O documento discute o papel do profissional do secretariado na gestão de documentos. Apresenta o novo perfil do secretariado com a evolução tecnológica, o curso de secretariado executivo da UFSC e métodos de arquivamento e gerenciamento de documentos como plano de classificação e tabela de temporalidade.

1. O PROFISSIONAL DO SECRETARIADO
NA GESTÃO DE DOCUMENTOS
Acadêmica Simone Ardigo
Orientadora: Profª. Draª. Magali Sperling Beck

2. 
Novo Perfil do Secretariado: Evolução da Tecnologia

Curso de Secretariado Executivo na UFSC

Gerenciamento de Documento: Plano de Classificação e
Tabela de Temporalidade

Métodos de Arquivamentos: Básico e Padronizado

Armazenamento e Cuidados

Laboratório Polo: Atividades Desenvolvidas

Conclusão

3. NOVO PERFIL DO PROFISSIONAL DO
SECRETARIADO

Gerenciar informações e serviços;

Organizar as atividades administrativas;

Assessorar reuniões e executivos;

Manter a agenda e os contatos sempre atualizados;

Organizar e fazer a gestão dos documentos

4. EVOLUÇÃO DA TECNOLOGIA PARA O
PROFISSIONAL DO SECRETARIADO
• Telefone- Maquina de escrever- Papel Carbono
1870- 1930 • Mimeógrafo- Máquina de Estenografia
• Xerox- Computadores com micro chip
• Microcomputadores- Calculadoras
1950-1970
eletrônicas
• Sistemas integrados- Softwares
1980-2000 • Pcs- E-mails- Assistentes virtuais

5. SECRETARIADO EXECUTIVO NA UFSC

Surgimento 1993

“Letras- Secretariado Executivo Bilíngue” » “LetrasSecretariado Executivo Inglês” » “Secretariado
Executivo”

Enade 2013- 11 cursos presenciais avaliados dentre estes
o curso de Secretariado Executivo que obteve pontuação
4

6. GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

Profissional do secretariado deve saber receber,
classificar, registrar, distribuir e expedir documentos

Documentação Oficial – Empresarial – Descartável e
Artificial

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

7. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Escritos – Cartográficos – Iconográficos Filmográficos – Sonoros – Micrográficos –
Informáticos

8. TABELA DE TEMPORALIDADE

Correntes: Consultas frequentes

Intermediários: Baixa frequência de consulta, aguardam
sua guarda permanente ou eliminação

Permanentes: Não são mais consultados, possuem valor
histórico

9. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Método Alfabético
Vantagens: Rápido, direto e fácil.
 Desvantagens: Erros ocorrem devido ao grande
volume de documentos, e a variedade de grafia
dos nomes.

Método Geográfico
 Vantagens: Direto e de fácil manuseio.
 Desvantagens: Exige duas classificações –local e
nome do correspondente.

ESTADO
Amazonas
CIDADE
Manaus
CORRESPONDENTE
Sobreira, Luísa

10. Método Numérico Simples
 Vantagens: Permite a classificação de um modo
indefinido e sem interrupções, possibilita a detecção da
falta de um documento pela ausência do número
sequencial, permite a arrumação rápida dos documentos.
 Desvantagens: Torna-se difícil a localização do um
documento quando se lança erradamente um número.

CORRESPONDENTES EFETIVOS
1 Paulo de Castro
2 Walter Rodrigues
3 Luis Carlos Ribeiro

11. Método Numérico Cronológico
 Vantagens: Maior grau de sigilo, menor possibilidade de
erros por ser mais fácil de lidar.
 Desvantagens: é um método indireto, obrigando
duplicidade de pesquisa.

Método Ideográfico
 Vantagens: Possuir a visão global dos assuntos, ser
altamente flexível.
 Desvantagens: Não é de fácil aplicação, pois depende da
interpretação dos documentos sob análise.


12. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO PADRONIZADOS
Método Variedex
Utiliza-se uma cor para cada grupo de letras, o método não
é fixo e as cores variam de país para país. Facilitando o
arquivamento e a sua localização.

Letras
Cores
A,B,C,D e abreviações
OURO
E,F,G,H e abreviações
ROSA
I,J,K,L,M,N e abreviações
VERDE
O,P,Q e abreviações
AZUL
R,S,T,U,V,W,X,Y,Z e
abreviações
PALHA

13. 
Método Automático
Caracteriza diversos objetos de uma coleção
organizando-os por letras, números e cores.
Método Soundex
Documentos arquivados pela semelhança da pronúncia
apesar da grafia ser diferente.

OBS: Ambos os métodos não têm prática nos arquivos
brasileiros.

14. Método Mnemônico
Utiliza-se a combinação de letras no lugar dos
números as letras são consideradas símbolos para
codificar os assuntos.

Método Rôneo
Utiliza combinação de letras, números e cores.

OBS: Estes métodos são considerados obsoletos.

15. ARMAZENAMENTO E SEUS CUIDADOS

Boa iluminação – Circulação de ar – Temperatura
estável

Armários de aço – Estantes – Fichários – Caixas
Plásticas ou de Papelão – Arquivos deslizantes

16. LABORATÓRIO POLO

Fundado em 1986, vinculado ao Departamento de
Engenharia Mecânica da UFSC.

Parceria com EMBRACO compressores.

Whirlpool, Bosch, Eletrolux, Metalfrio, Embraer, WEG e
Pretrobrás.

17. ATIVIDADES DESENVOLVIDAS
Planilhas de controle de orçamento, dados dos
funcionários.
 Controle da agenda de reserva de salas de aula, auditório,
sala de reuniões do Polo.
 Encaminhamento de documentos para FEESC e outros
setores do Departamento de Engenharia Mecânica.
 Controle de empréstimo de materiais eletrônicos do Polo
para os funcionários.


18. Manuseio da documentação do Laboratório Polo
Cartas, Notas fiscais, Contratos de bolsistas e estagiários.


O método utilizado para arquivamento dos documentos é
por assunto.

19. CONCLUSÃO
“ Somos gestores de informação em um mundo em que a
era do conhecimento tem valor imensurável”
(NEIVA, 2009, p.18)

20. REFERÊNCIAS
ADELINO, Francisca Janete Silva; SILVA, Maria Aparecida Vito. A Tecnologia da
Informação como Agente de Mudança no Perfil do Profissional de Secretariado. Revista
de Gestão e Secretariado. São Paulo.v.3,n.2,p.05-23, jul./dez. 2012.
BIANCHI, Anna C. de Moraes; ALVARENGA, Marina; BIANCHI, Roberto.
Orientação para estágio em Secretariado: Trabalhos, Projetos e Monografias. São
Paulo: Pioneira Thomson Learning,2003.
MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária. 11ed. São
Paulo: Atlas, 2009.
NEIVA, Edméa Garcia; D ELIA, Maria Elizabete Silva. As novas competências do
profissional de secretariado. 2 ed. São Paulo.IOB, 2009.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio
Vargas, 2004.