Taxonomia: elemento fundamental para a gestao do conhecimento

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Apresenta o uso de taxonomia em portais de informação empresarial.
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Taxonomia: elemento fundamental para a gestao do conhecimento

  1. 1. Os portais de informação empresarial assumem importância cada vez maior para os negócios, traduzindo todo o manancial de conteúdo informacional proveniente das mais variadas fontes da empresa em informação útil para a tomada de decisões nos três níveis: estratégico, tático e operacional. ! " #" # $ # %& ' INTRODUÇÃO de controle da diversidade de significação; e oferecer um mapa de área que servirá como Quantas organizações falam de “core guia em processos de conhecimento. É competencies” sem compreender que as portanto, um vocabulário controlado de uma competências essenciais das mesmas são determinada área do conhecimento, e acima de baseadas em conjuntos de informações e tudo um instrumento ou elemento de estrutura conhecimentos que precisam ser criados, que permite alocar, recuperar e comunicar organizados, atualizados e disseminados de informações dentro de um sistema, de maneira maneira sistemática. É no contexto da lógica. discussão de “core competencies” que iremos tratar do tema taxonomia. Taxonomia não é um Embora recentemente tenha ganho muita termo muito comum no dia-a-dia do mundo dos importância no mundo dos negócios, a negócios. De fato, taxonomia soa como algo disciplina da taxonomia não é nova. Ela sempre restrito, capaz de despertar interesse apenas esteve presente, por exemplo, na em cientistas ou bibliotecários. No entanto, biblioteconomia e no universo científico. O vamos argumentar neste artigo que taxonomias exemplo clássico é a Classificação dos Seres são elementos estruturantes, estratégicos e Vivos, de 1735, fruto do trabalho do botânico centrais para negócios baseados em sueco Karl von Linné. Em sua taxonomia, o informação e conhecimento. cientista dividiu os seres vivos em grupos, de acordo com suas características em comum, A taxonomia é um sistema para classificar e obedecendo a uma ordem hierárquica. Um facilitar o acesso à informação, e que tem como exemplo bastante simplificado do que seria uma objetivos: representar conceitos através de estrutura taxonômica vem a seguir: termos; agilizar a comunicação entre especialistas e entre especialistas e outros públicos; encontrar o consenso; propor formas ©TerraForum Consultores 1
  2. 2. O conceito de taxonomia tem se tornado ainda As organizações necessitam desenvolver mais importante nos tempos atuais na medida categorias e estruturas de informação que que o volume de informações cresce de forma façam sentido para seus próprios negócios e exponencial e os usuários adquirem um papel comunidades específicas de usuários que essencial tanto na produção, como na utilizam o sistema. No ambiente web, em categorização e uso de informações. No particular, as taxonomias servem para contexto do mundo de negócios, podemos simplificar as buscas e a navegação e designar definir de maneira simplificada que taxonomias responsabilidades em termos de avaliação, são regras de alto nível para organizar e organização, eliminação e arquivamento de classificar informação e conhecimento. E isto é informações. O verdadeiro teste de qualquer essencial, pois organizações que não taxonomia é a eficiência que ela fornece para o conseguem fazer isto acabam não grupo de usuários para o qual foi projetada. A compreendendo as atividades agregadoras de seguinte pergunta resume bem essa questão: valor dentro delas mesmas; atividades estas apoiados pela taxonomia, os usuários são que crescentemente estão baseadas na capazes de encontrar informação relevante e produção e uso de informação e conhecimento. significativa de maneira eficiente e em tempo hábil? A importância da taxonomia para informações não estruturadas (Intranets, sites, e-mails, As boas taxonomias devem facilitar a busca por documentos Office, etc) é apontada, por alguns documentos, permitindo que as pesquisas especialistas, como equivalente à importância possam ser conduzidas