Gerenciamento De Projeto Para Slideshare

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Uma visão simplificada de gerenciamento de projetos que utilizei para treinar pessoas em pesquisa e desenvolvimento.

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Gerenciamento De Projeto Para Slideshare

  1. 1. Workshop draft de gestão de projetos 2002 Preparado por Leila Oliva para um time de Pesquisa e Desenvolvimento
  2. 2. Welcome Você irá aprender como: Produzir um plano para seu projeto que tenha uma alta chance de sucesso Reconhecer e praticar habilidades de trabalho em time e de liderança necessárias para manter um time com alta moral Estabelecer e usar ferramentas específicas para acompanhar o projeto e manter-se dentro do planejado
  3. 3. Definir core, satellite e extended Líder do projeto: líder do trabalho do dia a dia. Core team: 5-12 pessoas. Em pequenos times, o core team é o time do projeto. Satellite teams: é um time de uma mesma seção, grupo ou disciplina, que é liderado pelo core team. Extended team: qualquer pessoa, em qualquer nível, que dá uma contribuição significativa ao projeto. Geralmente este time utiliza menos de 30% do seu tempo no projeto.
  4. 4. Core team EXECUTIVO PRINCIPAL GERENTE GERENTE GERENTE R&D MKT IT RH RH RH RH RH RH CORE TEAM CORE TEAM CORE TEAM Líder do projeto 56
  5. 5. Satellite team EXECUTIVO PRINCIPAL GERENTE GERENTE GERENTE R&D MKT IT RH Satellite team RH Satellite team Satellite team RH CORE TEAM CORE TEAM CORE TEAM CORE TEAM CORE TEAM Líder do projeto
  6. 6. Passos para o bom planejamento de projetos Pergunta O que é obtido O que se quer? Qual a necessidade? Posição da empresa, planejamento estratégico O que vai ser conseguido? Charter/ brief do projeto O que precisa ser feito para conseguir? Estrutura analítica de projeto Qual o melhor caminho? sequenciamento Quem faz o que? Lista dos responsáveis Qual a data de finalização do projeto e PERT- CPM e Gantt chart quais os milestones? Qual a melhor alternativa para atender Plano do projeto metas de custo, tempo e Plano de alternativas disponibilidade de pessoas?
  7. 7. As ferramentas de projeto Brief, o charter, as metas, objetivos e scope EAP ou WBS (Work Breakdown Structure), com atividades e tarefas definidas Logical Network com as atividades em seqüência lógica PERT/CPM (Project Evaluation and Review Technique, Critical Path Method) Gantt chart
  8. 8. Definindo o que é projeto e... Processo é contínuo, repetitivo ou operacional em sua natureza e não tem um ponto final. Programa é maior e mais abrangente que um projeto, normalmente são de longo prazo e freqüentemente congrega uma série de projetos. Projeto é alguma coisa que você faz e que tem um final. É um grupo complexo de esforços com um objetivo específico, com uma agenda e orçamento específicos, que tipicamente congrega pessoas de várias funções e é único.
  9. 9. Administração de projetos Um projeto estará bem modelado se e quando for administrável e passível de avaliação. As convenções e técnicas aplicadas visam: Esclarecer sobre a relação do projeto sobre a economia, as organizações, as estratégias. Definir o foco, quer seja o Project goal, o produto e/ou serviço a ser gerado. Estabelecer a seqüência das atividades a serem desenvolvidas. Estimar a provisão e uso dos recursos e custos a ele associados. Cuidar da apresentação do projeto, para que possa ser compreendido e aceito.
  10. 10. Exemplos de Business goal Business goal:o que o negócio precisa; o propósito do projeto; também chamado objetivo estratégico: é o que o negócio precisa. Exemplos: Aumentar a rentabilidade... Melhorar a performance... Aumentar a eficiência... Manter o crescimento... Eliminar as deficiências... Aumentar a disponibilidade...
  11. 11. Antes de começar o projeto... Todos os termos e conceitos utilizados para o projeto estão claros? Os benefícios e justificativas foram claramente identificáveis pelos responsáveis? Os requerimentos estão definidos de forma clara e bem entendidos por todas as partes? Quais serão os procedimentos de tomada de decisão durante o projeto? Quem tem autoridade para decidir o que? Quais são as mudanças nos procedimentos de controle?
  12. 12. Antes de começar o projeto... Existe alguma policy da companhia que precisa ser levada em conta? Existe suporte ao projeto por parte dos seniors? Existe alguma condição especial que pode afetar o projeto? Quem precisa ser envolvido no processo de planejamento?
