânime, outras
formas de tomada de decisões podem ser adotadas

72. Dot Voting (compra)
também pode ser:
Fist-to-five Voting
(planing poker)
Roman Voting
Quando a escolha for pelo consenso, pode-se optar
por diferentes ferramentas

73. Antes de concluir a reunião, reserve um tempo para coletar e
discutir o feedback e o parking lot

74. Verificando & Agindo

76. Minuta/ata da reunião
Após a reunião, enviar aos participantes e/ou outros interessados a minuta da
reunião e solicitar revisão e aprovação.

78. Acompanhar a execução do plano de ações
O plano de ações deve conter informações sobre o modo como os responsáveis pela
ação vão cientificar aos interessados a execução e o sucesso da ação (métricas, itens de
backlog, pontos de controle, etc.)

79. 6 chapéus do pensamento
Tempo: 1h00
Atividade de conclusão

80. Para concluir...

81. OBRIGADA!
fayrus@gmail.com

82. ferramenta online interessante para
planejar/organizar reuniões:
https://blog.trello.com/br/como-fazer-reunioes-produtivas

83. Prepare uma reunião de retrospectiva para
a sprint atual do seu time.
Tempo: 1h00
Atividade de conclusão

84. formato proposto pela Thougthworks para organização
da agenda de reunião de retrospectiva:
Atividade de conclusão
1. Contextualização
2. Prime Directive
3. Energizer
4. Check-in
5. Prato principal
7. Próximos passos

85. Ball Point Game
introduce people to basic agile principles and values in a fun and
all-senses involving way.
Trust – See how to build trust in the team and in individuals.
Self-organisation – See how the team makes decisions to work
best, without control from outside managers.
Adapt & Inspect – See how the team steps back and reflects in
retrospectives on a regular base to improve the own work.
Timeboxed, incremental delivery – See how the team estimates,
plans, and improves quality in an iterative manner.
Agile ceremonies – Geting acquaintance with "Sprint",
"Retrospective", "Planning", Estimation".
Learning – See how fast the team succeeds.

86. exercício para colaboração
https://www.playmeo.com/activities/team-building-problem-solving-activities/mars
hmallow-challenge/
http://www.caroli.org/facilitation-exercise-the-round-table-fishbowl-for-group-discu
ssion/
https://searchsoftwarequality.techtarget.com/answer/Managing-Agile-projects-wit
h-ALM-requires-careful-balance
http://gamestorming.com/understanding-chain/http://gamestorming.com/understa
nding-chain/

87. Em pares...
1. Encontre um par
a. pessoa 1: conta para pessoa 2 uma
história de reunião “Meh”.
b. pessoa 2: conta para pessoa 1 uma
história de reunião “Woah”.
i. o que faz você classificar a reunião
como “Meh”/“Woah”?
2. Escreva em post-its:
a. os sinais de que a reunião era
“Meh”/“Woah”.
b. um sinal em cada post-it, quantos
desejar.
3. Timebox: 5 minutos.
X

88. 1. Em pé:
a. organizar dois grupos: “Meh” e “Woah”.
b. Compartilhar dentro de cada grupo:
i. post-its com sinais “Meh”/“Woah”.
ii. sintetizar/descartar os repetidos.
c. Dot-voting no grupo:
i. 3 dots por pessoa
ii. cada um escolhe 3 sinais que considera
mais significativos
iii. selecionar os 3 sinais mais votados
d. Timebox: 3 minutos.
2. Cada grupo apresenta seus resultados para os
demais
a. Timebox: 1 minuto para cada grupo.
Compartilhando resultados

89. “Sim! E…”
jogo para incentivar a colaboração entre os
membros do time

90. “Sim, mas” x “Sim, e” x “Por causa disso …”
jogo para incentivar a colaboração

94. https://books.google.com.br/books?id=ievYi6pN_S0C&pg=PA102&lpg=PA102&
dq=activity+dysfunctional+behaviour+meeting&source=bl&ots=t-FMnZXIr7&sig
=NK1UCfcxlUZ4Ro0xHzqBDOmeuTc&hl=en&sa=X&ved=2ahUKEwiUp9PJyfLcA
hXOPpAKHfGNDAM4ChDoATABegQICBAB#v=onepage&q&f=true
Role play game

95. Dicas de facilitação efetiva