Arquivos empresariais publicação

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Artigo apresentado no IX EREBD Sul de 2007.

Publicada em: Negócios, Turismo, Tecnologia
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Arquivos empresariais publicação

  1. 1. Título: ARQUIVOS EMPRESARIAIS Palavras-chave: Arquivos empresariais, gestão de documentos, documentos de arquivos, gestão da informação. Title: ENTERPRISE ARCHIVES Keywords: Enterprise archives, documents management, archive documents, information management. Título: ESPANHOL Palabras clave: Fahima Pinto Rios Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC. ENDEREÇO fahimapr@yahoo.com.br 880 Paula Carina de Araújo Acadêmica da 7ª fase do curso de Biblioteconomia – Habilitação em Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina – UDESC. Servidão Barbosa Pascoal Costa, 54. CEP: 88032-301 Monte Verde – Florianópolis-SC paula.carina@terra.com.br (48)32386121 / (48)91357538
  2. 2. RESUMO A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial. ABSTRACT A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial. RESUMEN A gestão de documentos em ambientes empresariais tem se tornado uma prática comum. Para a elaboração deste artigo foi estabelecido como objetivo geral a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação das dificuldades encontradas pelas organizações para o estabelecimento desse tipo de arquivo atualmente. A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, ministrada pela Profª Maria Lourdes Blatt Ohira na 4ª fase do curso de Biblioteconomia – Hab. Gestão da Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina –UDESC, foi possível perceber a grande necessidade de estudo nessa área para o reconhecimento da importância da existência e da organização do arquivo no cenário empresarial, como instrumento de gestão e de preservação da memória empresarial.
  3. 3. 1 INTRODUÇÃO Cada vez mais, as organizações vêm se dando conta de que o gerenciamento eficaz da informação pode fazer a diferença, mas pode-se fazer ainda mais para existir este reconhecimento na empresa. A informação é arma poderosa nas mãos de quem sabe com ela lidar, pode trazer qualidade e produtividade ás organizações, além de poder funcionar como vantagem competitiva de uma empresa. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior competitividade. Se a gestão da informação e dos documentos for reconhecida como essencial no ambiente empresarial com certeza muitas vantagens estarão agregadas a estes processos. Sente-se a necessidade de mais estudos nesta área para o maior reconhecimento do arquivo empresarial pelas diversas organizações. Portanto, para a realização deste artigo estabeleceu-se como objetivo principal o reconhecimento do conceito de arquivo empresarial, de suas principais funções e da tipologia documental existente. Também se pretende apresentar a situação atual dos arquivos empresariais, quais os principais problemas na organização deste tipo de arquivo, apontados pelos diversos autores. Entendendo o arquivo como instrumento de gestão, como suporte à administração da empresa, muito poderá ser feito. A administração dos arquivos desde a sua primeira fase facilita e agiliza o trabalho de toda a equipe de trabalho, traz muitos benefícios. Pretende-se apresentar esse tipo de unidade de informação como essencial para a agilidade operacional da empresa e para o seu desenvolvimento pleno. 2 CONCEITUAÇÃO Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo documental da empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a preservação do histórico da empresa. Segundo Sousa (1997 apud CARMO, 2003), os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização. Pode-se assim observar a grande importância do arquivo para a empresa, pois se o arquivo estiver bem organizado e estruturado, o documento necessário para realização de qualquer atividade será mais facilmente recuperado. Como Belloto (2002 apud PAZIN, 2005) afirma, “[...] os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e as atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos [...]”. Sendo que para organização do arquivo de qualquer instituição pressupõe a análise de sua estrutura administrativa e das funções dos documentos por ela gerados. A boa administração e organização do arquivo empresarial, facilitarão o trabalho dos administradores garantindo a todos uma maior funcionalidade na resolução de problemas relativos a empresa. É importante reconhecer as funções do arquivo empresarial, que deve servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública, guardar e conservar informações visando a sua utilização futura e facilitar o acesso às informações arquivadas. Se essas funções forem cumpridas a gestão da informação e de documentos com certeza estará acontecendo de maneira eficaz na organização.