  13. 13. Exemplos de project goal Lançar um novo aroma para a linha de Ruffles, no mesmo patamar de preços das variantes existentes. Lançar uma nova variante de Ruffles, mantendo as margens atuais. Montar e implementar um site piloto de transações comerciais entre Elma Chips e os clientes de pequeno e médio varejo.
  14. 14. Escrever project goals claros-exercício Escrever o que deve ser obtido. Incluir um evento indicando que a tarefa está cumprida. Evite adjetivos. Evite “ porquês” (benefícios) Use linguagem simples
  15. 15. Project goal Escreva/descreva um project goal que seja possível de ser obtido. Faça um brainstorm para definir a meta do seu projeto, incorporando claramente um evento que indique o término.
  16. 16. Objetivos do projeto É o project goal dividido em grandes pedaços. Também chamada de key deliverables. Leva em consideração todos os aspectos do projeto. Cada objetivo deve: Ter um final que seja passível de ser testado Ter um deliverable tangível e explícito Ter os recursos que são requeridos identificáveis Ser possível de planejar separadamente dos outros objetivos.
  17. 17. Por que fazer este trabalho de definição dos objetivos? Divida e conquiste. Aumenta o foco das atenções nas atividades mais importantes. Permite melhor concentração dos skills Provê melhor visibilidade do projeto e das competências gerenciais. Encoraja o avanço passo a passo e o controle
  18. 18. Alguns exemplos de objetivos do projeto Para lançar um software definir design construir testar manter Para construir uma casa Fundação Construção Acabamento ou civil carpintaria elétrica encanamento
  19. 19. Objetivos do projeto Project goal: desenvolver e construir um equipamento em escala de laboratório para esterilização a “seco” de vegetais. Objetivos: Conduzir uma revisão bibliográfica das ciências e tecnologias relevantes. Desenvolver um protótipo usando técnicas de modelagem e utilizando dados de termodinâmica da literatura. Construir o protótipo. Testar e refinar protótipo. Construir a versão final do equipamento em escala de laboratório.
  20. 20. Objetivos Faça um brainstorm sobre a meta de seu projeto, considerando os fatores levantados e defina quais os objetivos a serem alcançados.
  21. 21. Project Scope O project scope inclue os processos requeridos para assegurar que o projeto inclue todo o trabalho necessário e apenas o trabalho necessário para completar o projeto com sucesso O scope pode se referir a: Product scope: as funcionalidades e características do produto ou serviço. Project scope: o trabalho que deve ser feito para entregar um produto dentro do especificado.
  22. 22. Project Scope Base de planejamento: Requisitos:também podem ser chamados de problemas, oportunidades, requisitos do negócio. Ex: demanda de mercado; necessidade do negócio; requisito de cliente; avanço tecnológico; requisito legal; necessidade social. Restrições: são fatores que limitam as opções de gerenciamento do projeto; pode incluir limitações técnicas, financeiras, de mercado, contratos. Key assumptions:são fatores que, para efeito de planejamento, são consideradas verdadeiras, reais, certas. Assumptions geralmente envolvem um grau de risco. Ex: necessidade do cliente; uso de equipamento existentes
  23. 23. Scope exemplo Meta do projeto: desenvolver e construir um equipamento em escala de laboratório para esterilização a “seco” de vegetais. Scope: (restrições) Os vegetais para o experimento incluirão apenas: ervilhas, espinafre, milho e feijão. O projeto não incluirá nenhuma comparação com os modelos comerciais disponíveis no mercado.
  24. 24. Scope Faça um brainstorm e defina os requisitos, restrições e key assumptions do seu projeto.
  25. 25. Exemplo de brief/ charter de projeto Chá quente instantâneo Project Goal: pesquisar e desenvolver um processo de secagem e granulação para chá instantâneo, otimizar o processo e submeter o CAPEX à aprovação Objetivos: Desenvolver um entendimento fundamental dos fatores de controle da secagem e da estrutura dos grânulos. Desenvolver modelo genérico de infusão de folhas relativas a sólidos. Completar a primeira fase de experimentação da fermentação do slurry, explorando as variáveis críticas de processo.
  26. 26. Exemplo de brief/ charter de projeto Objetivos (cont.) Definir Key odores dos chás. Explorar a melhoria de qualidade através de aromas idênticos ao natural, métodos de adição e alterações de processo. Completar design de um sistema comercial de extração para manufatura e planta piloto. Confirmar os processos de secagem e granulação via testes em planta piloto.Otimizar o processo para qualidade e aparência.Definir as especificações de processo. Otimizar o sistema de congelamento e aeração para produzir grânulos de baixa densidade.
