Gerenciamento da Comunicação

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Gerenciamento da Comunicação

  1. 1. Gerenciamento da Comunicação● Nem só do caminho crítico vive um projeto,alguém precisa dizer onde ele está!● A maioria dos gerentes de projetos concluídoscom sucesso gastou aproximadamente 90% doseu tempo em algum tipo de comunicação.● Não importa o quanto a tecnologia avance,projetos são e serão executados por pessoas,e dependerão muito delas para que sejamimplementados com sucesso
  2. 2. O que é comunicação?● A palavra é oriunda do latim comunicare quesignifica compartilhar, tornar comum● É um esforço bidirecional que envolve atransmissão da informação utilizando umconjunto de símbolos (verbais, não-verbais,gráficos) de entendimento comum para uma oumais pessoas (receptores), através demecanismos (meios) adequados, e o posteriorrecebimento do feedback pelo emissor
  3. 3. Modelo de comunicação
  4. 4. Barreiras de Comunicação● Falta de canais de comunicação claros.● Distância física ou temporal entre o emissor e oreceptor● Uso inadequado de linguagem técnica.● Fatores ambientais de distração (barulho,cheiro).● Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença,preconceitos).● Informação excessiva.● Falta de conhecimento sobre o assunto queestá sendo comunicado.● Diferenças culturais.
  5. 5. Canais de comunicaçãoDuas pessoas = 1 canal de comunicaçãoTrẽs pessoas = 3 canal de comunicaçãoQuatro pessoas = 6 canal de comunicaçãon (n – 1) / 2 = canais de comunicaçãon = número de pessoas
  6. 6. Tipo de Comunicação● Verbal● Oral ou escrita● Tipo mais utilizado para transmitir informações● Não-Verbal● Linguagem corporal – sem uso da palavra● Usadas pra substituir, reforçar e, vez ou outra,contradizer uma mensagem verbal● Paralinguística● Volume e tempo de voz – qualidade da voz● Ajuda a compor a mensagem
  7. 7. Comunicação Verbal (escrita)● Vantagens✔ Permite leitura atenta e detalhada✔ Permite arquivamento de informações✔ Pode conter informações complexas● Comunicação assíncrona● Desvantagens✔ Não é possível controlar a audiência✔ Consome muito tempo✔ Não é possível detectar comunicação não-verbal
  8. 8. Impacto total da mensagemPalavras (7%)Tom de Voz (38%)Expressões faciais e corporais (55%)Comunicação =palavra + tom de voz + postura + texto + gestos
  9. 9. Estilos de Comunicação● Formal● Exige um formato, protocolo● Normalmente é escrita● Custo elevado se muito utilizada● Informal● Não há um conjunto de regras● Comunicação livre● Construída na base da confiança mútua entre todos osenvolvidos
  10. 10. Toda comunicação FORMAL devepassar pelo Gerente de ProjetosExecutivoExecutivaGerente de ProjetosInformalFormal Formal
  11. 11. Atualizar plano de gerenciamento de projetosApresentações para a administraçãoAlterar um contratoFazer anotações sobre uma conversa ao telefoneAgendar uma reuniãoExplicar um pacote de trabalhoTentar identificar a causa-raiz de um problemaEnviar um email para solicitar esclarecimentos sobre umproblemaEscrita FormalVerbal FormalEscrita FormalEscrita InformalEscrita InformalEscrita FormalVerbal InformalEscrita informal
  12. 12. Melhorando a Comunicação
  13. 13. Janela de Johari● Elaborado por Dr. Joseph Luft e Dr. HarryIngman● Trata-se de um modelo que ilustra o processode dar e receber feedback● Retrata uma janela de comunicação através daqual alguém dá e recebe informações sobre simesmo e os outros
  14. 14. Janela de JohariARENA MANCHA CEGAOCULTA DESCONHECIDARECEBER FEEDBACKDARFEEDBACKConhecidopelo outroDesconhecidopelo outrosConhecidopelo próprioDesconhecidopelo próprio
  15. 15. RECEBER FEEDBACKDARFEEDBACKADDDDMCMCMCMCAOOOOAAALivro Aberto EntrevistadorMatraca TartarugaJanela de Johari - comportamentos
  16. 16. Gerenciamento da Comunicação● Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupamcom comunicação apenas divulgam relatórios desituação● Os gerentes de projetos melhores talvez criem umplano de comunicação e comuniquem mas do queapenas a situação● Os gerentes de projetos excelentes fazem as duasatividades anteriores e ainda:● perguntam as pastes interessadas o que deve sercomunicado a elas● identificam quais comunicações precisam obter das partesinteressadas● reveem as comunicações nas reuniões de equipe para evitarproblemas de comunicação
  17. 17. ● Planejamento das Comunicações(planejamento) – determinação dasnecessidades de informações e comunicaçõesdas partes interessadas no projeto● Distribuição das Informações (execução) –permitir que as informações necessáriasestejam disponíveis para os interessados noprojeto no momento oportuno.● Relatório de Desempenho (controle) – coletae divulgação de informações sobre odesempenho.● Gerenciar as Parte Interessadas (controle) –gerenciamento das comunicações parasatisfazer os requisitos das partes interessadas esolucionar os problemas por meio delas.
  18. 18. Planejamento da Comunicação● Determina que informações são necessárias paraos stakeholders e os meios necessários paradisponibilizá-las● Necessidade de conhecimento da estruturaorganizacional do projeto e das organizaçõesdependentes dele● Como as comunicações são complexas o plano decomunicações deve estar por escrito no projeto.
