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BPM Conceito e Caso prático
BPM – Gestão de Processos de NegócioConceitos básicos para a prática de BPM.Caso prático da empresa DIGIMAX.
Processo de negócio Processo é a organização em movimento.
Processo é compostos por várias tarefas ou atividades inter-relacionadas para cumprir um objetivo.
Processo pode ser gerenciado ou correr livremente.Processo de negócio É definido como um trabalho ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes. Entradas ->          Transformação ->              Saídas ->       ClienteTodo processo deve ter um propósito – entregar valor.Resultado deve fazer o cliente se sentir bem sucedido.
Processo de negócio Valor é o diferencial percebido pelo cliente. É o motivador para a aquisição de produtos/serviços. Valor está diretamente relacionado ao desejo, benefícios e diferenciais na aquisição de um produto e serviço pelo cliente.
Processo de negócio A noção de trabalho ponta-a-ponta é chave, pois envolve todo o trabalho cruzando departamentos e funções para entregar valor aos clientes.
BPM – Disciplina de GerenciamentoA prática de BPM busca alinhar a capacidade dos processos com as demandas do negócioorientado pelas necessidades dos clientes.
BPM – Principais elementos1 – ClienteRazão da existência do negócio
Fornece oportunidades para:
Inovação.
Melhoria.
Novos negócios.
Sustentam o negócio.BPM – Principais elementos2 – NegócioAtender as necessidades dos clientes com:Valor, qualidade e prazos aceitáveis.Foco NO e DO cliente
Atento aos movimentos e mudanças do mercado
Obter resultados: crescimento, lucro.BPM – Principais elementos3 – EstratégiaForma de atuação do negócio.
Projeção futura de crescimento.
Define objetivos e metas pretendidas.
Mede e avalia resultados esperados.BPM – Principais elementos4 – ProcessosEntrega produtos e serviços de valor aos clientes.
Capaz de atender as demandas do negócio.
Medidos, avaliados e melhorados.
Eficiente: qualidade, custo e prazo esperados.
Eficaz: resultado para o negócio e cliente.BPM – Gerenciamento de ProcessosBPM é uma disciplina para desenhar, executar, medir, controlar e melhorarprocessos de negócio paraalcançar os resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas da organização.
BPM – Modelo de GestãoVisão do negócio a partir dos processosPolíticasDiretrizesLiderançaCulturaValoresSistemas de TIApoiado por
BPM – BenefíciosCultura de resultados voltada para negócio e cliente.
Melhora a produtividade de produtos e serviços.
Racionaliza recursos: materiais, pessoas, equipamentos.
Potencializa oportunidades e minimizar ameaças.
Identifica comportamentos, gargalos, ineficiência nos processos.
Promove a melhoria e   aprimoramento contínuo.
Integra departamentos e pessoas.
Gestão efetiva do negócio.BPM – CrescimentoA prática de BPM aumentou mais de 10 vezes em 5 anos.
BPM – Caso prático DIGIMAXEmpresa: DIGIMAX SONORIZAÇÃO.A empresa vende e entrega a seus clientes projeto, fabricação e montagem de equipamentos de sonorização para grandes ambientes: casas de festas; clubes; teatros, etc.
Os clientes da DIGIMAX são exigentes e primam pela qualidade final da sonorização do ambiente e entrega no prazo dos serviços contratados.
Por  sua reconhecida competência e qualidade a DIGIMAX consegue praticar preços acima da concorrência.BPM – O problemaCom o aumento da demanda de novos projetos a DIGIMAX tem tido dificuldades em entregar os projetos nos prazos acordados com os clientes.
Tal situação tem causado desgaste entre a DIGIMAX e seus clientes, além de abalar a imagem da empresa.
Mesmo contratando mais pessoas os atrasos ainda persistem.BPM – A SoluçãoApós várias tentativas com soluções pontuais para resolver os problemas de atrasos na entrega dos projetos, a DIGIMAX contratou uma consultoria especializada em Gestão de Processos de Negócio – BPM, para a analisar e apresentar uma solução definitiva para o problema e questão.
BPM – A SoluçãoA empresa contratada iniciou o trabalho contemplando as seguintes etapas: Saber qual o real impacto dos atrasos para o CLIENTE e o NEGÓCIO.Entender ponta-a-ponta o processo de projeto, fabricação e montagem da DIGIMAX.Analisar o processo e os motivos que provocam as restrições que contribuem com os atrasos na entrega dos projetos.Propor e implementar soluções para eliminar ou minimizar a possibilidade de atrasos nos projetos.Monitorar, medir e avaliar resultados.
