Organização de eventos

Evento
Experiência única;
Momento de felicidade, alegria, convívio,
descontração;
Desperta interesse e causa impacto;
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Objetivos de um Evento
CONVIVER FESTEJAR ENVOLVER
APRESENTAR
INAUGURAR
PROMOVERAGRADECER
DIVULGAR
PARTILHAR
EXPERIMENTAR

Organização de eventos
É o processo de planeamento que inclui:
 Orçamentos;
 Estabelecimento de datas e limites;
 A seleção e a reserva do local do evento;
 A aquisição de licenças;
 Coordenação do transporte e estacionamento.
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Feiras Profissionais
 Conjunto de vários stands;
 Cada um pertence a uma organização, conjunto de
organizações ou a um país.
Promoverem a sua imagem;
Produtos e serviços;
Aumentarem a sua reputação no mercado.
Para que….
Possam estimular o
comércio eo
desenvolvimento
económico

As entidades organizadoras/empresas de
serviços especializados dedicam-se a assegurar:
 Decoração standard ou especial (design de interiores design gráfico);
 Aluguer de mobiliário e colocação de alcatifas;
 Produção e afixação de sinalética e de suspensões publicitárias;
 Seleção e disponibilização de plantas e arranjos florais;
 Disponibilização de infraestruturas e tecnologias;
 Contratação de hospedeiras/rececionistas;
 Catering;
 Reportagem fotográfica;
 Vigilância;
 Entre outros.

Os regulamentos gerais disponibilizados pelas
entidades, contém informações sobre:
 Âmbito, datas, duração e horário das exposições;
 Condições de admissão;
 Forma de inscrição;
 Atribuição de espaços e sua localização;
 Custo de participação e cancelamento;
 Produtos a expor;
 Cartões de livre-trânsito;
 Bilhetes de convite.

Preparativos para uma feira
▪ Inscrição e reserva de espaço;
▪ Seleção dos materiais ou produtos a expor;
▪ Questionários dos organizadores;
▪ Inscrição nos catálogos;
▪ Design e decoração;
▪ Publicidade.

Planeamento do Evento
1. Público alvo
 Identificar e selecionar o público de
interesse;
 Perceção das suas necessidades;
 Número de pessoas a atingir.
Para que o evento corra da melhor forma deve seguir as seguintes etapas:
Torna todas as
decisões de
planeamento mais
claras

Continuação…
2. Orçamento disponível
 Verificar e analisar o orçamento
disponível;
 Estabelecer um limite;
 Definir o grau de flexibilidade.
Permite distribuir as verbas pelas atividades a
incluir no evento

▪ 3. Estratégia do evento
 Optar pela melhor estratégia para a
execução do evento;
4. Definição do tema
 Definir, explicitar e divulgar;
 O mais rápido possível;
IMPLICA
 Escolha dos meios de divulgação;
 Escolha do local;
 O público alvo;
 Potenciais Patrocinadores;
 Convites.
O tema deve ser curto e claro, de modo a
resumir a finalidade que se espera
alcançar com ele.
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5. Data e local
Para decidir uma altura que melhor se
adeque para a realização:
 Os feriados;
 Os eventos concorrentes;
 As épocas altas e baixas;
 As datas comemorativas;
 Dias da semana mais adequados.
A definição do local deve atender aos
seguintes dados:
Gerais:
 Objetivo do evento;
 Formato, interesses e expectativas
público-alvo;
 Disponibilidade do espaço;
Específicos (condições do espaço):
 Questionar se tem os equipamentos
precisos para o evento;
 O estacionamento;
 Serviços de restauração/ bar por perto.

6. Programa
Definição do programa em geral do
evento:
 Horários;
 Interrupções;
 Refeições;
 Duração;
 Conteúdo;
 Espetáculos.
 Dias;
 Hora de início e fim;
 Tema principal;
 Oradores e pequeno histórico
profissional;
 Resumo de cada intervenção;
 Sala onde terá lugar à atividade;
 Horários e local de refeições;
 Valor e condições de pagamento.
Qualquer q seja o programa
deve constar
É em si um mapa que orientará os participantes até ao final do evento

7. Afetação de Recursos
Recursos financeiros:
 Capital disponível;
 Despesas a efetuar;
 Fontes de financiamento;
Recursos humanos
 Determinar necessidade pessoal;
 Analisar e descrever funções;
 Definir políticas e procedimentos;
 Elaborar orçamento;
 Efetuar recrutamento e seleção;
 Supervisionar e avaliar desempenho;
 Formar equipa.

(continuação)
Recursos físicos, materiais e serviços:
 Infraestruturas;
 Equipamentos diversos;
 Serviços diversos: catering,
audiovisuais, decoração, etc;
 Serviços de apoio: abastecimento,
limpeza.
Um levantamento exaustivo
dos recursos a precisarpara
cada evento revela-se por si
uma etapa fundamental

8. Reunir envolvidos
 Transmitir a informação aos
colaboradores envolvidos no
planeamento, execução e controlo.
9. Contratação de serviços
 Catering;
 Animação;
 Decoração;
10. Estratégia de Comunicação
Atráves de :
 Outdoors;
 Cartazes;
 Banners em fachadas;
 Flyers;
 Desdobráveis;
 Cartas e convites;
 Comunicação de imprensa.

11. Planeamento Logístico
 Classificar e ordenar de forma lógica as
atividades a desenvolver;
 Atribuir responsabilidades e tarefas;
 Fixar alternativas possíveis no caso de
sucederem falhas;
 Preparar sistema de registo de
visitantes, elaborar cronograma geral
do evento, checklist e diário de gestão
de espaço.
▪ 12. Avaliação
Permite:
 Balanço construtivo sobre o evento;
 Identificar os erros cometidos;
 Aspectos positivos a reter.

FIM !

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