A importância da BA

A importância da
competência em análise de
negócios para os gerentes
de programas e de projetos
Engº Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC,CSM,ITILv3,CGEIT,PMP
PBA, COBIT®5, MSP®, P3O® e PRINCE2TM Practitioner
Membro fundador, ex-Diretor e conselheiro do PMI-RS,
OPM3® 2nd/3rd Edition Team member, TVC PMBOK 4th Port. e
‘Navigating Complexity: A Practice Guide’ team.
http://keglevich.ksc.com.br <> keglevich@ksc.com.br

www.projetoseti.com.br © Paulo Keglevich; http://keglevich.ksc.com.br - keglevich@ksc.com.br
Agenda
O cenário atual de incertezas e o impacto sobre as
estratégias das organizações
Os piores problemas com maior impacto no fracasso
dos projetos
As novas tendências para os GPs
Visão geral do papel da BA nos projetos e
programas
A questão da agilidade
As iniciativas do PMI em BA
Breve comparativo PMI-Guia BA x BABOK 3

Estratégias Dinâmicas a partir de estratégias emergentes (MINTZBERG)
Adaptação de Oliveira de MINTZBERG, 2001.

Abordagem preditiva sendo extinta

Alinhamento dos projetos à estratégia organizacional
Relatório PMSURVEY.ORG (2013)

Piores problemas em projetos
Falta de ownership do alto executivo
Problema a resolver não adequadamente identificado e a necessidade não acordada entre
o alto escalão
Solução proposta não patrocinada e nem consensuada
Falta de critério apropriado de sucesso do projeto ou programa, sem métrica
Falta de monitoramento da necessidade diante da mudança de cenário
Falta de atenção a factibilidade
Prazos irreais
Recursos indefinidos e não garantidos
Falta de traçabilidade desde o valor estratégico até cada entrega
Exigência de entregas que não agregam valor ao negócio
CIO.com

Impacto sobre as execuções
PMI’s Pulse of the Profession: Requirements Management — A Core Competency for Project and Program Success August
2014
47% dos projetos mal sucedidos falham em atingir seus objetivos devido ao gerenciamento de requisitos
pobre ou inexistente (75% dentro dos indicados na comunicação como causa primária das falhas)

• 40-56% dos bugs são relacionados a erros de requisitos
• Achar e reparar erros de requisitos consomem 70-85% dos custos de
retrabalho nos projetos
• Na média o estouro de cronograma situa-se em 120%
• 52.7% dos projetos custarão 189% da estimativa original
• Somente 16.2% dos projetos serão completados dentro do prazo e no
orçamento
• 30% dos projetos são cancelados antes de terminar.
Custo de uma análise de negócio pobre ou insuficiente
PMI’s Pulse of the Profession: Requirements Management — A Core Competency for Project and Program Success August 2014

Resolver o problema certo

Conexão entre Estratégia Organizacional e Resultados
Do sucesso dos projetos e do alcance de seus objetivos individuais depende o sucesso das estratégias e, em
decorrência, o sucesso da organização.
Como iniciamos e
acompanhamos
os Projetos?

Tendências para GPs
Como lida com os requisitos vagamente
definidos e voláteis?
Papel mais ativo da alta administração
Foco no valor ao negócio e não apenas nos escopos
O novo papel do GP diante do risco de
descolamento do projeto da estratégia
emergente
A prioridade do valor do negócio sobre o seguimento de
métodos e politicas rígidas
A liderança sendo fundamental e a extinção do ‘capataz’
Novas formas de prestação de contas do status e progresso
dos projetos
Harold Kerzner, Ph.D - PMI Global Congress 2010
Sindrome do marteleiro

Patrocinador:
Vamos para a Lua!
Gerente de Projeto:
ok, temos de planejar…antes de tudo, SME’s, o que voce precisa?
SME (Subject Mater Expert/Usuário):
Precisaremos de espaçonave e trajes espaciais! Ao BA: precisamos de alguma coisa mais?
Business Analysts (BA):
Para responder a sua pergunta preciso saber…
POR QUE vamos para a Lua?
(analise do problema)
COMO saberemos que a viajem vale a pena?
(análise de objetivos)
PORTANTO – o que precisamos saber para garantir que
vale a pena? (análise de requisitos)
Equipe:
Podemos desenvolver a solução para os seguintes requisitos….…
Como surgem as demandas
Proativo