BPM – O impacto para o ClienteSegundo dados apurados nos últimos 12 meses, dos 48 projetos, 21 foram entregue fora do prazo acordado com o cliente, ou seja, 44% de projetos atrasados.
Segundo pesquisa com cliente, o atraso provocava uma grande frustração, em alguns casos, ocasionando até prejuízos financeiros aos clientes.
Neste levantamento ficou claro que manter a entrega na data acordada com o cliente é um diferencial e, a entrega com atraso causa um impacto negativo, mesmo com a qualidade superior do serviço.BPM – O impacto para o NegócioA DIGIMAX tem uma meta para o ano corrente de vender e implantar 5 projetos mensais.
Segundo análise, nos últimos meses, os registros apontam a conclusão de 4 projetos mensais.

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BPM Conceito e Caso prático

  • 2. BPM – Gestão de Processos de NegócioConceitos básicos para a prática de BPM.Caso prático da empresa DIGIMAX.
  • 3. Processo de negócio Processo é a organização em movimento.
  • 4. Processo é compostos por várias tarefas ou atividades inter-relacionadas para cumprir um objetivo.
  • 5. Processo pode ser gerenciado ou correr livremente.Processo de negócio É definido como um trabalho ponta-a-ponta que entrega valor aos clientes. Entradas -> Transformação -> Saídas -> ClienteTodo processo deve ter um propósito – entregar valor.Resultado deve fazer o cliente se sentir bem sucedido.
  • 6. Processo de negócio Valor é o diferencial percebido pelo cliente. É o motivador para a aquisição de produtos/serviços. Valor está diretamente relacionado ao desejo, benefícios e diferenciais na aquisição de um produto e serviço pelo cliente.
  • 7. Processo de negócio A noção de trabalho ponta-a-ponta é chave, pois envolve todo o trabalho cruzando departamentos e funções para entregar valor aos clientes.
  • 8. BPM – Disciplina de GerenciamentoA prática de BPM busca alinhar a capacidade dos processos com as demandas do negócioorientado pelas necessidades dos clientes.
  • 9. BPM – Principais elementos1 – ClienteRazão da existência do negócio
  • 14. Sustentam o negócio.BPM – Principais elementos2 – NegócioAtender as necessidades dos clientes com:Valor, qualidade e prazos aceitáveis.Foco NO e DO cliente
  • 15. Atento aos movimentos e mudanças do mercado
  • 16. Obter resultados: crescimento, lucro.BPM – Principais elementos3 – EstratégiaForma de atuação do negócio.
  • 17. Projeção futura de crescimento.
  • 18. Define objetivos e metas pretendidas.
  • 19. Mede e avalia resultados esperados.BPM – Principais elementos4 – ProcessosEntrega produtos e serviços de valor aos clientes.
  • 20. Capaz de atender as demandas do negócio.
  • 21. Medidos, avaliados e melhorados.
  • 22. Eficiente: qualidade, custo e prazo esperados.
  • 23. Eficaz: resultado para o negócio e cliente.BPM – Gerenciamento de ProcessosBPM é uma disciplina para desenhar, executar, medir, controlar e melhorarprocessos de negócio paraalcançar os resultados pretendidos, consistentes e alinhados com as metas estratégicas da organização.
  • 24. BPM – Modelo de GestãoVisão do negócio a partir dos processosPolíticasDiretrizesLiderançaCulturaValoresSistemas de TIApoiado por
  • 25. BPM – BenefíciosCultura de resultados voltada para negócio e cliente.
  • 26. Melhora a produtividade de produtos e serviços.
  • 27. Racionaliza recursos: materiais, pessoas, equipamentos.
  • 28. Potencializa oportunidades e minimizar ameaças.
  • 29. Identifica comportamentos, gargalos, ineficiência nos processos.
  • 30. Promove a melhoria e aprimoramento contínuo.
  • 32. Gestão efetiva do negócio.BPM – CrescimentoA prática de BPM aumentou mais de 10 vezes em 5 anos.
  • 33. BPM – Caso prático DIGIMAXEmpresa: DIGIMAX SONORIZAÇÃO.A empresa vende e entrega a seus clientes projeto, fabricação e montagem de equipamentos de sonorização para grandes ambientes: casas de festas; clubes; teatros, etc.
  • 34. Os clientes da DIGIMAX são exigentes e primam pela qualidade final da sonorização do ambiente e entrega no prazo dos serviços contratados.
