O documento descreve as qualidades necessárias para um profissional de secretariado, incluindo ser amável, delicado, ordenado, metódico, leal, oportuno, dinâmico e pontual. Além disso, destaca a importância de ter boa memória, maturidade emocional, iniciativa, inteligência, critério, espírito de cooperação, adaptação e discrição.

1. O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO
→ O profissional de Secretariado precisa ser:
Amável
A amabilidade pode ser de atitude ou de acção. De atitude, é uma maneira de ser
pela qual nos tornamos agradáveis. De acção, consiste em prestar um serviço.
A amabilidade deve ser equilibrada, pois de contrário torna-se incomodativa e
insuportável. Geralmente demasiada amabilidade é sinónimo de falta de
sinceridade e interesse.
Delicado
Um profissional de Secretariado delicado capta a simpatia de todos. Aqui também
a delicadeza deve ser equilibrada. O seu excesso transforma-se em servilismo. A
sua falta, resultante de distracção ou má educação, transforma-se em mau
humor.
Ser delicado é saber ouvir, saber estar e saber actuar.
Ordenado e Metódico
O grande princípio de ordem consiste em não permitir que a desordem se instale.
Para um profissional de Secretariado é tão importante a ordem e o método como
a inteligência e a memória.
Estas qualidades permitem-lhe não só a organização dos seus serviços de forma
rápida e eficiente mas também a localização do documento ou outras indicações
pedidas com urgência, facilitando-lhe o desempenho das suas tarefas.
Leal
Ser digno de confiança é uma qualidade elementar, constituindo um elemento de
primordial importância, do qual resultará o êxito ou o fracasso de uma pessoa no
seu local de trabalho.
MÓDULO:
CURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS
Formadora: Ana Galego

2. Oportuno
É saber dizer “não” amavelmente, mas com firmeza. Ser oportuno é perceber com
exactidão a atitude a tomar no momento certo.
Dinâmico
Ser dinâmico não é ser agitado. Para ser dinâmico precisa de ter iniciativa e
raciocínio rápido. O dinamismo do profissional de Secretariado representa a sua
capacidade de trabalho.
Pontual
A pontualidade não é só o cumprimento rígido de horários, é também saber
responder prontamente às exigências do trabalho.
Ser pontual é programar a chegada, prevendo o imprevisto.
→ Mas o profissional de Secretariado precisa ter:
Boa memória
A boa memória é indispensável a um profissional de Secretariado. Mas não deve
confiar demasiado, uma vez que pode atraiçoá-la. É indispensável ter uma boa
memória escrita criando o hábito de anotar.
Maturidade emocional
O profissional de Secretariado deve possuir uma maturidade emocional que lhe
permita reagir sem perda de ritmo, agradecendo os louvores ou analisando os
trabalhos rejeitados. A falta desta qualidade cria inevitavelmente um clima de
tensões e conflitos que prejudicam um bom ambiente de trabalho.
MÓDULO:
CURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS
Formadora: Ana Galego

3. Iniciativa
Esta é uma das qualidades mais apreciadas e necessárias. No início da sua
actividade, o profissional de Secretariado deve ser receptivo a um conjunto de
informações e conselhos. Mais tarde, deverá encontrar maneiras de organizar e
melhorar o seu trabalho de forma a torná-lo mais fácil.
O espírito de iniciativa é ter resposta rápida em situações que é necessário
resolver.
Inteligência
O profissional de Secretariado deve ser inteligente, usar as suas capacidades com
habilidade, o que significa conseguir-se adaptar a novas situações.
Critério
O profissional de Secretariado deve escolher um que lhe permitirá escolher a
melhor solução elaborada pela sua inteligência.
Espírito de cooperação
Toda o profissional de Secretariado deve procurar sempre uma valorização e uma
maior facilidade não só na realização das suas tarefas, mas também na de todos
os colaboradores.
Espírito de adaptação
Se houver capacidade de adaptação, será fácil aceitar com serenidade todo um
conjunto de contrariedades (telefone, o chefe, o fax a enviar, uma visita a
atender) que vão surgindo no seu dia-a-dia.
Discrição
«Ver, ouvir e... calar» é o lema do profissional de Secretariado.
MÓDULO:
CURSO: PRÁTICAS ADMINISTRATIVAS
Formadora: Ana Galego