O documento descreve a evolução da gestão por processos em uma organização ao longo de 3 anos. Inicialmente, foram realizados projetos piloto de modelagem de processos nas áreas de compras, que resultaram na melhoria dos tempos de compra, redução de erros e multas. Posteriormente, os processos passaram a ser mensurados e os ganhos quantificados, para orientar novas melhorias.

1. 3 ANOS DE EVOLUÇÃO DA
GESTÃO POR PROCESSOS EM
UMA ORGANIZAÇÃO !
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

2. Visão Geral
• A presente apresentação descreve TRÊS ANO DE EVOLUÇÃO da
gestão por processos em uma organização;
• Nos últimos anos, esta organização experimentou diversas
iniciativas pontuais de documentação de processos que
efetivamente NÃO CONTAGIARAM os profissionais envolvidos;
• A forma como os fatos são narrados nesta história NÃO SUGERE
UMA RECEITA ÚNICA para evolução da gestão por processos em
uma organização. Trata-se apenas de um CONJUNTO DE BOAS
IDEIAS e práticas que podem ser reorganizados de outras formas;
• Esta história será contada a partir de 8 ATOS apresentados sob a
perspectiva de uma unidade de processos responsabilizada por
evoluir a gestão por processos dentro da organização;
• O método de gestão por processos da ELO Group será utilizado
como base para apresentação desta história. Contudo, a
sequencia de ideias e conceitos a seguir PODEM E DEVEM SER
APLICADAS EM OUTRO MÉTODOS;
• „
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2

3. ATO 1: O
Nascimento da
Unidade de
Processos
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

4. Linha do Tempo
PROCESSO 1
OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET
1º ano
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano
4

5. Contextualização do Ato
• “VOCÊ FOI ESCOLHIDO para implantar a gestão por
processos dentro da organização!”
• “SIM! A organização possui um certo TRAUMA com
as iniciativas de modelagem realizadas!”
• “SIM! As iniciativas anteriores de modelagem de
processos criaram RESISTÊNCIAS NA
ORGANIZAÇÃO !
• “Precisamos de uma VISÃO PRAGMÁTICA de o que
é gestão por processos e como vamos implanta-la
na organização?”
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 5

6. Relembrando - Método ELO Group
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 6

7. Por onde usualmente começamos?
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 7

8. Onde realizar o projeto piloto?
Critérios de escolha:
1. Comprometimento do time
para mudar a situação atual
2. Impacto relevante para a
Organização
3. Risco controlado
experiente
praticante
simpático
indiferente
COMPRAS
Resistente passivo
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
Resistente ativo
8

9. Onde nós estamos nesse momento?
Processos vão começar a
ser melhorados em nível
departamental. Estamos Times de Processo Nível 5.
Continuamente
entrando no Nível 2! Aprimoram os
Processos
Continuamente
Processos Melhorados
Processos são
Nível 4.
Medidos e
Processos são
Gerenciados
Gerenciados
Sistematicamente
Processos são Nível 3.
Organizados e Maior Parte dos
Redesenhados no Processos
âmbito Empresarial Organizados
Processos são
Melhorados em Nível 2.
Departamentos ou Alguns Processos
Grupos de Trabalho Organizados
O Gap de
Nível 1.
Processos
Não há Processos Cultura
Organizados de Heróis
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 9

10. Qual nossa governança atual?
Não há ainda integração de
BPM com outras disciplinas de O próprio
gestão Escritório é quem
entregará BPM
Métodos de BPM formais
inexistentes
Papel de Dono ainda não
formalizado. Precisamos
de um dono de processo
Execução de
processos ad-hoc
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 10

11. ATO 2:
Execução do 1º Projeto
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

12. Timeline
EXECUÇÃO DE
COMPRAS PROJETOS
OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET
1º ano
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano
12