  • 35. Por sua reconhecida competência e qualidade a DIGIMAX consegue praticar preços acima da concorrência.BPM – O problemaCom o aumento da demanda de novos projetos a DIGIMAX tem tido dificuldades em entregar os projetos nos prazos acordados com os clientes.
  • 36. Tal situação tem causado desgaste entre a DIGIMAX e seus clientes, além de abalar a imagem da empresa.
  • 37. Mesmo contratando mais pessoas os atrasos ainda persistem.BPM – A SoluçãoApós várias tentativas com soluções pontuais para resolver os problemas de atrasos na entrega dos projetos, a DIGIMAX contratou uma consultoria especializada em Gestão de Processos de Negócio – BPM, para a analisar e apresentar uma solução definitiva para o problema e questão.
  • 38. BPM – A SoluçãoA empresa contratada iniciou o trabalho contemplando as seguintes etapas: Saber qual o real impacto dos atrasos para o CLIENTE e o NEGÓCIO.Entender ponta-a-ponta o processo de projeto, fabricação e montagem da DIGIMAX.Analisar o processo e os motivos que provocam as restrições que contribuem com os atrasos na entrega dos projetos.Propor e implementar soluções para eliminar ou minimizar a possibilidade de atrasos nos projetos.Monitorar, medir e avaliar resultados.
  • 39. BPM – O impacto para o ClienteSegundo dados apurados nos últimos 12 meses, dos 48 projetos, 21 foram entregue fora do prazo acordado com o cliente, ou seja, 44% de projetos atrasados.
  • 40. Segundo pesquisa com cliente, o atraso provocava uma grande frustração, em alguns casos, ocasionando até prejuízos financeiros aos clientes.
  • 41. Neste levantamento ficou claro que manter a entrega na data acordada com o cliente é um diferencial e, a entrega com atraso causa um impacto negativo, mesmo com a qualidade superior do serviço.BPM – O impacto para o NegócioA DIGIMAX tem uma meta para o ano corrente de vender e implantar 5 projetos mensais.
  • 42. Segundo análise, nos últimos meses, os registros apontam a conclusão de 4 projetos mensais.
  • 43. Além de não ser capaz de manter as metas de projetos, a DIGIMAX contabiliza uma perda de 20% de recursos, sendo que seus recursos estão dimensionados para implantar 5 projetos mensais.
  • 44. O atraso nos projetos é de grande impacto para a DIGIMAX, pois além da perda a empresa deixa de faturar dentro do período esperado.BPM – Metas do trabalhoEm 3 meses:
  • 45. Entregar 90% dos projetos na data acorda com os clientes.
  • 47. Manter a qualidade do trabalho.BPM – Entendendo o processoPara identificar os reais problemas que causam os atrasos, entender o processo de projeto, produção e instalação é necessário realizar uma análise de como a empresa trabalha.BPM – Analisando o processoForam analisadas diversas características e recursos do processo para identificar o motivo das paradas:Tecnicamente a equipe era bem capacitada e engajada nas execução de suas atividades.Os materiais para a fabricação dos equipamentos, na sua maioria eram entregues pelos fornecedores dentro dos prazos e qualidade acordados.Os prazos para a execução das atividades no processo estavam dentro da capacidade de execução da equipe.O fluxo do processo era contínuo e sem burocracia.
  • 48. BPM – Analisando o processoAo iniciar a análise mais detalhada, foi identificado diversos momentos em que ocorriam paradas no processo.
  • 49. A ocorrência de várias paradas no mesmo processo, comprometia a entrega no prazo acordados com o Cliente.BPM – Identificando as causasNa atividade de “Fazer o projeto” era comum as paradas em função da falta de informação necessária.
  • 50. Nesta situação era necessário confirmar novamente alguns dados com o cliente ou até mesmo realizar uma nova medição.BPM – Identificando as causasEm “Aprovar o projeto e orçamento”, em alguns casos havia uma demora por parte de alguns Clientes em aprovar o projeto.
  • 51. A DIGIMAX estabelecia o prazo para a entrega no momento de levantar as necessidades. O atraso provocado pelo Cliente nesta atividade não era contabilizado no projeto.BPM – Identificando as causasNa “Compra de Materiais” ocasionalmente alguns produtos da lista de compras tinham sua fabricação descontinuada em função de lançamentos substitutos do mesmo produto.
  • 52. Quando ocorria o fato, o orçamento voltava ao cliente para nova aprovação com os preços alterados.BPM – Identificando as causasNa atividade de “Fabricar equipamentos”, a reposição ou compras de ferramentas era uma necessidade constante.