  19. 19. Planejamento da ComunicaçãoPerguntas a serem respondidas:● O que comunicar? Qual informação, custos,datas, conteúdos● À quem comunicar? Toda equipe do projeto,interessados internos, interessados externos,fornecedores● Como comunicar? Verbal, papel, email● Qual frequência? Diariamente, mensalmente,semanalmente
  20. 20. Passos para criação do plano1)Defina o público alvo: equipe do projeto, alta gerência,stakeholders formadores de opinião, usuários, etc.2)Defina as mensagens chave: status do projeto, marcos doprojeto, feedback sobre o projeto, cronograma3)Defina canais e abrangência da comunicação: reuniões,intranet, email, home page, apresentações do projeto4)Defina responsabilidades para cada atividade decomunicação5)Incluir os eventos de comunicação no cronograma doprojeto
  21. 21. Plano de ComunicaçãoO queprecisa sercomunicadoPorquêEntrequemMelhor métodopara comunicaçãoResponsabilidade Quando ecom quefrequência
  22. 22. Distribuição das Informações● Executar o plano de gerenciamento decomunicações● Disponibilizar, de forma regular, as informaçõesnecessárias aos stakeholders● Inclui:✔ Implementação do Plano de Gerenciamento daComunicação✔ Atender às solicitações inesperadas porinformações
  23. 23. Distribuição das Informações● Tipos básicos de Reuniões● Reuniões de Kick-off (chute inicial)● Comitê executivo● Reuniões de Planejamento● Reuniões de Acompanhamento do Projeto● Revisões Técnicas e de Design● Reuniões de Transição e Encerramento
  24. 24. Reunião de Kick-off● Última atividade da fase de planejamento,realizado antes da execução● Lançamento do projeto● Oportunidade para os interessados no projeto:✔ conhecerem-se✔ desenvolverem um espírito de equipe✔ apresentarem suas expectativas em relação aoprojeto✔ conhecerem seus papéis e responsabilidades✔ “abençoarem” o projeto
  25. 25. Reuniões IneficientesReuniões não planejadas e mal conduzidaspodem gerar:✗ Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe✗ Transmissão de mensagens erradas✗ Perda de tempo dos Stakeholders✗ Desmotivação e improdutividade na equipe
  26. 26. Por que as reuniões são ineficientes?● Falta de planejamento● Não cumprimento da agenda proposta● Não respeito aos horários de início e término● Liderança ineficiente● Indisciplina dos participantes
  27. 27. Reuniões Eficientes● Antes (planejamento)✔ Estabeleça objetivos✔ Defina uma agenda (pauta, local, data, horário)✔ Selecione os participantes✔ Defina documentos de apoio✔ Divulgue o planejamento● Durante (execução)✔ Inicie/termine pontualmente✔ Mantenha o foco dos objetivos✔ Estimule os participantes a opinar✔ Saiba discordar✔ Resuma o que ficou decidido● Depois (acompanhamento)✔ Elabore a ata✔ Envie a ata a todos os participantes✔ Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas
  28. 28. Ambientes Colaborativos● Permitem que a informação fique “visível” paratodos os membros do projeto (atas, documentostécnicos, plano do projeto, etc.)● Permitem que a informação seja “criada”coletivamente● Repositórios de informações● Intranet da empresa● Enterprise Project Management (EPM)● DotProject● Redmine
  29. 29. Relatório de DesempenhoColetar e disseminar informação para prover osstakeholders com informações sobre como osrecursos estão sendo utilizados para atingir osobjetivos do projeto.
  30. 30. Relatório de Desempenho(entradas)● Plano do Projeto● Contém várias linhas de base que serão utilizadaspara avaliar o desempenho do projeto● Informações Resultados do Trabalho● Quais entregas foram completados (parcial/total)?● Quais os custos e recursos comprometidos?● Devem ser comunicados de acordo com o Plano deGerenciamento da Comunicação.
  31. 31. Relatório de Desempenho(técnicas e ferramentas)● Revisão de desempenho● Reuniões para avalia o andamento e o progressodo projeto● Análise de tendência● Analisa os resultados do projeto ao longo do tempopara determinar se o desempenho está melhorandoou piorando● Análise de desvios● Compara os resultados reais do projeto com osresultados planejados ou esperados
  32. 32. Relatório de Desempenho● Informações do andamento – situação atualou status, descrevendo em que estágio oprojeto se encontra em relação ao cronograma,custo, trabalho realizado● Informações sobre o progresso – refletem oque já foi feito até o momento● Informações relativas à previsão – prevêemo andamento e o progresso futuro do projetobaseado nas informações do presente
  33. 33. Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)Qualquer pessoa envolvidano projeto deve,obrigatoriamente, sercapaz de......se comunicar e entenderde que forma as suascomunicações afetam oprojeto como um todo.
  34. 34. Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)Consiste das seguintes fases:1) Identificar os stakeholders2) Coletar informações dos stakeholders3) Determinar forças e fraquezas dos stakeholders4)Identificar estratégia para tratar cada stakeholder5)Prever o comportamento de cada stakeholder6)Implementar a estratégia de cada stakeholderEste é um processo contínuo e que tem o apoio daequipe de gerenciamento do projeto
  35. 35. Estratégias para cada StakeholderALIADOSBase de poderBLOQUEADORESIsolar e NegociarREDEConstruir a redepolíticaDESACELERADORESNegociarINTERESSEmútuo conflitoINFLUÊNCIAbaixaalta
  36. 36. Plano de ComunicaçãoO queprecisa sercomunicadoPorquêEntrequemMelhor métodopara comunicaçãoResponsabilidade Quando ecom quefrequência

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