13. Contextualização do Ato
“As compras “Os pedidos
“Retrabalho! “Os
demoram são solicitados
são sempre os pagamentos
muito” de forma
mesmos erros” são sempre
incorreta”
“Sempre para ontem”
“Não existe
funcionou desta “ Não existe
tempo “O fluxo de
forma, é melhor planejamento
suficiente” caixa não está
se contentar“ de compras”
otimizado”
“Informações
“O sistema não “O jurídico
disponíveis não “Multas e mais
funciona” demora muito
são suficientes” multas”
para aprovar”
SOLICITANTE COMPRAS JURÍDICO CONTAS A PAGAR
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 13

14. “Projetos de Modelagem de Processos”
GANHO
REALIZAR REALIZAR
RECEBER BEM REALIZAR
PLANEJAMENTO COMPRA OU
OU SERVIÇO PAGAMENTO
ANUAL DE COMPRAS CONTRATAÇÃO
PRODUTOS
ENTRADAS
PROCESSO
MELHORIA
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 14

15. “Projetos de Redesenho de Processos”
TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS
DE COMPRAS EM COMPRAS
GANHO
PRODUTOS
ENTRADAS
PROCESSO
POLÍTICAS,
SISTEMAS DE
MELHORIA
NORMAS E
INFORMAÇÃO
PROCEDIMENTOS
1) Simplificar rotinas 1) Automatizar controle
de aprovação de de pagamento;
compras 2) Implementar regras
para aprovar compras;
3) Digitalizar
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
documentos 15

16. Projetos que criam valor para a organização !
TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS
DE COMPRAS EM COMPRAS
GANHO
PRODUTOS
ENTRADAS
PROCESSO
POLÍTICAS, PESSOAS: TERCEIROS E
ESTRUTURA SISTEMAS DE
MELHORIA
NORMAS E COMPETÊNCIAS PARCEIROS
ORGANIZACIONAL INFORMAÇÃO
PROCEDIMENTOS E MOTIVAÇÕES
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 16

17. Criando Valor para a Organização (2/2)
TEMPO MÉDIO PERDAS COM ERROS
DE COMPRAS EM COMPRAS
GANHO
PRODUTOS
ENTRADAS
PROCESSO
POLÍTICAS, PESSOAS: TERCEIROS E
ESTRUTURA SISTEMAS DE
MELHORIA
NORMAS E COMPETÊNCIAS PARCEIROS
ORGANIZACIONAL INFORMAÇÃO
PROCEDIMENTOS E MOTIVAÇÕES
1) Criar grupo de 1) Revisar a política 1) Relatório das 1) Automatizar controle 1) Construir
Planejamento de alçada Unidades “que de pagamento; Cadastro de
Compram bem” 2) Implementar regras fornecedores
para aprovar compras;
3) Digitalizar
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
documentos 17