  4. 4. Em se tratando da tipologia documental dos arquivos empresariais, é possível afirmar que não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir da análise do trabalho de Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos: • Documentos de constituição são os que dão origem a qualquer instituição e permitem sua existência enquanto organismo social como  Contrato Social: acordo entre duas ou mais pessoas que transferem entre si algum direito ou se sujeitam a alguma obrigação.  Estatuto: lei orgânica que expressa formalmente os princípios que regem a organização.  Regimento: conjunto de normas que regem o funcionamento de uma instituição. • Documentos de direção são os documentos produzidos normalmente pela alta direção, que apresentam a definição de rumos e a trajetória da instituição, tendo como objetivo o seu crescimento e desenvolvimento.  Planejamento estratégico: é o processo que leva ao estabelecimento de um conjunto coordenado de ações, visando a consecução de determinados objetivos.  Organograma: representação gráfica de uma organização ou de um serviço, indicando os arranjos e as inter-relações de suas unidades constitutivas.  Políticas e normas: é atribuição da direção das instituições o estabelecimento de políticas que regulamentem sua atuação e funcionamento.  Relatório anual: exposição das atividades de uma administração ou de uma sociedade. Contribui para a formação de uma imagem positiva da empresa.  Relatórios gerenciais: são documentos não-oficiais, produzidos e utilizados por cada instituição de acordo com suas características de trabalho e com o sistema de gestão adotado. • Documentos de reunião são documentos que apresentam os encaminhamentos e resultados de deliberações para tomada de decisão.  Edital de convocação: aviso público a mando de autoridade competente em órgão de imprensa.  Ata: registro resumido das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão.  Resoluções: são atos emanados de órgão colegiado, registrando decisões ou ordens no âmbito de sua área de atuação. • Documentos de gestão de recursos humanos. Pode ser divido em três atividades:  Área de administração de pessoal  Área de saúde e segurança do trabalho  Área de treinamento e desenvolvimento de pessoas. • Documentos de comunicação e marketing, conjunto de meios e procedimentos utilizados pela instituição em sua interação com público.  Comunicação e circulares;
  5. 5.  Boletim interno ou jornal interno;  Dossiê de eventos;  Manual de utilização de marca;  Folder;  Clipping. 3 SITUAÇÃO DOS ARQUIVOS NAS EMPRESAS Nas empresas são produzidos muitos documentos todos os dias, a informação circula constantemente no ambiente organizacional e para que este processo seja harmonioso, a gestão da informação é fundamental. Mas infelizmente, na maioria das empresas ainda não há conscientização de que os documentos também pertencem ao patrimônio empresarial. Segundo Carmo (2003), a gestão dos arquivos na fase corrente, facilita o trabalho dos administradores e garante a todos que utilizam as informações, maior rapidez e funcionalidade na resolução das questões relativas aos deveres e direitos de seus usuários. Ela ainda afirma que quando há descaso com os arquivos, eles se tornam ineficientes, sem condições de prestar serviços de qualidade às organizações e à própria sociedade. Aos poucos, as empresas vêm se dando conta da importância da preservação da memória empresarial e este é um instrumento eficaz de gestão. O que acontece na maioria das vezes é que a questão arquivística é reconhecida apenas quando a empresa está comemorando alguns anos de existência, mas isto precisa ser mudado. Essa conscientização deve acontecer desde a criação da organização. Segundo Butti (200-), as empresas que se dão conta da importância do arquivo, estão dispostas a transformá-los em verdadeiras fontes de informação. Segundo R&D, um arquivo desorganizado irá:  Gerar elevados custos de manutenção;  Gerar uma maior ocupação de espaço;  Prejudicar a velocidade do trabalho, da tomada de decisão e da pesquisa;  Aumentar o risco de fuga de informação;  Será um obstáculo à automatização dos arquivos;  Inviabilizar o acesso a certificados de qualidade;  Desmotivar os funcionários;  Promover a degradação do ambiente físico;  Será um travão ao desenvolvimento. Foi elaborada uma tabela, que será apresentada a seguir, com os principais problemas existentes nos arquivos empresariais aonde a gestão da informação e de documentos não vem sendo levada em conta. A mesma foi construída a partir do estudo de artigos de quatro autores que realizaram estudos sobre esse tipo de arquivo. Alguns deles apresentam possíveis soluções para esses problemas, elas também foram enumeradas. AUTOR/ANO PROBLEMAS POSSÍVEIS SOLUÇÕES BERWANGER  Inexistência de uma política  Investimento em recursos (1994) arquivística; humanos especializados.  Tratamento técnico  Promoção de mais cursos na inadequado; área de Arquivologia pelas  Ineficácia na obtenção de universidades do Brasil.
