Como escrever um email para marcar uma reunião

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Tópicos sobre a elaboração de um e-mail para agendar uma reunião.

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Como escrever um email para marcar uma reunião

  1. 1. Lisboa, 3 de Janeiro de 2017 Como escrever um e-mail para marcar uma Reunião Apresentação de Jorge Miguel Conceição www.behavemarketing.com
  2. 2. COMO ELABORAR UM E-MAIL? EM REGRA, AS PESSOAS DEMORAM CERCA DE 2,7 SEGUNDOS PARA DECIDIR SE IRÃO LER, ENCAMINHAR OU APAGAR UM E-MAIL. Exact Target E-mail Provider www.behavemarketing.com
  3. 3. VAMOS ESCREVER UM E- MAIL? Escrever um e-mail. Objectivo: AGENDAR UMA REUNIÃO Qual o pretexto? A ponte que o transportará para a Reunião? www.behavemarketing.com
  4. 4. TIPO DE INFORMAÇÃO (Pretexto/Ponte) SOBRE O SECTOR REGULAMENTAÇÃO DA ACTIVIDADE FEITOS DA EMPRESA/NOTÍCIA NA COMUNICAÇÃO SOCIAL INFORMAÇÃO SOBRE CONCORRÊNCIA (desde que seja pública) REFERÊNCIA www.behavemarketing.com
  5. 5. Assunto: Apresentação da XPTO, LDA Bom dia Estimados, Tomo a liberdade de vos solicitar a marcação de reunião para apresentação do nosso serviço. A , é uma empresa que nasceu em 2003 sendo líder incontestada no mercado de Somos especialistas e impulsionadores da área , apresentando soluções customizadas, adequadas ao perfil e necessidades de cada cliente. Estamos presentes em todo o Mundo ( Europa, Ásia, América e África). Somos uma referência e nos últimos 14 meses fomos responsáveis pelo Apresentamos soluções inovadoras, que permitem que os nossos clientes se posicionem e estejam identificados com soluções diferenciadoras, nomeadamente nomeadamente Aguardo uma data. Cumprimentos, UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta (nós, nós, nós) www.behavemarketing.com
  6. 6. UM MAU EXEMPLO: e-mail Egoísta (nós, nós, nós) www.behavemarketing.com MAU EXEMPLO Apresentação da XPTO Bom dia Estimados, Nosso serviço, Somos, Estamos, fomos… Apresentamos soluções inovadoras… Aguardo uma data COMENTÁRIO Péssimo título; focado em si próprio No B2B a personalização é essencial. Foi claramente um email dirigido a várias pessoas. Massificado São EGOÍSTAS! Só pensam neles mesmos Palavras sublinhadas subentendem uma hiperligação. Devem-se evitar sublinhados Fraco incitamento à acção. Bem pode esperar sentado
  7. 7. Factores principais a ter em conta É SIMPLES de ler? • Se for confuso é logo apagado! Traz VALOR para a Empresa? • Sim, se focar nas necessidades da empresa. Não, se se focar apenas na sua própria empresa e seus interesses. Está ALINHADO com objectivos da Empresa? • Necessário fazer um trabalho de casa e conhecer as necessidades e expectactivas da empresa. É PRIORITÁRIO? Se não for não irá chamar a atenção. www.behavemarketing.com
  8. 8. Trabalho de Casa (o que precisa de saber) PEQUENAS EMPRESAS Conhecimento de empresas similares do sector (TI; Seguros; Banca, etc) Conhecimento dos cargos similares (Directores Financeiros; DRH’s, etc) MÉDIAS E GRANDES EMPRESAS Tem que conhecer necessidades, problemas e preocupações; Conhecimento do sector, da Indústria e Tendências dos mercados; Apoio no LinkedIn, Jornais, Websites, Associações Empresariais, subscrição de Blogs relevantes www.behavemarketing.com
  9. 9. VALOR Se tiver Idéias, …dicas úteis ou conhecimento que os possa ajudar a cumprir os seus objectivos, então… …as empresas vão querer reunir com a empresa. www.behavemarketing.com
  10. 10. REGRAS BÁSICAS DIMENSÃO • Não mais de 90 palavras • Para ser lido em SmartPhones ASPECTO • Texto simples (preto sobre branco) • Evitar Logos e Fontes coloridas (sobretudo o vermelho; Chama a atenção do SPAM) LINKS • Não mais do que um por e-mail • Pretexto para enviar mais e-mails (com mais outro link) www.behavemarketing.com
  11. 11. REGRAS BÁSICAS (conclusão) ANEXOS • Evitar no 1º e-mail; • As pessoas não as conhecem e receiam os anexos TESTE • Leia o email 3 vezes • Veja como fica no SmartPhone; • Imprima-o e confira a gramática www.behavemarketing.com