18. EXECUÇÃO DOS
PROJETOS DE GANHOS PROCESSOS MELHORIA
PROCESSOS POR QUE ? ESCOPO ! COMO ?
Quais os Qual o escopo do Quais problemas e
07 Construir VISÃO DE
FUTURO
ganhos esperados ? processo? oportunidades de melhorias ?
Entender e Mapear Situação
Entender e e Mapear Situação
Entender Mapear Situação
Entender ee Mapear Situação
Entender Mapear Situação Analisar Melhorias e e e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo e
Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e
Implementar novo processo e
Implementar novo processo
Implementar novo processo
Implementar processo
Construir Visão de FuturoFuturo
Construir Visão dede
Construir Visão de Futuro Futuro
Construir Visão
Construir Visão de Futuro Atual Atual
AtualAtual
Atual Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
Depois Depois
Depois
Depois Depois
Depois
Depois Depois
Depois Depois
Depois
DepoisDepois
Depois
Depois
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
3
3
3 3 3
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã MELHORIA 1
2
2 2 2
2
MELHORIA 2
Hoje
Hoje Hoje
Hoje
Hoje
111
11 Hoje
Hoje
HojeHoje
Hoje 2
22
22 Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje 3
33
3
1
1 1 1
Hoje
Hoje
Hoje Hoje
Hoje
4
4
44 Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
5
5
55
GANHO 1 GANHO 2
Qual a performance Como o processo funciona ? O que restringe a
ENTENDER e
08
MENSURAR Situação
atual ? visão de futuro ?
Atual
Entender e Mapear Situação
Entender e e Mapear Situação
Entender Mapear Situação
Entender ee Mapear Situação
Entender Mapear Situação Analisar Melhorias e e e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo e
Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e
Implementar novo processo e
Implementar novo processo
Implementar novo processo
Implementar processo
Visão FuturoFuturo
uir de de Futuro
o Visão dede
são de Futuro Futuro
truir Visão Atual Atual
AtualAtual
Atual Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
MELHORIA 1
ois Depois Depois Depois Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
s Depois Depois Depois
Depois Depois DepoisDepois
Depois
Depois
3
3
3 3 3
Amanhã
MELHORIA 2
2
2 2 2
2
“RASCUNHO” MELHORIA 3
111
11 Hoje
Hoje
HojeHoje
Hoje 2
22
22 Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
33 4
44 5
33 GANHO 1 4GANHO 2 5
55 1
1 1 1
Hoje
Hoje
Hoje Hoje
Hoje Hoje
HojeHoje
Hoje
Hoje
09ANALISAR Processos Qual a performance Como o processo poderia funcionar ? Como detalhar as melhorias?
e QUANTIFICAR Ganhos esperada ? O que manter, melhorar ou inovar? O que é prioritário?
Mapear Situação
nder e e Mapear Situação
ender Mapear Situação
e Mapear Situação
er e Mapear Situação Analisar Melhorias e e e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias e
Analisar Melhorias
Analisar Melhorias Redesenhar novo processo e eee
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo e
Redesenharnovo processo Implementar novo processo eee e
Implementar novo processo e
Implementar novo processo
Implementar novo processo
Implementar processo
Atual Atual
AtualAtual
Atual Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados
Resultados Esperados Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
Depois
is Depois
epois Depois
Depois
DepoisDepois
Depois
Depois
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
3
3
3 3 3
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã MELHORIA 1 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS
FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF
2
2 2 2
2
MELHORIA 2 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS
FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF
2
22
22 Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
33
33 Hoje
Hoje
Hoje Hoje
Hoje
1
1 1 1
4
44 5
55
4 GANHO 1 5 GANHO 2
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
Hoje
MELHORIA 3 FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS
FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF
FKASHFJHASFJHASJHFASHFASHxFASFAS
MELHORIA 4 FHSJDHFASHFKJSAHFJASHFHASFASFSAF
10 REDESENHAR Como o processo irá funcionar ? Como implantar a melhoria?
processo e PREPARAR Quando implantar a melhoria?
ar Melhorias e e
AnalisarMelhorias e
nalisar Melhorias
isar Melhorias
nalisar Melhorias e
ados Esperados
esultados Esperados
sultados Esperados
esultados Esperados
ltados Esperados
Implantação
Redesenhar novo processo e eee
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo
Redesenhar novo processo e
Redesenharnovo processo
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Preparar implementação
Implementar novo processo eee e
Implementar novo processo e
Implementar novo processo
Implementar novo processo
Implementar processo
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida Quem implanta a melhoria ?
epois Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã Amanhã
Amanhã
Depois
Depois Amanhã
Amanhã
Amanhã
ois
3
3
3 3 3
2
2 2 2
2
MELHORIA 3 MELHORIA 4
33
33
1
1 1 1
Hoje
Hoje
Hoje Hoje
Hoje
4
4
44 Hoje
HojeHoje
Hoje
Hoje
5
5
55
11 IMPLEMENTAR Quais ganhos Mudar o processo ! Implantar Melhorias
Processo
har novo processo e e e
senhar novoprocesso ee
senhar novo processo
senhar novo processo
nhar novo processo e Realizar Operação
Implementar novo processo eee e
Implementar novo processo e
Implementar novo processo
Implementar novo processo
Implementar processo
Estão sendo obtidos?
ar implementação
parar implementação
parar implementação
parar implementação
arar implementação operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
operação assistida
hã
hã
ã
3
3
3
Assistida Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
Amanhã
4
4
44 Hoje
HojeHoje
Hoje
Hoje
5
5
55
GANHO 1 GANHO 2
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

