O documento discute a importância da gestão de sistemas de informação e documentação para organizações. Aborda a diferença entre dados e informações, e como sistemas de informação podem coletar, armazenar, processar e disponibilizar informações de maneira produtiva. Também discute a utilização do Modelo de Excelência da Gestão e do Critério 5 - Informações e Conhecimento para avaliar a gestão das informações e compartilhamento do conhecimento de uma organização.

1. Gestão Sistêmica Baseada nos Valores Humanos DISCIPLINA: Como Montar um Sistema de Informações e de Documentação PROFESSOR: CLÁUDIO HENRIQUE DE BRITO E-mail:chbritotqc@yahoo.com.br Blog: http://nospassosdaqualidade.blogspot.com /

2. Sistemas Informação Informação e Conhecimento Sistemas Documentação Conhecimento Gestão do Conhecimento

3. 1998 2000 2002 2004 2006 2008 2010 | | | | | | | Quantidade de Dados Sendo analisados Informações para a tomada de decisões Conhecimento que pode e deve ser compartilhado, se transformando em ativo de conhecimento para a organização Quantidade Dados cada vez em maior e mais relevante

5. Utilização da Informação de Forma Produtiva Para Isso nós devemos Coletar (Dados) Gaurdar (Dados) Tratar (Dados) Disponibilizar (Informações) Sistemas de Informações - SI

6. Utilização da Informação de Forma Produtiva Sistemas de Informações De acordo com Wikipédia (2007), Sistemas de Informação é a expressão utilizada para descrever um sistema automatizado ou manual, que envolve pessoas, máquinas, e métodos para organizar, coletar, processar e distribuir informações para os usuários do sistema envolvido. Um Sistema de Informação poder ser usado então para prover informação, qualquer que seja o uso feito dessa informação.

7. A importância de termos critérios para a gestão em Sistemas de Informações Utilização da Informação de Forma Produtiva Atividade Complexa Para atividades de baixo nível de complexidade podemos ter sistemas manuais diminuindo drasticamente o custo Para Sistemas de grande porte o Custo é extremamente alto

8. Utilizaremos como critério Utilização da Informação de Forma Produtiva Caderno de Excelência - Informações e Conhecimento Fundação Nacional da Qualidade Site - www.fnq.org.br

9. Utilização da Informação de Forma Produtiva A FNQ – Fundação Nacional da Qualidade é uma entidade privada e sem fins lucrativos que foi criada em outubro de 1991 por representantes de 39 organizações brasileiras dos setores público e privado. Sua principal função era administrar o Prêmio Nacional da Qualidade® (PNQ) e as atividades decorrentes do processo de premiação em todo o território nacional, bem como fazer a representação institucional externa do PNQ nos fóruns internacionais.

10. Utilização da Informação de Forma Produtiva Em 2004, ao completar 13 ciclos de premiação, a até então chamada de FPNQ - Fundação para o Prêmio Nacional da Qualidade havia cumprido seu papel inicial, voltado ao estabelecimento do PNQ, seguindo as melhores práticas internacionais. Em 2005, a FPNQ lançou projeto a fim de se tornar, até 2010, um dos principais centros mundiais de estudo, debate e irradiação de conhecimento sobre Excelência em Gestão. Nesse sentido, passou a se chamar FNQ – Fundação Nacional da Qualidade, nomenclatura que mantém até hoje.

11. Modelo de Excelência da Gestão (MEG) O Critério Informações e Conhecimento é um elo de ligação entre todos os demais. Examina a Gestão das Informações e como a organização compartilha, amplia e protege seu conhecimento

12. Os temas que compõem este critério são Critério - 5 INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO Informações da Organização Informações Comparativas Ativos Intangíveis.

13. Critério-5 Tema: Informações da Organização As organizações podem e devem utilizar os seguintes tipos de informações: Informações para apoiar as operações diárias Informações de acompanhamento dos planos de ações. Informações para a tomada de decisões

17. A informatização ajuda na produtividade, integração e qualidade da informação, na sua produção e entrega Um plano de informatização deve ser: Elaborado, Mantido atualizado, Implementado periodicamente. Considerando as necessidades dos clientes. A atualização deste plano geralmente é feita com as atualizações das estratégias da organização Identificação da Necessidade de Lidar com as Informações Critério-5 – Tema Informações da Organização

18. Critério-5 – Tema Informações da Organização ESTRUTURAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Para cada uma destas etapas o emprego de mecanismos gerenciais assume um papel importante para evitar desperdícios e atender às necessidades da organização com sucesso.