por diferentes critérios que os bancos de dados tiveram para as (ex: autor, data, formato de arquivo, domínio de informações tabulares. Sabendo que a maior conhecimento, etc.). Não existe, ademais, certo parte das informações em uma empresa estão ou errado universal: pessoas diferentes sob a forma de textos, vê-se que seu desenvolverão taxonomias diferentes. tratamento é um assunto essencial, e que seu Conseqüentemente, a taxonomia deve ajudar a uso correto no dia-a-dia deverá favorecer o criar caminhos (categorias) múltiplos para desempenho de outras atividades corporativas. encontrar a mesma informação, de acordo com o ponto de vista adotado. No entanto, alguns OBJETIVOS ESPECÍFICOS critérios devem ser observados: ©TerraForum Consultores 2
  3. 3. Comunicabilidade: os termos utilizados devem Feita esta analogia, é importante destacar transparecer os conceitos carregados, de também que são muitas as diferenças acordo com a linguagem utilizada pelos relacionadas à taxonomia entre o mundo usuários do sistema. Em uma indústria química tradicional da biblioteca e o espaço digital. A faz sentido a utilização do termo “cloreto de mais evidente é que um livro só pode estar em sódio” ou “NaCl”. No entanto, para um público um único local e é acessado tradicionalmente leigo, o termo “sal” comunica de forma mais nas bibliotecas por meio de uma única clara e objetiva. taxonomia. Na web, nenhuma destas restrições existe. Outra importante diferença é que os Utilidade: uma taxonomia deve apresentar sistemas de classificação de conteúdos das somente os termos necessários. Isto significa bibliotecas tradicionais são estabelecidos de que ainda que um termo possa ser dividido em maneira totalmente centralizada sem nenhuma outros termos, isso somente é feito se esses participação dos usuários. Isto é impossível no termos forem utilizados na organização. Basta ambiente web ou de um portal desenhado a citar o termo frutas, ou é necessário especificar partir de princípios de gestão do conhecimento. cada uma: maçã, limão, pêra...? TIPOS DE TAXONOMIA Estimulação: uma boa taxonomia apresenta termos que induzem o usuário a continuar a As taxonomias e as categorizações são navegação pelo sistema. Este critério é usualmente hierárquicas. Entretanto, novas relacionado ao da comunicabilidade, uma vez formas mais visuais, como por exemplo as que também é o resultado de um estudo da árvores espaciais ou hiperbólicas, estão se linguagem dos usuários do sistema. tornando a cada dia mais comuns, como as fornecidas pela Antartic.ca, TheBrain ou Compatibilidade: a taxonomia deve conter InXight. Arquitetos da informação ajudados de somente estruturas do campo que se está perto pelos “proprietários” dos conteúdos são ordenando e que façam parte das atividades ou usualmente responsáveis pela definição da funções da organização. taxonomia empregada em cada empresa. Em alguns casos, eles usam ferramentas de A taxonomia deve tornar intuitivo para os classificação automática, como a SemioMap da empregados o processo de busca por uma Semio e a Verity, com o objetivo de simplificar informação específica, colocando-os em contato ou acelerar o processamento (as ferramentas com tópicos e categorias relacionadas não de classificação são algoritmos que permitem o previstas anteriormente. Isto é mais bem agrupamento de documentos baseando-se em explicado se imaginarmos usuários buscando regras estatísticas ou de proximidade por livros colocados em prateleiras de uma semântica). biblioteca bem organizada, mas fazendo isto de maneira muito mais rápida e multidimensional. TAXONOMIA E METADADOS Os funcionários devem estar familiarizados com os nomes, categorias e sinais usados na Metadados são classicamente definidos como taxonomia. Nesse ponto, a experiência on-line informação sobre informação, responsáveis por não deveria ser muito diferente da experiência fornecer o contexto informacional necessário, off-line (com a diferença que no mundo off-line facilitando assim a localização dos documentos não é possível realizar buscas com várias pelos mecanismos de busca visões e multidimensionais). independentemente de alguma informação prévia da localização física. Os metadados também desempenham um papel importante ao ©TerraForum Consultores 3
