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Como ter sucesso em seus projetos
Eduardo Montes, PMP
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www.escritoriodeprojetos.com.br www.portalgsti.com.br
27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br
Agenda
• O que é sucesso?
• Como ter sucesso
• Sobre a Escritório de Projetos
– Como podemos ajudá-lo a ter sucesso
• O que é sucesso em projetos?
– CheckList do sucesso em projetos
– Por que os projetos falham
• O Escritório de Projetos
– Como gerenciar os projetos – Requisitos Mínimos
27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br
Eduardo Montes, PMP
• 23 anos gerenciando projetos com sucesso e
desenvolvendo pessoas em empresas como
Martins Atacado, DASA, Microsoft, Grupo Equipav,
Grupo Itahyê
• PMP especialista em projetos complexos
• PMO na CRK, DASA, Deutsche Bank, Grupo Itahyê, BDS
• Sócio Fundador da Escritório de Projetos
• Professor de Gerenciamento de Projetos
• MBA pela EAESP-FGV com Exchange pela University of
North Carolina
• Bacharelado em Computação pela UFSCar
http://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp.aspx
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O que é sucesso?
“Sucesso é quando você se sente bem consigo mesmo (...) Não
significa apenas alcançar metas, mas sentir prazer nisso.”
Richard Shell (Professor da Wharton)
"Ser o homem mais rico do cemitério não me interessa. Ir para a cama
à noite dizendo que fizemos algo maravilhoso, isso importa para mim"
Steve Jobs (1955-2011)
"Um dos erros das pessoas e da sociedade é querer padronizar os
objetivos"
Roberto Shinyashiki (Psiquiatra e escritor )
“Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe para qual porto se
dirige.”
Seneca
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Sucesso é relativo?
Conceito de sucesso é relativo e depende de vários fatores
• Aos 02 anos: conseguir andar.
• Aos 04 anos: não mijar nas calças.
• Aos 12 anos: ter amigos.
• Aos 18 anos: ter carteira de motorista.
• ...
• Aos 70 anos: ter carteira de motorista.
• Aos 75 anos: ter amigos vivos.
• Aos 80 anos: não mijar nas calças.
• Aos 90 anos: conseguir andar.
http://www.dicionarioinformal.com.br/sucesso/
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Como ter sucesso
• Tendo claro o que é sucesso para nós
– Definindo metas, objetivos e nos planejando
• Se capacitando
– Estudar
• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)
– Aprender com os erros e acertos nossos e dos outros
– Usando as melhores práticas de mercado
• Direcionando nossos esforços
– Priorizar
– Buscar atalhos
• Relacionando com as pessoas
– As pessoas irão lhe ajudar a medida que elas acreditam que
você se preocupa com elas
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A Escritório de Projetos
• Somos uma Comunidade de pessoas que colaboram
para terem mais sucesso em seus projetos
• “Unidos teremos mais sucesso em nossos projetos”
• Plataforma on-line para capacitar Gerente de projetos e
equipes que contém:
– Guia de Gerenciamento de Projetos
– Metodologia de Gerenciamento de Projetos
– Templates gratuitos de gerenciamento de projetos
– Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos
– Exemplos de Projetos
– Fórum sobre gerenciamento de projetos
– Artigos de gerenciamento de projetos
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Aqui ajudamos o GP a ter sucesso
• Tendo claro o que é sucesso para você
– Coaching do PMO
• Se capacitando
– APRENDE
• Guia de Gerenciamento de Projetos ambiente de auto aprendizado
que contém as melhores práticas de mercado
– TIRA SUAS DÚVIDAS
• Pergunte no fórum que esclarecemos em até 72 horas;
• Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA)
– APERFEIÇOA
• Aperfeiçoe seus processos e sua metodologia com nossas
melhores práticas, ferramentas e templates gratuitos revisados no
nosso programa de melhoria contínua
– APRENDE COM CASOS DE SUCESSO
• Conheça casos práticos de sucesso da nossa comunidade.
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Aqui ajudamos o GP a ter sucesso
• Direcionando nossos esforços
– USA NOSSOS MODELOS
• Não gaste tempo criando templates e modelos de gerenciamento
de projetos, baixe os nossos
– USA NOSSOS EXEMPLOS
• Conheça nossos exemplos de projetos
– USA NOSSAS FERRAMENTAS
• Conheça nossas ferramentas gratuitas
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– FAZ PARTE DA COMUNIDADE
• Conheça nossa proposta de comunidade e venha fazer parte.
