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Programa 1/2
• Inovação
▫ Que é e como começar
▫ O processo de inovação
• Projetos X Processos
• Projetos e gestão de proj...
Programa 2/2
• Atividade prática
• Troca de idéias sobre GP:
▫ Outras metodologias;
▫ Softwares;
▫ Experiências;
• Para ir...
Inovação
• A palabra “inovar” deriva do latim “in+novare”,
que significa “fazer novo”, renovar ou alterar.
Valls (2013) - ...
Inovação
Informação
• A inovação pode ser gerida, desde que se saiba
para onde e como olhar.
• Para a fazer acontecer é necessária a busca
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Os grandes princípios da inovação
A inovação sistemática e intencional inicia com a análise das fontes de novas oportunida...
Inovação (a não fazer)
• Não pense que sabe mais do que os outros;
• Não diversifique, não perca o rumo e não tente
fazer ...
Funil da inovação
(Clark e Wheelwright (1993)
Senão se sabe o que se
quer, não há como ter um
projeto de sucesso.
Portanto...
Já sabe o que necessita?
• Hora de definir
▫ Por quê?
 Por que fazer o projeto (history)
▫ O quê?
▫ Como?
O processo de inovação
• Compartilhar informação antes de tomar
decisões;
• Prestar atenção para a implementação, não
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Projeto Processo
Diferença entre projeto e processo
• Um esforço temporal e único;
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Projeto
• Esforço temporário para criar um produto ou serviço
único (PMI, 2013)
• Grupo de atividades coordenadas e contro...
Vantagens dos projetos
• Ajudam a dar a entender (e vender) idéias,
argumentos, custos, volumes de trabalho, etc..
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Gestão de projetos
• A gestão de projetos corresponde ao planejamento,
organização, supervisão e controle de todos os
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Glossário em gestão de projetos
• Kick off
• Budget
• EAP / WBS
• Stakeholder
• Lessons Learned
• Programa
• Portfólio
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Metodologias de Gestão de Projetos
• Década de 90 – expansão dos “Guias de
Conhecimento” (Body of Knowledges – BoKs) com
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El guia PMBok
• Project Management Institute – Body of
Knowledge
• 5 grupos de procesos
• 10 Áreas de conocimiento
Conjunto de conhecimentos
Grupos de processos do PMBok
Áreas do
conhecimento
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Tempo
Custos
Qualidade
Recursos
humanos
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Riscos
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Gerenciar um projeto inclui
• Identificação das necessidades;
• Estabeleciemento de objetivos claros e
alcançáveis;
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O triângulo de ferro
Definir escopo
• Definição das atividades envolvidas e as maiores
entregas (marcos – milestones)
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Gestão do tempo
• Ordenar as atividades
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• Estimar tempo necessário para...
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Gestão dos custos
• Materiais que precisam ser comprados;
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Gestão da Qualidade
Sucesso em gestão de projetos
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Impacto para
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Resumo
• A inovação começa com informação
▫ comprender o problema para dar uma boa solução!
• Definição do alcance do proj...
Áreas do
conhecimento
Integração
Escopo
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Custos
Qualidade
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humanos
Comunicações
Riscos
Aquisições
Partes
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• Inclui os processos e as atividades necessárias
para identificar, definir, combinar, unificar e
coordenar os vários proc...
Termo de abertura do projeto
(project charter)
http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/
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necessário, e somente o trabalho necessário, para
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EAP
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correto
▫ Definir Atividades.
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• Processos envolvidos em planejamento,
estimativa, orçamentação e controle de custos,
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• Garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos
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• Processos que organizam e gerenciam a equipe do
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• Processos relativos à geração, coleta, disseminação,
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• Tem como objetivo determinar:
▫ como os riscos serão identificados, analisados
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• Busca determinar:
▫ O que se quer adquirir, de quem se quer adquirir,
receber as resposta dos fornecedores e selecionar
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• Maior mudança na 5ª. Edição (2013):
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Simplifique sua vida!
Softwares, apps, ferramentas online e templates!
• Cortez, Edwin M., Colon-Aguirre, Monica. “What Libraries and Information Professionals Can
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Scrum
• Metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de
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• Os projetos são dividos em iterações ou cic...