  4. 4. permitir que documentos diferentes possam ser empresa. Isto ocorre porque estas pessoas já facilmente agrupados de forma lógica. Para que têm suas próprias maneiras idiossincráticas de isso aconteça é necessário acontecer a procurar por informação que eles precisam. rotulação (tagging) dos documentos, o que Sendo que, em geral, são os novatos e os pode ser um processo muito trabalhoso, pois agentes externos (clientes, parceiros, etc) que requer cooperação entre os criadores/geradores necessitam de ajuda para compreender como de conteúdo (para facilitar este processo, novas um determinado campo do conhecimento é ferramentas são criadas com o objetivo de organizado e se relaciona com outros campos minimizar a maioria das entradas manuais do conhecimento. através da geração automática de informações para índices como autor, data de criação, etc.). Na maioria dos casos, os integradores externos de sistemas ou firmas de desenvolvimento web A captura de metadados ocorreria idealmente são responsáveis por desenvolver um esboço logo após a criação do conteúdo. Isso tem de taxonomia inicial. No entanto, no processo ocorrido cada vez mais através da combinação de elaboração de taxonomias, além do de processos automáticos (tipicamente autor, cumprimento das etapas metodológicas para nome, data, etc.) e manuais (palavras-chave, recolhimento das informações a serem categorias, etc.). Os metadados mais organizadas, existe um momento de grande importantes, no entanto, são aqueles importância para o sucesso da empreitada: a usualmente fornecidos pelos próprios autores e validação. incluem informações detalhadas dos documentos (ex: resumo, contexto na criação, Neste momento, são reunidos grupos de objetivo, outros autores que tenham contribuído, funcionários com funções heterogêneas dentro etc). Em um ambiente no qual exista uma da organização, que recebem conceitos taxonomia definida e compartilhada, os relacionados à construção e à validação da metadados são armazenados de forma taxonomia, e participam de exercícios de ( ) * ) + , - . )/ organizada e padronizada, e o trabalho tanto de pesquisa e classificação de informações quem publica informação, como de quem a geradas pela empresa. pesquisa é otimizado. Essa etapa é fundamental por pelo menos três motivos: DESENVOLVIMENTO DE TAXONOMIAS 1. Os geradores de informação se vêem como pesquisadores ou usuários da Preferencialmente, a construção de uma mesma, e passam a enxergar a taxonomia deveria começar com entradas padronização dos metadados com construídas em conjunto com os especialistas mais cuidado e relevância; ou “proprietários” dos conteúdos e os arquitetos 2. Atinge-se a consistência e coerência da informação. Em muitos casos, esta é uma na validação das estruturas, uma vez colaboração importante porque muitos que quem as utiliza (ou a utilizará) de especialistas não estão muito preocupados fato tem a oportunidade de interferir sobre como o conhecimento é organizado na no processo. Além disso, são trazidos ©TerraForum Consultores 4
  5. 5. elementos e conceitos que realmente obtidos pela aplicação das ferramentas, estas representam as informações da estruturas prontas (e já validadas em seus organização; segmentos de mercado) podem ser usadas 3. Finalmente, há a integração dos para confrontação e enriquecimento do funcionários no processo, que resultado do trabalho realizado nas dinâmicas passam a entender a importância da com usuários e arquitetos de informação. taxonomia e a internalizar seus procedimentos. À primeira vista, a classificação manual seria uma boa forma para associar documentos a Como resultado do processo, surge uma estruturas de categorias pré-definidas. Pessoas estrutura taxonômica que se apresenta como com conhecimento prévio dos documentos um mapa das informações da organização, de saberiam categorizar corretamente, o que forma padronizada, e que integra as várias garantiria a qualidade do resultado final (vide, visões existentes dentro da empresa por meio por exemplo, o que as pessoas já fazem de