Controle e Monitoramento 2012

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Controle e Monitoramento 2012

  1. 1. Gestão de Projetos SociaisMódulo 3: Controle e Monitoramento Instituto Voluntários em Ação
  2. 2. Olá!Agora daremos início ao Terceiro Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos Sociais.Nesse Módulo abordaremos a função gerencial de Controle e Monitoramento. É nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas não estão ocorrendo de acordo com o que foi planejado. Veremos como criar uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para a melhor gestão do seu projeto enquanto este estiver em andamento.Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. É por meio da entrega dessas atividades que avaliaremos a participação da sua Organização nesse Curso. Por isso, verifique as datas de entrega das atividades no nosso Calendário! Muito Obrigada e Bom Estudo!!
  3. 3. Nosso CronogramaDomingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Início da Chat de Boas Capacitação – Envio Vindas: 10h-12h e da Apresentação e 16h-18h Guia do Estudante13. 14. Início do 15. 16. 10h – 12h: Chat 17. 16h – 18h: Chat 18. 19. Módulo 1 – O de Dúvidas do de Dúvidas do Disponibilização do Terceiro Setor. Módulo 1; Módulo 1; Gabarito e Respostas Envio dos primeiros Início do Recebimento das comentadas das conteúdos e recebimento das Atividades 1. Atividades 1. Atividades 1. Atividades 1.20. 21. Início do 22. 23. 24. 25. 26. Módulo 2 – Projeto 10h – 12h: Chat de 16h – 18h: Chat de Disponibilização do Chat – Plantão de Social. Dúvidas do Módulo Dúvidas do Módulo Gabarito e Dúvidas Onde 2; 2; Respostas Envio de conteúdo comentadas das 16h – 18h estamos? e Atividades 2. Início do Recebimento das Atividades 2. recebimento das Atividades 2. Atividades 2.27. 28. Início do 29. 30. 31. Módulo 3 - Gestão 10h – 12h: Chat de 16h – 18h: Chat de e Monitoramento. Dúvidas do Módulo Dúvidas do Módulo 3; 2; Envio de conteúdo e Atividades 3. Início do Recebimento das recebimento das Atividades 3. Atividades 3.
  4. 4. A Função Gerencial de CONTROLELembrando...Você já viu as funções gerenciais e Nesse Módulo vamos abordarde que forma podem trazer a função de Controle.melhores resultados ao Projeto. Dirigir É o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as Organizar Controlar diferenças entre o que foi CONTROLAR planejado e o que é realizado no desenrolar das atividades do projeto Planejar Como Controlar? Elaborando uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para acompanhar as atividades do seu Projeto. Aprenda a fazê-la ao desenrolar desse Módulo!
  5. 5. Monitoramento = Acompanhamento Para identificar quando as coisas nãoO que é o Monitoramento? Por que estão andando corretamente. Monitorar? Para saber se os recursos estãoO Monitoramento é o sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendoacompanhamento do projeto feito.por meio da coleta e análiseconstante de informação sobre Para conhecer se sua capacidade decomo o projeto se desenvolve. trabalho é suficiente e apropriada.Quando você estrutura umsistema de monitoramento, Para saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.você está criando um sistemade coleta de informação útilpara melhorar o que fazer ecomo deve ser feito.
  6. 6. O Plano de MonitoramentoUtilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de formamais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto.Como criar esse sistema de coleta de informação útil para melhorar agestão do seu Projeto? Siga o nosso passo-a-passo: • O Que queremos saber? 1 • (Selecionando Indicadores) • Como obter a Informação? 2 • (Informação Quantitativa e Qualitativa) • Que diferença o Projeto vai fazer? 3 • (Padrões de Desempenho) • Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? 4 • ( A Planilha de Monitoramento e Desempenho)
  7. 7. O Plano de Monitoramento O Que queremos saber? Selecionando Indicadores 1 “O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza,se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador paramedir esse resultado. Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivosdo seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numalocalidade específica. A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque aorganização não sabe exatamente o que medir.
  8. 8. O Plano de MonitoramentoPara monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou maisindicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se oobjetivo foi total ou parcialmente alcançado.Portanto, são determinados individualmente para cada projeto segundoos objetivos específicos que foram definidos no planejamento.Segue um exemplo de Indicador: Objetivo • Empoderamento Específico • Freqüência nas da mulher na oficinas • Implementação (percentagem de Comunidade da de oficinas de Graça participação) artesanato para as mulheres da Objetivo Geral Comunidade Indicador
  9. 9. O Plano de Monitoramento Como obter a Informação? Não adianta criar indicadores que não vamos 2 conseguir mensurar. Para simplificar o trabalho esclarecemos os tipos de informação a ser utilizada com alguns exemplos. Informação QUANTITATIVA Informação QUALITATIVAÉ aquela que oferece dados numéricos Indica como as pessoas se sentem a respeito deindicando “quanto ou quantos?” alguma situação, como as coisas são feitas, ouExemplo: Qual o número de mulheres da como as pessoas se comportam.Comunidade que participaram das aulas? Exemplo: Nível de auto-estima das meninas quePode ser expressa em números absolutos (45 participaram das oficinas de artesanato. Pode sermeninas freqüentaram as oficinas de transformada em informação quantitativa,artesanato entre os meses de março e julho criando uma escala numérica :de 2010) ou de forma percentual ( o 50% dasmulheres previstas freqüentaram as oficinas Muito satisfeita: 5de artesanato entre os meses de março e Satisfeita:4julho de 2010. Indiferente:3Como realizar o cálculo? Neste exemplo, Insatisfeita:2trabalhando com listas de presença ao longodos cursos. Muito Insatisfeita:1
