Este documento discute a gestão de arquivos no Estado em Moçambique. Ele define os principais conceitos relacionados como documento, arquivo, gestão de documentos e preservação de documentos. Também descreve a legislação e sistemas nacionais de arquivos em Moçambique, bem como os desafios e medidas para melhorar a organização e preservação de arquivos no setor público.

1. UNIVERSIDADE ABERTA ISCED
Faculdade de Ciências Sócias e Humanas
Curso de Licenciatura em Administração Pública
A GESTÃO DE ARQUIVOS NO ESTADO
Clemente Francisco Jussa
Código: 71210431
Quelimane, Setembro de 2023

2. 1
UNIVERSIDADE ABERTA ISCED
Faculdade de Ciências Sócias e Humanas
Curso de Licenciatura em Administração Pública
A GESTÃO DE ARQUIVOS NO ESTADO
Trabalho de Campo a ser submetido na
Coordenação do Curso de Licenciatura em
Ensino de Português da UnISCED.
Tutor: Msc. Mário Carlos Michon
Clemente Francisco Jussa
Código: 71210431
Quelimane, Setembro de 2023

3. 2
Sumário Pág.
1 INTRODUÇÃO............................................................................................................................ 3
1.1 Objectivos .............................................................................................................................. 3
1.1.1 Geral................................................................................................................................ 3
1.1.2 Específicos....................................................................................................................... 3
1.2 Metodologias ......................................................................................................................... 4
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ............................................................................................... 5
2.1 Definição e Operacionalização dos Conceitos....................................................................... 6
2.1.1 Documento ...................................................................................................................... 6
2.1.2 Arquivo............................................................................................................................ 7
2.1.3 Gestão de Documentos.................................................................................................... 8
2.1.4 Preservação de documentos............................................................................................ 8
2.2 Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado .......................................................... 9
2.3 Directrizes ou dispositivos legais usados na Gestão de Documentos e Arquivos............... 10
2.4 Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos ................................. 11
2.5 Contribuição para sua melhoria ........................................................................................... 11
3 CONCLUSÃO............................................................................................................................ 12
4 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................................... 13

4. 3
1 INTRODUÇÃO
Visando melhorar a gestão de documentos e arquivos, pelo Decreto nº 36/2007, de 27de
Agosto o Conselho de Ministro aprovou o Sistema Nacional de Arquivo de Estado (SNAE),
cujos objectivos são organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de
documentos e arquivo nos órgãos do Estado, com vista a torna-la mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins administrativos e científicos. Dai que, para a
operacionalização deste instrumento foram aprovados diversos dispositivos legais, a destacar: o
Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para as
Actividades. Contudo, pretende-se com este trabalho abordar sobre ´´A Gestão de Arquivos no
Estado``. Como forma de garantir a organização e preservação da informação. Para o efeito,
toma-se a classificação e avaliação dos documentos pelos funcionários como elementos que
permitem visualizar o cumprimento da legislação, a fim de se atingir os objectivos do SNAE.
1.1 Objectivos
1.1.1 Geral
 Analisar o processo de Gestão de Arquivos no Estado
1.1.2 Específicos
 Avaliar o nível de organização dos documentos e arquivos com vista a tornar mais
eficiente e eficaz o processo de recuperação de informação para fins administrativos;
 Definir os principais conceitos de Arquivo, gestão de documentos e Preservação de
documentos;
 Enquadrar a Gestão de Arquivos na Administração Pública;
 Identificar uma instituição pública e nela analisar as actividades de protocolo de
documentação e métodos de arquivamento;
 Destacar os principais erros na gestão de arquivos nesta instituição em estudo e científicos
e Propor medidas de gestão documental eficazes para o alcance dos objectivos desejados.