uma interface única, adaptável às naturalmente nos diretórios de seus próprios necessidades de cada funcionário e usuário das desktops ou redes departamentais). informações da organização. Entretanto, o processo de categorização USO DE FERRAMENTAS DE TI executado apenas manualmente não é viável quando o número de documentos é muito Há várias ferramentas disponíveis no mercado grande (dezenas de milhares). Os algoritmos de que visam auxiliar grandes corporações nas classificação automática, por sua vez, possuem etapas de criação, população, utilização e capacidade para processar grandes manutenção de árvores de classificação. quantidades, com regras uniformes para todo o Empresas como Verity, Entrieva (antiga Semio) universo de documentos. Dentre as técnicas e Stratify oferecem softwares que incorporam mais utilizadas na classificação automática, algoritmos bastante diversificados, que visam encontram-se: interpretar documentos em texto, reconhecer semelhanças entre contextos e definir se devem Classificação baseada em regras, onde as pertencer a uma determinada categoria ou não. “regras” definidas previamente por especialistas são aplicadas ao conteúdo dos documentos, A definição de uma boa estrutura de categorias metadados e situações específicas do negócio, é um passo fundamental, e sua obtenção deve como, por exemplo, o tempo de validade de ser respaldada pelo uso de uma metodologia documentos; bem definida. Há, entretanto, ferramentas de TI que têm por finalidade analisar grandes Análises estatísticas aplicadas ao conteúdo, números de documentos, mostrando pontos em que tentam aprimorar o entendimento do que há semelhanças, bem como critérios para contexto e reduzir ambigüidades de termos diferenciação entre eles. A análise deste isolados. Examina-se a freqüência de palavras resultado é útil, porque revela eventuais inter- e sua localização no texto, entre outras relacionamentos que passariam despercebidos, características; e que, caso sejam considerados relevantes, poderão ser incorporados à árvore de Cálculos de probabilidade Bayesiana: em categorização proposta. que o nível de correlação às palavras que definem uma categoria é determinado através Há também fornecedores que têm estruturas de da presença, no texto, de outras afins; classificação já prontas. Tal como os resultados ©TerraForum Consultores 5
  6. 6. Correlação semântica e lingüística: que desempenho da taxonomia. Neste sentido, dependem do idioma e utilizam dicionários e observam-se indicadores específicos, tais tesauros para aprimorar o “entendimento”; como: 1. A quantidade de usuários que não Support Vector Machines (SVM): que encontram os documentos que considera cada documento como sendo um procuram; “vetor”, com “direção” calculada em função da 2. Os documentos e categorias que têm gama de palavras contidas e “magnitude” volume de acessos muito acima ou definida conforme a quantidade destas abaixo da média; palavras. Documentos são classificados às 3. Número de documentos não categorias que possuem “vetores” semelhantes. categorizados automaticamente; 4. Número de documentos presentes nas As aplicações e ferramentas relacionadas às diversas categorias, bem como seu atividades relacionadas à classificação de crescimento e diminuição no tempo. documentos pertencem a um segmento Os resultados obtidos podem indicar excepcionalmente dinâmico de mercado, já que necessidade de re-estruturação da tanto as tecnologias quanto os usos para árvore, alteração de regras para árvores taxonômicas estão em constante alocação de documentos, etc. evolução. Ainda assim, algumas tendências podem ser antevistas, tais como: A manutenção atualizada das categorias de 1. Integração gradual de taxonomias a informação validadas exigirá, porém, a diversos sistemas corporativos, como designação de várias novas responsabilidades mecanismos de busca, portais para os funcionários da empresa e o uso de corporativos, geradores de conteúdo ferramentas sofisticadas para automatizar parte e outros; do esforço de classificação do conteúdo 2. Uso de representações espaciais de existente. Neste processo, que é permanente, categorias e inter-relacionamentos; são diversos os desafios para os quais as 3. Adoção de linguagens específicas, empresas devem se preparar: como a proposta pela iniciativa • Quem traz a voz do cliente ou usuário? TopicMap.org, que procura incorporar • Como permitir a re-categorização de contexto às informações de forma documentos com base em feedback dos padronizada; usuários? 