O Contexto do BA
Patrocinador:
“Quero tudo
Quero agora
Quero de graça”
Equipe/Fornecedores:
“Dado os projetos que já estamos executando, o
melhor que podemos fazer é este pouco, em 6 meses e
vai custar um pouco mais”
Subject Matter Experts/Usuarios:
“Devemos fazer, e rápido! -
Ou o negócio quebra”
BA
Gestor do Programa/Projeto:
“o patrocinador terá tudo
agora e de graça”

É uma verdade básica da
condição humana que todo
mundo mente. A única variável
é sobre o quê.
…mais aspectos de BA que precisamos considerar…
Teoria da argumentação – como descobrir a verdade.
Filosofia – o que é ‘verdade’ em um contexto de negócio, e como provamos isto?
Retorica – persuasão e/ou questionamento?
Opiniões – importam, mas são apenas um instrumento – e não apenas um instrumento! (Negociação)
Teorias da comunicação – como melhor comunicar o que com quem?
…BA é a máquina analítica de um projeto…ninguém mais é
imputável por tal (accountable) …melhor fazer bem feito!

Escopo do papel do BA (I)
Existe uma cadeia de arrazoamento desde a declaração do problema até a implementação
da solução …
…que é documentada em produtos…
Necessidade Objetivos Escopo
Requisitos de
Negócio, funci-
onais e NF
Processos &
Modelos de
dados
Produtos BA Aplicação dos
Produtos BA
Tech
Specs
Code &
Databases
UAT
specs
Dados
extraidos
Processos
Negócio
Carga
dados
Treinamento
Negócio
TOR
(Termos de Referencia)

Pós implementação
BA retorna aos proprietários como as métricas de sucesso foram alcançadas
Proprietários/acionistas
define metricas de sucesso e $objetivos
…BA confirma e documenta
Estrategistas
Determinam a estrategia para atingir os objetivos
..BA auxilia na pesquisa, criação da estrategia,
desafio a enfrentar e documenta
Patrocinadores
Estabelecem um Programa
que implementa a estratégia
…BA documenta o TOR do programa e ajuda na elaboração
do Business Case
Gerentes de Programa
estabelecem Projetos que implementam o programa
…BA documenta o TOR dos Projetos
Partes Interessadas
…BA especifica requisitos para os Projetos (no modelo da
solução do negócio)
Analistas
desenham a solução que atenda os requisitos
…BA escreve as especificações funcionais,
Requisitos dos projetos e documenta comprometimentos
Gerentes de Projeto
Implementam a solução
…BA ajuda com:
-Migração de dados e processos
-Cutover planning
-Rollout
Executores de Solução e de negócio
Testes da solução
…BA assegura que os testes são contra os requisitos
Executores de Solução
Constroem a solução
…BA Requisitos dos projetos e documenta comprometimentos
Usuários
Aceitam a solução
…BA ajuda com:
-$MEDIDA $REALIZAÇÃO DOS $BENEFICIOS
A cadeia de arrazoamento desde a declaração do problema até a implementação da solução …
…envolvendo até 10 grupos de pessoas…
$Grana!
Escopo do papel do BA (II)

Crescente sobreposição dos papéis de BA e PM
Avaliação das necessidades – o que agrega valor?
Garantir clareza, coerência com o negócio, consistência e completude dos requisitos – os requisitos
realmente refletem a necessidade do negócio e estão TODOS ai?
Obter consenso sobre o problema a ser resolvido e a solução a ser adotada
Qual a melhor estratégia de execução da solução?
Manter a rastreabilidade de todas as entregas e do esforço da execução da solução até cada
requisito de negócio
Validar a solução final confirmando que atende a necessidade do negócio

Agile como Competência antes que metodologia
Cenário externo cada vez mais volátil:
Aceleração redução de tamanho das organizações (dinossauros em extinção?)
Empresas tradicionais se deparando com o desafio de até mudar o próprio modelo de negócio!
Novas tecnologias de grande impacto nas relações da sociedade emergindo
Planejamento para a adaptabilidade e versatilidade
Arquitetura organizacional
Gestão de mudança (paradigma)
Crescente distribuição de poder e liderança (empowerment)
A demanda por conferir e medir o retorno em benefícios
Na justificativa do projeto já definindo também a estratégia de execução
Competências de empreendedor sendo cada vez mais requeridas onde inovação passou a ser
questão de sobrevivência (fim do mero garçom tirando pedido)