Considerações finais
• A diferença entre o gerente de projetos bom e o ruim
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• “Project managers, in other words, ‘plan the
work and work the plan’ from start to finish.”
Keach, Jennifer A. Project M...
Obrigada!
Cláudia Guzzo
claudia@guzzoprojetos.com
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Curso realizado como atividade prévia ao XXVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação #CBBD2015

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  • Pero cuantas veces en nuestro trabajo ya vimos excelente iniciativas que no lograran succeder, o transformaciones que tenian todo para dar cierto, pero, no fueran bien succedidas?
  • http://blog.mundopm.com.br/2014/09/22/projeto-exemplo-exercicio-pratico-parte-2/
  • http://www.ipea.gov.br/observatorio/
  • http://www.desenvolvimentoagil.com.br/scrum/
  • Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento

    1. 1. Boas práticas de gerenciamento de projetos como estratégia para alcançar a inovação em gestão da informação e do conhecimento Cláudia Hofart Guzzo @claudiaguzzo
    2. 2. Programa 1/2 • Inovação ▫ Que é e como começar ▫ O processo de inovação • Projetos X Processos • Projetos e gestão de projetos • Metodologias e boas práticas de gestão de projetos ▫ O PMBok
    3. 3. Programa 2/2 • Atividade prática • Troca de idéias sobre GP: ▫ Outras metodologias; ▫ Softwares; ▫ Experiências; • Para ir além: ▫ Literatura selecionada ▫ Cases
    4. 4. Inovação • A palabra “inovar” deriva do latim “in+novare”, que significa “fazer novo”, renovar ou alterar. Valls (2013) - http://abmeseduca.com/?p=6354
    5. 5. Inovação Informação
    6. 6. • A inovação pode ser gerida, desde que se saiba para onde e como olhar. • Para a fazer acontecer é necessária a busca constante de novas oportunidades. • Encontrar essas oportunidades e transformá-las em soluções exige uma grande disciplina Peter Drucker
    7. 7. Os grandes princípios da inovação A inovação sistemática e intencional inicia com a análise das fontes de novas oportunidades. • Atenção ao mercado. Possíveis inovadores precisam de ver, perguntar e ouvir. • Simplicidade. Para ser eficaz, uma inovação deve ser simples. ▫ «Isto é óbvio! Por que motivo não pensei nisso? É tão simples!» • Especificidade. Inovações eficazes começam pequenas, tentam fazer algo específico. ▫ Ideias que «revolucionam uma indústria» dificilmente funcionam. • Aspiração à liderança. Se uma inovação não aspirar à liderança desde o início, é pouco provável que seja inovadora o suficiente. • Persistência. Inovação requer mais trabalho do que genialidade. ▫ Exige conhecimento talento, ingenuidade e conhecimento. ▫ Mas quando tudo está dito e feito, o que a inovação exige é trabalho árduo, centralizado e intencional.
    8. 8. Inovação (a não fazer) • Não pense que sabe mais do que os outros; • Não diversifique, não perca o rumo e não tente fazer demasiadas tarefas de uma só vez; • Não tente inovar para o futuro. Inove para o presente!
    9. 9. Funil da inovação (Clark e Wheelwright (1993) Senão se sabe o que se quer, não há como ter um projeto de sucesso. Portanto, faça sempre a pertunta certa: => É necessário compreender o problema para dar uma boa solução! => A solução deve ser o foco do projeto!
    10. 10. Já sabe o que necessita? • Hora de definir ▫ Por quê?  Por que fazer o projeto (history) ▫ O quê? ▫ Como?