19. Amanha
Amanha Amanha Amanha Amanha
1. CONSTRUIR VISÃO DE FUTURO
3 3
2 2
Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1
Hoje
TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E
AO RECEBIBMENTO ATRASOS NO PAGAMENTO
GANHO
PROCESSO
REALIZAR
REALIZAR
PLANEJAMENTO RECEBER BEM REALIZAR
COMPRA OU
ANUAL DE OU SERVIÇO PAGAMENTO
CONTRATAÇÃO
COMPRAS
DETALHAMENTO DA SOLUÇÃO
IDEIA
DE (Contexto atual) PARA (Solução)
MELHORIA
Definir regras para o planejamento de
1
compras
Revisar o formulário de aquisição de
2
bens e serviços
Revisar a política de alçada de
3
aprovação de compras
4 Atualizar o banco de fornecedores
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 19

20. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Escopo preenchido com
as “macro etapas” do
processo em questão
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

21. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Metas definidas na visão de Identificação de ganhos
futuro para o atingimento durante a construção da
dos ganhos para o processo Visão de Futuro
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22. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Criação de ideias para
atingimento dos ganhos
definidos
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

23. Amanha
Amanha Amanha Amanha Amanha
2. ENTENDER E MENSURAR SITUAÇÃO ATUAL
3 3
2 2
Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1
Hoje
TEMPO DA SOLICITAÇÃO
DADOS DA MENSURAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL
AO RECEBIMENTO
Contagem de solicitação de
GANHO
compras não conformes nos
últimos 3 meses: aprox.
22 / mês Análise do Tempo médio das
últimas 10 compras: aprox.
90 dias
PROCESSO
Refinamento do
DETALHAMENTO DA SOLUÇÃO Diagnóstico !
IDEIA
DE (Contexto atual) PARA (Solução)
MELHORIA
Definir regras para o planejamento de Dshfsakjdfskadjfadksjf
1 Sdkfsadkjfsa
compras
Fsajfjsadhf
Revisar o formulário de aquisição de safhjsdahfksjfas
2
bens e serviços
Revisar a política de alçada de
3
aprovação de compras
4 Atualizar o banco de fornecedores
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 23

24. Amanha
Amanha Amanha Amanha Amanha
3. ANALISAR PROCESSOS E QUANTIFICAR GANHOS
3 3
2 2
Hoje Hoje Hoje 1 Hoje 1
Hoje
Análise do tempo da solicitação ao recebimento TEMPO DA SOLICITAÇÃO
considerando o novo processo processo: AO RECEBIMENTO
GANHO
de 90 dias para 45 dias
Número estimado de solicitação não conforme com as
melhorias definidas
5 não conformes
As áreas demandantes devem
se planejar com certa
PROCESSO
antecedência para propor as
compras ao longo do ano
? X ?
X As áreas demandantes devem se
planejar com certa antecedência para
propor as compras ao longo do ano
As áreas demandantes devem se
planejar com certa antecedência para
propor as compras ao longo do ano
Refinamento do
Diagnóstico !
MELHORIA
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25. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Criação de ideias para
atingimento dos ganhos
definidos Ideias priorizadas para o
ano corrente
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

26. Amanha
4. REDESENHAR PROCESSO E PREPARAR
Amanha Amanha Amanha Amanha
3 3
Hoje Hoje Hoje 2 Hoje 1
2
SPRINTS DE IMPLEMENTAÇÃO
Hoje 1
TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E
AO RECEBIMENTO ATRASOS NO PAGAMENTO
GANHO
MANUAL
DO MANUAL
PROCESSO
PROCESSO DO
PROCESSO
MANUAL MANUAL
DO DO
PROCESSO PROCESSO
MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MELHORIA
1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha
1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo
1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo
Definir regras para o
2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha
planejamento de comrpas
3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira
3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo
3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 26

27. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Definição do primeiro sprint
de implantação das
melhorias
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

28. Amanha
5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR
Amanha Amanha Amanha Amanha
2
3
3
Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2
OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final 1º Sprint) Hoje 1
TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E
AO RECEBIMENTO
GANHO
ATRASOS NO PAGAMENTO
PROCESSO
MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
MELHORIA
1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha
1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo
1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo
Definir regras para o
2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha
planejamento de comrpas
3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira
3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo
3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 28

29. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
Percebe-se que a
mensuração dos
ganhos continua ao
longo da execução
das melhorias que
estão no sprint
Plano de ação para
implantação da melhoria
Ações atrasadas. É necessário realizar reunião para
resolução do problema identificado.
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

30. Amanha
5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR
Amanha Amanha Amanha Amanha
2
3
3
Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2
OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final do 1ª Sprint) Hoje 1
MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha
1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo
1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo
Definir regras para o
2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha
planejamento de comrpas
3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira
3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo
3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira
Boletim de Informações MÊS Novembro
MELHORIAS GANHOS
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO
Definir regras para o planejamento de comrpas
Revisar o formulário de aquisição de bens e serviços
Revisar a política de alçada de aprovação de compras
Atualizar o banco de fornecedores
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 30

31. Amanha
5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR
Amanha Amanha Amanha Amanha
2
3
3
Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2
OPERAÇÃO ASSISTIDA (2º Sprint) Hoje 1
TEMPO DA SOLICITAÇÃO PERDAS COM MULTAS E
AO RECEBIMENTO
GANHO
ATRASOS NO PAGAMENTO
PROCESSO
MELHORIA
MELHORIA STATUS RESPONSÁVEL OBSERVAÇÕES
1. Criação de Grupo de Trabalho para discussão das regras Marcos Cunha
1.1 Identificação dos componentes do GT Isabella Valeijo
1.2 Elaboração do cronograma de reunião Isabella Valeijo
Definir regras para o
2. Definição das regras para o planejamento de compras Marcos Cunha
planejamento de comrpas
3. Implementação das novas regras para o planejamento Fábio Oliveira
3.1 Definição dos meios de comunicação para divulgação Isabella Valeijo
3.2 Divulgação das novas regras para o planejamento de compras Fábio Oliveira
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 31

32. gestaoavista@elogroup.com.br
ADQUIRIR BENS E SERVIÇOS
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

33. Amanha
5. IMPLEMENTAR NOVO PROCESSO E REALIZAR
Amanha Amanha Amanha Amanha
2
3
3
Hoje Hoje Hoje Hoje 1 2
OPERAÇÃO ASSISTIDA (Final do 2º Sprint) Hoje 1
2º SPRINT DE IMPLEMENTAÇÃO
Boletim de Informações MÊS Dezembro
MELHORIAS GANHOS
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO
Definir regras para o planejamento de comrpas
Revisar o formulário de aquisição de bens e serviços
Revisar a política de alçada de aprovação de compras
Atualizar o banco de fornecedores
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 33

34. Disseminação da Cultura de Gestão por Processos
SITUAÇÃO ATUAL
Jorge, acompanhava o
trabalho do pessoal de
compras e percebeu o
impacto positivo da
gestão por processos
na organização
experiente
praticante
simpático
Claudio sentiu uma boa indiferente
diferença no tempo de
execução de compras Resistente passivo
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©
Resistente ativo
34

35. ATO 3: Ativação da
Gestão do Dia-a-Dia
em Compras
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 ©

36. Timeline
EXECUÇÃO DE
CONTABILIDADE
PROJETOS
EXECUÇÃO DE GESTÃO DO
COMPRAS PROJETOS DIA-A-DIA
OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET OUT-JAN FEV--MAI JUN-SET
1º ano
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 2º ano 3º ano
36