4. Reconhecimento dos usuários e das • Como conciliar diferentes visões sobre a informações que têm interesse organização do conhecimento (personalização). Ainda, técnicas organizacional? computacionais destinadas à • Quem deve decidir sobre quais categorias interpretação de texto deverão se um documento deve ser enquadrado? desenvolver bastante nos próximos • Quem manterá a integridade da taxonomia anos, o que deverá favorecer ainda à medida que ela cresce ao longo do mais a utilização de software para tempo? esta finalidade. Estas questões são fundamentais para que se VALIDAÇÃO E MANUTENÇÃO DAS mantenha uma taxonomia de qualidade: suas TAXONOMIAS respostas determinarão o rumo do mapeamento das informações na organização. Além disso, é A validação da estrutura de categorias é feita importante ressaltar o caráter dinâmico desse através do constante monitoramento do ©TerraForum Consultores 6
  7. 7. instrumento assim como das informações taxonomias. Seu e-mail é organizadas, o que explica a necessidade de michely@terraforum.com.br freqüente manutenção, atualização e validação da taxonomia. Carlos Eduardo Franco é consultor associado da TerraForum e trabalha como consultor na CONSIDERAÇÕES FINAIS criação e reestruturação de websites de empresas e organizações interessadas em Empresas que vivem na Era da Informação e do otimizar os resultados de sua presença na Conhecimento precisam dar o devido Internet. Seu e-mail é tratamento aos seus principais inputs e fatores carlos@terraforum.com.br de produção: a informação e o conhecimento. O desenvolvimento de taxonomias específicas 0 # !" 1 10 para o negócio da empresa é um dos pilares da gestão da informação do conhecimento. Esta disciplina ou conceito, no entanto, precisa da A TerraForum Consultores é uma empresa de devida atenção dos níveis mais altos da organização e, como procuramos destacar consultoria e treinamento em Gestão do neste artigo, do trabalho de especialistas com Conhecimento (GC) e Tecnologia da métodos e ferramentas testadas na prática. Informação. Os clientes da empresa são, em 0& ! sua maioria, grandes e médias organizações Taxonomia - Conceitos e Confusões dos setores público, privado e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil e também no *** exterior, tendo escritórios em São Paulo, José Cláudio Cyrineu Terra é presidente da Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo Dr. TerraForum Consultores. Atua como consultor e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência em Portugal, na França e no Brasil. Também é em Gestão do Conhecimento no país. Além professor de vários programas de pós- graduação e MBA e autor de vários livros sobre disso, conta com uma equipe especializada e o tema. Seu e-mail é jcterra@terraforum.com.br internacional de consultores. Ricardo Schoueri é consultor associado da TerraForum e sócio fundador da Íntegra 2 4 0 7 " 1 ! '! # 35 6 1 ! 08 2 Tecnologia. Ricardo atua há 15 anos como consultor e engenheiro de software, onde tem procurado adequar recursos de TI e modelos Gestão do Conhecimento e E-learning na matemáticos a problemas reais de negócio. Seu Prática e-mail é ricardo@terraforum.com.br Portais Corporativos, a Revolução na Gestão Michely Jabala M. Vogel é consultora do Conhecimento associada da TerraForum, Bibliotecária formada pela USP, mestranda em Ciência da Informação Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio pela mesma instituição. Especialista na Empresarial elaboração e aplicação de ontologias e ©TerraForum Consultores 7
  8. 8. Gestão do Conhecimento em pequenas e médias empresas Realizing the Promise of Corporate Portals: Leveraging Knowledge for Business Success Gestão de Empresas na Era do Conhecimento ©TerraForum Consultores 8

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