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O que é sucesso em projetos?
• Projeto entregue conforme custo, prazo e escopo
definidos no planejamento
– Conceito usado em várias pesquisas e modelos de maturidade
• Esse conceito de sucesso também pode variar
dependendo das expectativas das partes interessadas
• Exemplo:
– O projeto será considerado um sucesso se atender a todos os
critérios de aceitação das entregas, respeitar as restrições e
cumprir o cronograma e o orçamento planejado.
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CheckList do sucesso em projetos
Objetivos do projeto SMART
• Specific: Específico, Claro;
• Measurable: Indicador e meta;
• Assignable: Quem;
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Suporte da alta administração
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• Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos
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Equipe Motivada
• O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os
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Processos Otimizados
• Metodologia de gerenciamento de projetos e a preocupação com
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CheckList para as atividades.
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Por que os projetos falham? Parte I
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Identificar estratégias para cuidar
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“Se alguma coisa pode dar errado,
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“O trabalho se expande para
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(Eduardo)
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O Escritório de Projetos – Responsável pelo sucesso
• Objetivo:
– Garantir que os projetos sejam entregues conforme prazo,
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e os resultados dos projetos.
• Como:
– Equipe de Projeto Eficiente
– + Gerente de Projeto Integrador
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• Processos de gerenciamento de projetos e modelos de
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• Reunião individual com os GP
• Comitê de projetos
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Aumentando a maturidade por Fases
• PMO - versão padronizada
– Criação da metodologia de GP através do uso de ferramentas,
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– Estrutura para Gestão do portfólio de projetos
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• Reunião com os GPs
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Como gerenciar os projetos
Requisitos Mínimos
• Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto
pré-especificado de produtos, resultados ou serviços.
• Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
• Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o
escopo do projeto.
• Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
• Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao
planejado para se tomar as devidas ações corretivas.
• Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
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Processos Essenciais
Processo Descrição
Identificar as partes
interessadas
I Identificar as partes interessadas no projeto seus dados de contato e principais
papéis e responsabilidades
Definir o escopo P Detalhar o que será feito e como será estruturado (entregas)
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orçamento
P Detalhar atividades de cada entrega e os recursos necessários
Análise dos riscos P Avaliar principais ameaças que podem atrasar ou afetar a qualidade do projeto
Demais processos de
iniciação e planejamento
P Baseados na metodologia de GP e adaptada conforme seu projeto:
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Monitorar prazo e custo C Atualizar o cronograma
Controlar Mudanças no
Escopo
C Avaliar o impacto das mudança solicitadas para submeter para aprovação do
comitê ou conforme definido no Controle de mudanças.
Gerenciar problemas e
riscos
C Problemas e riscos devem ser tratados de forma ágil e sempre que necessário
solicitar coaching do PMO.
No pior cenário serão decididos no próximo comitê.
Gerenciar a comunicação C Seguir a matriz de comunicações aprovada gerando Status Report e demais
informações
Encerrar o projeto E Validar o escopo e determinar pendências e como serão tratadas
Obrigado!