  10. 10. O Plano de Monitoramento Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho 3Ficou horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos,pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai ajudar a resolveros problemas do projeto enquanto estiver em andamento?Para que a informação seja útil, deve ser comparada. Veja esses conceitos:Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto. É como uma fotografiatirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou nãomudou.Padrões de Desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças àsatividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar.Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentidonenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar osproblemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.
  11. 11. O Plano de Monitoramento Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? A Planilha de 4 Monitoramento e DesempenhoChegados nesse ponto, você deve elaborar um documento com todas as informações dos passosanteriores, que permita acompanhar o projeto: A Planilha de Monitoramento e DesempenhoFaça a seguintes tarefas, baseando-se na Planilha Modelo disponibilizada no seguinte slide:Antes de começar o projeto:1. Pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados e asfontes de informação.2. Para cada indicador, estabeleça com cuidado o valor que considera que espera alcançar com o Projeto(o padrão de desempenho).3. Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem segundo oque foi planejado.Durante o projeto:1. Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida.2. Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.3. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações corretoraspara melhorar esse valor.
  12. 12. Modelo Planilha de Monitoramento Objetivos Fontes de Tipo de Indicador Freqüência Padrão de Desempenho Ações Corretoras Específicos Informação QUANTITATIVO Freqüência das 1. Reunião extraordinária Listas de Cada mulheres nas 65% 2. Apoio de líderes comunitários Presença oficina oficinas. 3. Entrevistas com desistentes Número de peças 1. Revisão dos recursos materiais Cotação das de artesanato Mensal entre 70 e 100 unidades 2. Revisão da didática Peças Produzidas (1) produzidas 3. Possível da troca de professora Capacitar QUALITATIVOmulheres, jovens Entrevista com o Qualidade dose crianças para a grupo de Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor materiais elaboração de trabalho artesanato. Entrevista Motivação das 1. Melhorar acompanhamento individual Bimestral 4 (escala de 1-5) professoras psicológico professoras Auto-estima das Entrevista Atingir 4 1. Reformulação da carga horária Mensal 2. Estudo de troca de didática alunas individual alunas (escala de 1-5) 3. Possível troca de professora Entrevista com Atingir 4 4. Melhorar acompanhamento Empenho Escolar Bimestral professores (escala de 1-5) psicológico QUANTITATIVO (2) Número de Contratos 1. Renegociação dos contratos Articulação de Trimestral 4 empresas empresas parceiras assinados 2. Contatar novas empresas Parcerias com QUALITATIVOempresas para a Satisfação das Entrevista com Identificar o motivo da insatisfaçãocomercialização empresas com as Representantes (design,material, resistência) e estudar e venda dos Mensal 4 (escala de 1-5) peças de das empresas ação corretora correspondente artesanatos. artesanato parceiras (fornecedor, oficina, professora)
  13. 13. Atividades do Módulo 3: Sobre a Função Gerencial do Sobre os padrões de desempenho, Sobre a informação e construção de Controle, escolha a opção indicadores para o nosso projeto, sinale a opção verdadeira: verdadeira: sinale a opção falsa: a) Um padrão de desempenho éa) O Controle pretende reduzir as o valor que confiamos que um diferencias entre o que foi planejado a) Quanto mais complexo for um indicador terá graças às e o que efetivamente é atingido pelo indicador, melhor para o atividades do nosso projeto, o nosso projeto, definindo indicadores controle do nosso projeto, pois “padrão” que queremos de monitoramento/acompanhamento poderemos obter muita alcançar. das atividades, que são comparados informação com baixo custo b) Os dados coletados ao longo com padrões de desempenho para num indicador só. do monitoramento não fazem controlar e corrigir irregularidades no b) A informação qualitativa pode sentido nenhum se não forem momento certo. ser transformada em comparados ao marco zero, eb) O Controle pretende definir o quantitativa por meio de uma não ajudarão a identificar os Cronograma de atividades para escala numérica. problemas sem ser transformas nossas idéias em c) A combinação de informação comparados de forma ações. qualitativa e quantitativa vai contínua aos padrõesc) Um bom exemplo de indicador de enriquecer a análise do nosso definidos. um projeto poderia ser o projeto. c) Os padrões de desempenho empoderamento da mulher numa d) Os indicadores estão podem ser de quantidade, de comunidade específica, pois será a intimamente relacionados aos qualidade, de tempo e de única forma de mensurar um objetivos propostos por cada custo. objetivo específico. Projeto e, portanto, são d) d) Todas as anteriores sãod) Os erros de Planejamento nunca determinados individualmente verdadeiras. terão influencia num bom processo para cada projeto. de Monitoramento, pois são funções gerenciais diferentes e independentes. Para responder as questões de forma completa, consulte o Manual escrito deste Módulo disponível na página Seu Curso, e as Leituras Complementares, disponíveis na página Biblioteca, ambas no site do Curso.
  14. 14. Dúvidas?Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail cursogestaodeprojetos@hotmail.comQuinta, 31/05, às 16 horas temos encontro no Chat do Curso,e Sexta, 01/06, às 10 horas também. Escolha um horário e não perca! Próximo módulo disponível em: Segunda Feira 04 de junho Até lá!

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