  27. 27. Exemplo de brief/charter de projeto Scope Este projeto é para desenvolver e melhorar chás quentes que são de baixo custo para produzir. Ice tea não vai ser revisto, nem chás que são solúveis em água fria. Este projeto inclue pesquisa, desenvolvimento e otimização de processo. O projeto não inclue scale up, avaliação de supply chain e lançamento, que será acompanhado por outro projeto caso este projeto seja bem sucedido. Restrições e Key assumptions: Relançamento do produto está previsto para 15 meses a partir de hoje. O processo de extração em desenvolvimento deve reduzir os custos de produção em 20%. Será utilizada a atual cadeia de Supply.
  28. 28. Work Breakdown Structure É o fracionamento dos objetivos em agrupamentos lógicos, com atividades relacionadas. O nível abaixo deve ser a expansão lógica do nível superior. Ter uma organização consistente, e.g. Por disciplina, processo ou produto. As subdivisões devem continuar até a menor unidade possível de tarefa.
  29. 29. Work Breakdown Structure É o fracionamento dos objetivos em agrupamentos lógicos, com atividades relacionadas. O nível abaixo deve ser a expansão lógica do nível superior. Ter uma organização consistente, e.g. Por disciplina, processo ou produto. As subdivisões devem continuar até a menor unidade possível de tarefa.
  30. 30. WBS exemplo
  31. 31. Work Breakdown Structure- WBS seu projeto meta objetivo objetivo objetivo atividade 1 atividade 2 atividade 3 atividade 4 atividade 5 tarefa1.1 tarefa 1.2 tarefa 2.1 tarefa 2.2 tarefa 3.1 tarefa 3.2 tarefa 4.1 tarefa 4.2 tarefa 5.1 tarefa 5.2
  32. 32. WBS exemplo organização das atividades e tarefas por processo montar worshop definir definir definir programa local comunicação definir convidar determinar montar escrever tema palestrante local apostila lista de participantes mandar definir imprimir apostila lay-out da apostila
  33. 33. WBS exemplo organização das atividades e tarefas por produto contruir casa fundação construção acabamento marcação concretagem estrutura tubulação piso pintura formas montagem dos blocos
  34. 34. Work Breakdown Structure exercício Realizar um brainstorm para listar qualquer coisa que precisa ser feita para atingir os objetivos do projeto. Inicie cada idéia com um verbo. Coloque os Post-its nas folhas do flip-chart pregadas na parede e os organize de acordo com os objetivos do projeto. Desenvolva uma hierarquia de pedaços e sub- pedaços.
  35. 35. Logical Network É uma forma gráfica de mostrar as relações lógicas entre as tarefas. Mostra a interdependência entre tarefas
  36. 36. Logical Network exemplo • PLANO DO PROJETO INICIALIZAÇÃO PLANEJAMENTO • ATUALIZAÇÕES CONTROLE EXECUÇÃO FINALIZAÇÃO
  37. 37. PERT/CPM Critical Path Method É um modelo de técnica de redes para planejamento e controle de um projeto, destacando a duração máxima de cada atividade ou tarefa. O caminho crítico (critical path) mostra a seqüência mais longa das atividades na rede. Todas as tarefas do critical path devem ser cumpridas no prazo, caso contrário, o projeto atrasa.
  38. 38. Logical network É um método gráfico que mostra as relações lógicas entre as tarefas e atividades. É uma ferramenta eficiente para analisar relações complexas entre as tarefas. Principais prós e contras: A interdependência das tarefas fica claramente demonstrada Boa ferramenta de layout das tarefas e atividades O ajuste e re-ajuste das tarefas pode ser tarefa árdua, principalmente quando feita manualmente.
  39. 39. Logical network Prepare a conversão do WBS em logical network, garantindo que todas as tarefas estão claras e completas. A network mostra graficamente a seqüência de atividades do projeto.
  40. 40. Construção da logical network exercício Atividade Predecessor Duração (dias) A ---- 5 B ---- 4 C A 3 D A 4 E A 6 F B,C 4 G D 5 H D,E 6 I F 6 J G,H 4
  41. 41. Como você faria este diagrama?
  42. 42. Como você faria este diagrama? D G A J E H FIM INÍCIO C I B F
  43. 43. Logical network estruturação Fazer a análise de precedência. Colocar todas as tarefas e atividades em uma seqüência lógica. Tente determinar todas as tarefas imediatamente predecessores e sucessores de cada tarefa. Sob o ponto de vista da tarefa: O que tem que acontecer antes de eu iniciar? O que depende de mim? Podem haver múltiplos predecessores e sucessores de uma tarefa.