Eduardo Montes, PMP
eduardo@escritoriodeprojetos.com.br

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Como ter sucesso em seus projetos

  • 1. Como ter sucesso em seus projetos Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos.com.br www.escritoriodeprojetos.com.br www.portalgsti.com.br
  • 2. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Agenda • O que é sucesso? • Como ter sucesso • Sobre a Escritório de Projetos – Como podemos ajudá-lo a ter sucesso • O que é sucesso em projetos? – CheckList do sucesso em projetos – Por que os projetos falham • O Escritório de Projetos – Como gerenciar os projetos – Requisitos Mínimos
  • 3. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Eduardo Montes, PMP • 23 anos gerenciando projetos com sucesso e desenvolvendo pessoas em empresas como Martins Atacado, DASA, Microsoft, Grupo Equipav, Grupo Itahyê • PMP especialista em projetos complexos • PMO na CRK, DASA, Deutsche Bank, Grupo Itahyê, BDS • Sócio Fundador da Escritório de Projetos • Professor de Gerenciamento de Projetos • MBA pela EAESP-FGV com Exchange pela University of North Carolina • Bacharelado em Computação pela UFSCar http://escritoriodeprojetos.com.br/eduardo-montes-pmp.aspx eduardo@escritoriodeprojetos.com.br
  • 4. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br O que é sucesso? “Sucesso é quando você se sente bem consigo mesmo (...) Não significa apenas alcançar metas, mas sentir prazer nisso.” Richard Shell (Professor da Wharton) "Ser o homem mais rico do cemitério não me interessa. Ir para a cama à noite dizendo que fizemos algo maravilhoso, isso importa para mim" Steve Jobs (1955-2011) "Um dos erros das pessoas e da sociedade é querer padronizar os objetivos" Roberto Shinyashiki (Psiquiatra e escritor ) “Nenhum vento é o vento certeiro, quando não sabe para qual porto se dirige.” Seneca
  • 5. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Sucesso é relativo? Conceito de sucesso é relativo e depende de vários fatores • Aos 02 anos: conseguir andar. • Aos 04 anos: não mijar nas calças. • Aos 12 anos: ter amigos. • Aos 18 anos: ter carteira de motorista. • ... • Aos 70 anos: ter carteira de motorista. • Aos 75 anos: ter amigos vivos. • Aos 80 anos: não mijar nas calças. • Aos 90 anos: conseguir andar. http://www.dicionarioinformal.com.br/sucesso/
  • 6. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Como ter sucesso • Tendo claro o que é sucesso para nós – Definindo metas, objetivos e nos planejando • Se capacitando – Estudar • Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA) – Aprender com os erros e acertos nossos e dos outros – Usando as melhores práticas de mercado • Direcionando nossos esforços – Priorizar – Buscar atalhos • Relacionando com as pessoas – As pessoas irão lhe ajudar a medida que elas acreditam que você se preocupa com elas
  • 7. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br A Escritório de Projetos • Somos uma Comunidade de pessoas que colaboram para terem mais sucesso em seus projetos • “Unidos teremos mais sucesso em nossos projetos” • Plataforma on-line para capacitar Gerente de projetos e equipes que contém: – Guia de Gerenciamento de Projetos – Metodologia de Gerenciamento de Projetos – Templates gratuitos de gerenciamento de projetos – Ferramentas gratuitas de gerenciamento de projetos – Exemplos de Projetos – Fórum sobre gerenciamento de projetos – Artigos de gerenciamento de projetos
  • 8. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Aqui ajudamos o GP a ter sucesso • Tendo claro o que é sucesso para você – Coaching do PMO • Se capacitando – APRENDE • Guia de Gerenciamento de Projetos ambiente de auto aprendizado que contém as melhores práticas de mercado – TIRA SUAS DÚVIDAS • Pergunte no fórum que esclarecemos em até 72 horas; • Nos tornando melhor a cada dia (Ciclo PDCA) – APERFEIÇOA • Aperfeiçoe seus processos e sua metodologia com nossas melhores práticas, ferramentas e templates gratuitos revisados no nosso programa de melhoria contínua – APRENDE COM CASOS DE SUCESSO • Conheça casos práticos de sucesso da nossa comunidade.
  • 9. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Aqui ajudamos o GP a ter sucesso • Direcionando nossos esforços – USA NOSSOS MODELOS • Não gaste tempo criando templates e modelos de gerenciamento de projetos, baixe os nossos – USA NOSSOS EXEMPLOS • Conheça nossos exemplos de projetos – USA NOSSAS FERRAMENTAS • Conheça nossas ferramentas gratuitas • Relacionando com as pessoas – FAZ PARTE DA COMUNIDADE • Conheça nossa proposta de comunidade e venha fazer parte.
  • 10. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br O que é sucesso em projetos? • Projeto entregue conforme custo, prazo e escopo definidos no planejamento – Conceito usado em várias pesquisas e modelos de maturidade • Esse conceito de sucesso também pode variar dependendo das expectativas das partes interessadas • Exemplo: – O projeto será considerado um sucesso se atender a todos os critérios de aceitação das entregas, respeitar as restrições e cumprir o cronograma e o orçamento planejado.