19. Critério-5 – Tema Informações da Organização Exemplos de Identificação da necessidade de informações O Departamento de Tecnologia da Informação (DTI) da Dana Albarus – Divisão de Cardans (PNQ 2003), por meio do formulário eletrônico “Justificativa de Desenvolvimento”, identifica as necessidades de informação dos usuários, considerando-se, também, as modificações que os processos e o planejamento sofrem.

20. Critério-5 – Tema Informações da Organização Exemplos de Identificação da necessidade de informações No Escritório de Engenharia Joal Teitelbaum (PNQ 2003), a prática de definição e desenvolvimento dos sistemas de informação ocorre no ciclo anual de formulação das estratégias. São revisados pelo Conselho de Excelência por meio de reuniões quinzenais ou mensais, as quais controlam os indicadores de desempenho e planos de ação.

21. Critério-5 – Tema Informações Comparativas Estratégias diferentes Alguém seja referência Resultados Diferentes Informações Comparativas Possibilitam Isso faz com que Devemos considerar as

23. Critério-5 – Tema Informações Comparativas Por Que Comparar? Avaliar o desempenho da organização Estabelecer metas Conhecer novas práticas para refinar processos e melhorar resultados Inserir organização no mercado Motivos e orientações para a busca da informação comparativa.

24. Critério-5 – Tema Informações Comparativas O Que Comparar? Informações relacionadas aos Principais Processos Informações relacionadas a Indicadores Estratégicos Informações relacionadas a Metas de Desempenho Global da Organização Motivos e orientações para a busca da informação comparativa.

25. Critério-5 – Tema Informações Comparativas Com O que ou com Quem Comparar Referenciais Comparativos Pertinentes Motivos e orientações para a busca da informação comparativa. INFORMAÇÃO COMPARATIVA PERTINENTE Informação comparativa advinda de uma organização considerada como um referencial apropriado para efeitos de comparação considerando as estratégias da própria organização que busca a informação.

26. De resultados: Os indicadores de desempenho dos processos críticos e indicadores estratégicos são identificados e comparados com os de organizações, que adotam indicadores semelhantes. De produtos e processos: Estuda o desenvolvimento de produtos e processos com finalidade similar em outras organizações. Identificação das Fontes de Informações Comparativa Critério-5 – Tema Informações Comparativas

27. Ciclo de uso de informações comparativas

28. Requer dos Gestores disciplina e método Obtenção e Atualização das Informações comparativas Critério-5 – Tema Informações Comparativas Requer um exame detalhado das diferenças entre as organizações. Não transferir diretamente as práticas da organização comparada sem um estudo das suas particularidades.

29. Critério-5 – Tema Ativos Intangíveis são bens e direitos não palpáveis reconhecidos pelas partes interessadas como “patrimônio” da organização. Os ativos intangíveis

30. Critério-5 – Tema Ativos Intangíveis potencial que a empresa possui que estão relacionados ao mercado, tais como: marca, clientes, lealdade dos clientes, negócios recorrentes, canais de distribuição, franquias etc. Ativos de Mercado: compreendem os benefícios que o indivíduo pode proporcionar para as organizações por meio da sua expertise, criatividade, conhecimento, habilidade para resolver problemas, tudo visto de forma coletiva e dinâmica. Ativos Humanos:

31. Critério-5 – Tema Ativos Intangíveis incluem os ativos que necessitam de proteção legal para proporcionar às organizações benefícios tais como: know-how, segredos industriais, patentes, designs etc. Ativos de Propriedade Intelectual: compreendem as tecnologias, as metodologias e os processos empregados como, sistema de informação, métodos gerenciais, bancos de dados, etc. Ativos de Infra-Estrutura:

32. Critério-5 – Tema Ativos Intangíveis Exemplos O capital intelectual da Belgo Juiz de Fora (PNQ 2004) está subdividido em: ativos estruturais, que compreendem os sistemas de informação; ativos humanos, relacionados aos especialistas em processos, em tecnologia da informação e em atendimento ao cliente; ativos tecnológicos, que compreendem os processos e produtos patenteados pela empresa; e os ativos mercadológicos, referentes à marca dos produtos da empresa. Sua estruturação é encadeada focalizando-se o cliente e o mercado.