  12. 12. O QUE OS CLIENTES LÊEM 1) TÍTULO (o Assunto do email) 2) 1ª FRASE (15 a 17 palavras) www.behavemarketing.com
  13. 13. O que colocar como TÍTULO MAU EXEMPLO Apresentação da XPTO Consulting! Solicitação de Reunião! Apresentação de Serviços! Consultaria Fiscal- especialmente para si! Novo produto da XPTO! Saiba mais! COMENTÁRIO Mas alguém está verdadeiramente interessado na XPTO Consulting? Outro! Põe-te na fila! Esta é “clássica”! Ninguém quer saber dos “seus” serviços! Sorry! Soa a mensagem publicitária! Venda da banha da cobra! Mais uma vez soa a anúncio da TV! Lixo com ele! www.behavemarketing.com
  14. 14. O que colocar como TÍTULO Bom exemplo Contacto do Dr. Lisboa Afonso Idéias para optimização fiscal neste ano Incentivos para a Grant Thornton Nova regra fiscal para as empresas de transportes 5 Novos softwares para a Consultoria de Gestão www.behavemarketing.com
  15. 15. CREDIBILIDADE •“Em conversa com o Dr. José Xavier, ele disse que a Susana seria a pessoa indicada para falar consigo sobre este assunto”.Utilizar uma REFERÊNCIA •Mostrar assunto pertinente ao analisar o website da empresa; •Frase que demonstre conhecimento e experiência com interlocutores de áreas similares; •Mostrar experiência e feitos alcançados com empresas do mesmo sector. Mostrar TRABALHO DE CASA •“Sabemos que o objectivo prioritário da XPTO aponta para a Internacionalização do negócio. Temos alguns casos de sucesso com empresas PME Líder nesta área. Podemos agendar uma reunião no próximo dia 20 às 15H?” Trazer NOVAS IDEIAS •Partilhar Recursos que lhes possam ser úteis. Case Studies, white papers, artigos, etc.Informação de VALOR www.behavemarketing.com
  16. 16. CALL TO ACTION • “Proponho agendarmos uma reunião na próxima semana para discutirmos este assunto” • “Assim que leia este White Paper podemo- nos encontrar durante 20 minutos para discutirmos as implicações deste tema no vosso negócio”. Incitar à ACÇÃO • Esqueça despedidas demasiado formais • Acabe com o seu nome (1.º e último), Nome da empresa, numero directo de telefone, numero de telemóvel e endereço de website DESPEDIDAS SIMPLES www.behavemarketing.com
  17. 17. USO DA TECNOLOGIA – Email tracking www.behavemarketing.com
  18. 18. USO DA TECNOLOGIA (exemplo) www.behavemarketing.com
  19. 19. USO DA TECNOLOGIA (exemplo) Pode fazer follow-up assim que sabe que o e-mail foi aberto. www.behavemarketing.com
  20. 20. USO DA TECNOLOGIA – Email discovery www.behavemarketing.com
  21. 21. O PODER DA INFORMAÇÃO (exemplo) www.behavemarketing.com
  22. 22. Elaboração de e-mails Pontos principais Foco nos problemas do cliente e não em NÓS; Evitar frases/palavras sublinhadas (subentendem hiperligação); Status Quo: o seu principal concorrente Personalização: palavra chave nos negócios B2B; Assunto e 1.ª linha: as mais lidas em e-mails; Vender a REUNIÃO e não os Produtos ou Empresa; www.behavemarketing.com
  23. 23. Elaboração de e-mails Principais dicas Texto não muito grande; Cuidado com anexos (Anti Virus/SPAM); Escrever quase como se fala habitualmente; Terminar com uma situação de compromisso; Evitar palavras tipo GRÁTIS, DESCONTOS (SPAM); Texto Limpo (ruido de comunicação) www.behavemarketing.com
  24. 24. UM BOM EXEMPLO www.behavemarketing.com
  25. 25. WORKSHOPS Pretende que a sua equipa marque muitas e boas reuniões com o seu mercado-alvo? Quer saber quais os passos para elaborar um e-mail vencedor que abra as portas à sua empresa? Contacte-nos pelo telefone: +351 21 409 4009 ou através de: info@behavemarketing.com BOAS VENDAS! www.behavemarketing.com
  26. 26. BIBLIOGRAFIA • Snap Selling de Jill Konrath; • Predictable Prospecting, de Marylou Tyler e Jeremy Donovan; • High-Profit Prospecting, de Mark Hunter. www.behavemarketing.com

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