  44. 44. Desenvolva a network para o projeto Não se deve misturar níveis diferentes da WBS. Remova todos os objetivos e sumário das atividades. Monte a logical network e confira se tudo está certo Modifique, delete, adicione Post-its conforme necessário. TODOS DEVEM PARTICIPAR E A DISCUSSÃO DEVE SER PRODUTIVA.
  45. 45. Desenvolva a network para o projeto D E F G B C H I J
  46. 46. Desenvolva a rede PERT/CPM exercício Garanta um início e um fim para a network. Crie tarefas “início” e “fim”, se necessário. Todas as atividades devem estar conectadas umas às outras.
  47. 47. Milestones Uma seqüência de milestones destaca os eventos que ocorrem num projeto. Milestones são definidas como eventos claramente identificáveis por outras pessoas que não estejam diretamente envolvidas no projeto ou requerem aprovação antes do projeto seguir adiante. Uma seqüência de milestones é dada pelas datas principais onde os resultados ou as decisões deverão ser conseguidas.
  48. 48. Milestones exemplos Início do projeto Aprovação do projeto e/ou de suas fases Go/no go decisions Requerimentos de uso completados Desenhos completados Aprovação de proposta de capital Equipamento entregue Testes completados Documentação completada Treinamento completado Produção entregue
  49. 49. PERT/CPM: milestones e resultados Uma milestone ocorre “naturalmente” quando uma seqüência de atividades em paralelo se juntam num ponto, ou é uma atividade que gera uma série de tarefas. Decida o que é uma milestone: o que foi completado, o que foi conseguido? Decisões de go/no go são milestones. CONTROLE O PROJETO COM MILESTONES , COM RESULTADOS CONCRETOS. As milestones devem ser usadas para marcar término de fases do projeto.
  50. 50. PERT/CPM: milestones e resultados B I E A C F G H K J D
  51. 51. Qual é o caminho crítico? D4 G3 A5 J4 E6 H6 FIM INÍCIO C3 I6 B4 F4
  52. 52. Qual é o caminho crítico? D4 G3 A5 J4 E6 H6 FIM INÍCIO C3 I6 B4 F4
  53. 53. PERT/CPM Critical Path Method
  54. 54. Gantt Chart É o método mais utilizado para exibir o cronograma de um projeto
  55. 55. Gantt Chart exemplo September October November December January February ID Task Name Duration Predecessor Sep Oct Nov Dec Jan Feb 1 projeto de paisagismo 10 days de uma casa 2 trabalhar gramado o 72 days 1 3 comprar os materiaisda 8 days 1 grama 4 plantar grama 52 days 5 removerentulho 33 days 1 6 preparar o solo 16 days 5 7 plantar sementes de 3 days 6;3 grama 8 plantar arbustos 12 days 6
  56. 56. Gerenciamento de projetos Definição dos objetivos e do scope do projeto. Definir objetivos claros e realistas para o projeto . Definir o scope do projeto. Identificar quais os fatores que envolvem o projeto precisam de avaliação. Decidir como envolver o stakeholder e quais as perguntas que devem ser feitas.
  57. 57. Determine as responsabilidades Inicie com a primeira atividade. Pergunte: “quem quer ser responsável pela atividade A?. Uma e somente uma pessoa deve ser responsável pela atividade. Esta atividade requer algum input ,alguma revisão e alguma aprovação? Crie códigos para as atividades, por exemplo: C= coordena; I= implementa; A= autoriza, etc...
  58. 58. Determine os tempos Existem metodologias para fazer estimativas!! Best guess Limitações ( o que a gente tem na mão, quanto tempo leva, quanto custa...) Dados históricos Extensivos dados históricos produzem boas estimativas. Projetos de inovação nem sempre podem se valer de dados históricos, portanto best guess pode ser a melhor alternativa!
  59. 59. Melhore as estimativas Cumprir o que Estimativas = + Estimativas Compromisso Compromisso você prometeu precisas precisas Estimativas precisas: •Experiência •Realismo •Tarefas de poucos dias
  60. 60. Faça estimativas de tempo para o projeto Tente eliminar todas as preocupações sobre custo e agendas. Peça para a pessoa que se comprometeu com a tarefa fazer as estimativas e garanta seu comprometimento. Incorpore o fator “universal”. Consiste de tempo necessário para negociações, resolver conflitos, etc. Defina um standard de trabalho para os tempos, por ex: a- ½ dia ou 3 a 4 horas; b- 1 dia ou 7 a 8 horas; c- 1 semana ou 5 dias.