5. 4
1.2 Metodologias
O trabalho foi elaborado por meio da pesquisa bibliográfica e a Internet, contudo o
trabalho apresenta conteúdo descritivo e explicativo. Segundo Gil (2006, pág. 65), pesquisa
bibliográfica é aquela que é desenvolvida a partir do material já elaborado, constituído
principalmente de livros e artigos científicos. Esta é relevante para a realização dos trabalhos
porque facilita a recolha de dados, utilizando os métodos científicos.
Estas são pesquisas usadas para que o objectivo pretendido no presente trabalho fosse
alcançado, e após estas pesquisas fez-se a devida revisão das várias abordagens trazidas a tona
pelos autores das obras consultadas. Por outro lado, foi necessário o uso das tecnologias de
informação e comunicação para a sua digitação, usando concretamente o Microsoft Office.

6. 5
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Em Moçambique, após a independência nacional houve uma mudança de regime e todo
sistema de organização e administração colonial desmoronou, ficando o país sem recursos
humanos qualificados e sem administrações organizadas (Munguambe, 2005:224). As funções de
organização de uma biblioteca, de uma secção de história, de uma secção de documentação
administrativa e de um cartório geral da colónia que cabiam ao Arquivo Histórico de
Moçambique (AHM) ficaram paralisadas, uma vez que, esta instituição encontrava-se em
abandono.
Em 1976, em cumprimento das directivas do partido FRELIMO e do Estado, o AHM
passou a subordinar-se a UEM. Esta medida resultava da visão dos políticos e académico sobre a
importância histórico-cultural de arquivo como guardião da memória colectiva e do resgate da
identidade (Tembe, 2005:190).Coordenado pelo AHM, em 1992, foi aprovado o Decreto nº
33/92, de 26 de Outubro, que institui o Sistema Nacional de Arquivo (SNA). O Sistema tinha
como objectivos ´´disciplinar a custódia dos documentos e o acesso as informações nelas
contidas, desde a sua produção até ao destino final, não se dissociando o seu valor histórico da
importância que os acervos assumem enquanto instrumentos de Administração`` (Amaral, 1994).
Em 2000, o Conselho de Ministros aprovou a Política de Informática, através de
Resolução nº 28/2000 de 12 de Dezembro, que na visão de Pereira (2005),esta Política não
destaca qualquer acção sobre a preservação a longo termo de documentos electrónicos, tal como
o correio electrónico, produzidos pela Administração Pública e outras entidades, embora seja
considerada uma matriz de linha orientadora para promover o desenvolvimento da área em
questão.
No âmbito da Reforma do Sector Público (2011), em 2006, o Governo de Moçambique
lançou a Estratégia para a Gestão de Documentos e Arquivos que culminou com a aprovação,
através do Decreto 36/2007 de 27 de Agosto, do Sistema Nacional de Arquivos de Estado, com
seguintes objectivos:
 Harmonizar as diversas fases de Gestão de Documentos, atendendo as especificidades dos
órgãos geradores e acumuladores dos acervos;

7. 6
 Organizar de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e
arquivo nos Órgãos de Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins administrativos e científicos;
 Assegurar a Protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício de
funções dos órgãos e instituição públicos e privados revestidos de valor administrativo,
histórico e científico;
 Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de segredo de Estado e
demais leis que regem o acesso à informação.
2.1 Definição e Operacionalização dos Conceitos
No presente trabalho, para sua melhor compreensão fez-se á operacionalização dos
conceitos chaves a saber: Documento, Arquivo, Gestão de documentos e Preservação de
documentos.
2.1.1 Documento
Documento é toda informação registada em suporte material susceptível de ser utilizado
para consulta, estudo, prova e pesquisa comprova factos, fenómenos, formas de vida e de
pensamento do homem numa determinada época e lugar, Monteiro (2005).
Documentação de acordo com EGDAE, (2006), trata-se de um conjunto de documentos
ou serviço de colecta, processamento técnico e disseminação de informação e documentos.
Segundo Guinchat e Menou (1994), documento é o suporte material do saber e da
memória da humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística (2005),
documento é toda a informação registada em um suporte material (papel, fia, disco óptico)
utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos, fenómenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada época.
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013: 12) define documento
como ´´Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e mantida