    11. 11. O processo de inovação • Compartilhar informação antes de tomar decisões; • Prestar atenção para a implementação, não somente nas idéias; • Reconhecer que projetos inovadores pode ser gerenciados de forma diferente que processos de rotina;
    12. 12. Projeto Processo Diferença entre projeto e processo • Um esforço temporal e único; • Uma equipe planeja e executa o projeto; • Desbrava âmbitos que podem ser desconhecidos; • Utiliza uma equipe multidisciplinar; • Finaliza uma equipe multidisciplinar; • Finaliza com um resultado único e específico. • Exemplo: Incorporação de eBooks no acervo da Biblioteca. • Um esforço contínuo, estável, repetitivo e consistente; • As pessoas realizam as mesmas tarefas em cada ciclo do processo; • O controle de produtividade se estabelece de acordo com as metas de produção; • Não requer uma equipe multidisciplinar; • Produto padrão. • Exemplo: Rotina de empréstimos dos eBooks no acervo da Biblioteca segundo a política definida no projeto. Fuente: http://kessia.blogs.unipar.br/files/2009/03/diferencas-em-projeto-e-processos.pdf
    13. 13. Projeto • Esforço temporário para criar um produto ou serviço único (PMI, 2013) • Grupo de atividades coordenadas e controladas com datas de início e fim, empreendido para alcançar um objetivo de acordo a requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custos e recursos (ISO 10006, 2003)
    14. 14. Vantagens dos projetos • Ajudam a dar a entender (e vender) idéias, argumentos, custos, volumes de trabalho, etc.. • Organizam e sistematizam a execução de atividades.
    15. 15. Gestão de projetos • A gestão de projetos corresponde ao planejamento, organização, supervisão e controle de todos os aspectos de um projeto em uma busca contínua para alcançar todas as suas metas (ISO 10006, 2003). • Além de desejar o cumprimento dos objetivos do projeto no tempo, custo, nível de tecnologia e desempenho e uso dos recursos planejados, a gestão de prjetos sempre busca satisfazer ou superar as necessidades e expectativas dos clientes (stakeholders) (Kerzner, 2011).
    16. 16. Glossário em gestão de projetos • Kick off • Budget • EAP / WBS • Stakeholder • Lessons Learned • Programa • Portfólio • Restrições • Milestones • KPIs • Mudança de escopo • Premissas e restrições • Requisitos • http://www.tjrj.jus.br/docume nts/10136/1393593/glossario- geren-proj-cnj.pdf • https://en.wikipedia.org/wiki/ Glossary_of_project_manage ment
    17. 17. Metodologias de Gestão de Projetos • Década de 90 – expansão dos “Guias de Conhecimento” (Body of Knowledges – BoKs) com foco em boas práticas; ▫ conjuntos de métodos propostos por institutos ou associações profissionais de gestão de projetos; ▫ Se estruturan nas habilidades ou áreas de conhecimento e processos, recomendando sistemáticas de projetos. • Uma sistemática de projeto pode contar de métodos, ferramentas e planilhas para ajudar a equipe de projeto no planejamento e execução de projetos.
    18. 18. El guia PMBok • Project Management Institute – Body of Knowledge • 5 grupos de procesos • 10 Áreas de conocimiento
    19. 19. Conjunto de conhecimentos
    20. 20. Grupos de processos do PMBok
    21. 21. Áreas do conhecimento Integração Alcance Tempo Custos Qualidade Recursos humanos Comunicações Riscos Aquisições Partes interessadas As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK
    22. 22. Gerenciar um projeto inclui • Identificação das necessidades; • Estabeleciemento de objetivos claros e alcançáveis; • Balanceamento das prioridades e demandas conflitantes.