37. Contextualização do Ato
• “O projeto foi ótimo! A gestão por processos ESTÁ IMPLANTADA ?”
• “Algumas melhorias ainda não foram implantadas... Estamos na
EXECUÇÃO DO PROJETO OU JÁ CHEGAMOS NA GESTÃO DO DIA-A-
DIA?”
• “Será que é o melhor momento de falar de gestores de processos ou
SIMPLESMENTE TRAZER A VISÃO POR PROCESSOS para os gestores
funcionais?”
• “Como a gestão por processos pode CONTRIBUIR para que um gestor
realize uma melhor gestão no seu dia-a-dia?”
• “Mas, POR QUE EFETIVAMENTE DEVEMOS MUDAR o modo como a
gestão do dia-a-dia é realizada?”
• O escritório de processos inicia um segundo projeto piloto enquanto
apoia a ativação da gestão do dia-a-dia no processo de compras
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 37

38. Ao final do projeto de melhoria em Compras...
Quando termina o projeto e se inicia a gestão do dia a dia?
Escritório de Gestor do
Processos Processo
1) Projeto de Gestão
Melhoria & Inovação do Dia a Dia
Escritório de
melhorias Processos
implementadas (APOIO)
Escritório de
Processos
Projeto de
2) Melhoria & Inovação
melhorias implementadas &
Gestor do ganhos aferidos
Processo
Gestão
do Dia a Dia
Ativação da
Escritório de
monitoração e da Processos
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © figura do Gestor
38 (APOIO) 38

39. Gestão do Dia-a-Dia: Situação Atual
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
Pagamentos
em atraso
Não consolidação
Falhas no De compras Realizar compra
sistema semelhantes emergencial
Solicitações de compras Realizar compra
emergencial Desconhecimento
não conformes
Das regras
Realizar Excesso de
Compra autorizações em
emergencial Uma compra específica
Perdas de Realizar compra Interrupções
documentos emergencial nas compras
ELO Group, Michael Rosemann e Paul Harmon – 2011 © 39

40. Precisamos dotar os gestores de mecanismos e ferramentas
para fazer melhor a gestão!
jurídico Contas
TI
a pagar
compras Escritório de
Processos
Reuniões de Monitoramento do Processo
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41. Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado
TEMPO DA SOLICITAÇÃO
AO RECEBIMENTO
compras
jurídico PERDAS COM MULTAS E
ATRASOS NO PAGAMENTO
Contas
a pagar
REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
Pagamentos Revisão do Formulário
em atraso de Compras
Bugs no
sistema
Solicitações de compras
não conformes
Realizar
Compra
emergencial
Ajuste na
Perdas de Automação de
documentos Controle de
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42. REUNIÃO MENSAL DE MONITORAMENTO – Mês 1
Boletim de Informações MÊS Mês 1
MELHORIAS GANHOS
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO
Automação do pagamento
Digitalização de documentos
Revisão do formulário
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
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43. Gestão do Dia-a-Dia: Modelo Estruturado
TEMPO DA SOLICITAÇÃO TEMPO DA SOLICITAÇÃO
AO RECEBIMENTO AO RECEBIMENTO
PERDAS COM MULTAS E PERDAS COM MULTAS E
ATRASOS NO PAGAMENTO ATRASOS NO PAGAMENTO
REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS
REUNIÃO DE MONITORAMENTO DOS PROCESSOS
MÊS 1 MÊS 2 MÊS 3
Pagamentos Revisão do Formulário
em atraso de Compras
Bugs no
sistema
Revisão da
Realizar compra
Solicitações de compras Política de
emergencial
não conformes Alçada
Excesso de
Realizar
autorizações em
Compra
compras de TI
emergencial
Ajuste na
Perdas de Automação de
documentos Controle de
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44. REUNIÃO MENSAL DE MONITORAMENTO – Mês 2
Boletim de Informações MÊS Mês 2
MELHORIAS GANHOS
TEMPO DA SOLICITAÇÃO AO RECEBIBMENTO
Automação do pagamento
Digitalização de documentos
Revisão do formulário
Integração entre Compras
PERDAS COM MULTAS E ATRASOS NO PAGAMENTO
Elaboração de regime de alçada
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