O documento discute as funções e habilidades do secretariado. Apresenta os três níveis de secretariado - executivo, sênior e júnior - e descreve as responsabilidades de cada nível, com foco no secretariado executivo. Também lista habilidades fundamentais para o cargo e características desejáveis do profissional, como responsabilidade, motivação e comunicação.

1. Funções e
Habilidades
Cap 1 - Secretariado

2. Secretariado
• O termo secretariado vem do latim secretarium que significa
lugar retirado, conselho privado. Secretariado envolve diversas
atividades como assessoria de empresas/empresários,
planejamento, controle de arquivos, correspondências,
organização de eventos, acompanhamento de reuniões, entre
outros. O Secretariado é representado pela imagem de uma
pena sobre um livro e uma serpente enrolada em um bastão.
A pena do livro representa a história da secretária, cuja
atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever. A
serpente enrolada no bastão, representando o Oriente, está
relacionada com a sabedoria que pode ser usada tanto para
construir como para destruir.

3. Símbolo

4. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Quando se trata de secretariado, logo em a nossa mente uma
pessoa do sexo feminino. Entretanto, está havendo uma
mudança de paradigmas quando se fala em secretariar,
assessora, visto que há um grande número de homens
atuando como assessores, chefes de gabinete etc. e não
somente na politica, mas em algumas empresas também.

5. Níveis dos profissionais de
secretariado
• O papel do secretariado vem mudando, reflexo de todas as
mudanças no cenário mundial e empresarial, visto que o que
esperam dele hoje é muito mais do que tão somente controlar
as agendas, é também ter uma postura mais empreendedora
e assessorar de forma mais dinâmica e participativa.

6. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Hoje o profissional de secretariado precisa ser uma pessoa
engajada na busca pela melhoria continua dos resultados da
empresa, um verdadeiro facilitador de informações e ainda
conciliar, muitas vezes, suas tarefas com as de recepcionista e
atendente de diversos departamentos. Para atender a todos e
com tantas a tarefas, precisa desenvolver habilidades para
melhorar cada vez mais o seu trabalho. São três os níveis de
secretariado:

7. Níveis dos profissionais de
secretariado
Executivo
Sênior
Júnior

8. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Com a redução de vários cargos e tendo que atender a vários
setores e diretores, o profissional de secretariado executivo
hoje precisa manter-se o mais atualizado possível, estar
atento a seu aprendizado constante, para conseguir, para
conseguir atuar bem não só nas suas atividades especificas
mas também auxiliar no contexto gerencial das empresas.

9. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Esse profissional tem como a mais importante função de filtrar
a maior parte dos problemas para o que o diretor não precise
se preocupar com detalhes e tenha foco em problemas
maiores e assuntos mais importantes para a empresa.
Portanto a habilidade e iniciativa nessas horas são necessárias
para auxilia-lo na tomada de decisão.

10. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Filtrando assuntos e tomando as decisões sobre o que
realmente tem autonomia, o profissional economiza seu
diretor de aborrecimentos e também o deixa com mais tempo
para focar no que realmente importa: as vendas, uma nova
estratégia para melhorar o desempenho da equipe, e etc.
Depois, esse profissional mostra sua eficiencia e comenta com
ele sobre o problema e o que fez para soluciona-lo, pois o
diretor precisa estar a par do que acontece. Caso o assunto
dependa da decisão do diretor, então deve ser
necessariamente levado a ele.

11. Níveis dos profissionais de
secretariado
• O profissional de secretariado deve manter sempre uma
postura de profissional eficiente, mas não deve se esquecer
até onde vai o seu próprio poder de decisão, para não acabar
passando por cima do diretor.

12. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Portanto, além de lidar diretamente com o líder, manter a
agenda e a organização dos arquivos, esse profissional tem
que ter a capacidade de tomar decisões quando necessário e
assumir as responsabilidades sempre.

13. Níveis dos profissionais de
secretariado
• Importante também é sua aparência, postura, iniciativa e
educação com todos sejam clientes, fornecedores ou publico
interno. Buscar e trabalhar para a satisfação de todos os
clientes é sempre a missão desse profissional.

14. HABILIDADES FUNDAMENTAIS

15. • Atender ao telefone;
• Recepcionar clientes e visitantes;
• Organizar eventos e reuniões;
• Elaborar pesquisas na internet;
• Redigir relatórios;
• Redigir cartas, memorandos, ofícios e etc;
• Fazer controle de orçamento de viagens, de locação de
veículos e afins;
• Organizar e manter a sua agenda e a do diretor atualizadas;
• Resolver questões com seu diretor;
• Protocolar um documento;
• Secretariar reuniões e elaborar atas;
• Arquivar documentos; entre outros.

16. CARACTERÍSTICAS DO PROFISSIONAL

17. Responsabilidade;
Motivação;
Comunicação;
Domínio de idiomas;
Conhecimento multidisciplinar;
Gerenciamento do tempo;
Informática;
Liderança.

18. ATIVIDADE

19. No caderno, copie a tabela
abaixo:
TENHO... PRECISO MELHORAR....
1 1
2 2
3 3
4 4

20. DINAMICA

21. 1ª Impressão é a que fica!
• Nessa dinâmica cada aluno irá pegar aleatoriamente o nome
de outro aluno também da turma e falará para o resto da
classe quais foram as primeiras impressões que essa pessoa
deixou.
• DIGA SEU NOME
• NOME DO COLEGA
• IMPRESSÃO QUE TEVE DELE