  • 11. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br CheckList do sucesso em projetos Objetivos do projeto SMART • Specific: Específico, Claro; • Measurable: Indicador e meta; • Assignable: Quem; • Realistic: realístico; • Time-related: Quando Suporte da alta administração • Importância aumenta com a complexidade do projeto Saber ouvir seu cliente • Ouvir seu cliente e envolve-lo no projeto reduz as mudança e agiliza o aceite dos produtos Definição de Requisitos Mínimos • Entrega de requisitos mínimos permite que o usuário veja os resultados rapidamente • Tempo é o inimigo de todos os projetos. • Dividir o projeto em subprojetos/entregas.
  • 12. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br CheckList do sucesso em projetos Equipe Motivada • O GP deve motivar a equipe e capacitá-la para atender os objetivos do projeto Processos Otimizados • Metodologia de gerenciamento de projetos e a preocupação com a melhoria contínua • Lições aprendidas são incorporadas na metodologia. Define CheckList para as atividades. Ferramentas Adequadas • Soluções que armazenam base histórica dos projetos para uso futuro e melhores estimativas; • Infraestrutura padrão e integrada aumentando a produtividade da equipe
  • 13. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Metodologia de gerenciamento de projetos Por que os projetos falham? Parte I
  • 14. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Por que os projetos falham? Parte II Identificar estratégias para cuidar das pessoas resistentes “Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará” - Lei de Murphy “O trabalho se expande para preencher o tempo disponível para ser concluído” Lei de Parkinson “Porque cada um olha pro seu próprio umbigo” Lei dos interesses individuais (Eduardo)
  • 15. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br O Escritório de Projetos – Responsável pelo sucesso • Objetivo: – Garantir que os projetos sejam entregues conforme prazo, custo e escopo já definidos aumentando a satisfação do cliente e os resultados dos projetos. • Como: – Equipe de Projeto Eficiente – + Gerente de Projeto Integrador – + Metodologia otimizada baseada no Guia PMBOK® • Processos de gerenciamento de projetos e modelos de documentos aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas. – + Resposta ágil as questões do projeto • Reunião individual com os GP • Comitê de projetos
  • 16. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Aumentando a maturidade por Fases • PMO - versão padronizada – Criação da metodologia de GP através do uso de ferramentas, políticas e procedimentos – Estrutura para Gestão do portfólio de projetos – Gestão de recursos – Produtividade e Compartilhamento – Gestão do comitê de projetos • PMO – versão melhoria contínua – Aperfeiçoamento da metodologia e dos procedimentos de GP – Gestão do portfólio de projetos – Gestão do comitê de projetos – Coaching – Mentoring & Treinamento • Reunião com os GPs • Divulgação, Dicas, Cases de sucesso e de fracasso, depoimento de stakeholders, Lições aprendidas • Coaching Individual
  • 17. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Como gerenciar os projetos Requisitos Mínimos • Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pré-especificado de produtos, resultados ou serviços. • Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. • Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. • Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. • Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas. • Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.
  • 18. 27/06/2014 http://escritoriodeprojetos.com.br Processos Essenciais Processo Descrição Identificar as partes interessadas I Identificar as partes interessadas no projeto seus dados de contato e principais papéis e responsabilidades Definir o escopo P Detalhar o que será feito e como será estruturado (entregas) Criar cronograma e orçamento P Detalhar atividades de cada entrega e os recursos necessários Análise dos riscos P Avaliar principais ameaças que podem atrasar ou afetar a qualidade do projeto Demais processos de iniciação e planejamento P Baseados na metodologia de GP e adaptada conforme seu projeto: -Desenvolver o termo de abertura do projeto; -Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto; -Determinar o gerenciamento do controle de mudanças; -Planejar as comunicações; Monitorar prazo e custo C Atualizar o cronograma Controlar Mudanças no Escopo C Avaliar o impacto das mudança solicitadas para submeter para aprovação do comitê ou conforme definido no Controle de mudanças. Gerenciar problemas e riscos C Problemas e riscos devem ser tratados de forma ágil e sempre que necessário solicitar coaching do PMO. No pior cenário serão decididos no próximo comitê. Gerenciar a comunicação C Seguir a matriz de comunicações aprovada gerando Status Report e demais informações Encerrar o projeto E Validar o escopo e determinar pendências e como serão tratadas