  61. 61. Complete seu planejamento Avalie seu projeto. Compare com o que foi estabelecido em termos de tempo, recursos humanos e custo. Se seu projeto ficou mais longo (normalmente fica 2x mais longo)? Prepare- se para encolher de forma racional o seu projeto, mantendo o comprometimento do time e o realismo. NÃO utilize coerção para ajustar os tempos. Ela destrói o compromisso; reúna o time e refaça o planejamento.
  62. 62. Fatos da vida Não se pode fazer mais do que é possível Existem tradeoffs: Faça menos: o dia tem 24 horas Procure ajuda Demore mais Diminua a qualidade Trabalhar de forma inteligente é conscientemente escolher uma opção de tradeoffs. Não decidir é decidir. O time perde por W.O.
  63. 63. Tradeoffs Faça menos Elimine o que não é essencial. Reduza ou elimine as tarefas que dêem baixo retorno. Reduza os resultados Reduza o projeto: altere metas, scope e objetivos
  64. 64. Tradeoffs Peça ajuda (normalmente a um custo $$) Adicione pessoas no caminho crítico Trabalhe horas extras Demore mais Negocie com o sponsor a extensão do projeto Reduza a qualidade Faça atividades em paralelo, mesmo com risco. Reduza especificações Decida quais as atividades podem ser feitas adequadamente, ao invés de forma excelente.
  65. 65. O que fazer? Reavalie o esforço e a duração somente das atividades que mudaram. Não sabote o projeto: NUNCA reduza arbitrariamente os tempos das tarefas. Quando o time estives pronto com as avaliações, identifique 2 ou 3 alternativas e prepare um Plano de Alternativas Consiga o apoio do sponsor.
  66. 66. Porque Construir um Plano de Alternativas Grupos, não importa a competência de seus indivíduos, sofrem de “constipação” ou paralisia quando se trata de decisões. Muitas vezes não fica claro para o gerente se a pessoa que faz o contato espera empatia, sugestões, conselhos, decisão ou ação. A avaliação de alternativas e qual a decisão pode levar um tempo ENORME! Apresentar o problema de forma clara e alternativas inteligentes pode ser o fator decisivo.
  67. 67. Formato de um Plano de Alternativas 1 ou 2 páginas, no máximo Propósito: forneça alguma orientação e o background A decisão a ser tomada: a decisão a ser feita é.....(complete) Opções: liste as alternativas Sumário: sumarizar as conseqüências das alternativas Recomendação: deixe claro qual a sua opção, baseada nos tradeoffs e as necessidades do cliente.
  68. 68. Plano de Alternativas exemplo Propósito: É preciso aumentar a rentabilidade dos molhos com sabores. A tecnologia de suspensão de partículas foi selecionada para alcançar este objetivo. Decisão a ser tomada: manter a qualidade do projeto ou andar mais rápido. Opções: Opção A – processo último. Opção B- manter o cronograma. Opção C- cancelar o projeto.
  69. 69. Plano de Alternativas exemplo Sumário das opções: Opção A- Processo Ótimo: o processo irá otimizar sabor, aparência, textura e gerar um produto superior. O projeto precisará de 20 meses para ser concluído, 8 meses a mais do planejado. O custo é de aprox. MUS$2800. Opção B- manter o cronograma: o processo de suspensão não trará melhoria na cor do produto. O time está focando na redução dos custos de produção. Custo de aprox. MUS$1600.
  70. 70. Plano de Alternativas exemplo Opção C: cancelar o projeto: o time não tem como respeitar e harmonizar: tempo estabelecido, as requisições técnicas e o orçamento disponível que forma propostos inicialmente. Cancelando o projeto teríamos a economia de recursos que poderiam ser utilizados em outros projetos. Recomendação: O time recomenda a opção A: processo Ótimo.
  71. 71. Como inserir os dados do projeto no MS project Cadastre o projeto Digite os objetivos Incorpore as tarefas obtidas no WBS Ligue as tarefas Ajuste o cronograma de forma a atender a data final do projeto Cadastre os recursos que irão trabalhar no projeto Visualize a carga de trabalho Imprima os relatório no formato desejado
  72. 72. Obtenha a aprovação para seu projeto Termine o plano e comece o trabalho Obtenha a aprovação do seu sponsor, dos stakeholders, Utilize as decision matrix. Defina uma maneira de seu time fazer o acompanhamento das tarefas. Faça reuniões com os times no início do trabalho e na fase da implementação, pelo menos.
  73. 73. Avaliação do projeto replaneje decida a prepare a faça com as obtenha decida melhor apresenta apresenta reduza o reveja melhores aprovação crie quais as opção ção ção tempo posição dos opções soluções melhores stakeholders opções redo PERT e Gantt decida quem vai apresentar prepare treine uma apresenta ção de impacto
  74. 74. www.lukatus.com

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