    23. 23. O triângulo de ferro
    24. 24. Definir escopo • Definição das atividades envolvidas e as maiores entregas (marcos – milestones) • Divisão dos milestones e atividades do projeto em componentes menores (possibilidade de melhor gerenciamento) • O que entra – e o que não entra – no projeto. • Estrutura Analítica do Projeto – EAP (workbreakdow structure – WBS)
    25. 25. oficinadanet.com.br
    26. 26. Gestão do tempo • Ordenar as atividades • Estimar recursos necessários para cada atividade • Estimar tempo necessário para cada atividade • Desenvolvimento do cronograma • Controle do cronograma
    27. 27. Actividad Fecha Inicial Fecha Final Responsable Predecessor 1. Comprar dominio y servicio hosting 01/02/201 3 02/02/201 3 Pedro 2. Configurar servidor e instalar software 03/02/201 3 05/02/203 José 3. Testes 06/02/201 3 12/02/201 3 Maria 2 4. Carga de contenidos tipo 1 14/02/201 3 28/02/201 3 Maria, Ana, Gloria 3 5. Carga de contenidos tipo 2 02/03/201 3 31/03/201 3 4 6. Carga de contenidos tipo 3 01/04/201 3 14/06/201 3 4 7 ! Evento de presentación del producto 01/03/201 3 01/03/201 3 4 8 ! Cierre del proyecto 15/06/2013 15/06/201 3 6
    28. 28. Gestão dos custos • Materiais que precisam ser comprados; • Contratação de serviços; E posto que tempo é dinheiro… Quantidade de horas de cada profissional envolvido no projeto (calcular individualmente para cada atividade) X Custo hora de cada profissional (salário mensal/ media de horas trabajadas por mes) = custo de execução das atividades
    29. 29. Gestão da Qualidade Sucesso em gestão de projetos Eficiencia Cronograma, Custos, lucro Impacto para o cliente Atenção aos requisitos, satisfação dos clientes, reconhecimento de marca Impacto para a equipe Satisfação da equipe, desenvolvimento de capacidades, retenção de pessoal Negócio e sucesso direto Vendas, lucros, fluxo de caixa, qualidade do serviço, atenção a legislação Preparação para o futuro Tecnologia nova, mercado novo,nova competência, nova capacidade organizacional
    30. 30. Resumo • A inovação começa com informação ▫ comprender o problema para dar uma boa solução! • Definição do alcance do projeto ▫ A solução deve ser o foco do projeto • Cada projeto requer níveis diferenciados de gestão • O básico: Triángulo de Ferro ▫ Alcance – Tempo – Custo Qualidade Indicadores de Sucesso definidos para o projeto
    31. 31. Áreas do conhecimento Integração Escopo Tempo Custos Qualidade Recursos humanos Comunicações Riscos Aquisições Partes interessadas As 10 áreas de Conhecimento do PMBOK
    32. 32. • Inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento. • O gerente do projeto age como integrador dos processos e das pessoas. ▫ Desenvolver o termo de abertura do projeto (autorização de um projeto ou fase e documentação dos requisitos iniciais). Integração
    33. 33. Termo de abertura do projeto (project charter)
    34. 34. http://projetofazendohistoria.blogspot.com.br/
    35. 35. • Garantir que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e somente o trabalho necessário, para terminar o projeto com sucesso. Preocupa-se principalmente em definir e controlar o que está incluso no projeto e o que não está. ▫ Coletar requisitos ▫ Definir escopo ▫ Elaborar EAP (Estrutura Analítica do Projeto / WBS – Work Breakdown Structure)  ferramenta básica da gestão de escopo, uma estrutura gráfica que visa detalhar os entregáveis do projeto, blocos de trabalho envolvidos na realização do projeto Escopo
    36. 36. EAP
    37. 37. • Processos relativos ao término do projeto no prazo correto ▫ Definir Atividades. ▫ Sequenciar as Atividades. ▫ Estimar os Recursos da Atividade. ▫ Estimar as Durações da Atividade. ▫ Desenvolver o Cronograma. ▫ Controlar o Cronograma. Tempo
    38. 38. • Processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado. ▫ Estimar Custos. ▫ Determinar o Orçamento. ▫ Controlar Custos. Custos
    39. 39. • Garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado. • Estes processos determinam padrões ou normas de qualidade que devem ser seguidos durante o projeto, realizam a auditoria da qualidade, ou seja, se o trabalho esta sendo seguido conforme foi planejado, e garantem que o que está sendo entregue está de acordo com os padrões e normas pré-definidos. Qualidade
    40. 40. • Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. • Tem como objetivo determinar ▫ os tipos e o perfil dos profissionais, ▫ hierarquia desses profissionais ▫ quem é responsável pelo o que no projeto quando ele estiver em execução, ▫ como mobilizar as pessoas que foram requisitadas no projeto, ▫ o treinamento da equipe ▫ a integração e geração de conhecimento ▫ como resolver conflitos antes que eles afetem o projeto Recursos humanos