Iniciativas do PMI
Navigating Complexity: A Practice Guide (avaliação
para a estratégia da execução)
PMI-PBASM - PMI Professional in Business Analysis
Business Analysis for Practitioners: A Practice Guide
Programs and Projects Governance: A Practice Guide
(in progress)
Managing Change in Organizations: A Practice Guide
REQUIREMENTS MANAGEMENT: A PRACTICE GUIDE

REQUIREMENTS MANAGEMENT: A PRACTICE GUIDE
NEEDS ASSESSMENT
REQUIREMENTS MANAGEMENT PLANNING
REQUIREMENTS ELICITATION
REQUIREMENTS ANALYSIS
REQUIREMENTS MONITORING AND
CONTROLLING
SOLUTION EVALUATION
PROJECT OR PHASE CLOSURE
©2016 Project Management Institute, Inc.

PMI-PBA Exam Blueprint
Domain Tasks
Percentage of
Questions
1: Needs Assessment 5 18%
2: Planning 6 22%
3: Analysis 8 35%
4: Traceability and Monitoring 5 15%
5: Evaluation 4 10%

PMI-PBASM Application Requirements
Type of Experience HS Diploma or Global Equivalent BA Degree or Global Equivalent
Minimum Business Analysis
Experience
(BA experience can overlap with your
project experience)
7,500 hours within 8 consecutive
years
4,500 hours within 8 consecutive
years
Project Experience
(PMP or PgMP holders have this waived)
2,000 hours on project teams 2,000 hours on project teams
Business Analysis Education 35 hours 35 hours

PMI-PBA Exam Overview
200 questions
175 scored questions
25 unscored questions
Exam time = four hours
Exam is preceded by a tutorial and followed by a survey; both are optional
Exam admin
Prometric CBT site
Corporate sponsors

Top 20 (of 40) Skills and Knowledge Topics
1. Analytic tools and techniques
2. Backlog management
3. Business rules analysis and techniques
4. Change control tools and techniques
5. Data analysis tools and techniques
6. Development methodologies (agile is in
there)
7. Elicitation tools and techniques
8. Facilitation tools and techniques
9. Interface analysis
(prototyping/storyboarding)
10. Planning tools and techniques
11. Prioritization tools and techniques
12. Problem solving and opportunity
identification
13. Process analysis
14. Requirements traceability tools and
techniques
15. Requirement types
16. Root cause analysis
17. Stakeholder analysis
18. Validation tools and techniques
19. Valuation tools and techniques
20. Version control tools and techniques

BABOK 3 x Business Analysis for Practitioners
Business Analysis for Practitioners: A
Practice Guide
DOMAINS:
1.Needs Assessment
2.Business Analysis Planning
3.Requirements Elicitation and Analysis
4.Traceability and Monitoring
5.Solution Evaluation
BABOK
Knowledge Areas
1.Business Analysis Planning and Monitoring
2.Eliciation
3.Requirements Management and
Communication
4.Enterprise Analysis
5.Requirements Analysis
6.Solutions Assessment and Validation

TREINAMENTO
Visão geral da AN na identificação e qualificação de demandas organizacionais
O contexto de incertezas e a nova cultura de gestão requerida
As principais competências do profissional neste novo contexto
Definição de CANVAS conforme a demanda (BMC, PMC e PgMC) e avaliação de estratégias de mitigação da
complexidade (tipos de ciclo de vida, forma de condução, fatores externos, stakeholders, etc)
A importância da identificação da necessidade
O planejamento do trabalho de análise
Ferramentas e técnicas de elicitação de requisitos
O papel da BA no mantimento da qualificação da execução da demanda
Técnicas de verificação de requisitos e validação de entrega de benefícios
QUALIFICAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE
PROJETOS E PROGRAMAS MEDIANTE A
ANÁLISE DE NEGÓCIOS (36 h)

Engº Paulo F. W. Keglevich de Buzin, MsC,CSM,ITILv3,CGEIT,PMP
PBA, MSP®, P3O® e PRINCE2TM Practitioner
www.kscprojetos.com.br
http://keglevich.ksc.com.br <> keglevich@ksc.com.br

www.projetoseti.com.br
Próximo webinar em Janeiro 14/01 20h
- Desmistificando o Catálogo de Serviços
com Renê Chiari - inscrições em
http://goo.gl/8zJFBq

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