8. 7
por uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas obrigações legais ou
de seus negócios``.
Os autores supracitados convergem nas suas definições no que concerne ao documento,
ao afirmarem que é uma informação que se encontra registada independentemente do seu suporte
mas que constitui um conhecimento que pode ser de uso imediato.
2.1.2 Arquivo
Arquivo segundo Monteiro (2005), é um conjunto de documentos produzidos e/ou
recebidos por órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas
físicas no decurso e em função de exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da
informação.
Para Cassares (2012), Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas em
decorrência do exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza do documento. O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define Arquivo como
sendo o ´´conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são
reunidos por acumulação ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou
privadas`` (Camargo e Bellotto. 1996, p.5).
De acordo com o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013), arquivo é
o conjunto de documentos quais quer que sejam as suas datas, suas formas ou seus suportes
materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, e por serviços ou organismos
públicos ou privados, no desempenho de suas actividades, conservados por seus criadores ou seus
sucessores para seu próprio uso, sendo transferida a instituição competente em razão de seu valor
arquivístico.
Em Moçambique, Arquivo é definido como ´´conjunto de documentos de qualquer época
e forma que, independentemente da natureza ou suporte da informação, são acumulados ou
conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas, para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa`` (SNAE.
2007, p.9). Ainda a luz do SNAE (2007), arquivo de Estado ´´conjunto de documentos

9. 8
produzidos e recebidos pelos Órgãos e Instituições de Administração Pública, no exercício das
funções. Incluem-se nos arquivos do Estado, os das entidades de direito privado encarregues
pelos serviços públicos``.
2.1.3 Gestão de Documentos
Segundo Paes (2007, p.53) e Cassares (2012) Gestão de documentos é um conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente. De acordo com o SNAE (2007):
i. A fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto de documentos em curso ou que,
mesmo sem movimentação constituem objecto de consulta frequente pela entidade que os
produziu e a quem compete a sua administração;
ii. No arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso pouco frequente,
que aguardam destino final em depósito de armazenamento temporário e por último;
iii. O arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já cumpriram as
finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude do seu valor histórico,
probatório e informativo para o estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em
função do seu valor secundário.
O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o
desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em que a
gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz,2013).
2.1.4 Preservação de documentos
Pereira (2005) apud Roper (1989) define o conceito de preservação como todas as
considerações financeiras e de gestão necessárias para manter, não só a integridade dos materiais
arquivísticos, mas também da informação nela contida. Fazem parte dessas considerações os
espaços, os níveis dos recursos humanos, as politicas, as técnicas e os métodos necessário para a
preservação dos documentos de arquivos.

10. 9
Segundo Pereira (2005) ´´uma política de preservação e conservação deve fazer menção
não só as questões relacionadas com a identificação do agente responsável pela deterioração dos
documentos, o controlo e monitorização das condições ambientais dos depósitos de documentos
de arquivo, acondicionamento, equipamentos de depósito, segurança das instalações, mas
também, identificar os documentos a serem preservados, as formas de consulta e reprodução,
boas práticas no transporte desses documentos, quer pelos arquivistas, quer pelos usuários, e
controlo de desastre, bem como a gestão do próprio programa de preservação e conservação dos
documentos de arquivo a nível de instituição``.
Na óptica de Cassares (2012), ´´preservação é um conjunto de medidas e estratégias de
ordem administrativa, política e operacional que contribuem directa ou indirectamente para a
preservação da integridade dos materiais``.
Ainda o mesmo autor salienta que, a deterioração dos acervos de arquivos leva os
documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua
integridade e existência. No entanto, embora não se pode eliminar totalmente as causas do
processo de deterioração dos documentos mas, é possível diminuir consideravelmente seu ritmo,
através de cuidados com o ambiente, o manuseio, as intervenções e a higiene, entre outros.
2.2 Acesso a Informação Pública ao Cidadão e ao Estado
A gestão de documentos é visto por vários autores como um elemento fundamental na
recuperação de informação para fins administrativos e científicos, para além de assegurar a
protecção e preservação dos documentos com valor administrativo, histórico e científico.
Segundo Tembe (2005: 193), na sua análise relativamente ao papel fundamental na gestão
dos arquivos afirma que ´´uma boa organização de documentos significa a garantia do acesso a
informação, respeito pelos direitos cívicos e humanos, individuais, colectivos e uma gestão
transparente da coisa pública consubstanciada na boa governação``.
Para Barreto (2005: 203), a gestão de documentos permite a utilização de metodologias
uniforme de trabalho garantindo qualidade nos serviços, maior presteza e conforto na recuperação
das informações. Guinchat e Menou (1994) têm uma outra opinião acerca da gestão dos
documentos afirmando que todo documento destruído, mal conservado ou guardado fora de lugar