  • 53. O desgaste, quebra e até sumiço de ferramentas era freqüente e o mesmo provocava paradas constantes na fabricação dos equipamentos.BPM – Identificando as causasAo realizar a instalação dos equipamentos, constantemente faltava algum material que não estava na lista, mas que era da uso rotineiro, como suporte, parafuso e até mesmo alguma ferramenta específica.
  • 54. A falta deste material provocava parada na instalação e consequente aumento dos prazos na conclusão dos serviços.BPM – Conclusão da análiseNo contexto geral, o processo de projeto, fabricação e montagem de equipamentos de sonorização possuía um conjunto de fatores que ocasionavam paradas (gargalos).
  • 55. A maioria das paradas eram ocasionadas por falta de informação, de verificação e validação dos dados e procedimentos para a realização das atividades.
  • 56. Isoladamente, as ocorrências não significavam grandes transtornos, sendo até, reconhecidas como uma situação normal no processo.BPM – Melhorias propostas1 - Falta de informação ao “Fazer o projeto”:Criar um roteiro de perguntas direcionado a levantar todas as necessidades possíveis do Cliente categorizado por tipo de projeto: clube, sala de dança, festas, etc.
  • 57. Criar um check-list com todos os pontos de medição e inspeção necessários para fazer o projeto.BPM – Melhorias propostas2 - Demora do cliente em “Aprovar o projeto e orçamento”:Informar o cliente sobre o prazo para aprovação do projeto.
  • 58. Se o cliente ultrapassar o prazo, notificar por escrito a alteração da data final de entrega do projeto.BPM – Melhorias propostas3 - Fabricação descontinuada na “Compra de Materiais”:Acordar com os fornecedores para enviar uma lista atualizada sempre que houver substituição ou lançamento de novos materiais.BPM – Melhorias propostas4 - Reposição de ferramentas ao “Fabricar equipamentos”:Catalogar e periodicamente fazer uma verificação preventiva das ferramentas.
  • 59. Manter um estoque estratégico das ferramentas mais utilizadas para rápida reposição.BPM – Melhorias propostas5 - Falta de material ao “Instalar equipamentos”:Ao sair, cada equipe de instalação faz um check-list dos equipamentos e ferramentas necessários.
  • 60. No caso de material de uso contínuo, ter um pequeno estoque de emergência. BPM – Melhorias propostasOutras melhorias proposta para racionalizar o processo:
  • 61. Reorganização da sala de montagem, em linha de produção, com reduçãode 20% do tempo na montagem dos equipamentos.
  • 62. Implementação de um programa de premiação no cumprimento das metas pelas equipes.
  • 63. Reuniões periódicas para avaliar os trabalhos e discutir melhores práticas na resolução dos problemas.
  • 64. Implementação de um software de automação de processo para o controle e monitoramento em tempo real, e possibilitar agir rapidamente para corrigir distorções nos processos.BPM – Avaliação e ResultadosNos primeiros 3 meses, após as mudanças no processo os resultados são os seguintes:97% dos projetos foram entregues no prazo.A equipe está conseguindo entregar 5,8 projetos por mês.Os gerentes e colaborados estão mais participativos, inclusive contribuindo com soluções fora de suas funções.O clima organizacional melhorou significativamente, contribuído para a melhoria da produtividade.A premiação por resultados, principalmente pelo reconhecimento, tem se revelado um excelente instrumento motivacional para as equipes.
  • 65. BPM – Avaliação e ResultadosProjetos entregues no prazoProjetos entregues no mês5,8+ 45% 97%+ 31% 466%AntesDepoisAntesDepoisFaturamento no períodoLucro no período32020,2%+ 39% + 27% 23015,8%AntesDepoisAntesDepois
  • 66. BPM – Avaliação e ResultadosÍndice de satisfação dos Clientes+ 41%%Meses
  • 67. BPM – Avaliação e ResultadosPara os meses seguintes, a DIGIMAX, satisfeita com os primeiros resultados, implementou as seguintes ações:Ampliou o programa de premiação para todas as áreas da empresa.Criou um conselho permanente para avaliar e propor melhoria nos processos da empresa.Realizou sua expansão com aumento de estrutura e contratação de mais colaboradores.Lançou uma nova campanha de marketing: “Entrega no prazo ou seu dinheiro de volta”.
  • 68. A BP Company é uma organização que oferece educação, consultoria, software e as melhores práticas relacionadas ao desenvolvimento de processos de negócios. Para mais informações, acesse nosso site ou entre em contato.www.bpcompany.com.brcomercial@bpcompany.com.br(62) 3280-9300