O documento discute arquivos e suas funções, incluindo preservar a documentação de uma organização, fornecer informações para a administração e história, e as responsabilidades de um arquivo, como coletar, organizar e preservar documentos.

1. Trabalho realizado por : Fábio Caroço 8ºA
Nº5

2.  Em arquivologia, arquivo é um conjunto de documentos criados
ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os
mantém ordenadamente como fonte de informação para a
execução de suas actividades. Os documentos preservados pelo
arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes. As
entidades mantenedoras de arquivos podem ser públicas
(Federal, Estadual Distrital, Municipal), institucionais, comerciais
e pessoais.
 No Brasil, a política de arquivos públicos e privados é gerenciada
pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão ligado ao
Arquivo Nacional.

3.  Servir a administração: Fornecem informações e documentos
necessários ao desenvolvimento das actividades, facilitam o acesso
aos documentos, preservam a documentação da
empresa, possibilitam o controle da produção de documentos e
colocam à disposição dos usuários documentos que fornecem
informações de carácter probatório ou simplesmente informativo.
 Servir à História: Fornecem informações e/ou documentos para
reconstituir ou escrever a história política, social ou económica de
uma nação. Também servem de memória de uma empresa e
constituem uma importante fonte de pesquisa.

4.  Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
 Avaliar e seleccionar os documentos, tendo em vista sua
preservação ou eliminação;
 Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos
diversos órgãos da empresa;
 Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
 Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando
danos que possam ocasionar a sua perda;
 Executar as funções específicas conforme a organização e
administração da instituição.

5.  Do anteriormente dito, resulta que uma solução intermédia constituirá, em
muitos casos, a melhor solução. Tal solução poderia consistir em centralizar
o arquivo activo estabelecendo as excepções necessárias para as unidades
ou serviços cuja actividade normal se tenha de apoiar na consulta frequente
de antecedentes documentais. Para além disso, é conveniente que os
arquivos descentralizados, cuja criação se considera necessária, sejam
submetidos a normas de carácter geral e ao controle técnico do arquivo no
que respeita a sistemas de classificação, material e equipamento
especializado.
 Este tipo de arquivo designa-se por arquivo dirigido ou misto, porque tenta
conciliar as vantagens dos arquivos centralizados e descentralizados e
evitar, tanto quanto possível, os seus inconvenientes.

6.  Unificação do sistema de classificação e equipamento;
 Proximidade dos documentos aos funcionários e utentes;
 Aumento de produtividade.

7.  Ocupação de maior área;
 Dificuldade na formação do pessoal;
 Duplicação de documentação e processos de execução e controle.