  6. 6. informação;  Falta de investimentos na área documental;  Falta de recursos humanos especializados;  Ausência de critérios de avaliação;  Espaço físico impróprio ou deficiência para a guarda do acervo;  Emprego de técnicas obsoletas no arranjo dos documentos. CABERO (1997)  O fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica;  Falta de recursos humanos especializados;  Recursos materiais insuficientes;  As funções do arquivo não são consideradas prioritárias para a empresa;  Inexistência de sistemas de gestão da informação;  Infraestrutura inadequada do arquivo;  Inexistência de automatização dos processos de gestão arquivística;  Aumento constante da massa documental;  Ausência de unidades responsáveis pelos fundos;  Desconhecimento das necessidades informativas;  Não identificação dos fundos da empresa;  Ausência de uma política de planejamento arquivístico geral;  Receio em permitir o acesso à informação;  A gestão da informação não é considerada recurso estratégico;  Visão negativa do serviço assim como da profissão;  Ausência de uma teoria arquivística centrada na gestão administrativa;  Desconhecimento da
  7. 7. importância da informação na tomada de decisões.  Dotar a empresa de uma infra- estrutura de informação condizente com a realidade atual;  Guarda sem critérios;  Conhecer as características dos  Dificuldades quanto ao uso e usuários; conservação das informações;  Acompanhamento da produção  Dificuldade no acesso aos GHANEM E documental; documentos e informações da FERNANDES  Tratamento, armazenamento, empresa no arquivo; (1999) recuperação e disseminação de  Acúmulo indiscriminado de documentos e informações, documentos; alocação de recursos  Instalações do arquivo em local financeiros; impróprio.  Adequação dos equipamentos às tecnologias modernas;  Valorização e investimento em recursos humanos.  Falta de especialização dos  Formação e contratação de trabalhadores nos arquivos; pessoal qualificado;  Falta de percepção política e de  Mudança da mentalidade metodologias consolidadas; política e social em relação aos  Armazenamento inadequado de arquivos; documentos;  Armazenamento correto; CARMO (2003)  Tecnologia mal administrada;  Gerenciamento de documentos  Falta ou existência ineficaz do produzidos em meios protocolo. eletrônicos e o controle do uso da microfilmagem e da digitação;  Correta implementação do protocolo. Analisando as indicações de problemas nos arquivos empresariais apontadas pelos quatro autores é possível perceber que as preocupações são muito parecidas. A falta de recursos humanos especializados é apontada por três autores, problema muito freqüente e que é um dos pontos principais para solucionar todos os outros problemas. CABERO (1997) foi o único a demonstrar preocupação com relação a forma como o arquivo é entendido dentro na empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica, o que é muito importante para o desenvolvimento da organização. Ele ainda salienta a importância da informação na tomada de decisões. Outro problema muito comum apontado por Berwanger (1994) e Ghanem e Fernandes (1999) é a ineficácia do acesso à informação e aos documentos neste tipo de arquivo já que a gestão de documentos e informação não acontece. Sabe-se que a empresa que não estiver preparada para atender bem seus clientes poderá ficar a margem do mercado. Para proporcionar um bom serviço a esses clientes, precisam ser consideradas algumas operações, dentre elas a gestão da informação. Se o fluxo da informação correr harmoniosamente na empresa e a gestão de documentos realmente acontecer, esse será um diferencial e contará como ponto positivo para a empresa.