    41. 41. • Processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. • Determinam: ▫ quem está envolvido no projeto, ▫ como as comunicações vão ocorrer quando o projeto iniciar ▫ O tipo de informações geradas, quem é o responsável, qual o meio, ▫ Quem receberá as informações geradas, qual a periodicidade, ▫ Como serão distribuídas as informações, como podemos gerenciar as expectativas dos interessados medindo o grau de satisfação ou insatisfação das pessoas interessadas, • Relatórios que permitam o acompanhamento e controle do que está acontecendo com o tempo, custo, escopo, etc. Comunicações
    42. 42. • Tem como objetivo determinar: ▫ como os riscos serão identificados, analisados ▫ como as respostas serão planejadas ▫ como risco será planejado, • Cria-se uma lista de riscos identificados no projeto com diversas técnicas que ajudam a gerar essa lista de riscos ▫ Busca-se priorizar os riscos com base no grau de criticidade Riscos
    43. 43. • Busca determinar: ▫ O que se quer adquirir, de quem se quer adquirir, receber as resposta dos fornecedores e selecionar o fornecedor, ▫ Como se dará o gerenciamento dos contratos, pagamentos, se as entregas estão de acordo com o que foi estabelecido, pagar o fornecedor, e por último formalizar a finalização do contrato. Aquisições
    44. 44. • Maior mudança na 5ª. Edição (2013): gerenciamento dos stakeholders • Identificar as partes interessadas, seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto; • Desenvolver estratégias para quebrar as resistências e garantir engajamento; • Comunicar e interagir com as partes interessadas para atender suas necessidades e solucionar as questões quando ocorrem. Partes interessadas
    45. 45. Simplifique sua vida! Softwares, apps, ferramentas online e templates!
    46. 46. • Cortez, Edwin M., Colon-Aguirre, Monica. “What Libraries and Information Professionals Can Learn from Knowledge and Project Management.” Porto, Portugal. 17TH BOBCATSSS Symposium. January 28-30, 2009. • Horwath, Jenn Anne. How Do We Manage? Project Management in Libraries: An Investigation. Partnership: the Canadian Journal of Library and Information Practice and Research, vol. 7, no. 1 (2012). • Kinkus, Jane. Project Management Skills: A Literature Review and Content Analysis of Librarian Position Announcements. College & Research Libraries, July 2007. Cases • Atkins, Stephanie. "Projecting success: effective project management in academic libraries." Proceedings of the IATUL Conferences. Paper 1. (2004). • Chambers, Shirley; Perrow, David. Introducing project management techniques to the Robinson Library, University of Newcastle. Journal of Librarianship and Information Science December 1998 vol. 30 no. 4 249-258 • Greene, J. Project Management and Institutional Repositories: A Case Study at University College Dublin Library. New Review of Academic Librarianship. Volume 16, Supplement 1, 2010.
    47. 47. Scrum • Metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software. • Os projetos são dividos em iterações ou ciclos (tipicamente mensais) chamados de Sprints. O Sprint representa um Time Box dentro do qual um conjunto de atividades deve ser executado. • As funcionalidades a serem implementadas em um projeto são mantidas em uma lista que é conhecida como Product Backlog. No início de cada Sprint, faz-se um Sprint Planning Meeting, ou seja, uma reunião de planejamento na qual o Product Owner prioriza os itens do Product Backlog e a equipe seleciona as atividades que ela será capaz de implementar durante o Sprint que se inicia. As tarefas alocadas em um Sprint são transferidas do Product Backlog para o Sprint Backlog.
    48. 48. Considerações finais • A diferença entre o gerente de projetos bom e o ruim as vezes pode ser descrita em 2 palavras: planejamento e controle. • A base de poder do gerente de projetos emana de seu: ▫ Conhecimento (técnico ou de gestão); ▫ Credibilidade com empregados; ▫ Capacidade sólida de tomada de decisões. • O último item normalmente é o preferido. Se o GP é considerado um tomador de decisões seguro então os funcionários normalmente dão ao GP uma grande qtade de poder sobre eles.
    49. 49. • “Project managers, in other words, ‘plan the work and work the plan’ from start to finish.” Keach, Jennifer A. Project Management as a Core Competency for Librarians. November 26, 2012.
    50. 50. Obrigada! Cláudia Guzzo claudia@guzzoprojetos.com www.guzzoprojetos.com http://br.linkedin.com/in/claudiaguzzo/ @claudiaguzzo

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