11. 10
é uma parcela de conhecimento que desaparece ou uma obra perdida pois, para estes autores, um
fundo documental é um agente indispensável ao desenvolvimento e a difusão de conhecimento.
Esta ideia é circundada pela Paes (2007), ao afirmar que é ´´função de arquivo tornar
disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda para a tomada de
decisão e comprovação de direitos e obrigações``.
2.3 Directrizes ou dispositivos legais usados na Gestão de Documentos e Arquivos
Em Moçambique como forma de garantir a eficiência e eficácia na Gestão de Documentos
e Arquivos, foi aprovado o Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto que institui o Sistema Nacional
de Arquivos. Este Decreto aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública e visa
harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos órgãos
geradores e acumuladores de acervos, a luz dos artigos 2 e 4 respectivamente. Outros sim, como
forma de orientar melhor as actividades de Gestão de Documentos e o arquivamento, aprovou-se
directrizes ou dispositivo legais que assegurem a sua operacionalização. Desde a aprovação e
implementação do SNAE em 2007, possuem os seguintes dispositivos legais:
 A Estratégia para a Gestão de Documentos e arquivos do Estado aprovada pela Resolução
nº 46/2006, de 26 de Dezembro, preconiza como princípios de Gestão Documental, a
uniformização de métodos de trabalho, a acessibilidade aos documentos e informação
pelos utentes.
 Diploma Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril, que aprova a Metodologia para a
Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de
Actividades Fim;
 Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril, que aprova as Normas de Avaliação e
Eliminação de Documentos da Administração Pública;
 Diploma Ministerial nº 36/2010, de 16 de Fevereiro, institui a Comissão Nacional de
Avaliação de Documentos (CNAD), criada ao abrigo do disposto nos nºs 17 e 18 do
SNAE, com vista a assegurar a assistência técnica e monitoria as Comissões de Avaliação
de Documentos na Administração Pública (CADAP) no âmbito da gestão de documentos
e arquivos de Estado;

12. 11
2.4 Medidas adoptadas para a Preservação dos Documentos e Arquivos
As medidas tomadas para preservação e conservação de documentos, foi a criação do
arquivo intermediário (provisório) localizado no rés-do-chão. Como forma de assegurara
informação, adquiriu mobiliário de escritório e equipamento informático para apetrechamento do
arquivo. Em 2012, celebrou-se o contrato de prestação de serviços com o AHM que procedeu o
diagnóstico técnico da documentação do arquivo intermediário.
Não obstante, a actividade não foi executada por razões de prioridades como demonstram
as declarações da Chefe da Secretaria: ´´o tratamento de documentos do arquivo intermediário
não deu seguimento devido a restrições orçamentais pois, tínhamos que dar prioridade as
actividades específicas do Sector (projecto Museu das Pescas), então acabou sendo posto a
margem até que pudéssemos ter um fundo extra que pudesse gradualmente responder, nem que a
execução fosse de forma faseada``.
No terreno constatou-se que os armários e estantes dos arquivos correntes apesar de
estarem superlotados apresentam um nível aceitável de higienização e os gabinetes estão
equipados de sistemas de detenção de incêndios e uma boa iluminação. Porém, o espaço previsto
para o arquivo intermediário é muito reduzido com um monte de documentos conservados em
pastas de papelão nas estantes e outros desorganizados no chão.
2.5 Contribuição para sua melhoria
a) Que seja implementada a política de gestão de documentos, o SNAE, para assegurar a
preservação, facilitando a recuperação de informação a longo termo;
b) Que seja feita a classificação e avaliação dos documentos pela instituição de modo a
evitar a acumulação das massas documentais nos sectores de trabalho, respeitando todas
as fazes de ciclo de vida do documento;
c) Que seja levado acabo acções visando sensibilizar os dirigentes da instituição para a
importância dos arquivos no processo de reestruturação da instituição e da integração dos
mesmos nos sistemas de informação;
d) Criar a Unidade de Gestão de Documentos a nível do Ministério.