  8. 8. Segundo Maximiano (19--, apud BERWANGER, 1999, p. 16), a informação é elemento crítico no processo de planejamento, na definição de objetivos e na identificação das atividades dentro da empresa. É importante salientar, que para realizar-se uma organização eficaz do arquivo, é extremamente importante o conhecimento da estrutura e do funcionamento da empresa em que ele está inserido, a massa documental produzida diariamente e o tipo de documentos produzidos. Outro ponto que precisa ser observado, é a adequação do arquivo às rotinas da empresa. O arquivo corrente será procurado diariamente e a classificação utilizada precisa ser compreensível pelos funcionários, para que o arquivo cumpra realmente a função de guarda e conservação de informações visando o acesso facilitado. A partir dessas considerações pode-se dizer que o grau de desenvolvimento de uma empresa pode ser avaliado pela qualidade de informação disponível, pela forma como essa informação está organizada e pelo seu fluxo dentro da empresa. A informação hoje é sinônimo de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de combate mercadológico. 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS Entender a gestão de documentos e da informação como peças chaves dentro da empresa é essencial para o sucesso de qualquer administração. Aqui foram mostradas as funções e a importância do arquivo empresarial, foi possível perceber que o mais importante atualmente é a conscientização dos administradores quanto à importância de um arquivo bem estruturado na empresa. A partir da apresentação do quadro demonstrando a opinião dos diversos autores que realizam estudos nessa área, pode-se dizer que os problemas por eles apontados são muito parecidos e até mesmo iguais. A maior preocupação é com relação aos recursos humanos que na maioria das vezes não são especializados. A presença de um arquivista só vem sendo notada a alguns anos, encontrar alguém com formação na área gerenciando um arquivo dentro de uma empresa era muito raro, mas felizmente esse quadro vem se alterando. Entende-se que para o desenvolvimento dos arquivos empresariais, estudos nesta área são essenciais, além da conscientização das pessoas quanto à importância da informação na vida de cada um, seja ela num arquivo pessoal, empresarial, em uma biblioteca ou centro de documentação. 5 REFERÊNCIAS BARRETO, MÔNICA VALÉRIO; UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA.. Implantação do arquivo da empresa ETS - Energia, transporte e saneamento: um estudo de caso. 2004. Monografia (Graduação) - Universidade do Estado de Santa Catarina, Curso de Biblioteconomia. BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro catarinense de arquivos, 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1994, p. 16-17.
  9. 9. BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memória empresarial, diferencial para o novo milênio. Biblion Consultoria. São Paulo, [200-]. Disponível em: http://www.biblionconsultoria.com.br> . Acesso em: 10 out. 2005. CABERO,Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de información y documentación. Madrid, v.7, n.2, p.257-275, 1997. CARMO, Ana Lúcia da Silva do. A situação dos “arquivos montados no s setores de trabalho”: principais problemas e possíveis soluções. Cenário Arquivístico. Brasília, v.2, n.1, p.46-51, jan./jun.2003. GHANEM, Valéria Gouvêa ; FERNANDES, Leonita. Organização do arquivo da Assessoria Jurídica das empresas Potobello. In: Encontro catarinense de arquivos, 7, 1996. Florianópolis. Anais...Florianópolis : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1996. p. 172-177. LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organização da gestão documental. Ver. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina. Florianópolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004. PAULA, Rosália Paraíso Matta de. GIRI - Gestão integrada de recursos informacionais e conhecimento empresarial: relato de uma experiência de 16 anos de aplicação no mercado brasileiro. In: Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus, 1, 2002. São Paulo. Anais...São Paulo : [s.n].2002.p.367-375. PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo,2005. R&D: gestão e manutenção de arquivos, consultoria. Arte Numérica: serviços informáticos. Portugal, [s.d.]. Disponível em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out. 2005. RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARÇA, Décio Roberto ; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação. Florianópolis, n. esp., p. 1-13, 2004.

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