13. 12
3 CONCLUSÃO
Para a materialização deste trabalho propôs-se a abordar sobre Gestão de Documentos e
Arquivos no Estado. Em conformidade com a explanação do tema embora o SNAE dispor de
uma série de legislação ou directrizes que orienta mas actividades de gestão de documentos e
arquivos, a gestão da informação documental Moçambicana não é eficiente e eficaz. Constatou-se
que da pesquisa feita sobre Gestão de Documentos e Arquivos na Administração Pública
Moçambicana poucas literaturas são feitas sobre o tema.
Entretanto, foram realizados varias formações e intercâmbios institucionais para a
implementação efectiva do SNAE mas, a pesquisa ilustrou a existência de falta de interesse dos
funcionários em ternos de classificação e avaliação dos documentos o que torna a gestão da
informação documental ineficiente e ineficaz. Assim, a transferência ou recolhimento dos
documentos se realiza quando os Departamentos precisam de espaço, e assim sendo, os
documentos são geridos de forma arbitrária e não se observava o ciclo vital dos mesmos.
Além do mais, embora os funcionários estejam ciente da existência do SNAE mas não
tem conhecimento dos outros instrumentos da sua operacionalização e nem todos dispõem do
mesmo. Portanto, mesmo com as capacitações constatou-se que ainda prevalece a falta de
domínio das técnicas de gestão, relativamente a classificação e avaliação de documentos ou
resistências a mudanças, o que leva ao uso de métodos não padronizados de arquivamento,
dificultando a recuperação em tempo útil da informação, permanência nos arquivos correntes dos
documentos que já esgotaram o tempo de guarda nesta fase e o descarte dos documentos com
valor administrativo, histórico e científico.

14. 13
4 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Amaral, W. do. Sistemas e Serviços de Informação em Moçambique, Maputo, 1994
Barreto, A. R. Memoria Institucional: Preservação do capital intelectual utilizando Gestão
de conhecimento, In: Rosário, Lourenço de, et al (Org.),Convergindo os Textos, Maputo:
FBLP, 2005, p. 198, 207.
Camargo, A. M. de A.; Bellotto, H. L. Dicionário de Terminologia Arquivística. São
Paulo: AAB/Núcleo Regional de São Paulo/Departamento de Museus e Arquivos,
1996.
Chiavenato, I., Introdução a Teoria Geral da Administração. 7ª Edição, Rio de Janeiro:
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Cruz, E. B. Manual de Gestão de Documentos. Edição, Belo Horizonte: Arquivo Público
Mineiro, 2013Dictionary of archival terminology. English and french, with
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München; New York; London; Paris: Saur, 1988.
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Gil, A. C. Como elaborar projectos de pesquisa. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2006.
Guinchat, C., Menou, Michel, Trad. Cunha, Míriam V. da, Introdução Geral as Indolfo, Ana C.;
Campos, Ana Maria C.; Oliveira, Maria Izabel de, et. al. Gestão de Documentos:
Conceitos e procedimentos básicos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1995.
Munguambe, T. Situação dos Arquivos Públicos em Moçambique no âmbito da Gestão de
Documentos. In: Rosário, Lourenço de, et. al (Org.). Convergindo os Textos, Maputo:
FBLP, 2005, p.221, 229. Técnicas e Ciências de Informação e Documentação, 2ª Edição,
Brasília: IBICT, 1994.